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Outlook: Protokoll-Funktion für Gesprächsnotizen oder andere Informationen einsetzen

Ob am heimischen PC oder am Arbeitsplatz, meist ist Outlook die erste Wahl für die Verwaltung von Kontaktdaten. Zudem enthält der E-Mail-Client viele nützliche Features und oftmals unbekannte Zusatzfunktionen. Zu diesen, wenig beachteten Tools, gehört auch die Journal-Funktion.

Mit ihr kann man Informationen zu einem Outlook-Kontakt erfassen oder auch einen Gesprächsverlauf protokollieren. Ebenfalls vorhanden ist eine Zeiterfassung, mit der man die Gesprächsdauer und kundenbezogene Tätigkeiten zeitlich messen kann.

Die Journalfunktion wird in Outlook mit der Tastenkombination [Strg][8] gestartet. Um Zeiten zu protokollieren, klickst du auf Zeitmessung starten und auf Zeitgeber anhalten, wenn das Gespräch oder die Tätigkeit beendet ist. Dann tippst du einen Betreff und die kontaktierte Firma /Gesprächspartner ein. Damit sind die wichtigsten Informationen angelegt. Dann nur noch die benötigten Informationen eingeben und die Notiz speichern, fertig.

Das angefertigte Journal kann nun zu Abrechnungszwecken oder zur Weiterbearbeitung durch andere Personen oder Kollegen per E-Mail weitergeleitet werden.

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Mit der Online-Textverarbeitung von „typWrittr“ sind deine Dokumente auf jedem Gerät verfügbar

Bei der ganzen Programmvielfalt der Textverarbeitungsprogramme, wie zum Beispiel bei Word oder OpenOffice, die mit einer riesigen Funktionsvielfalt werben, geht eines oftmals verloren: Einfach mal eben einen Freitext oder eine Notiz erstellen zu können. Und wenn dieser dann auch noch geräteübergreifend online verfügbar sein soll, scheitern diese Programme recht schnell. Für diese Einsatzbereiche gibt es zwar die Cloud und Google-Docs, die sind aber auch nicht jedermanns Sache. Mit dem Online-Tool typWrittr werden genau diese beiden Merkmale vereinigt.

Minimalistischer Texteditor

Die Texte, die mit typWrittr erstellt werden, können über das Einstellungsmenü etwas angepasst werden, sie sind aber eigentlich nur eine optische Verschönerung.

Automatische Speicherung inklusive

Besonders positiv ist bei dem Test die automatische Speicherung des Dokuments aufgefallen, die einsetzt, wenn innerhalb von drei Sekunden keine Eingaben getätigt werden. Als Dateiname wird dabei der erste Satz des Textes verwendet.

Kostenlose Registrierung

Die einzige Voraussetzung, die man bei typWrittr erfüllen muss, ist eine kostenlose Registrierung. Diese kann über die sozialen Netzwerke Google+, Twitter oder Facebook erfolgen. Eine Anmeldung/Registrierung per Email und Passwort ist ebenso möglich. Hier erfolgt dann eine Bestätigungsemail dessen Link die Freischaltung der Webseite durchführt.

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Wer seine eigene E-Mail-Adresse nicht angeben möchte, der kann auch eine Wegwerf-Email-Adresse zum Beispiel von Mail1a verwenden.

Anmelden und losschreiben

Nachdem du den Freischaltungslink angeklickt hast, kannst du dich mit den Zugangsdaten auf der Webseite www.typWrittr.com anmelden.

Du gelangst dann direkt zum Willkommensbildschirm mit dem Readme-Dokument.

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Fast unsichtbare Bedienelemente

Rechts neben dem Texteditor befinden sich die Schaltflächen für die Bedienung. Diese sind sehr transparent und erscheinen erst dann richtig, wenn du mit dem Mauszeiger darüberfährst. Mit dem obersten Button öffnest du ein neues, leeres Dokument.

Die zweite Schaltfläche, Save to cloud, speichert das aktuelle Dokument. Da aber nach drei Sekunden der Untätigkeit eine automatische Speicherung einsetzt, ist dieser Button nur von zweitrangiger Bedeutung.

Wichtiger ist das dritte Icon. Mit Show/hide drawer öffnest du den Ordner, in dem deine Dokumente gespeichert sind.

