Kategorien
Hardware & Software Office Word

Word: Texte ohne Fremdformatierung einfügen

Beim Einfügen von Texten übernimmt das Word-Programm normalerweise auch das Format des ursprünglichen Textes. Danach ist eine Nachbearbeitung des Word-Dokuments erforderlich. Mit den richtigen Programmeinstellungen wird die Formatanpassung viel einfacher.

Beim Einfügen lässt sich bei Word detailliert festlegen, was mit den kopierten Texten geschehen soll. Klicke dazu auf den Reiter Start und in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil der Option Einfügen.

Wähle Standardeinstellungen für das Einfügen festlegen aus, öffne Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, und ändere dann die Einstellung hinter Einfügen aus anderen Programmen auf Nur den Text übernehmen.

Abschließend speicherst und aktivierst die neuen Einstellungen mit einem Klick auf OK. Ab sofort ignoriert das Word-Programm alle fremden Textformatierungen.

Kategorien
Excel Hardware & Software Office Word

Office: AutoKorrektur in allen Programmen von Microsoft Office nutzen

Die Arbeit mit Autokorrekturen in Word ist eine feine Sache, um beispielsweise oft geschriebene Inhalte schnell in ein Dokument einzufügen. Die Autokorrektur soll angeblich in allen Programmen des Microsoft Office Pakets übergreifend anwendbar sein. In den meisten Fällen funktioniert dies jedoch nicht. Dies liegt daran, das Word zwischen zwei verschiedenen Arten von Einträgen unterscheidet. Word speichert auch die Formatierung eines Textes mit ab. Haben Sie also bisher die Autokorrekturfunktion in Word genutzt, so können andere Programme daraus keinen Nutzen ziehen.

AutoKorrektur für alle

Um dies zu überprüfen, können Sie auf „Extras | Autokorrektur- Optionen“ gehen. Bei Word 2007 klicken Sie aufs Office-Symbol und wählen den Befehl „Word-Optionen“; bei Word 2010 lautet der Befehl „Datei | Word-Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen“. Aktivieren Sie anschließend das Register „Autokorrektur“, gehen Sie zum betreffenden Eintrag und markieren Sie diesen. Sie können die Einstellung, indem Sie darauf achten, ob über dem Feld „Durch“ die Option „Nur Text“ oder „Formatierten Text“ eingestellt ist. Einträge, die mit der Einstellung „Nur Text“ versehen sind, stehen auch in anderen Programmen zur Verfügung. Diese Einträge werden durch Office in einer ACL-Datei unter den persönlichen Anwendungsdaten des Nutzers abgespeichert. Dagegen stehen die Eintragungen mit „Formatierter Text“ ausschließlich in Word zur Verfügung. Diese werden in der allgemeinen Dokumentvorlage „normal.dot“ abgespeichert.

Möchten Sie diese Einträge dennoch in anderen Programmen verwenden, dann müssen Sie auf eine entsprechende Formatierung verzichten. In diesem Fall können Sie die Option einfach auf „Nut Text“ ändern. Dabei sollten Sie allerdings beachten, dass einige Autokorrekturen wie beispielsweise Smileys nur mit einer speziellen Schriftart formatieren. Diese sind dann zwingend auf den formatierten Text angewiesen. Ein kleiner Trick hierbei ist, wenn Sie noch einen zusätzlichen Autokorrektureintrag mit der Option „Nur Text“ anlegen. Dieser zusätzliche Eintrag kann dann für alle anderen Office Programme verwendet werden.

Kategorien
Excel Hardware & Software

Microsoft Excel: Eingabe von Text in Zellen erzwingen

Excel besitzt eine Funktion „Datenüberprüfung“, die reine Zahlenwerte überwacht und meldet, sobald fehlerhafte Eingaben gemacht wurden. Leider wird standardmäßig nicht geprüft, ob in einer Zelle nur Texteingaben gemacht werden dürfen. Für die Erstellung von Formularen im Excelformat ist dies aber wichtig, wenn ausgeschlossen werden soll, dass Benutzer versehentlich Text-Felder mit reinen Zahlwerten füttern. Die Funktion „Datenüberprüfung“ können Sie so einstellen, dass die Eingabe von reinen Zahlenwerten wie Datumsangaben, Dezimalzahlen oder ähnlichem automatisch verhindert werden.

Hier bitte nur Text

Um in betreffenden Zellen nur Texteingaben zu erlauben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie das betreffende Formular in Excel auf, oder erstellen Sie es neu. Anschließend markieren Sie die Zellen, in denen nur eine Texteingabe erlaubt werden soll.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Daten“ und dort „Datenüberprüfung“.

