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Google Notizen: Die ganz andere Art sich erinnern zu lassen

Die Kalender- und Erinnerungsfunktion von Handys und Tablets arbeiten immer nach dem gleichen Prinzip. Der Termin und die zu erledigenden Aufgaben werden mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Doch bei Google Notizen gibt es noch eine andere, sinnvolle Erinnerungsfunktion.

Ein Beispiel: Du möchtest in einem bestimmten Geschäft einen Artikel kaufen, der nicht sofort benötigt wird. Über Google Notizen kannst du die betreffende Erinnerung mit einer Ortsangabe anstatt einer Datums-/Zeitangabe versehen.

Der Vorteil: Die Erinnerung wird angezeigt, wenn du dich in der Nähe dieses Geschäftes befindest.

Beim Speichern wählst du in der App Google Notizen die Option Ort aus und gibst anschließend die betreffende Adresse des Geschäftes an. Das war´s schon.

Die Benachrichtigung wird automatisch angezeigt, wenn du dich in der Nähe der eingetragenen Adresse befindest.

Die App Google Notizen ist kostenlos für Android und bei iOS erhältlich. Darüberhinaus gibt es auch eine Version für den Chrome Browser und eine Web-Version auf der Google Notizen Webseite.

Fazit:

Diese ortsgebundene Erinnerungsfunktion ist insbesondere für nicht so eilige Ereignisse geeignet und vermeidet unnötige Umwege. Außerdem lassen sich auf diese Weise auch Sprachnotizen und Bilder speichern.

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Google Internet & Medien

Gmail: Automatische Abwesenheitsnotiz einrichten

Über den Sinn und Zweck einer Abwesenheitsnotiz braucht man nicht mehr großartig zu reden. Das Thema haben wir  in diesem Artikel schon ausgiebig erörtert. Wie bei Outlook.com, ist natürlich auch bei Gmail (Googlemail) das Anlegen einer Abwesenheitsnotiz möglich. Dazu sind nur ein paar wenige Mausklicks erforderlich.

Öffne Gmail in deinem Browser und melde dich mit deinen Login-Daten an. Dann klickst du oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählst die Einstellungen aus.

Im Register Allgemein scrollst du bis zum Ende der Seite. Hier befindet sich der Bereich Abwesenheitsnotiz.

Aktiviere die Funktion, lege den Start- und Endzeitpunkt fest, und tippe bei Bedarf noch einen persönlichen Antworttext in das Textfeld ein.

Nicht vergessen: Änderungen speichern

Dann nur noch auf den Button Änderungen speichern klicken und fertig ist die automatische Abwesenheitsnotiz. Ab sofort erhält jeder Absender die Benachrichtigung automatisch.

Spammer erhalten keine Benachrichtigung

Die Abwesenheitsnotiz wird nur einmal an einen Absender verschickt, egal wie viele Nachrichten er dir schreibt. Erst nach vier Tagen erhält er eine weiter Abwesenheitsnotiz.

Absender, die in der Vergangenheit als Spam markiert wurden, erhalten gar keine Benachrichtigung über deine Abwesenheit.

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Hardware & Software Outlook

Outlook.com: Automatische Abwesenheitsnotiz für die Urlaubszeit erstellen

Nicht nur zur Urlaubszeit sind Abwesenheitsnotizen bei E-Mails sehr beliebt. Sie können auch über Öffnungszeiten an Wochenenden und Ersatzkontakte informieren. Die meisten E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Office Outlook haben eine entsprechende Funktion bereits eingebaut, die nur eingerichtet werden muss. Aber auch beim Microsoft Webmail-Programm Outlook.com kannst du schnell und einfach eine Abwesenheitsnotiz anlegen und aktivieren.

Während die Office-Variante eine recht umfangreiche Softwarelösung darstellt, ist Oulook.com (ehemals Hotmail) webbasiert und damit wesentlich schlanker. Es ist das Konkurrenzprodukt zu Google´s Gmail.

