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  • Outlook: Notizen zu erhaltenen E-Mails hinzufügen

    Eingehende E-Mails können mit verschiedenen Kennzeichnungen versehen werden. Die bekanntesten sind die farbigen Fähnchen oder der Haken als Symbol für „Erledigt“.  Outlook enthält zwar eine Notiz-Funktion, die aber nur separat gespeichert wird und somit keinen direkten Bezug zur E-Mail-Nachricht hat. Mit einer relativ unbekannten Outlook-Funktion lässt sich das aber trotzdem bewerkstelligen.

    Es gibt natürlich auch andere Möglichkeiten, eine „Notiz“ zu einer Email zu erfassen: Sie schreiben an sich selbst eine E-Mail, oder Sie wählen aus der Menü- beziehungsweise Bearbeitungsleiste die Funktion „Nachricht bearbeiten“. Wählen Sie die Variante „E-Mail an sich selbst schreiben“, dann müssen Sie das direkt nach Erhalt der Ursprungsmail tun, denn sonst ist Ihre „Notiz“ durch andere in der Zwischenzeit erhaltene Nachrichten getrennt.

    bild-1-outlook-kennzeichnungen-fähnchen-farbig-erinnerung-erledigt-notizen-hinzufügen

    Am schnellsten legen Sie eine Notiz an, indem Sie die betreffende Nachricht markieren und die Tastenkombination [Strg][T] drücken. Im neuen Fenster wird die ausgewählte Nachricht im Notiz-Layout geöffnet. Tragen Sie hier nun einen „Betreff“ ein und erfassen Sie die Notiz. Mit der Schaltfläche „Öffentliche Nachricht“ wird die Notiz im gleichen Ordner wie die ursprüngliche E-Mail abgespeichert.

    Die Notiz erscheint nun im zeitlichen Verlauf aber nicht unbedingt über der betreffenden Ursprungsnachricht. In diesem Fall ist das nicht so schlimm, da sich eine Kopie der Ursprungsnachricht unterhalb des Notiz-Textes befindet.

    Benötigen Sie jedoch eine neutrale Notiz, weil beispielsweise die eingehenden E-Mails projektbezogen in eigenen Ordnern abgelegt werden, dann geht das auch genau so schnell und einfach.

    Wechseln Sie in den betreffenden Ordner und klicken Sie auf den kleinen Pfeil der Schaltfläche „Neu“. Im Aufklappmenü wählen Sie die Option „Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen“. In einem neuen Fenster wird dann die neutrale Notiz geöffnet. Noch schneller geht es mit der Tastenkombination [Strg][Umschalt][S].

    Ursprünglich wurde diese Möglichkeit als Erleichterung für Projektteams geschaffen, die Ihre Unterlagen in einer Exchange-Server-Umgebung verwalten.

  • Windows 7 und Vista: Für schnellsten Zugriff das Eingabefeld aus dem Startmenü in die Taskleiste einfügen

    Für Programm- und Ordneraufrufe wird häufig das Fenster „Ausführen“ gestartet. Dies geschieht meist auf zwei Arten: Über „Start | Zubehör | Ausführen“ oder mit der Tastenkombination [Windows][R]. Für den schnellsten Zugriff können Sie aber auch die Standard-Symbolleiste „Adresse“ in die Taskleiste einfügen.

    Ein Eingabefeld für alles in der Taskleiste

    Das Einfügen dieser Symbolleiste ist mit drei Mausklicks schnell erledigt:

    1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Taskleiste, und wählen Sie im Kontextmenü die Optionen „Symbolleisten | Adresse“ aus.

    2. Die Symbolleiste wird sofort an die Taskbar dauerhaft angeheftet. Hier können Sie jetzt die Ausführen-Befehle eingeben. Oder Web-Adressen, um sofort die gewünschte Webseite zu öffnen. Die Symbolleiste „Adresse“ ergänzt automatisch Ordnerpfade, startet Programme, speichert im Verlauf Textfragmente und Telefonnummern.

    Wenn Sie die Adressleiste nicht mehr benötigen,  klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste und wählen im Kontextmenü „Symbolleisten | Adresse“.

