Oft merkt man erst nach dem Eintippen in eine Excel-Spalte, dass der Inhalt besser in eine Zeile gepasst hätte. Also alles noch einmal in eine Zeile eintippen. Bevor du die alten Eingaben löschst, um sie in eine Zeile einzugeben, solltest du diesen Artikel lesen. Denn es geht auch komfortabler.
Office Excel enthält eine sehr praktische Funktion, mit der sich die Inhalte einer Spalte ins Zeilenformat übertragen lassen.
Dazu markierst du den betreffenden Spalteninhalt und kopierst ihn in die Zwischenablage, zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][C]. Dann klickst du mit der rechten Maustaste in eine freie Zelle, in deren Zeile der Inhalt eingefügt werden soll. Im Kontextmenü wählst du in den Einfügeoptionen abschließend die Funktion Transponieren aus. Das war´s schon.
So einfach kann es sein, Spalten in Zeilen umzuwandeln.
Tipp:
Der Trick funktioniert übrigens auch umgekehrt, falls du Zeileninhalte lieber im Spaltenformat darstellen willst.
Hast du schon einmal versucht Quadratmeterangaben in Excel zu erfassen? Vermutlich wirst du dieses Zahlenformat nicht gefunden haben. Leider kennt Excel von Haus aus keine Quadratmeter. Die gute Nachricht ist aber, dass man das Problem über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat schnell und einfach lösen kann.
Verschiedene Maßeinheiten kennt Excel nicht und müssen daher vom Nutzer eigenhändig erfasst werden. Dazu gehören neben Quadratmeter auch Kubikmeter, Kilogramm, Meter, Millimeter, etc.
Natürlich kann man sich damit helfen, dass Zahlenwert und Maßeinheit in eine Zelle eingetippt werden. Dadurch erkennt Excel die Zahl nicht mehr und kann für eine Berechnung nicht mehr verwendet werden.
Durch das benutzerdefinierte Zahlenformat bleibt der Wert erhalten und nur die Darstellung wird dadurch geändert.
Um das Zahlenformat Quadratmeter (m²) in Excelzellen anzulegen, markierst du als erstes die benötigten Zellen, Spalten oder Zeilen. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick in die Markierung das Kontextmenü und wählst die Option Zellen formatieren aus.
Im Register Zahlen rufst du die Kategorie Benutzerdefiniert auf. Klicke anschließend in das Eingabefeld Typ, gib die Zeichenfolge 0″m²“ ein, und bestätige das neue Format mit dem Button OK. Ab sofort wird jede Zahl mit dem Zusatz m² ergänzt.
Die Hochstellung der Zahl 2 erreichst du durch die Tastenkombination [AltGr][2]. Für die Darstellung von Kubikmeter drückst du [AltGr][3].
Auf diese Weise lassen sich auch andere Maßeinheiten wie Kilogramm (kg), Meter (m) oder Kilometer (km) anlegen.
Tipp:
Benutzt du beim Anlegen des Formats die Zahl 0, dann werden nur ganze Zahlen ausgeben, die Stellen nach einem Komma werden automatisch gerundet. Wenn du Nachkomma-Stellen benötigst, dann ändere das Format entsprechend ab (z. B. 0,000 „m²“).
Hinweis:
Die benutzerdefinierten Formate bleiben nur in der Tabelle gültig, in der sie angelegt wurden. Arbeitest du häufiger mit einem dieser Formate, dann empfiehlt es sich, eine entsprechende Excel-Vorlage zu erstellen.
Um Word-Funktionen zu nutzen, sind mal mehr und mal weniger Mausklicks erforderlich. Gerade die viel genutzten Möglichkeiten zum Einfügen von Bildern und Grafiken benötigen viele Klicks. Versieht man häufig genutzte Funktionen mit einer Tastenkombination, lässt sich damit viel Zeit sparen.
Um einer Word-Funktion eine Tastenkombination zuweisen zu können, startest du dein Word-Programm und klickst auf Datei | Optionen. Im nächsten Dialogfenster wechselst du zu Menüband anpassen und klickst neben Tastenkombination auf Anpassen.
Im nächsten Fenster sind auf der linken Seite die Register und rechts die verfügbaren Befehle aufgelistet.
