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Microsoft Excel: Den aktuellen Speicherpfad des Dokuments dauerhaft einblenden

Dokumente die mit Microsoft Office erstellt werden, speichert das Programm in einem Standard-Ordner. Wenn die Speicherung in diesen Ordnern geändert wird, entstehen mit der Zeit viele unterschiedliche Speicherpfade, die man sich vermutlich nicht alle merkt. Damit man immer den aktuellen Speicherpfad im Blick hat, sollte man ihn auch im Dokument einblenden.

Dazu sind nur ein paar Mausklicks nötig. Starten Sie ein Office-Programm, zum Beispiel Excel, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schnellzugriffsleiste, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Weitere Befehle.

office-excel-microsoft-2007-speicherpfad-word-einblenden-schnellzugriff-leiste

Im darauf folgenden Dialogfenster rufen Sie im linken Bereich die Kategorie Anpassen auf. Im Aufklappmenü von Befehle auswählen und stellen die Option Befehle nicht in der Multifunktionsleiste ein. Bei Office 2010 heißt die Option Befehle nicht im Menüband.

Suchen Sie in der Liste den Eintrag Dokumentspeicherort und fügen ihn mit der Schaltfläche Hinzufügen der Schnellzugriffsleiste hinzu. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

word-excel-optionen-anpassen-hinzufuegen-befehl-office-schnellzugriffsleiste-dokumentspeicherort

Ab sofort wird der Speicherort des aktuellen Dokuments in der Schnellzugriffsleiste angezeigt.

schnellzugriff-leiste-speicherpfad-aktuell-dokument-office-2013-menueband-multifunktionsleiste

Die Anzeige des Speicherpfades wird aber erst seit Office 2007 unterstützt. Bei älteren Versionen müssen Sie sich den Speicherpfad weiterhin merken.

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Microsoft Word: Neue Kapitel bei beidseitigem Druck auf der Vorderseite eines Blattes beginnen

Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.

Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.

Word 2003

Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.

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Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.

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Word 2007 und 2010

Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.

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Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.

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Word 2007/2010: Nur den Text aus einem Word-Dokument in einer E-Mail versenden

Bis zur Word -Version 2003 konnte man noch ein Word-Dokument als direkten E-Mail-Text versenden. Seit Word 2007 ist diese Funktion auf den ersten Blick nicht mehr auffindbar. Natürlich kann man den Text aus dem Dokument herauskopieren  und in die E-Mail einfügen. Außerdem kann das Dokument immer noch als Anhang versendet werden. Die Funktion „An E-Mail-Empfänger versenden“ ist aber immer noch in den Unterfunktionen vorhanden. Mit ein paar Klicks ist sie aber wieder in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

E-Mail-Funktion wieder einbauen

Vor der Einbindung in die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ kann ein Word-Dokument nur über die „Office“-Schaltfläche als Anhang versendet werden.

Um die gewünschte E-Mail-Funktion in die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ einzubinden, starten Sie Microsoft Word, klicken mit der rechten Maustaste auf die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ und wählen im Kontextmenü die Option „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“.

Im Bearbeitungsfenster „Word-Optionen“ klicken Sie auf der linken Seite auf die Kategorie „Anpassen“. Im Bereich „Befehle auswählen“ wechseln Sie im Drop-Down-Menü zur Option „Befehle nicht in der Multifunktionsleiste“.

Scrollen Sie bis zum Eintrag „An E-Mail-Empfänger senden“ und klicken Sie in der Mitte auf „Hinzufügen“. Mit der Schaltfläche „OK“ wird die E-Mail-Funktion in die Schnellzugriffsleiste eingefügt.

Öffnen Sie nun das Word-Dokument dessen Text Sie als E-Mail versenden möchten und klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf das E-Mail-Symbol.

Eine vereinfachte E-Mail-Bearbeitungs-Leiste wird eingeblendet. Tragen Sie nun die Empfänger-E-Mail-Adresse oder den E-Mail-Verteiler ein. Natürlich können Sie wie gewohnt auch die anderen E-Mail-Optionen nutzen (Wichtigkeit, Email-Konten-Auswahl, etc.)

Zum Versenden klicken Sie abschließend auf den Button „Kopie senden“.

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Office 2010: Die Menüs und Menübänder individuell anpassen

Zwar bietet das Menüband in Office viele nützliche Funktionen, jedoch befinden sich diese nicht immer an der gewünschten Stelle. Zudem sind Befehle die Sie häufig benötigen in der voreingestellten Version eventuell nicht vorhanden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, das Menü individuell anzupassen und um weitere Befehle zu ergänzen.

Mein eigenens Office-2010-Menü

Seit der Version 2010 haben Sie nicht nur die Möglichkeit die Befehle in der Schnellstartleiste zu ergänzen, sondern Sie können das Menü in allen Office Anwendungen nach Ihren Wünschen anpassen. Gewünschte Anpassungen führen Sie immer über den Befehl „Datei |Optionen“ aus. Anschließend klicken Sie links auf die Kategorie „Menüband anpassen“.

