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OpenOffice Calc: Richtige Ergebnisse beim Rechnen mit Uhrzeiten

Als Nutzer des Tabellenkalkulationsprogramm „Calc“ lässt sich, wie bei Microsoft Excel auch, mit Uhrzeiten rechnen. Allerdings weisen bei „Calc“ die Ergebnisse manchmal Fehler auf. Um eine fehlerfreie Uhrzeitenberechnung durchführen zu können, sollte man zu einem einfachen Trick greifen: Alle benötigten Uhrzeiten vor dem Rechenvorgang in Dezimalzahlen umrechnen!

Zwar ist das ein Rechenschritt mehr, stellt aber sicher, dass das Ergebnis richtig ist. Um eine Uhrzeit in eine Dezimalzahl umzurechnen, multiplizieren Sie die Uhrzeit mit „24“. Führen Sie diesen Rechenprozess mit allen benötigten Uhrzeiten durch.

Die Aufgabenstellung:

Folgende Uhrzeitenberechnung  soll gelöst werden: 4:30:00 abzüglich 00:42:33.

Schritt eins: Errechnung aller Dezimalzahlen

  • 04:30:00 x 24 = 4,5
  • 00:42:33 x 24 = 0,7091666667

bild-1-calc-open-office-tabellenkalkulation-excel-alternativ-dezimalzahl-umrechnen-genau-ergebnis-fehler

Die Subtraktion

Dann führen Sie die Subtraktion durch:

4,5 –  0,7091666667 =3,790833333

bild-2-berechnung-calc-libre-office-open-tabellenkalkulation-subtraktion-dezimalzahl-uhrzeit-genau-berechnen-fehlerhaft

Dividieren des Ergebnisses

Das Ergebnis der Subtraktion dividieren Sie dann durch „24“ um diese Dezimalzahl wieder in das Uhrzeit-Format umrechnen zu können.

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Umwandlung des Ergebnisses ins Uhrzeit-Format

Zunächst ist das Ergebnis natürlich wieder eine Dezimalzahl, die Sie abschließend als Uhrzeit formatieren müssen.

Danach wird die richtige Uhrzeit wieder angezeigt.

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OpenOffice/LibreOffice Calc Tutorial: Benzinverbrauch protokollieren und berechnen (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Eine Tabellenkalkulation eignet sich immer dann, wenn Zahlen ins Spiel kommen und Berechnungen durchgeführt werden sollen. Gut geeignet sind Tabellenkalkulationen beispielsweise für Haushalts- und Kassenbücher, zum Protokollieren und Ausrechnen von Energie- oder Benzinverbräuchen, zur Kalkulation von Krediten und Hypothekendarlehen oder zur Arbeitszeiterfassung und –berechnung. Auf den folgenden Seiten zeigen wir, wie Sie mit der kostenlosen Tabellenkalkulation OpenOffice Calc bzw. LibreOffice Calc den Benzinverbrauch Ihres Autos protokollieren, automatisch berechnen und als Diagramm darstellen.

Eine neue Tabelle anlegen

Im ersten Schritt legen Sie eine neue Tabelle an und füllen sie mit den wichtigsten Anfangswerten und Bezeichnungen für die Zellen, Spalten und Zeilen. So geht’s:

1. Rufen Sie in Calc den Befehl „Datei | Neu | Tabellendokument“ auf.

3. Es erscheint eine neue Tabelle. Jede Tabelle ist in Zeilen, Spalten und einzelnen Tabellenzellen aufgeteilt, in die Sie Texte, Zahlen oder Formen eingeben können. Um einzelne Zellen mit Inhalt zu füllen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die entsprechende Zelle und geben den gewünschten Inhalt ein. Zur nächsten Zelle wechseln Sie mit der Taste [Return] oder [Tabulator]. Um Änderungen an einer bestehenden Zelle vorzunehmen, klicken Sie doppelt auf die entsprechende Zelle.

