Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Klassische Betrugsmaschen mal wieder im Umlauf

    Es ist mal wieder soweit. Derzeit versuchen die Betrüger uns Telekom- und Microsoft-Kunden über´s Ohr zu hauen. Offensichtlich werden sie nicht müde, gefälschte Rechnungen mit Schadsoftware-Links zu senden. Auch die angeblichen Support-Mitarbeiter von Microsoft führen mal wieder ihren Telefonterror verstärkt durch.

    Falsche Telekom-Rechnungen

    In beiden Fällen versuchen die Betrüger Schadsoftware auf unseren Rechnern zu installieren. Findest du in deinem E-Mail-Posteingang eine vermeintliche Telekom-Rechnung vor, dann solltest du auf keinen Link klicken und auch nicht den Anhang öffnen.

    Stattdessen kannst du über die Webseite des Telekom-Kundencenters prüfen, ob tatsächlich eine neue Rechnung für dich erstellt wurde. Der Link hierzu lautet www.telekom.de/kundencenter/startseite.

    Telefonanrufe falscher Microsoft Mitarbeiter

    Auch bei den betrügerischen Telefonanrufen vermeintlicher Microsoft Mitarbeiter, versucht man Schad- oder Erpressersoftware bei den Opfern zu platzieren. Nach erfolgter Zahlung soll dann der PC wieder freigeschaltet werden. Die redegewandten Betrüger machen ihren Opfern mit erfundenen PC-Problemen Angst, oder mahnen abgelaufene Software-Lizenzen an.  Über die Masche haben wir in der Vergangenheit auch schon berichtet.

    Das echte Microsoft-Unternehmen hat für diese Betrugsversuche ein Meldeformular ins Netz gestellt, dass du über den Google-Kurzlink https://goo.gl/q9gR1g erreichst.

  • Excel-Arbeitsmappen zur Bearbeitung freigeben und Änderungen kontrollieren

    Microsoft´s Office-Programme sind für die gemeinschaftliche  Bearbeitung von Dokumenten ausgelegt.  Insbesondere gilt das für das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Natürlich können die Änderungen jedes beteiligten Mitarbeiters nachvollzogen und kontrolliert werden. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

    Im ersten Schritt muss die Excel-Arbeitsmappe für die gemeinschaftliche Bearbeitung freigeben werden, da dies auch die Grundlage für das Nachvollziehen der Änderungen ist.

    Freigabe für Bearbeitung

    Für die Freigabe öffnest du die betreffende Excel-Datei und wechselst in das Register Überprüfen. Im Bereich Änderungen klickst du auf die Schaltfläche Arbeitsmappe freigeben.

    In der Dialogbox aktivierst du bei Status die Option Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen die du mit OK bestätigst. Anschließend fordert Excel dich auf, die Änderungen der Arbeitsmappe zu speichern. Der neue Status der Datei erkennst du am Schriftzug Freigegeben, der sich im Dateinamen befindet.

    Protokollierung von Änderungen

    Im zweiten Schritt wird die Protokollierung von Änderungen eingeschaltet. Das erfolgt ebenfalls über das Register Überprüfen. Klicke im Bereich Änderungen auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Aktiviere in der gleichnamigen Dialogbox die Option Änderungen während der Eingabe protokollieren. Arbeitsmappe wurde freigegeben. Mit OK bestätigst du den Vorgang und speicherst die neuen Einstellungen wieder in der Arbeitsmappe.

    Änderungen nachverfolgen

    Um Änderungen der Mitarbeiter nachzuvollziehen, klickst du im Register Überprüfen wieder auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Bearbeitete Bereiche werden von Excel farblich markiert. Fährst du mit dem Mauszeiger über die markierten Zellen, wird angezeigt, wer welche Änderung wann vorgenommen hat.

  • Google Docs: Durch Aufgabenteilung eine effektivere Dokumentenbearbeitung erreichen

    Der große und fast unschlagbare Vorteil von Google Docs ist die effektive, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Google Docs ist aber noch nicht effektiv genug. Eine Zuteilungsfunktion für die einzelnen Aufgaben der Team-Mitglieder sucht man vergebens. Dieses Problem wird durch eine Erweiterung für den Chrome-Browser gelöst.