Sie können mit gewissen Abstrichen auch die Standardbefehle individuell anpassen. Achten Sie darauf, dass in den beiden Kombinationsfeldern „Befehle auswählen“ sowie „Menüband anpassen“ eingestellt ist, dass alle Befehle bzw. alle Register eingeblendet werden. Hierzu muss die Option „Alle Befehle“ bzw. „Alle Registerkarten“ aktiviert sein. Unter dem Abschnitt „Hauptregisterkarten“ werden alle Register aufgeführt, die stets vorhanden sind. Dagegen finden Sie solche, die situationsbedingt je nachdem was Sie gerade tun eingeblendet werden. Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit über die entsprechenden Kontrollkästchen komplette Register ein- bzw. auszuschalten.

Alle weiteren Befehle sind in unterschiedliche Gruppen aufgeteilt. Diese Gruppen enthalten wiederum unterschiedliche Einzelbefehle. Indem Sie auf das Pluszeichen vor einem entsprechenden Register klicken, können Sie einstellen, dass dieses angezeigt wird. Haben Sie eine Gruppe markiert, können Sie diese entweder mit dem Pfeilsymbol oder einfach per Drag&Drop verschieben. So haben Sie die Möglichkeit die Gruppen innerhalb eines Registers neu zu sortieren oder Gruppen in ein anderes Register zu verschieben.

Um zusätzlich vorhandene Einzelbefehle anzuzeigen, können Sie eine neue benutzerdefinierte Gruppe anlegen. Es ist nicht möglich, diese zu bereits vorhandenen Gruppen hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu einfach rechts auf die gewünschte Stelle innerhalb der Struktur und wählen Sie „Neue Gruppe“. Über den Befehl „Umbenennen“ können Sie der Gruppe einen passenden Namen geben. Sie können auf diese Weise auch zusätzliche Register anlegen. Sie können nun wie zuvor beschrieben alle Elemente nach Wunsch sortieren. Im Menüband sieht das dann zum Beispiel so aus:

Möchten Sie die Gruppe um weitere Befehle ergänzen, dann lassen Sie die neue Gruppe einfach markiert und wählen auf der rechten Seite beispielsweise „Alle Befehle anzeigen“. Markieren Sie anschließend die Befehle, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie zum Schluss auf „Hinzufügen“. Um Befehle wieder zu löschen, verfahren Sie genauso. Markieren Sie diese in der Gruppe und klicken Sie dann einfach auf „Entfernen“.

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Powerpoint 2007: YouTube-Videos in Bildschirmpräsentationen einbauen

Viele Nutzer von Powerpoint 2007 würden gerne Videos aus dem eigenen YouTube-Channel für Präsentationen nutzen. Immerhin werten gut produzierte Videos eine professionelle Präsentation optimal auf. Leider scheitert das am Flash-Format der Datei und somit können Videodateien nicht ohne weiteres eingebunden werden. Das Problem können Sie umgehen, indem Sie das Video als „Flash-Objekt“ einfügen.

Voraussetzung ist aber, dass am Präsentationsort eine Internetverbindung möglich ist, da das Flash-Objekt direkt auf den Link des YouTube-Videos zugreifen muss. Wenn keine Internetverbindung existiert, könnten Sie beispielsweise einen Surf-Stick nutzen. Günstige Surfsticks gibt es bei „Kostenlos.de“.

Und so fügen Sie ein Video in Powerpoint ein:

1. Starten Sie Ihren Internet-Browser, rufen Sie das betreffende YouTube-Video auf, und starten Sie es.

2. Klicken Sie in die Adresszeile des Browsers, und entfernen Sie daraus die Zeichenfolge „watch?“.

3. Anschließend ersetzten Sie das Gleichzeichen durch einen Schrägstrich [/].

4. Drücken und halten Sie bei dem so geänderten Link die [Strg]-Taste, und anschließend drücken Sie Taste [A] und danach [C].

5. Nun öffnen Sie die Powerpoint-Präsentation, in die das Video eingebunden werden soll und klicken auf den „Office“-Button und danach auf „PowerPoint-Optionen“.

6. Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie die Option „Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“ und bestätigen mit „OK“.

7. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste die Registerkarte „Entwicklertools“ auf das Werkzeugsymbol „Weitere Steuerelemente“.

8. Im Dialogfenster „Weitere Steuerelemente“ scrollen Sie bis zum Eintrag „Shockwave Flash Object“ und wählen es mit einem Doppelklick aus.

9. Nun klicken Sie an die Stelle der Präsentations-Folie, an der das Video eingefügt werden soll. Den erscheinenden Rahmen können Sie noch in der Größe anpassen.

10. Mit einem Doppelklick auf diesen Rahmen öffnen Sie das Bearbeitungsfenster „Microsoft Visual Basic-Präsentation“. Im linken unteren Bildschirmbereich führen Sie einen Doppelklick auf „Movie“ aus und fügen den vorher bearbeiteten YouTube-Link mit [Strg][V] ein.