4. Für das Beispiel einer Benzinkostenberechnung füllen Sie die Tabelle wie der untenstehenden Abbildung gezeigt aus.

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Bei der Eingabe ist vermutlich die Spalte A für die langen Texte zu schmal. Um sie zu verbreiten, bewegen Sie die Maus auf den senkrechten Trennstrich zwischen A und B. Sobald der Mauszeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus – mit weiterhin gedrückter Maustaste – nach rechts. Sobald die gewünschte Breite erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los. Übrigens: Wenn Sie mit der linken Maustaste doppelt auf den Trennstrich klicken, passt Calc die Spaltenbreite automatisch so an, dass der bislang eingegeben Text genau in die Spalte passt.

Eine weitere Änderung ist in der Zeile 11 notwendig. Damit die eingegebenen Texte automatisch umbrochen (auf zwei Zeilen aufgeteilt) werden, markieren Sie zunächst die komplette Zeile, indem Sie auf die Zeilennummer 11 klicken. Anschließend rufen Sie den Befehl „Format | Zellen“ auf, wechseln in das Register Ausrichtung und kreuzen das Kontrollkästchen „Automatischer Zeilenumbruch“ an. Schließen Sie das Fenster mit OK.

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5. Sobald das Grundgerüst der Tabelle steht, füllen Sie die ersten Werte ein. Dabei werden nur die Werte eingetragen, die sich nicht automatisch berechnen lassen, hierzu gehören zum Beispiel der Anfangskilometerstand sowie für jeden Tankvorgang die Felder Kilometerstand beim Tanken, Datum, Liter getankt und Betrag. Die restlichen Felder werden später durch Formeln automatisch berechnet. Wie die Tabelle nach der Eingabe der ersten Daten aussieht, erkennen zeigt die nachstehende Abbildung.

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Formeln und Funktionen einfügen

Das Faszinierende an der Tabellenkalkulation sind Formeln. Damit können Sie automatisch Berechnungen durchführen und andere Zellen mit dem Rechenergebnis ausfüllen. Im Beispiel der Benzinkostentabelle werden Literpreis, gefahrene Kilometer pro Liter, der Verbrauch und viele weitere Werte anhand der anderen Werte berechnet. Sie müssen der Tabellenkalkulation nur sagen, was mit welcher Formel berechnet werden soll.

Um Werte mit Formeln automatisch auszurechnen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Um beispielsweise in der Benzintabelle den Preis pro Liter auszurechnen, klicken Sie zunächst in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll, zum Beispiel in die Zelle E11 (Spalte E und Zeile 11).

2. Fügen Sie ein Gleichheitszeichen (=), um Calc mitzuteilen, dass Sie eine Formel eingeben möchten. Hinter dem Gleichheitszeichen geben Sie die Formel ein. Dabei können Sie generell die üblichen Rechenzeichen zum Addieren (+), Subtrahieren (-), Dividieren (/) und Multiplizieren (*) verwenden. Um der Tabellenkalkulation mitzuteilen, mit welchen Werten Sie rechnen möchten, geben Sie die Zellkoordinaten in der Form SpalteZeile an, zum Beispiel C4 für die Zelle im Schnittpunkt der Spalte C und Zeile 4.

Um im Benzinbeispiel den Preis pro Liter zu berechnen, klicken Sie in die Zelle E11 und geben folgende Formel ein:

=D11/C11

Damit teilen Sie den Betrag in Zelle D11 durch die getankten Liter C11. Durch Drücken der [Return]-Taste erscheint das Ergebnis der Berechnung.

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Die Angabe der Zellkoordinate lässt sich übrigens vereinfachen. Statt die Zellkoordinaten einzutippen, können Sie auch mit der Maus auf die entsprechende Zelle tippen. Calc fügt dann automatisch die richtige Koordinate ein. Die angeklickte Zelle wird zudem rot markiert.