3. Im gleichnamigen Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Einstellungen“. Bei der Funktion „Zulassen“ aktivieren Sie im Aufklappmenü „Benutzerdefiniert“ und geben in das Formel-Eingabefeld =ISTTEXT(Zellenbereich) ein. Der Begriff Zellenbereich ist ein Platzhalter und muss entsprechend ersetzt werden. Die ganze Formel könnte zum Beispiel so aussehen: =ISTTEXT(B5:B2004).

4. Um den Benutzer auf eine fehlerhafte Eintragung hinzuweisen, ist es empfehlenswert eine entsprechende Fehlermeldung zu erstellen. Die Meldung wird im gleichen Fenster, im Register „Fehlermeldung“, angelegt und aktiviert.

Wenn nicht standardmäßig angezeigt, aktivieren Sie ganz oben die Option „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden:“. Im Feld „Titel“ tragen Sie die Überschrift der Fehlermeldung ein und im darunterliegenden Feld „Fehlermeldung“ einen weiteren, freien zu gestaltenden Text. Mit „OK“ wird die Fehlermeldung gespeichert und aktiviert.

Ab sofort wird bei der Eingabe von reinen Zahlenwerten die zuvor festgelegte Meldung angezeigt und die Eingabe verweigert.

Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2007, 2010, 2013 und 2016.

Hinweis: Durch die so eingestellte Datenüberprüfung werden nur reine Zahlenwerte abgewiesen. Alphanumerische Eingaben, wie zum Beispiel „Geburtstage 2012“, werden zugelassen.

Kategorien
Hardware & Software

Texte in Word direkt mit der richtigen Formatierung einfügen

In Word lassen sich Textpassagen oder Links einfach über die Zwischenablage einfügen. Dies ist sehr praktisch und stellt in vielen Fällen eine echte Arbeitserleichterung dar. Der einzige Nachteil dabei ist, das Word immer die Formatierung übernimmt. Sinnvoller wäre es, einfach nur den reinen Text einzufügen.

Je nachdem welcher Inhalt sich in der Zwischenablage befindet, stehen in Word unterschiedliche Optionen für die Formatierung einer eingefügten Textpassage zur Verfügung. Um diese auszuwählen, öffnen Sie  in der Menüleiste das Register „Start“, in dem Sie den Bereich „Zwischenablage“ finden. Klicken Sie hier bitte auf den unteren Teil des Symbols „Einfügen“. Nun können Sie auswählen, nach welcher Methode der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll. Um den reinen Text einzufügen, wählen Sie „Nur den Text übernehmen“ oder Sie nutzen wie gewohnt die Option „Inhalte einfügen“.

Vermutlich nutzen Sie die Tastenkombination [Strg]+[V] um Inhalte der Zwischenablage einzufügen. Aus diesem Grunde ist der Weg über die Menüleiste nicht wirklich sinnvoll. Hier können Sie stattdessen die Formatierung über eine Tastenkombination auch nachträglich anpassen. Fügen Sie zunächst den Text über [Strg]+[V] ein und drücken Sie anschließend nochmals die Taste [Strg]. Nachdem Sie diese wieder losgelassen haben, können Sie je nach gewünschter Formatierung die entsprechende Taste drücken. Durch Drücken der Taste [T] fügen Sie den reinen Text ein. Möchten Sie stattdessen die bisherige Formatierung beibehalten, drücken Sie bitte die Taste [U]. Über die Taste [G] können Sie den Inhalt als Grafik einfügen.

Wenn Sie aus anderen Programmen kopieren möchte, ist es in der Regel nicht erwünscht, das die bestehende Formatierung beibehalten werden soll. Um dies dauerhaft zu vermeiden, können Sie in Word auch einfach die Standardvorgabe ändern. Öffnen Sie dazu bitte „Datei | Optionen“ und klicken Sie anschließend auf die Office-Schaltfläche. Danach gehen Sie bitte auf „Word-Optionen“ und hier zum Register „Erweitert“. Scrollen Sie dann einfach zum Abschnitt „Ausschneiden, Kopieren und Einfügen“ und ändern Sie im Feld „Einfügen aus anderen Programmen“ entsprechend die Einstellungen. Unter anderem können Sie hier bestimmen, dass nur der reine Text übernommen werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ speichern Sie die gemachten Änderungen.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

Bei Outlook nur E-Mails von einem Versender zeigen

Die Suche nach einer E-Mail in Outlook ist relativ einfach: Auf den Button „Suchen“ klicken, Suchbegriff eingeben und schon werden sämtliche E-Mails, die den Begriff in Adresse, Betreff oder Text enthalten angezeigt. Hierzu werden, um das beste  Ergebnis zu erzielen, meistens alle Ordner durchsucht. Das hat aber auch einen Nachteil: Wenn nach einem bestimmten Absender gesucht wird, werden auch alle E-Mails anderer Versender, sowie von Ihnen an die betreffende Person angezeigt, die den gesuchten Namen enthalten. Mit dem „Suchordner“ kann man aber die Suche nach E-Mails eines Versenders viel schneller und effektiver gestalten.