    Bei der Aufgabenverteilung mit der Chrome-Erweiterung Action lässt sich eine Aufgabenverteilung schnell und einfach erstellen. Damit entfallen zukünftig zeitraubende Meetings. Leider funktioniert Action derzeit nur mit Google Docs.

    Die Extension Action kannst du im Chrome Web Store kostenlos herunterladen und installieren.

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    Auch wenn die Erweiterung Action ausschließlich in englischer Sprache verfügbar ist, kann sie recht einfach bedient werden.

    Nach der Installation wird der Google-Docs-Toolbar die Action-Schaltfläche hinzugefügt. Klicke auf diesen Button um ein neues Dokument zu erstellen, oder öffne vorher ein bestehendes Dokument.

    Mit der Schaltfläche Manage Attendees gelangst du zur Erfassung der Mitarbeiter. Fülle das Namensfeld aus und gib die E-Mail-Adresse dieser Person an. Mit +Add Attendees wird diese Person gespeichert.

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    Um einem Teammitglied eine Aufgabe zu erteilen, klickst du auf die Zahl in der Klammer hinter dem Namen und tippst in das Textfeld die Arbeitsanweisung ein. Mit der Taste [Enter] wird sie gespeichert und ermöglicht dann über das Kalendersymbol noch zusätzlich eine Terminierung für die Erledigung.

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    Abschließend klickst du noch auf den Button Send Emails um die Aufgaben an die betreffenden Personen zu versenden.

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    Die Schaltfläche Export to Spreadsheet erzeugt eine Übersicht, mit der du den Fortschritt aller Tätigkeiten gut kontrollieren kannst.

  • GEZ Hausverbot: GEZ-Mitarbeitern per Musterformular Hausverbot erteilen

    Zurzeit macht im Web die schockierende Geschichte einer Kindertagesstätte die Runde, der 4.000 Euro Rundfunkgebühren nachzahlen musste, obwohl die Einrichtung von den Rundfunkgebühren befreit ist. Und das nur, weil ein GEZ-Mitarbeiter hartnäckig nachgefragt hat. Wer sich davor schützen möchte, kann den GEZ-Mitarbeitern per Musterformular Hausverbot erteilen. Das schützt zumindest vor unangemeldeten Besuchen.

    4.000 Euro trotz Gebührenbefreiung

    So soll es passiert sein: Beim Besuch der GEZ teilte die Kindertagesstätte mit, dass die Einrichtung von der Rundfunkgebühr befreit ist. Der Ordnung halber wollte der GEZ-Mitarbeiter aber trotzdem die Geräte erfassen und wissen wie lange sie denn dort schon stehen. Zehn Jahre. Kurze Zeit später kam eine GEZ-Rechnung über 4.000 Euro, da die Gebührenbefreiung nicht rückwirkend möglich sei – wohl aber die Gebührenpflicht.

    Und tatsächlich: Mit dem Urteil des Verwaltungsgerichts München (Urteil vom 03.07.1996, AZ 7 B 94.708) wurde die Verjährungsfrist für Rundfunkgebührennachzahlungen praktisch außer Kraft gesetzt. Die Nachzahlung trotz Befreiung ist rechtens.

    Hausverbot für die GEZ

    Wer erst gar nicht in so eine Situation kommen möchte, sollte aufpassen, was er dem GEZ-Mitarbeiter beim plötzlichen und unerwarteten Besuch an der Haustüre mitteilt. Oder es besser gar nicht dazu kommen lassen. Das Amtsgericht Bremen-Blumenthal (Aktenzeichen 42 C 34/10) hat am 23.08.2010 entschieden, dass jedermann allen freien Mitarbeitern der GEZ oder sonst von der Gebühreneinzugszentrale beauftragten Personen Hausverbot erteilen kann; bei Verstößen dagegen besteht Unterlassungsanspruch.