Ergänzen Sie auf diese Weise die restlichen Felder der Tabelle mit den passenden Formeln. Im obigen Beispiel verwenden Sie zur Berechnung der übrigen Werte folgende Formeln:

  • Gefahrene Kilometer (Kilometerstand beim Tanken minus Anfangskilometer):
    =A11-B3
  • Kilometer pro Liter (Gefahrene Kilometer durch getankte Liter):
    =F11/C11
  • Verbrauch auf 100 Kilometer (100 geteilt durch Kilometer pro Liter):
    =100/G11
  • Kosten pro 100 Kilometer (Verbrauch mal Literpreis):
    =H11*E11

3. Im nächsten Schritt müssen Sie die Formeln auf die Zeilen 12, 13, 14 usw. ausdehnen, damit auch bei den zukünftig eingetragenen Tankquittungen die Werte automatisch ausgerechnet werden. Das „Verlängern“ der Formeln auf weitere Zellen ist einfach: Klicken Sie zuerst auf die Zelle mit der Formel, etwa für den Literpreis. In der rechten unteren Ecke der schwarzen Zellmarkierung erkennen Sie ein kleines schwarzes Quadrat. Klicken Sie auf das kleine Quadrat, halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Maus – bei weiterhin gedrückter Maustaste – nach unten bis zur Zeile 30. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ergänzt Calc die Formel in den darunterliegendenen Zellen.

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Wenn Sie in einer der neu gefüllten Zellen klicken, erkennen Sie in der Eingabezeile am oberen Rand, die angepasste Formel. Hier erkennen Sie, dass das Programm auch automatisch die entsprechenden Zellbezüge (Verweise auf die Zellen in der Formel) angepasst hat. In Zelle E13 lautet die Formel zum Beispiel jetzt =D13/C13.

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Allerdings erscheint mitunter statt des Ergebnisses die Fehlermeldung #DIV0. Der Grund: Calc kann die Berechnung noch nicht durchführen, wenn in der entsprechenden Zeile bzw. Zelle noch kein Wert für getankte Liter eingetragen ist. Das können Sie verhindern, indem Sie die Formel anpassen und eine Bedingung einfügen. Calc soll das Ergebnis nur anzeigen, wenn passende Werte vorhanden sind. Hierzu klicken Sie doppelt in die Zelle mit der ersten #DIV0 Fehlermeldung, etwa D13. Ändern Sie die Formel folgendermaßen ab:

=WENN(D13=““;““;D13/C13)

Mit der Wenn-Anweisung wird zuerst geprüft, ob die Zelle D13 leer ist (=““). Falls das der Fall ist, wird nichts ausgegeben („“), ansonsten die Berechnung D19/C13 ausgeführt.

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Anschließend müssen Sie die geänderte Formel wieder nach unten „verlängern“. Hierzu markieren Sie erneut die Zelle E18, klicken auf das kleine schwarze Quadrat in der Markierung und ziehen es mit gedrückter Maustaste nach unten. Die Fehlermeldungen werden jetzt durch die geänderten Formeln überschrieben. In den Zellen erscheint zunächst noch nichts, da laut Bedingung das Ergebnis erst angezeigt wird, wenn die Grunddaten wie Betrag und Liter getankt eingegeben wurden.

4. Wiederholen Sie den Schritt 3 für die Formeln für Gefahrene Kilometer, Kilometer pro Liter, Verbrauch auf 100 km und Kosten pro 100 km. Passen Sie auch hier die Formel mit den entsprechenden Wenn-Bedingungen an.

Eine wichtige Ausnahme: In der Zelle F12 zur Berechnung der gefahrenen Kilometer setzen Sie die Formel

=WENN(A12=““;““;A12-A11)

ein, um ab der zweiten Eingabezeile die gefahrenen Kilometer anhand des aktuellen Kilometerstands (A12) abzüglich des zuletzt notierten Kilometerstands (A11) zu berechnen.

5. Im Grunde können Sie die Tabelle jetzt schon zum Berechnen des Benzinverbrauchs nutzen. Sie müssen nur in der entsprechenden Zeile den Kilometersand beim Tanken, das Tankdatum, die getankten Liter und den Betrag eintragen. Alle übrigen Werte rechnet Calc automatisch aus.

Die Tabelle sieht dann zum Beispiel wie folgt aus:

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6. Im nächsten Schritt berechnen Sie die Gesamtwerte (Gefahrene Kilometer, Gesamtverbrauch, Gesamtkosten) sowie Durchschnittswerte (Durchschnittlicher Benzinpreis und Durchschnittlicher Verbrauch).

