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Excel 2013: Statt Einzeleingabe die Formularfelder nutzen

Wenn in Excel-Tabellen umfangreiche Daten eingetippt werden müssen, dann lässt sich die Eingabe mit der Option der Formular-Felder wesentlich bequemer gestalten.

Formular-Felder vereinfachen die Eingabe

Beispielsweise in Tabellen mit Zellwerten wie Name, Vorname, Telefonnummer und Adresse sind die Formular-Felder sehr vorteilhaft. Aber auch für alle anderen Verwendungszwecke ist das Formular-Feld eine große Hilfe.

Einrichtung der Formular-Maske

Um die Funktion einzurichten, klickst du zuerst auf Datei | Optionen | Menüband anpassen | Neue Gruppe. Damit erstellst du ein neues Untermenü, dem du mit der Schaltfläche Umbenennen einen individuellen Namen geben kannst.

Anschließend wählst du links die Option Nicht im Menüband enthaltene Befehle aus und fügst mit dem Button Hinzufügen den Punkt Maske hinzu. Bestätige die Aktion mit OK um sie zu speichern.

Formular-Felder verwenden

Ab sofort findest du im Register Start den Menüeintrag Maske. Um die neue Funktion zu verwenden, öffnest du die betreffende Tabelle und markierst die Spaltenüberschriften und klickst auf das neue Menü Maske.

Nun lassen sich in der neuen Ansicht alle Werte in einem Formular eintippen und mit Neu oder [Enter] in die Tabelle einfügen.

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Word: Excel-Tabelle als Verknüpfung einfügen

Excel-Tabellen lassen sich per Drag & Drop ziemlich einfach in Word-Dokumente einfügen. Der Nachteil: Wird die Original-Tabelle geändert, erfolgt keine Aktualisierung in der Word-Tabelle. Um dies zu erreichen, muss das Einfügen in Word als Verknüpfung erfolgen.

Sollte Excel auf deinem Rechner geöffnet sein, beende das Programm zunächst und starte Word.

Um die gewünschte Tabelle einzufügen, öffne das Register Einfügen, klicke im Bereich Text auf den kleinen Pfeil der Option Objekt und wähle im Auswahlmenü Objekt aus.

Wechsle zum Register Aus Datei erstellen und klicke auf den Button Durchsuchen, um die Exceltabelle auszuwählen. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Einfügen und aktiviere die Option Verknüpfen. Mit dem Button OK bestätigst du den Arbeitsschritt und die Tabelle wird in das Word-Dokument eingefügt.

Um die eingefügte Excel-Tabelle zu bearbeiten, öffnest du sie am besten direkt per Doppelklick in Word. Dadurch öffnet sich die Ursprungstabelle und du kannst sie wie gewohnt bearbeiten.

Speichere dann die Änderungen und schließe die Exceltabelle. Zurück in Word, führst du einen Rechtsklick auf die Tabelle aus und wählst im Kontextmenü Verknüpfung aktualisieren. Dadurch werden alle Änderungen ins Word-Dokument übertragen.

Hinweis

Der letzte Schritt, die Aktualisierung der Verknüpfung, muss in jedem Falle durchgeführt werden, das Word die Inhalte der Dokumente nicht automatisch aktualisiert.

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Vor- und Nachnamen in einer Excel-Spalte tauschen

Viele Excel-Tabellen werden mit der Zeit immer größer. So zum Beispiel Namenslisten. Wurde eine solche Liste ursprünglich einmal in der Reihenfolge Vor- und Nachname begonnen, wird es zunehmend schwieriger, sie nach dem Nachnamen zu sortieren. Gut, dass Excel hierfür eine Formel bereithält.

Die Voraussetzung für eine korrekte Sortierung, ist die Schreibweise im Format Vorname Leerzeichen Nachname ( = Max Mustermann).

Nehmen wir an, dass die Namen in den Zellen A2 bis A8 getauscht werden sollen. Dazu markierst du in der Spalte B, die benachbarten Zellen B2 bis B8. Dann trägst du in der Bearbeitungszeile folgende Formel ein:

=TEIL(A2;FINDEN(“ „;A2)+1;LÄNGE(A2))& “ “ & LINKS(A2;FINDEN(“ „;A2))

Bestätige die Formel mit der Tastenkombination [Strg][Enter], damit Excel eine Matrixformel erzeugt. Gleichzeitig werden in der Spalte B die Einträge mit dem Nachnamen beginnend abgebildet und können nun entsprechend sortiert werden.