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Stimmungsvolle Bildschirm-Hintergründe

Das Schraubenschlüsselsymbol ist für die Einstellungen (Open preferences).

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Hier kannst du im Dialogfenster das Aussehen des Texteditors, sowie den Themenhintergrund einstellen. Im Bereich Editor width legst du die Breite des Texteingabefeldes fest. Hinter dem Aufklappmenü von Inspiration legst du das Hintergrundthema für die Bildschirmanzeige fest. Dies dürften die beiden Funktionen sein, die öfter mal für etwas Abwechslung sorgen.

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Die anderen Einstellungsmöglichkeiten wie Textfarbe und -größe können bei Bedarf auch geändert werden. Mit Save werden alle Änderungen gespeichert.

Geeignet für PC, Notebook, Handy und Tablet

typWrittr ist für jedes Endgerät das eine Internetverbindung aufbauen kann, sehr gut geeignet. Keine zusätzliche Software oder Plugins sind erforderlich und funktionieren auf Tablets und Smartphones genauso gut wie auf dem Computer oder dem Notebook.

Einschränkungen

Bei diesem Test sind uns zwei Aspekte negativ aufgefallen:

1) Es gibt keine Druckfunktion. Auf Geräten mit Druckeranschluss muss in diesem Fall der Text des Dokuments markiert werden und kann dann über das Kontextmenü ausgedruckt werden.

2) Die Speicherung in der Cloud wird auf einem Fremdserver vorgenommen, der von Amazon bereitgestellt wird. Da vermutlich dessen Standort sich nicht in Deutschland befindet, sollten die Dokumente keine sensiblen oder persönliche Daten enthalten.

Trotzdem dürfte es, gerade für private Zwecke,  genügend Einsatzmöglichkeiten für den Online-Dienst von typWrittr geben. 

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Evernote-Backup: Notizen sichern und als Sicherheitskopie lokal speichern

Mit Cloud-Diensten ist das immer so eine Sache. Einerseits ist es toll, alles in der Datenwolke zu speichern und überall verfügbar zu haben. Allerdings ist das immer nur so lange eine klasse Sache wie der Cloud-Dienst einwandfrei funktioniert. Gibt’s Probleme, kommt man nicht mehr so leicht an die Daten heran; oder durch eigene Unachtsamkeit sind wichtige Notizen plötzlich futsch. Damit das nicht passiert, sollte man seine Evernote-Dateien ab und an lokal speichern. Dann kann man im Falle eines Falles die Backups einfach zurückspielen.

Evernote-Notizen lokal sichern

Da Evernote alle Notizen mit allen Geräten wie Rechner, Notebook und Smartphone synchronisiert, sind die Daten im Normalfall an mehreren Stellen vorhanden. Allerdings passiert es durch Softwarefehler oder eigene Unachtsamkeit, dass Notizen verloren gehen. Um das zu vermeiden, können Sie Ihre Evernote-Notizen folgendermaßen als Backup sichern:

1. Um lokale Evernote-Backups anlegen zu können, benötigen Sie die Desktop-App von Evernote; ob Windows oder Mac ist egal. Um einen Ordner zu sichern, klicken Sie in der Evernote-Desktopanwendung mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen den Befehl „Notizen exportieren“. Möchten Sie alle Notizen auf einmal sichern, führen Sie den Rechtsklick auf den obersten Ordner „Notizbücher“ aus.

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2. Anschließend wählen Sie in welcher Form die Daten exportiert werden sollen, etwa als XML-/ENEX- oder HTML-Datei. Beide Versionen lassen sich später problemlos wiederherstellen. Um zwischendurch einen Blick ins Backup werfen zu können, ist die HTML-Version empfehlenswert. Für einen schnellen und reibungslosen Import und Wiederherstellung der gesicherten Notizen, sollten Sie allerdings das Evernote-eigene ENEX-Format verwenden.

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3. Wählen Sie, in welchem Ordner das Backup abgelegt werden soll.

4. Nach dem Anlegen der Sicherheitskopie, können Sie bei HTML-Dateien per Klick auf „In einem Browser öffnen“ auch gleich einen Blick ins Backup werfen. Beim ENEX-Format ist das nicht möglich; dafür ist die Wiederherstellung einfacher.