    Tipp: Eine weniger auffälligere Variante des Fensters „Ausführen“ ist das Einbinden in den rechten Bereich des Startmenüs. Lesen Sie dazu unseren Tipp  „Windows 7 und XP: Dem Startmenü den Befehl „Ausführen“ wieder hinzufügen“.

  • Outlook: Notizen direkt vom Desktop oder aus dem Startmenü erzeugen

    Möchten Sie direkt aus Outlook heraus eine neue Notiz erstellen, dann können Sie dies einfach über die dafür vorgesehene Tastenkombination erledigen. Wählen Sie hierzu einfach [STRG] [N] bzw. [STRG] [UMSCHALT] [N]. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit direkt vom Desktop, aus dem Startmenü oder von der Schnellstartleiste aus eine neue Notiz anzulegen. Hierzu ist allerdings ein wenig Vorarbeit vonnöten.

    Verknüpfung für Blitz-Notizen

    Um die Notiz direkt aus Desktop, Startmenü oder Schnellstartleiste erzeugen zu können, ist es zunächst erforderlich eine Verknüpfung auf dem Desktop anzulegen, mit der Sie die Notiz erstellen können. Diese Verknüpfung können Sie dann anschließend auch in das Startmenü oder in die Schnellstartleiste kopieren.

    Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf eine frei Stelle auf dem Desktop. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl „Neu | Verknüpfung“ aus. Anschließend klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen dann die Datei „Outlook.exe“ aus. Sie finden diese unter dem Pfad

    C:Programme (x86)Microsoft OfficeOfficeXX

    Das XX steht für die Version von Outlook, welche Sie verwenden. Nutzen Sie beispielsweise Office 2010, dann heißt der Ordner Office14. Bei Outlook 2007 ist der Name Office12. Den folgenden Programmaufruf ergänzen Sie nun um ein Leerzeichen und fügen anschließend die Anweisung

    /c „ipm.stickynote“

    hinzu. Wichtig dabei ist die korrekte Platzierung der Anführungszeichen. Der richtige Eintrag sieht für Outlook 2010 dann zum Beispiel so aus:

    „C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14OUTLOOK.EXE“ /c „ipm.stickynote“

    Ist die Eintragung komplett, klicken Sie einfach auf „Weiter“. Geben Sie nun noch eine passende Bezeichnung für die Verknüpfung ein und schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

    Nun können Sie neben der Verknüpfung auf dem Desktop noch zusätzlich einen Eintrag im Startmenü erzeugen. Klicken Sie hierzu einfach mit der linken Maustaste auf die Verknüpfung und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste auf das Symbol für das Startmenü. Dieses öffnet sich daraufhin automatisch und sie können die Verknüpfung nun noch auf die gewünschte Position ziehen. Auf dieselbe Weise können Sie die Verknüpfung nun auch noch in die Schnellstartleiste ziehen.

  • Word: Lange Linien für einen Lückentext erstellen

    Lückentexte sind Schriftstücke, in die der Leser eigene Notizen eintragen kann. Den klassischen Lückentext haben wir wohl alle mal in der Schule zum Ergänzen bekommen. Möchte man aber lange Linien erzeugen, nutzt man normalerweise die Taste mit dem Unterstrich [_] bzw. [Shift/Umschalten][-]. Allerdings müssen Sie dafür die Unterstrich-Taste viel zu oft drücken. Mit einem kleinen Trick geht’s schneller.

    Starten Sie Word, öffnen Sie das betreffende Dokument oder erstellen es neu. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Linie beginnen soll. Anschließend klicken Sie in der Symbol-Leiste auf die Schaltfläche „Unterstrichen“ oder nutzen alternativ die Tastenkombination [Strg][Umschalt][U]. Danach drücken Sie die [Tabulator]-Taste bis die Linie die gewünschte Länge hat.

    Dieser Trick funktioniert mit allen Word-Versionen ab 2000. 