Hinweis

Wenn sich deine Namenseinträge in anderen Zellen befinden, musst du die Formel entsprechend anpassen.

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Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

Tipp:

Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

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Excel 2016: Unterschiedliche Farben für Diagrammsäulen verwenden

Für eine Präsentation ist es vorteilhafter, wenn Tabellen als Diagramme dargestellt werden. Standardmäßig verwendet Excel für Balkendiagramme nur eine Farbe für alle Säulen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, lassen sich diese bei Bedarf unterschiedlich einfärben.

Dazu öffnest du die Exceltabelle mit dem Diagramm und markierst die Datenreihen. Per Rechtsklick in die Markierung und dem Kontextmenü-Befehl Datenreihen formatieren öffnest du das gleichnahmige Bearbeitungsfenster.

Anschließend klickst du auf das Icon Füllung (Farbeimer-Icon) und setzt ein Häkchen bei der Option Punktfarbunterscheidung. Diese Änderung wird sofort aktiv und die Säulen erhalten automatisch unterschiedliche Farben.

Möchtest du die einzelnen Farben trotzdem noch einmal ändern, dann markiere erneut die Zahlenreihen und klicke auf das Stiftsymbol. Im Register Farbe wählst du nun den passenden Farbton aus.

Auch hier werden die Farbänderungen auf das Balkendiagramm sofort übertragen.

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Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

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Outlook: Das Suchfeld für eine präzisere Suche nutzen

Nicht nur im Beruf möchte man mit dem E-Mail-Client Outlook effizient arbeiten. Auch zu Hause kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail ziemlich nervig sein, wenn man sie dringend benötigt. Über das Suchfeld oben rechts lassen sich nicht nur einfache Suchbegriffe eingeben, sondern auch erweiterte Parameter, die eine präzisere Suche ermöglichen.

Bei der Eingabe von einfachen Suchbegriffen, wie zum Beispiel einen Namen, dann listet Outlook alle Suchergebnisse auf. Da automatisch in der Betreffzeile, im Absender- und Empfängerfeld, sowie im Text selber gesucht wird, kann die Trefferliste entsprechend lang ausfallen.

Suchparameter für effiziente Suchergebnisse

Ein Beispiel: Du möchtest dir nur die E-Mails von einem Absender anzeigen lassen. Mit dem vorangestellten Parameter von: werden nur die Nachrichten der betreffenden Person angezeigt. Das funktioniert natürlich auch mit Empfängernamen. Der komplette Suchbefehl sieht dann so aus:

  • von: „Frank Schmitz“ 
  • an: „Frank Schmitz“

Werden Suchparameter wie Vor- und Nachnamen von Personen eingegeben, dann muss dieser in Anführungszeichen gesetzt werden.

Es gibt noch viele weitere Suchparameter, die dir hilfreich zur Seite stehen. Die Suche nach einem bestimmten Anhang, dessen Name bekannt ist, erfolgt mit dem Befehl anlage: Brief.docx. Oder die Anzeige aller gestern versendeten oder empfangenen E-Mails mit gesendet: gestern und empfangen: gestern. 

Du kannst auch mit empfangen: =22.10.2018 nach einem bestimmten Tag suchen. Das Datum muss natürlich entsprechend angepasst werden.

Kombinierte Suchparameter

Die Parameter lassen sich auch miteinander kombinieren. Hierzu ist die Trennung zweier Suchparameter durch eine Leertaste notwendig.

Der Befehl von: „Frank Schmitz“ empfangen: letzte Woche hatanlage:ja listet alle Nachrichten mit Anlage des betreffenden Absenders aus diesem Zeitraum auf.

Viele weitere Suchparameter, wie gelesen:nein findest du schnell per Web-Suche, oder direkt auf der Webseite von Lookeen.

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Excel: Kommentare als Sprechblasen einfügen

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Der Kommentar wird in diesem Fall angezeigt, sobald man die betreffende Zelle angeklickt wird. Um den Hinweistext entsprechend zu formatieren, markierst du diese Zelle, rufst im Register Daten den Bereich Datentools | Datenüberprüfung auf und gibst bei Eingabemeldung Titel und Text des gewünschten Kommentars ein.

Überprüfe noch, ob das Feature Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird mit einem Häkchen versehen ist und speichere die Änderungen dann abschließend mit OK.

Ab sofort wird der Kommentar angezeigt, sobald die Zelle angeklickt wird.