Möchtest du beispielsweise Grafiken und Bilder per Shortcut in Word-Dokumente einfügen, dann wählst du die Kategorie Registerkarte Einfügen aus, suchst im rechten Bereich nach dem Befehl EinfügenGrafik und markierst ihn mit einem Mausklick.
Für den Fall dass diesem Befehl schon eine Tastenkombination zugewiesen ist, würde das im Feld Aktuelle Tasten angezeigt werden. Wenn nicht, dann klicke in das Eingabefeld Neue Tastenkombination und drücke anschließend deine bevorzugte Tastenkombination, zum Beispiel [Strg][Umschalt][B]. Ist die gewünschte Kombination bereits anderweitig belegt, wird dir das direkt angezeigt.
Bestätige die Auswahl mit dem Button Zuweisen, schließe das Dialogfenster und klicke im Optionsfenster auf OK um die Änderung zu speichern.
Ab sofort wird mit der neuen Tastenkombination der Windows Explorer direkt geöffnet und du brauchst nur noch die passende Grafik oder das Bild auszuwählen.
Hinweis:
Das Zuweisen von Shortcuts funktioniert auch mit älteren Word-Versionen. Bei Word 2007 beispielsweise, klickst du auf das Office-Icon und dann auf Word-Optionen | Anpassen | Tastenkombinationen: Anpassen.
Beim Erstellen von Excel-Tabellen kann es schon einmal passieren, dass man beim Speichern vergisst, sich den Pfad zu merken. Insbesondere dann, wenn man anstatt Speichern unter aus Versehen den Befehl Speichern verwendet. Gut, dass es eine einfache Formel gibt, mit der du den Pfad blitzschnell findest.
Mit der Formel ist eine zeitaufwendige Suche über den Windows Explorer überflüssig. Gib in eine beliebige Zelle der aktuellen Tabelle einfach die Formel =Zelle(„Dateiname“) ein und bestätige mit der Taste [Eingabe]. Der gesamte Pfad wird dann in der Zelle angezeigt.
Eine weitere Formel ermittelt den Namen des aktuellen Tabellenblatts. Gib folgende Formel in eine beliebige Zelle ein und drücke die [Eingabe]-Taste:
Man macht sich mit der Erstellung eines bebilderten Word-Dokuments jede Menge Arbeit und am Schluß verweigert Word den Ausdruck von Bildern. Das ist ärgerlich und die Fehlersuche erfordert zusätzlichen Zeitaufwand. Wenn man weiß, wo man suchen soll, ist der Fehler aber schnell behoben.
Word-Optionen kontrollieren
Meistens liegt die Ursache in falsch eingestellten Word-Optionen. Klicke auf Datei | Optionen und wechsle in die Kategorie Anzeige.
Im Bereich Druckoptionen kontrollierst du die beiden Einstellungen In Word erstellte Zeichnungen drucken und Hintergrundfarben und -bilder drucken. Sind die beiden Optionen deaktiviert, dann setze die Häkchen in die betreffenden Checkboxen und bestätige die Änderungen mit OK.
Anderes Format wählen
Wenn die Bilder beim Drucken immer noch fehlen, dann wiederhole den Speichervorgang und wähle ein etwas älteres Word-Format (z. B. Word 97-2003-Dokument *.doc) aus. Auch das Konvertieren der Bilder in ein anderes Format kann zur Lösung des Problems beitragen.
Jeder der sich intensiv mit Excel befasst, weiß wie mühselig die Erstellung und Verwendung von Formel ist. Umso wichtiger ist es, dass du deine Arbeit gegen unberechtigtes Kopieren oder Verändern schützt. Dazu gibt es ja die Excel-Funktion Blatt schützen. Benötigst du aber trotzdem ein paar Felder, die bearbeitet werden sollen, kannst du einzelne Zellen von der Sperrung ausschließen.
Schritt 1: Freizugebende Zellen definieren
Und das geht so: Starte Excel, rufe die betreffende Tabelle auf, oder erstelle sie neu. Dann markierst du die Zellen, die von der Sperrung ausgenommen werden sollen und drückst dann die Tastenkombination [Strg][1].