    Um das Hausverbot auszusprechen, müssen dazu nur das passende Musterschreiben für Ihr Bundesland herunterladen, ausdrucken, ausfüllen und per Post verschicken. Passende Musterformulare gibt es auf den Webseiten der Rechtsanwälte Sievers & Coll. Trotz Auskunftsrecht hat die GEZ aber weiterhin ein Auskunftsrecht. Ein Besuch ist allerdings nur noch nach schriftlicher Anmeldung und Bestätigung gestattet. Das Hausverbot betrifft nur die unangemeldeten Besuche.

  • Outlook 2003 und 2007: Die Kalenderansicht individuell anpassen und konfigurieren

    Bei Outlook kann man in der Kalenderansicht standardmäßig zwischen drei Ansichtsformen auswählen: den Tag, die Woche und den Monat. Bei der Wochenansicht sind es sogar nur fünf Tage, da Outlook von einer normalen Arbeitswoche ausgeht. Für manche Bedürfnisse ist die Standardansicht aber nicht das Optimum. Zum Beispiel für Vertriebsmitarbeiter oder Außendienst-Mitarbeiter, deren Aufgabengebiet auch Innendienst beinhaltet, sind nicht die ganze Woche unterwegs. Aber auch für den normalen Benutzer, der wissen möchte was in den nächsten Tagen an Terminen ansteht, müssen immer wieder die einzelnen Tage anklicken, um eine Übersicht zu bekommen. Eine versteckte Funktion in Outlook ermöglicht jedoch, eine Ansicht bis zu zehn Tagen auf einmal einzublenden.

    Bis zu zehn Tage gleichzeitig anzeigen

    Um selbst festzulegen, wie viele Tage im Outlook-Kalender angezeigt werden, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie zur Kalenderansicht.

    2. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Tag“ beziehungsweise bei Outlook 2003 auf „Tagesansicht“ und wählen den ersten Tag aus, der angezeigt werden soll.

    3. Drücken und halten Sie nun die [Alt]-Taste, und geben Sie über die Zahlentasten oberhalb der Tastatur die gewünschte Anzahl der Tage ein, die in der Kalenderansicht angezeigt werden sollen. In diesem Beispiel ist es die Taste [4] für vier Tage.

    4. Wählen Sie die Tastenkombination [Alt][0], werden insgesamt zehn Tage angezeigt.

    Besonders praktisch: Die gewählte Tagesansicht bleibt auch über einen Programmstart hinaus aktiv. Sie wird erst wieder zurückgestellt, wenn Sie eine andere Ansicht (zum Beispiel die Woche oder den Monat) auswählen.

    Hinweis: Bei der Tastenkombination funktionieren nur die Zahlentasten oberhalb der Buchstaben-Tastatur. Die Kombination mit dem Ziffernblock funktioniert nicht.

  • Word 2007 und 2010: Das unberechtigte Ändern Ihrer Dokumentenformate verhindern

    Oft werden Word-Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden, in ihrem Aussehen verändert. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn es sich um offizielle Geschäftspost handelt. Im Nachhinein erfordert es unnötige Mehrarbeit, das erforderliche Layout wieder herzustellen. Mit ein paar Einstellungen lassen sich aber solche Formatierungen vor unberechtigten Veränderungen schützen.

    Ändern verboten

    Um Änderungen an Formatierungen zu verhindern, klicken Sie im geöffneten Word-Dokument auf den kleinen Pfeil rechts im Aufgabenbereich der „Formatvorlagen“.

    Im neuen Fenster „Formatvorlagen“ klicken Sie unten auf die Symbolschaltfläche „Formatvorlagen verwalten“.

    Im Register „Einschränken“ wählen Sie zunächst alle Formatvorlagen mit der Schaltfläche „Alle auswählen“ aus und sperren sie mit dem Button „Einschränken“.