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ENEX-Backups wiederherstellen

Sollten Notizen verloren gehen, lassen sie sich dank des Backups (bevorzugt im ENEX-Format) ganz einfach wiederherstellen. Dazu rufen Sie in der Desktop-App den Befehl „Datei | Importieren | Evernote-Dateien“ auf und wählen die Enex-Backup-Datei aus.

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Im folgenden Dialogfenster entscheiden Sie, ob die wiederhergestellten Notizen mit der Cloud synchronisiert werden sollen. Da das in den meisten Fällen empfehlenswert ist, beantworten Sie die Frage mit „Ja“.

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Sie finden die wiederherstellten Notizen anschließend im Ordner „Importierte Notizen“ wieder. Von dort können Sie sie dann zum Beispiel wieder in die korrekten Unterordner verschieben.

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Datenbankdateien sichern

Alternativ zur Backup- und Export-Funktion von Evernote, können Sie auch eine dateibasierte Sicherung durchführen und damit direkt die Evernote-Datenbank sichern. Das ist immer dann empfehlenswert, wenn Sie sowieso bereits mit einem eigenen Backup-Programm Ihre Dateien sichern. Dann können Sie im gleichen Atemzug auch die Evernote-Datenbank ins Backup packen. Die Evernote-Daten werden in folgenden Ordnern gespeichert:

  • Windows
    C:Benutzer[Benutzername]AppDataLocalEvernoteEvernoteDatabases
  • Mac OS X
    /Users/[Benutzername]/Library/Application Support/Evernote

Im Falle eines Datenverlusts müssen Sie dann nur noch die gesicherten Datenbankdateien in die jeweiligen Ordner zurückspielen.

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Den Internetbrowser als Texteditor nutzen

Beim vorwiegenden Arbeiten mit dem Internetbrowser ist es manchmal hinderlich eine Notiz zu erstellen. Es gibt zwar recht komfortable Tools wie den Texteditor von Microsoft, Sticky Notes oder auch das Word-Programm. Letzteres ist aber zu komplex um nur mal ein paar Stichworte zu notieren. Einfacher ist es da doch, wenn nur ein neuer Browser-Tab geöffnet wird, um ein paar Stichworte zu schreiben.

So wird der Browser zum Texteditor

Moderne Internet-Browser benötigen nur ein paar Codes, um einen Tab zum Texteditior umzufunktionieren. Man muss sich aber auch die Codezeile nicht zwingend merken, da man den „Texteditor-Tab“ ganz einfach in den Favoriten wie eine normale Webseite speichern kann.

Mithilfe der folgenden Data URL wird der Browser um die Funktion eines HTML-Dokuments erweitert.

data:text/html, <html contenteditable>

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Die ursprüngliche Codezeile des Software-Entwicklers José Jesús Pérez Aguinaga aus Mexiko funktioniert in nahezu allen Browsern.

In der Vergangenheit wurde dieser Code von anderen Nutzern etwas erweitert. Die Formatierung wurde verbessert und der Text-Editor um einen Titel ergänzt.

data:text/html, <title>Text Editor</title><body contenteditable style=“font-size:2rem;line-height:1.4;max-width:60rem;margin:0 auto;padding:4rem;“>

bild-2-text-editor-mexiko-jose-perez-jesus-aguinaga-firefox-browser-tab-ff-mozilla

Später wurde noch eine Erweiterung vorgenommen, die zwar nur eine Spielerei, aber nett anzusehen ist. Leider funktioniert diese Version nur bei Google Chrome, sowie Browsern mit dem Quellcode des Google Chrome Browsers (Chromium), wie beispielsweise dem „Comodo Dragon„.

data:text/html, <html><head><link href=’http://fonts.googleapis.com/css?family=Open+Sans‘ rel=’stylesheet‘ type=’text/css‘><style type=“text/css“> html { font-family: „Open Sans“ } * { -webkit-transition: all linear 1s; }</style><script>window.onload=function(){var e=false;var t=0;setInterval(function(){if(!e){t=Math.round(Math.max(0,t-Math.max(t/3,1)))}var n=(255-t*2).toString(16);document.body.style.backgroundColor=“#ff“+n+““+n},1e3);var n=null;document.onkeydown=function(){t=Math.min(128,t+2);e=true;clearTimeout(n);n=setTimeout(function(){e=false},1500)}}</script></head><body contenteditable style=“font-size:2rem;line-height:1.4;max-width:60rem;margin:0 auto;padding:4rem;“>

bild-1-texteditor-text-editor-notepad-sticky-notes-word-komplex-umgebung-verlassen-browser-tab-integriert-favorit-speichern