Mit [Alt][Q] schließen Sie das Bearbeitungsfenster.

11. Zur Kontrolle klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Bildschirmpräsentation“ und dort auf „Aus aktueller Folie“.

In der Präsentations-Ansicht können Sie dann direkt das Video abspielen – immer vorausgesetzt, es besteht bei der Wiedergabe eine Internetverbindung.

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Microsoft Office 2007/2010: Häufig genutzte Funktionen in die Schnellzugriffs-Leiste übernehmen

Mit Einführung von Office 2007 und 2010 wurde das gesamte Aussehen von Word, Excel und Outlook  überarbeitet. Manchem Benutzer erscheint die Multifunktionsleiste (das Menüband) zu unübersichtlich. Etliche der Funktionen, wie man sie aus den Versionen 2000 oder 2003  kannte, wurden irgendwo ins Menüband integriert. Für viele User beginnt jetzt das nervige Suchen der häufig benutzten Funktionen. Doch es gibt auch etwas Gutes: Die Schnellzugriffsleiste, die standardmäßig ganz oben links angeordnet ist. Diese können Sie selbst mit den gewünschten Funktionen erweitern.

Standardmäßig enthält die Schnellzugriffsleiste die Funktionen „Speichern“, „Rückgängig“ und „Wiederholen“. Bis man sich einen guten Überblick über das neue Layout von Office verschafft hat, kann man sich mit dieser Leiste, die sich individuell anpassen lässt, sehr gut behelfen.

Die folgenden Arbeitsschritte zur individuellen Anpassung der Schnellzugriffs-Leiste sind für Word und Excel identisch. Nur Outlook 2007 verzichtet noch darauf.

1. Starten Sie Word oder Excel, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste oder das Menüband. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ aus.

Alternativ können Sie auch auf den kleinen Pfeil in der Schnellzugriffs-Leiste klicken und dort die Option „Weitere Befehle“ auswählen.

2. Im neuen Dialogfenster „Word-Optionen“ (bei Excel heißt es natürlich „Excel-Optionen“) wird im rechten Teilbereich der aktuelle Umfang der Funktionen in der Schnellzugriffszeile angezeigt. Im linken Teilbereich sind alle verfügbaren Funktionen aufgelistet.

Hier markieren Sie mit einem Mausklick linken Bereich die Funktion, die Sie dem Schnellzugriff hinzufügen wollen und klicken dann in der Mitte auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Nicht benötigte Elemente entfernen Sie aus dem rechten Bereich mit der Schaltfläche „Entfernen“.

3. Die Position der hinzugefügten Funktionen kann mit den Pfeiltasten rechts neben der Schnellstartleiste nach oben oder unten verschoben werden.

4. Mit der Schaltfläche „OK“ speichern Sie die Änderungen. 

Sofort wird die Schnellzugriffs-Liste aktualisiert und steht mit allen hinzugefügten Elementen zur Verfügung.


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Bei Word 2007 zurück zu den klassischen Menüs und weg mit der Ribbon-Oberfläche

An Word 2007 scheiden sich die Geister. Anfänger und Computerneulinge sind von den neuen Symbolleisten mit den riesigen Schaltflächen und Vorschaufunktionen begeistert. „Alte Hasen“ sehen das neue Ribbon-Konzept (so nennt Microsoft die neuen Symbolleisten) eher skeptisch. Funktionen und Befehle, die jahrelang über die gewohnte Menüstruktur oder Tastenkombinationen aufgerufen wurden, sind plötzlich verschoben oder lassen sich nicht mehr auffinden. Wenn Sie das auch stört, gibt’s hier einen heißen Tipp für sie.

Alte Menüs wiederherstellen

Mit einem kostenlosen Zusatzprogramm können Sie bei Word 2007 (und anderen 2007er Office-Anwendungen) wieder die alte Menüstruktur mit liebgewonnen Menüs wie „Format“, „Extras“ und „Tabelle“ einblenden. Sie müssen hierzu nur das Gratisprogramm „Ribbon Customizer“ installieren; zu finden auf der Webseite pschmid.net/office2007/ribboncustomizer/starter.php.

Das Tool gibt’s zwar nur in englischer Sprache; es funktioniert aber auch mit der deutschen Office-Version. Nach der Installation klicken Sie auf den Reiter „Ansicht“ und dann auf die letzte Schaltfläche „Multifunktionsleiste anpassen“ Im Untermenü wählen Sie den Befehl „Anpassungsschemen| Ribboncustomizer | Classic UI as first tab“.

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Jetzt finden Sie in der Menüleiste den neuen Befehl „Klassische Oberfläche“ Ein Klick darauf blendet die vertrauten Menüs und Schaltflächen früherer Word-Versionen ein. Für alte Word-Hasen eine willkommene Erleichterung.

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