    Anschließend wählen Sie die Formatvorlagen aus, die verändert werden dürfen und aktivieren sie wieder mit dem Button „Zulassen“. Wenn mehrere Vorlagen aktiviert werden sollen, können Sie diese mit gedrückter [Strg]-Taste und Linksklick auswählen und alle auf einmal aktivieren.

    Abschließend aktivieren Sie die Option „Nur zulässige Formatvorlagen“ und bestätigen alle Änderungen mit „OK“.

    Tipp: Möchten Sie das Überschreiben durch automatische Formatierungen zulassen, zum Beispiel für Hyperlinks, dann aktivieren Sie noch die Option „Überschreiben der Formatierung durch AutoFormat zulassen“.

  • Microsoft Excel: Einfache Visualisierung von verschiedenen Werten in einer Tabelle

    Das Tabellenkalkulations-Programm „Microsoft Excel“ enthält bekanntlicher Weise viele verschiedene grafische Möglichkeiten. Mit diesen grafischen Darstellungen, wie zum Beispiel eines Torten- oder Balkendiagramms, lässt sich ein bildliches Verhältnis von Zahlenwerten visualisieren. Diese sind in der Erstellung jedoch ziemlich aufwendig eignen sich daher eher für Präsentationen bei Kunden oder Lieferanten. Für den internen Gebrauch kann man auch auf eine einfachere grafische Variante ausweichen. Da es sich nur um eine einfache Formel handelt, kann diese sehr schnell von jedem Mitarbeiter eingeben werden.

    Dies ist eine einfache Variante eines Balkendiagramms. Hierfür ist am besten der Groß-Buchstabe „I“ geeignet.

    So wird das „rudimentäre“ Balkendiagramm erstellt:

    1. Starten Sie Excel und öffnen oder erstellen Sie die gewünschte Tabelle. In diesem Beispiel ist es eine Tabelle mit Monatsumsätzen von Mitarbeitern.

    2. Klicken Sie in die nächste freie Zelle hinter dem ersten Wert. Geben Sie hier folgende Formel ein: =wiederholen(„I“;B2) und drücken die [Enter] Taste. „B2 steht hier für die erste Zelle mit dem Zahlenwert.

    3.  In der Zelle, in der gerade die Formel eingegeben wurde, erscheint nun ein Balkendiagramm. Klicken Sie nochmals in diese Zelle und kopieren die Formel mit Rechstklick und „kopieren“.

    4. Markieren Sie nun alle anderen Zellen, in denen das Balkendiagramm angezeigt werden soll und fügen die Formel mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ ein. Drücken Sie [Enter] und die Balkendiagramme werden auch für diese Zellen angezeigt.

    Bitte beachten Sie, dass große Zahlen auch ein großes Balkendiagramm erzeugen. Es empfiehlt sich daher, mit Zehnerpotenzen zu arbeiten. Dabei werden die ursprünglichen Zahlen durch 10, 100 oder auch 1000 geteilt. Außerdem funktioniert diese Darstellung nicht mit Datumsangaben. 

  • Schnellkontrolle im Netzwerk, wer gerade auf freigegebene Dateien zugreift

    Die Kontrolle von Zugriffen auf Dateien im Heim- oder Firmennetzwerk erfüllt mehrere Zwecke. Zum Einen muss man kontrollieren, ob unberechtigte Personen auf die Daten zugreifen. Ein anderer Grund ist auch ein Datenverlust, sollte es mal nötig sein, das Netzwerk herunterzufahren. Da kann man dann die Netzwerk-Nutzer benachrichtigen, rechtzeitig ihre Daten zu speichern. Diese Kontrollfunktion ist schnell und einfach auf dem Desktop als Verknüpfung angelegt.

    Und so schnell ist das Kontroll-Tool eingerichtet:

    1. Erstellen Sie mit einem Rechtsklick und „Neu | Verknüpfung“ eine neue Verknüpfung auf Ihrem Desktop.

    2. Als Angabe in der Befehlszeile geben Sie „fsmgmt.msc“ ein und klicken auf „Weiter“.

    3. Im neuen Fenster werden Sie nach einem neuen Namen für die Verknüpfung gefragt. Standardmäßig ist dort „fsmgmt“ eingetragen. Überschreiben Sie diesen Namen wenn Sie einen eigenen vergeben möchten. Bestätigen Sie dieses Fenster mit „Fertig stellen“.