Kopieren Sie einfach die obigen Codezeilen, fügen Sie diese einfach in die Adresszeile Ihres Browsers ein, und drücken Sie die Taste [Enter]. Sie können natürlich auch direkt auf den Code klicken und dem Hyperlink folgen. Speichern Sie anschließend den Texteditor in Ihren Favoriten.

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Outlook: Notizen direkt vom Desktop oder aus dem Startmenü erzeugen

Möchten Sie direkt aus Outlook heraus eine neue Notiz erstellen, dann können Sie dies einfach über die dafür vorgesehene Tastenkombination erledigen. Wählen Sie hierzu einfach [STRG] [N] bzw. [STRG] [UMSCHALT] [N]. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit direkt vom Desktop, aus dem Startmenü oder von der Schnellstartleiste aus eine neue Notiz anzulegen. Hierzu ist allerdings ein wenig Vorarbeit vonnöten.

Verknüpfung für Blitz-Notizen

Um die Notiz direkt aus Desktop, Startmenü oder Schnellstartleiste erzeugen zu können, ist es zunächst erforderlich eine Verknüpfung auf dem Desktop anzulegen, mit der Sie die Notiz erstellen können. Diese Verknüpfung können Sie dann anschließend auch in das Startmenü oder in die Schnellstartleiste kopieren.

Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf eine frei Stelle auf dem Desktop. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl „Neu | Verknüpfung“ aus. Anschließend klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen dann die Datei „Outlook.exe“ aus. Sie finden diese unter dem Pfad

C:Programme (x86)Microsoft OfficeOfficeXX

Das XX steht für die Version von Outlook, welche Sie verwenden. Nutzen Sie beispielsweise Office 2010, dann heißt der Ordner Office14. Bei Outlook 2007 ist der Name Office12. Den folgenden Programmaufruf ergänzen Sie nun um ein Leerzeichen und fügen anschließend die Anweisung

/c „ipm.stickynote“

hinzu. Wichtig dabei ist die korrekte Platzierung der Anführungszeichen. Der richtige Eintrag sieht für Outlook 2010 dann zum Beispiel so aus:

„C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14OUTLOOK.EXE“ /c „ipm.stickynote“

Ist die Eintragung komplett, klicken Sie einfach auf „Weiter“. Geben Sie nun noch eine passende Bezeichnung für die Verknüpfung ein und schließen Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Nun können Sie neben der Verknüpfung auf dem Desktop noch zusätzlich einen Eintrag im Startmenü erzeugen. Klicken Sie hierzu einfach mit der linken Maustaste auf die Verknüpfung und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste auf das Symbol für das Startmenü. Dieses öffnet sich daraufhin automatisch und sie können die Verknüpfung nun noch auf die gewünschte Position ziehen. Auf dieselbe Weise können Sie die Verknüpfung nun auch noch in die Schnellstartleiste ziehen.

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Outlook: Blitzschnell zwischen den einzelnen Outlook-Modulen wechseln

Der linke Bereich von Outlook enthält im oberen Bereich den Verzeichnisbaum der Emailordner und im unteren Bereich die verschiedenen Module wie Kontakte, Kalender, Aufgaben und Notizen. Diese Module werden normalerweise per Mausklick ausgewählt, um sie anzuzeigen. Es gibt aber auch noch eine schnellere Alternative.

Mit den folgenden Tastenkombinationen können Sie die Module ebenfalls geöffnet. Das geht meist schneller als der Mausklick aufs entsprechende Element:

  • [Strg][1] = Posteingang/E-Mail
  • [Strg][2] = Kalender
  • [Strg][3] = Kontakte
  • [Strg][4] = Aufgaben
  • [Strg][5] = Notizen

Die Tastenkombinationen funktionieren mit allen Outlook-Versionen.