Um eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, rufst du in deinem Browser Outlook.com auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.

Dann klickst du oben rechts auf das Zahnrad-Icon (Mail-Einstellungen) und wählst im Kontextmenü die Optionen aus. In der Kategorie E-Mail wechselst du in den Bereich Automatische Antworten.

Hier kannst du nun einige Einstellungen vornehmen, den betreffenden Zeitraum einstellen und einen passenden Antworttext für die Abwesenheitsnotiz eintippen.

Nachdem du die Änderungen gespeichert hast, werden die Absender der E-Mails automatisch mit deiner Abwesenheitsnotiz beantwortet.

Tipp:

Wie das bei Gmail funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

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Hardware & Software Office Software

OneNote: Notizen im PDF-Format speichern

Beim Speichern von Office-Dokumenten, insbesondere bei Word und Excel, kann man verschiedene Formate auswählen. Eines der beliebtesten Formate ist das PDF-Format. Insbesondere dann, wenn das Dokument versendet wird und nicht verändert werden soll. Gleiches gilt aber auch für das Office-Tool OneNote.

OneNote speichert die Notizen in Abschnitten, Seiten oder Notizbüchern automatisch. Das Speichern im PDF-Format erfordert aber einen etwas anderen Weg.

Öffne die betreffende Seite in OneNote und klicke dann auf Datei | Exportieren. Dann wählst du aus, ob die aktuelle Seite, ein Abschnitt oder das gesamte Notizbuch exportiert werden soll.

Als letztes legst du unter Format auswählen fest, welcher Dateityp verwendet werden soll. Neben dem PDF-Format kannst du auch .docx- und .doc-Dateien, sowie XPS- und MHT-Dateien auswählen.

Dann bestätigst du deine Auswahl mit der Schaltfläche Exportieren, die dich dann zum Speicher-Dialog des Windows-Explorers führt. Dann nur noch den Datei-Namen, sowie den Speicherort festlegen und das Ganze speichern – fertig!

Nun lässt sich auch die Notiz ganz normal mit einem beliebigen PDF-Reader öffnen und/oder per E-Mail versenden.

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Hardware & Software Office Word

Office Word: Mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken

Verantwortungsvoll mit Ressourcen umzugehen, sollte in jedermanns Interesse sein. Das betrifft den Materialverbrauch zu Hause und genau so auch am Arbeitsplatz.  Insbesondere Druck- oder Kopiervorgänge kannst du ohne eine großen Bequemlichkeitsverlust optimieren.

Etliche werden sagen, das Verbrauchsmaterial bezahlt doch die Firma, die kauft günstig ein. Aber dann ist da ja noch der Umwelt- und Gesundheitsaspekt. Jeder Druckvorgang mit Laserdruckern produziert eine Menge Feinstaub, die wir dann einatmen. Kontroll- oder Vorabausdrucke werden kurz geprüft und dann weggeworfen.

Mit Word kann man schnell und einfach Verbrauchsmaterial einsparen. Die entsprechenden Einstellungen werden im Druckmenü vorgenommen.

Sollen Vorabdrucke zur Kontrolle erstellt werden, kann man zum Beispiel mehrere Textseiten auf ein Blatt drucken. Dazu öffnest du den Druckdialog über Datei | Drucken. Auf der linken Seite, in der Kategorie Einstellungen, befindet sich die Option 1 Seite pro Blatt.

Mit einem Klick auf diese Option kannst du bis zu 16 Textseiten auf ein Blatt Papier drucken. Ein weiteres Einsparpotenzial lässt sich über die Schaltfläche Einseitiger Druck erreichen. Standardmäßig ist hier eine Seite pro Blatt eingestellt.