So schnell finden Sie die gewünschten E-Mails:

1. Starten Sie Outlook und klicken unten im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf „Suchordner | Neuer Suchordner“.

2. Im Dialogfenster „Neuer Suchordner“ wählen Sie im Bereich „Nachrichten von Personen und Listen“ die Option „Nachrichten von bestimmten Personen“ aus. Klicken Sie nun auf den Button „Auswählen“ um den Namen beziehungsweise die E-Mail-Adresse der betreffenden Person aus den Kontakten auszuwählen.

3. Ist die E-Mail-Adresse der gesuchten Person nicht abgespeichert, so können Sie sie im Suchfeld neben der Schaltfläche „Von“ per Hand eingeben. Mit „OK“ beide offenen Dialogfenster bestätigen.

4. Kehren Sie zu der Ordnerleiste von Outlook zurück und klicken auf das kleine Pluszeichen vor „Suchordner“. Die Unterordner werden nun angezeigt. Der neu angelegte Suchordner, hier „Max Mustermann“, wird auch aufgelistet. Rufen Sie den neuen Ordner auf und alle E-Mails des betreffenden Absenders werden angezeigt.

Wird der Ordner nicht mehr gebraucht, kann er mit einem Rechtsklick und „…löschen“ gelöscht werden. Die darin enthaltenen E-Mails bleiben erhalten, da sie im Posteingangsordner abgespeichert sind.

Mit diesem „Suchordner“ kann man zum Beispiel aber auch nach „Wichtigen Nachrichten“, „Nachrichten mit Anlagen“ oder „Großen Nachrichten“ suchen.

Kategorien
Word

Word Zwischenablage: Den Inhalt der Zwischenablage im Rohformat und ohne Umformatierungen einfügen

Häufiges Ärgernis beim Einfügen von Texten aus der Zwischenablage: Word versucht den kopierten Text immer so zu formatieren, wie er in der Ursprungsquelle ausgesehen hat. Wird zum Beispiel von einer Webseite roter Text kopiert, fügt Word ihn ebenfalls rot ein. Meist muss der Text mühsam nachbearbeitet und zum Beispiel die Formatierung entfernt werden. Mit einigen Tricks geht’s ohne Zusatzarbeit.

Sie können Texte aus der Zwischenablage auch nackt, also ohne Formatierungen einfügen. Für das Rohformat verwenden Sie statt des üblichen Befehls „Bearbeiten | Einfügen“ den Befehl „Bearbeiten | Inhalte einfügen“. Ab der Version 2007 finden Sie den Sonderbefehl per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil unter der „Einfügen“-Schaltfläche. Bei allen Word-Versionen können Sie den Befehl auch mit der Tastenkombination (STRG)+(ALT)+(V) aufrufen.

Im Dialogfenster wählen Sie anschließend den Eintrag „Unformatierter Text“ und bestätigen mit OK. Damit fügt Word fügt den Inhalt der Zwischenablage als Rohtext ohne Formatierungen ein – so als würden Sie ihn ganz normal über die Tastatur eingetippt.

Seit Word 2010 geht’s sogar noch einfacher: Um Text aus der Zwischenablage einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Dokument. Im Kontextmenü stehen unter „Einfügeoptionen“ alle Formate zur Verfügung. Für das nackte Rohformat genügt ein Klick auf die Schaltfläche mit dem Buchstaben „A“.

Standard-Einfügeformat festlegen

Ab der Version 2007 können Sie bei Word dauerhaft einstellen, dass eingefügter Text immer im Rohformat eingesetzt wird. Folgende Schritte sind hierzu notwendig:

1. Bei Word 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche in der linken oberen Ecke und wählen den Befehl „Word-Optionen“. Bei Word 2010 klicken Sie auf „Datei“ sowie „Optionen“.

2. Dann wechseln Sie in den Bereich „Erweitert“.

3. Im Abschnitt „Ausschneiden, Kopieren und Einfügen“ bestimmen Sie das Standardformat für Texte aus der Zwischenablage. Sollen kopierte Texte immer im Rohformat eingefügt werden, wählen Sie bei „Einfügen aus anderen Programmen“ den Eintrag „Nur den Text übernehmen“. Auch für das Einfügen innerhalb desselben oder zwischen zwei Dokumenten lässt sich das Standardformat bestimmen.

4. Bestätigen Sie die Änderungen mit Ok.

Das war’s. Wenn Sie jetzt Texte aus einer Webseite (oder aus anderen Programmen) kopieren und mit [Strg][V] ins Word-Dokument einfügen, landet der Text im Rohformat und ohne Umformatierungen auf der Word-Seite. Der Umweg über das Dialogfenster „Inhalte einfügen“ entfällt.