Zum Berechnen der gefahrenen Kilometer, geben Sie in das Feld rechts neben Gefahrene Kilometer die Formel

=SUMME(F11:F30)

ein. Damit berechnen Sie die Summe aller Werte in der Spalte F von der Zelle F11 bis zur Zelle F30. Für den Gesamtverbrauch lautet die Formel

=SUMME(C11:C30)

und für die Gesamtkosten

=SUMME(D11:D30)

*** marginal-01-29.psd ***

Zur Berechnung der Durchschnittswerte verwenden Sie die Funktion MITTELWERT. Geben Sie in die Zelle rechts neben Durchschnittlicher Benzinpreis die Formel

=MITTELWERT(E11:E30)

ein. Damit wird der Mittelwert aller Wert in der Spalte für den Literpreis von E11 bis E30 berechnet. Die Formel für den Durchschnittsverbrauch lautet

=MITTELWERT(H11:H30)

Tabellen formatieren

Dank der eingefügten Formeln können Sie die Beispieltabelle zwar sofort einsetzen und zur Berechnung des Benzinverbrauchs verwenden – schön sieht die Tabelle aber noch nicht aus. Das lässt sich ändern. Alle Bereiche der Tabelle können Sie optisch anpassen und zum Beispiel Schriftarten, Farben, Hintergründe und Rahmen verändern.

Mit folgenden Mitteln können Sie eine Tabelle optisch ansprechend gestalten:

1. Um die Schrift in einer Zelle zu verändern, klicken Sie auf die entsprechende Zelle. Sie können mit gedrückter Maustaste auch einen ganzen Zellebereich markieren und gleichzeitig anpassen. Rufen Sie anschließend den Befehl „Format | Zellen“ auf. Im folgenden Fenster können Sie das Aussehen der Zelle anpassen. Im Register Schrift und Schrifteffekt legen Sie Schriftart, Größe und Aussehen fest. Wählen Sie zum Beispiel für die Überschrift den Schriftgrad 16 und den Schriftschnitt Fett. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Die wichtigsten Änderungen können Sie übrigens auch über die Symbolleiste vornehmen. Hier finden Sie für Schriftart, Schriftgröße und die Formate Fett, Kursiv und Unterstrichen entsprechende Schaltflächen.

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2. Für die Übersichtstabelle können Sie den Tabellenkopf und den Datenbereich unterschiedlich darstellen. Markieren Sie zunächst mit gedrückter Maustaste die Zellen in Zeile 10. Hierzu markieren Sie die entsprechenden Zellen – etwa die Zeile 10 – und klicken in der Symbolleiste auf die Schaltfläche für die Hintergrundfarbe. Anschließend wählen Sie per Mausklick die gewünschte Hintergrundfarbe aus, etwa ein helles Grün.

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3. Im nächsten Schritt können Sie die Zahlenformate einiger Zellen ändern, zum Beispiel der Spalte „Betrag“. Damit hier automatisch das Euro-Zeichen ergänzt wird, markieren Sie zunächst die gesamte Spalte, indem Sie am oberen Tabellenrand auf den Spaltenkopf D klicken. Rufen Sie anschließend den Befehl „Format | Zelle“n auf, und wechseln Sie in das Register „Zahlen“. Wählen Sie den Eintrag „Währung“, und bestätigen Sie mit OK.

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Nach der Formatierung und Änderung der Zahlenformate könnte die fertige Tabelle zum Beispiel folgendermaßen aussehen:

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Diagramme einfügen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – diese sprichwörtliche Weisheit gilt vor allem für lange Zahlenkolonnen. Die Entwicklung des Benzinverbrauchs oder der Benzinpreise lässt sich am besten anhand eines Diagramms verdeutlichen. Die bestehenden Zahlenkolonnen um ein aussagekräftiges Diagramm zu ergänzen ist einfach:

1. Klicken Sie in der Tabelle an die Position an der das Diagramm erscheinen soll.

2. Rufen Sie den Befehl „Einfügen | Objekt | Diagramm“ auf.

3. Im ersten Fenster wählen Sie den Diagrammtyp, zum Beispiel „Liniendiagramm“ und „Nur Linien“. Bestätigen Sie die Auswahl mit „Weiter“.