  • Kommentare in Powerpoint Präsentationen einbinden

    Das Präsentationsprogramm unterstützt unter anderem auch Kommentare. Dabei haben Sie die Möglichkeit diese entweder verborgen oder sichtbar in Powerpoint einzufügen. Kommentare eignen sich in Powerpoint beispielsweise als Merkzettel oder Aufkleber für Powerpoint-Folien. So können Sie beispielsweise beim Nachprüfen einer Präsentation Kommentare mit Änderungswünschen direkt als Kommentare auf die Folie kleben.

    Bei Powerpoint werden Kommentare in gelben Kommentarfeldern angezeigt. Dabei können Sie neben dem Text auch die einzelnen Objekte des Kommentars bearbeiten. So können Sie diese wie gewöhnliche Objekte verschieben, vergrößern, verkleinern oder auch neu formatieren. Dabei sollten Sie Kommentare generell so formatieren, dass diese auch direkt als solche erkannt werden. Wenn Sie Bemerkungen zu klein erstellen, besteht schnell die Gefahr, dass diese sehr leicht übersehen oder auch einfach vergessen werden. Sehr unangenehm ist es dann, wenn diese Kommentare erst bei der Präsentation völlig überraschend wieder auftauchen.

    Um einen Kommentar in Powerpoint einzufügen, wählen Sie zunächst die Folie aus, auf welcher der Kommentar erscheinen soll. Wählen Sie die Folienansicht auf und klicken Sie anschließend auf „Einfügen | Kommentar“ (bei PowerPoint 2010 „Überprüfen | Neuer Kommentar“). Powerpoint erzeugt daraufhin einen gelben Notizzettel ähnliche einem Post-It. Sie können nun den gewünschten Text in das Kommentarfeld eingeben. Nachdem Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Kommentarfeldes geklickt haben, können Sie dieses an eine beliebige Stelle innerhalb der Folie verschieben. Für den Fall, dass Sie Powerpoint 2007 nutzen wählen Sie bitte aus dem Menü überprüfen den Befehl „Kommentar einfügen“ aus.

    Falls Sie nicht möchten, dass der Kommentar während der Präsentation zu sehen ist, dann können Sie diesen auch außerhalb des Folienrandes platzieren. Soll jedoch die gesamte Präsentation ohne Kommentare erfolgen, können Sie diese auch generell ausblenden. Wählen Sie hierzu in der Menüleiste unter dem Menü Ansicht die Option „Kommentare aus“, um diese generell auszublenden.

  • Windows 7: Kennen und nutzen Sie die praktische Notizzettel-Funktion?

    Suchen Sie auf Ihrem Schreibtisch schon mal den gelben Notizzettel-Block? Meistens ist er gerade verschwunden, wenn man eine Info notieren möchte. Damit Sie nicht immer dem Kollegen oder der Kollegin die kleinen gelben Zettel „klauen“ müssen, nutzen Sie doch einfach die digitalen Notizzettel bei Windows 7. Die kann man außerdem auch nicht aus Versehen verlieren.

    Damit die Notizzettel-Funktion immer schnell zur Verfügung steht, folgen Sie einfach den nächsten Arbeitsschritten zu den „Sticky Notes“:

    1. Klicken Sie auf „Start | Alle Programme | Zubehör | Kurznotizen“, und schon wird das kleine gelbe Notizzettelchen geöffnet.

    Mit dem Pluszeichen in der linken oberen Ecke öffnen Sie eine neue Kurznotiz gleicher Farbe. Per Rechtsklick in die Notiz öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie die Farbe die ändern können. Fahren Sie an den Rand der Notiz, können Sie sie mit gedrückter, rechter Maustaste an dieser Seite vergrößern. 

    2. Nun können Sie die Notiz ganz normal beschriften. Sie bleibt so lange auf dem Desktop, bis sie mit dem kleinen „x“ in der rechten oberen Ecke geschlossen wird. Und das auch über einen Windows Neustart hinaus.

    3. Damit die „Sticky Notes“ immer schnell zur Verfügung stehen, ist es empfehlenswert, sie an die Taskleiste anzuheften.  Klicken Sie dazu auf „Start | Alle Programme | Zubehör“ und mit der rechten Maustaste auf „Kurznotizen“. Wählen Sie dann im Kontextmenü die Option „An Taskleiste anheften“.

    Nun steht die Notizzettel-Funktion mit einem Klick zur Verfügung.