Wählst du hier Beidseitiger Druck aus, werden Vorder- und Rückseite des Blattes automatisch beschriftet. Das funktioniert aber nur dann problemlos, wenn der Drucker dieses Feature auch unterstützt. Wenn nicht, muss du die Blätter in der Papierkassette  halt manuell umdrehen.

Natürlich kann der beidseitige Druck auch für die normale Korrespondenz genutzt werden. Im privaten Bereich lässt sich das problemlos praktizieren, am Arbeitsplatz muss eventuell der Chef seine Zustimmung geben.

Möchtest du auch Tinte oder Toner sparen, dann ändere im Menü von Seite einrichten die Ausgabequalität in den Druckoptionen auf Entwurfsqualität verwenden.

Noch ein Spartipp

Einseitig bedrucktes Papier muss nicht unbedingt weggeworfen werden. Daraus lassen sich mit ein paar Handgriffen nützliche Notizblöcke anfertigen. Die DIN-A4-Seiten einmal (oder mehrfach für kleinere Blätter) in der Mitte durchschneiden, zusammentackern oder Lochen und auf einen Heftstreifen aufziehen, fertig ist der Notizblock.

Wem das Schneiden zu aufwendig ist, weil kein Papierschneider vorhanden ist, der reißt die Seiten über die Kante eines Lineals einfach durch.

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Hardware & Software Office

OneNote: Notizbücher manuell aktualisieren

Für schnelle Notizen ist das Microsoft-Office-Tool OneNote eine gute Lösung. Bei der Verwendung mit dem Smartphone oder dem Tablet werden die Daten automatisch mit der Cloud über ein Microsoft-Konto synchronisiert. Normalerweise gilt dieses Verfahren auch für die Version auf dem Desktop-Rechner. Damit die Daten in der Cloud immer aktuell sind, empfiehlt es sich die Synchronisierung sicherheitshalber manuell durchzuführen.

Das hat noch den zusätzlichen Vorteil, dass dringend benötigte Informationen schnell zur Verfügung stehen, wenn die betreffenden Notizbücher mit anderen Nutzern geteilt werden. Sonst wartet man eventuell zu lange, bis die automatische Aktualisierung einsetzt. Zudem kann man mit den folgenden Arbeitsschritten auch kontrollieren welche Synchroniserungsvariante derzeit aktiv ist.

Für den manuellen Datenabgleich klickst du in der Menüleiste auf Datei | Informationen. Im nächsten Fenster öffnest du die Option Synchronisierungsstatus anzeigen. Der Button Alle synchronisieren bringt deine Notizbücher auf den neuesten Stand.

In dem Fenster Synchronisierung des freigegebenen Notizbuchs kannst du auch zwischen einem manuellen oder dem automatischen Synchronisieren auswählen.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

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Hardware & Software Outlook

Microsoft Outlook: Wichtige Notizen und Hinweise zu Kontakten speichern

Häufig erweist es sich als sehr vorteilhaft, wenn man bei einem Telefonat oder bei der Korrespondenz mit anderen Teilnehmern einige hilfreiche Notizen und Hinweise parat hat. Wer seine Kontakte mit Outlook verwaltet, der hat es besonders einfach. Auf einem Formular können hier alle relevanten Informationen abgelegt werden.

Öffnen Sie dazu einfach bei Outlook den betreffenden Kontakt über die Schaltfläche „Kontakte“ links unten im Programmfenster.

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Tragen Sie auf der rechten Seite im Bereich „Notizen“ die Informationen ein, die für Sie wichtig sind. Mit dem Button „Speichern & schließen“ werden die Einträge gespeichert.

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Bei Outlook 2013 unterscheidet sich die Erfassung von Notizen nur in einem Punkt: Sie gelangen zu den Kontakten über das Register „Personen“ am unteren Rand des Programmfensters. Alle anderen Arbeitsschritte sind identisch.

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Diese Variante erspart etliche Haftnotizen oder „Lose-Blatt-Sammlungen“ und der Schreibtisch ist wieder etwas ordentlicher…