Dadurch öffnet sich der Dialog Zelle formatieren, in dem du anschließend auf der Registerkarte Schutz das Häkchen bei der Option Gesperrt entfernst und die Änderung mit OK bestätigst.
Schritt 2: Restliches Arbeitsblatt sperren
Um das übrige Arbeitsblatt zu sperren, wechselst du in der Menüleiste zum Eintrag Überprüfen und klickst auf die Schaltfläche Blatt schützen. Das nachfolgende Dialogfenster bestätigst du einfach nur mit OK ohne Änderungen vorzunehmen.
Es empfiehlt sich aber, in dem Dialogfenster ein Passwort für die Entsperrung festzulegen um die Sicherheit gegen unbefugte Änderung zu erhöhen.
Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.
Zum Einschalten der Offline-Funktion rufst du in deinem Browser, zum Beispiel dem Chrome, Google Docs auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.
Oben links klickst du auf das Drei-Balken-Icon und öffnest die Einstellungen. Anschließend aktivierst du den Schalter der Offline-Funktion und bestätigst die Änderung mit OK.
In den Dokumenten die offline verfügbar sein sollen, klickst du auf das Drei-Punkte-Symbol und aktivierst dann die Option Offline verfügbar. Nun lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und lokal auf dem Notebook speichern.
Wenn zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Dokumente synchronisiert.
Hinweis
Google Docs offline ist auf 4000 Dokumente oder maximal fünf Gigabyte beschränkt. Je nachdem, welcher Fall zuerst eintritt.
Rufst du eine PowerPoint-Datei auf um sie als Bildschirmpräsentation zu verwenden, dann wird diese zunächst im Editor-Modus geöffnet. Anschließend sind weitere Mausklicks erforderlich, um die Präsentation zu starten. Insbesondere wenn mehrere Präsentationen hintereinander folgen, entstehen kurze Pausen, in denen sich die Teilnehmer anderweitig ablenken.
Wenn man aber die PowerPoint-Folien im Format .ppsx oder .pps auf dem Desktop speichert, dann lassen sie sich mit einem Doppelklick direkt als Bildschirmpräsentation starten.
Das minimiert unnötige Pausen und sorgt dafür, dass die Konzentration der Teilnehmer nicht verloren geht.
Der blinkende Cursor in Textdateien ist nicht für jeden Nutzer gleich gut erkennbar. Wenn du einen etwas breiteren Cursor bevorzugst, dann kannst du ihn mit wenigen Mausklicks auf die gewünschte Größe bringen.
Öffne mit der Tastenkombination [Windows][I] die Einstellungen und rufe die Kategorie Erleichterte Bedienung auf.
Anschließend wechselst du auf der linken Seite zu Weitere Optionen. Hier findest du im Bereich Visuelle Optionen den Schieberegler für die Cursorbreite. Bewege den Regler nach rechts um den Cursor zu verbreitern. Das Vorschaufenster siehst du, wie breit er in Textdateien angezeigt wird.
Die Änderung wird automatisch gespeichert sobald du die Einstellungen beendest.
Werden Excel-Tabellen von mehreren Nutzern bearbeitet, dann kann es nützlich sein, wenn Zellen mit Formeln durch Kommentare erklärt werden. Excel bietet zu diesem Zweck eine überraschend einfache Lösung an.
Der Kommentar wird in der betreffenden Zelle einfach hinter der Formel eingefügt und ist nur dann sichtbar, wenn die Zelle zur Bearbeitung angeklickt wird.
Um den Kommentar einzufügen, tippst du zuerst die Formel ein. Anschließend folgt ein Leerschritt und der Parameter +N gefolgt vom Kommentar, der in Klammern und Anführungszeichen stehen muss.
In der Praxis sollte das Ganze wie folgt aussehen:
=NETTOARBEITSTAGE(A4;B4) +N(„Start- und Enddatum angeben“)
Der Kommentar inklusive dem +N ist nur in der Bearbeitungszeile sichtbar, wenn die Zelle angeklickt wird. In der Tabelle selbst und auch in einem Ausdruck bleibt er unsichtbar. Die Formel und das Ergebnis werden natürlich nicht beeinträchtigt.
Teste das ganze einfach mal, indem du die obige Formel kopierst und in eine Excel-Zelle einfügst.
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