    Zum Entfernen von der Taskleiste klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol von „Sticky Notes“ und wählen im Kontextmenü „Dieses Programm von der Taskleiste lösen“.

  • Adobe Reader X: Kommentare und Notizen drucken

    PDF-Dokumente lassen sich mit dem Adobe Reader problemlos um Kommentare, Notizen und Markierungen erweitern. Allerdings weigert sich der Adobe Reader, die Kommentare und Notizen auch auszudrucken. Mit dem folgenden Trick klappt’s trotzdem.

    Damit der Adobe Reader auch die eingefügten Kommentare und Notizen mit ausdruckt, müssen Sie die Kommentare im Druck-Dialogfenster zuerst zusammenfassen und erst dann den Druckvorgang starten. So funktioniert’s:

    1. Rufen Sie den Befehl „Datei | Drucken“ auf, oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg][P].

    2. Stellen Sie oben rechts im Feld „Kommentare und Formulare“ die Option „Dokument und Markierungen“ ein.

    3. Dann klicken Sie unten im Dialogfenster auf die Schaltfläche „Kommentare zusammenfassen“ und bestätigen das folgende Dialogfenster mit OK.

    4. Starten Sie den Druckvorgang per Klick auf OK.

    Das Ergebnis: Jetzt druck der Adobe Reader auch die Kommentare und Notizen. Auf der gedruckten PDF-Seite werden alle Kommentare mit einer Zahlenmarkierung wie [1], [2] oder [3] gekennzeichnet. Auf der separaten Druckseite „Kommentarzusammenfassung für xyz.pdf“ stehen dann die jeweiligen Kommentare.

  • Mit einfachen Tastenkombinationen sehr viel schneller zwischen den Outlook-Modulen wechseln

    Tastenkombinationen (Shortcuts) sind nicht nur für Schnelltipper und Tastaturakrobaten, die durch Maus-Aktivitäten ausgebremst werden. Auch für den normalen User bedeutet die eine oder andere Tastenkombination eine Beschleunigung der Arbeit. Gerade dann, wenn ein Programm(-teil) nicht auf Anhieb sichtbar ist und im Verzeichnis mühsam gesucht werden muss. Auch Outlook enthält eine Vielzahl von Shortcuts, zum Beispiel die, um zwischen den einzelnen Modulen schnell zu wechseln. Diese kann man sich ganz einfach merken.

    Jede Kombination setzt sich aus der Taste [Strg] und einer Zahlentaste zusammen. Dabei ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

    Drücken Sie:

    • [Strg][1] für Posteingang
    • [Strg][2] für den Kalender
    • [Strg][3] für die Kontakte
    • [Strg][4] für Aufgaben
    • [Strg][5] für Notizen
    • [Strg][6] für die Ordnerliste
    • [Strg][7] für Verknüpfungen
    • [Strg][8] für die Journal-Funktion

    Hier ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

  • Outlook: Neue Elemente über die Zwischenablage einfügen

    Um Notizen, E-Mails oder Kalendereinträge mit Inhalt zu füllen, kommt oft die Zwischenablage zum Einsatz. Der Inhalt einer Webseite wird zum Beispiel markiert und mit [Strg][C] und die Zwischenablage gelegt. Dann wird in Outlook eine neue Notiz oder Mail geöffnet und mit [Strg][V] der Inhalt aus der Zwischenablage ins neue Fenster kopiert. Es geht sogar noch schneller.

    Ist die Zwischenablage einmal mit dem gewünschten Inhalt gefüllt, kann man sich das Anlegen einer neuen Notiz oder Mail sparen. Es genügt, wenn Sie in Outlook den passenden Übersichtsordner öffnen, also zum Beispiel den Posteingang, den Notizbereich oder den Kalender. Wenn Sie jetzt die Tastenkombination [Strg][V] drücken oder den Menübefehl „Bearbeiten | Einfügen“ aufrufen, öffnet Outlook automatisch eine neue E-Mail (oder eine Notiz oder einen Termin) mit dem aktuellen Inhalt der Zwischenablage an. Das manuelle Öffnen eines neuen Eintrags entfällt.

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