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Outlook: Durch Vorlagenerstellung blitzschnell E-Mails versenden

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Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.

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Office 2013: Das Aussehen des Menübandes ändern, Groß- und Kleinschreibung wieder aktivieren

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Das Aussehen der Programme von Office 2013 wurde komplett überarbeitet. Alle Funktions-Tabs wie „Datei“, „Einfügen“ und „Ansicht“ werden ausschließlich in Großbuchstaben dargestellt. Auch wenn es zum Design-Konzept von Microsoft gehört, muss es nicht jedem gefallen. Mit ein paar einfachen Arbeitsschritten stellen Sie wieder die korrekte Groß- und Kleinschreibung wieder her.

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Word: Umfrage-Formulare mit ankreuzbaren Antwortfeldern erstellen

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Welcher Film hat dir am besten gefallen? Was schenken wir Daniela zum Geburtstag? Was ist deine Lieblingspizza? Diese und ähnliche Fragen kommen unter Freunden, Bekannten oder Mitarbeitern fast täglich vor. Und meist wird von Hand eine Strichliste geführt, wer sich für welche Antwort entscheidet. Einfacher und komfortabler geht es mit Word und ankreuzbaren Formularen.

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Microsoft Word: Bei doppelt gespeicherten Dateien herausfinden welche die aktuelle ist

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Nicht nur bei System- und Programmabstürzen kann es vorkommen, dass Word automatisch eine weitere Version des gerade bearbeiteten Dokuments mit gleichem Namen abspeichert. Auch man selbst kann aus Versehen ein geändertes Dokument mit identischem Namen abspeichern. Später rätselt man dann welches wohl die aktuellere Version ist. Ab Word 2007 brauchen Sie nicht mehr selber mühsam nach den Unterschieden suchen. Ab sofort übernimmt das für Sie die Funktion „Vergleichen“.

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Word 2007/2010: Nur den Text aus einem Word-Dokument in einer E-Mail versenden

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Bis zur Word Version 2003 konnte man noch ein Word-Dokument als direkten E-Mail-Text versenden. Seit Word 2007 ist diese Funktion auf den ersten Blick nicht mehr auffindbar. Natürlich kann man den Text aus dem Dokument herauskopieren und in die E-Mail einfügen. Außerdem kann das Dokument immer noch als Anhang versendet werden. Die Funktion „An E-Mail-Empfänger versenden“ ist aber immer noch in den Unterfunktionen vorhanden. Mit ein paar Klicks ist sie aber wieder in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

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Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen

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Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.

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Office 2007/2010: Multifunktionsleisten (Menüband, Ribbon) aus- und wieder einblenden

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Seit der Version 2007 gibt es bei Word, Excel und den anderen Office-Programmen statt der klassischen schmalen Symbolleisten nur noch extrabreite Multifunktionsleisten, auch Menübänder oder Ribbons genannt. Für Anfänger sind die großen Leisten eine praktische Sache, da die wichtigsten Befehle sich nicht mehr hinter winzigen Schaltflächen verborgen, sondern als übergroße Symbole unübersehbar sind. Die Kehrseite der Medaille: Die Leisten nehmen mehr Platz weg als in früheren Word-Versionen. Auf Netbooks oder Notebooks mit kleinen Monitoren bleibt für den eigentlichen Text kaum noch Platz. Bei kleinen Bildschirmen mit wenig Platz können Sie die breiten Multifunktionsleisten mit einer Tastenkombination aus – und wieder einschalten.

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Word 2007/2010: Textdateien mit ungewöhnlichen Bildformen interessanter gestalten

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Nichts ist langweiliger als einfallslos gestaltete Textdateien. Auch mit den normalen quadratischen Bildformen wirken sie nur ein bisschen interessanter. Dabei enthält Word ab der Version 2007 viele witzige und außergewöhnliche Bildformen. Diese können Sie ganz einfach in Texte integrieren und damit für ein pfiffiges und akzentuiertes Layout sorgen.

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Outlook: Einzelne E-Mail-Empfänger aus einer Verteilerliste vorübergehend ausschließen

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Viele Outlook-Nutzer verwenden Verteilerlisten, um E-Mails an mehrere Empfänger zu senden. Verzwickt wird es, wenn einzelne Empfänger des Verteilers ausnahmsweise eine Information nicht erhalten sollen. Normalerweise wird dann auf die Verteilerliste verzichtet, um dann die verbleibenden Empfänger mühselig aus den Kontakten der E-Mail zu picken. Es geht aber auch effizienter und schneller.

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