    4.  Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf die neue Verknüpfung die Freigabenkonsole aus der Computerverwaltung.

    5. Klicken Sie im linken Bereich auf die Schaltfläche „Sitzungen“ um zu kontrollieren, wer gerade im Netzwerk auf Daten zugreift.

    Außer dem Benutzernamen werden noch dessen Computername, verwendetes Betriebssystem, Anzahl der geöffneten Dateien, Verbindungs- und Leerlaufzeit und ob ein Gast-Benutzerkonto genutzt wird, angezeigt.

    So können auch Mitarbeiter, die zu lange Leerlaufzeiten haben, aufgefordert werden, diese unnötig geöffneten Dateien zu schließen.  Das trägt zu einer besseren Performance bei und beschleunigt die Zugriffszeiten der anderen, im Netzwerk befindlichen Nutzer.

    Dieses Kontroll-Tool funktioniert unter Windows 7, XP und Vista. 

  • Windows 7, XP und Vista: Datendiebstahl per USB-Stick unterbinden

    Datendiebstahl in der Firma wird normalerweise von einer EDV-Abteilung verhindert. Auf Arbeitsplatz-Computern, genauso wie auf Netzwerk-Servern. Kleine und Mittelständische Unternehmen haben aber oft keine IT-Abteilung. Dennoch sollten auch deren Computer gegen Datenklau abgesichert sein. Das fängt schon bei den USB-Anschlüssen an. Ganz schnell sind da interessante Daten auf USB-Sticks kopiert. Um die USB-Anschlüsse zu deaktivieren braucht es aber keine Admins oder EDV-Abteilungen. Ein Registry-Eintrag sorgt dafür, dass der Schreibzugriff verwehrt wird. Es ist ganz einfach, diesen Schreibzugriff zu deaktivieren.

    Windows 7 und Vista-Nutzer sollten vorher prüfen, ob Ihr Benutzerkonto mit Administratorrechten ausgestattet ist. Wenn nicht, bitte vor dem ersten Arbeitsschritt zum Administratorkonto wechseln. Bei Windows XP funktioniert die Registry-Änderung nur ab installiertem Service-Pack 2.

    1. Klicken Sie auf „Start“ und geben in das Suchfeld „regedit“ ein und drücken die [Enter] Taste. Bei Windows XP heisst der Befehl „Start | Ausführen“. Auch hier in das Suchfeld „regedit“ eingeben und mit „OK“ bestätigen.

    2. In der Baumstruktur auf der linken Seite des Bildschirms folgen Sie dem Pfad zu dem Ordner „HKEY_LOCAL_MACHINESystemCurrentControlSetControlStorageDevicePolicies“. Existiert der letzte Ordner „StorageDevicePolicies“ nicht, dann legen Sie ihn selbst an. Der Befehl dazu ist: mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen „Bearbeiten | Neu | Schlüssel“.

    3. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den rechten Bereich des Fensters, klicken auf „Neu | DWORD-Wert (32Bit)“. Bei Windows XP heißt der Befehl einfach nur „DWORD-Wert“.

    Überschreiben Sie den vorgeschlagenen Dateinamen mit „WriteProtect“.

    4. Mit einem Doppelklick auf die neue Datei „WriteProtect“ öffnen Sie das Dialogfenster „DWORD (32Bit) bearbeiten“ und ändern den darin enthaltenen Wert von „0“ auf „1“.

    5. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“, verlassen den Registry-Editor mit „Datei | Beenden“ und führen einen Neustart durch.

    Nach dem Neustart sind die USB-Ports gesperrt. Möchten Sie die Sperrung wieder rückgängig machen, navigieren Sie wieder zum Schlüssel „WriteProtect“ und ändern den Wert wieder auf „0“ und starten den Rechner erneut.