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4. Im nächsten Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach oben gerichteten Pfeil. Anschließend markieren Sie mit gedrückter Maustaste den Datenbereich, der im Diagramm dargestellt werden soll, etwa von Zelle B10 bis I18. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

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5. Im nächsten Fenster sind alle Datenreihen aufgeführt, die im Diagramm dargestellt werden. Nicht benötigte Datenreihen können Sie wieder entfernen, indem Sie den Namen markieren und auf „Entfernen“ klicken. Für die Beispieltabelle sind die Datenreihen „Liter getankt“, „Betrag“ und „Gefahrene Kilometer“ überflüssig. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu beenden.

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Summen über die Monate bilden mit dem Datenpiloten

Mitunter ist es noch interessant zu wissen, wie viel man pro Monat fürs Tanken ausgegeben hat. Das lässt sich ebenfalls ermitteln, allerdings nicht mit normalen Formeln, da in der Spalte „Datum“ ja jeweils unterschiedlich viele Einträge je Monat stehen. Hier hilft der Datenpilot (in anderen Tabellenprogramme auch Pivottabelle oder Kreuztabelle genannt), mit dem Sie Daten aus der Tabelle zusammenfassen und pro Monat anzeigen lassen können. Das geht folgendermaßen:

1. Zuerst stellen Sie sicher, dass die Spalte „Datum“ auch als Datum formatiert ist. Dazu markieren Sie die Spalte „Datum“, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen „Zellen formatieren“. Wählen Sie das Format „Datum“, und bestätigen Sie mit OK.

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2. Markieren Sie die Tanktabelle. Sie können auch einen zu großen Bereich markieren, etwa die Zeilen für alle zukünftigen Eintragungen. Danach rufen Sie den Befehl „Daten | Datenpilot | Erstellen“ auf.

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3. Im nächsten Fenster markieren Sie die Auswahl „Aktuelle Selektion“ und bestätigen mit OK.

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4. Anschließend gestalten Sie die Auswertungstabelle. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Feld „Datum“ in den Bereich „Zeilenfelder“ und das Feld „Betrag“  in den Bereich „Datenfelder“. Im Bereich „Datenfelder“ sollte jetzt „Summe – Betrag“ stehen; falls nicht, klicken Sie doppelt auf das Feld und wählen die Berechnungsvorschrift „Summe“.

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5. Sie erhalten eine neue Tabelle mit dem Namen „Datenpilot_Tabelle1“; diese enthält aber noch nicht die gewünschte Gruppierung nach Monaten.

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Um nur die Monate anzuzeigen, klicken Sie in ein beliebiges Feld innerhalb der Datumsspalte. Dann rufen Sie den Befehl „Daten | Gruppierung und Gliederung | Gruppierung“ auf.

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6. Im nächsten Fenster wählen Sie „Intervallen“ sowie Monate“ und bestätigen mit OK.

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Fertig ist die Datenpilot-Tabelle, die alle eingetragenen Tankungen je Monat summiert. Wichtig: Wenn Sie die Haupttabelle (die Sie unten im Register „Tabelle 1“ finden) um weitere Einträge erweitern, müssen Sie die Datenpilot-Tabelle aktualisieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle und wählen den Befehl „Aktualisieren“ – schon ist die Monatstabelle auf dem neuesten Stand.

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Excel Hardware & Software Office Word

Word und OpenDocument-Dateien: Mit Word auch OpenDocument-Dateien aus OpenOffice & Co. öffnen und bearbeiten

Neben dem PDF-Format wird auch das OpenDocument-Format – kurz ODF – immer beliebter. Es gilt als das Universalformat der Zukunft und wird von der Europäischen Union eingesetzt, um die revisionssichere Langzeitablage von Dokumenten zu ermöglichen. Der Vorteil von ODF: Dokumente in diesem Format lassen sich praktisch mit jedem Texteditor öffnen und bearbeiten – auch in Jahren und Jahrzehnten noch. Auch mit Word können Sie ODF-Dateien öffnen und bearbeiten – bei einigen Word-Versionen allerdings nicht von Hause aus. Erst mit einem Add-In werden ältere Word-Versionen ODF-fähig. Von Microsoft gibt es dazu ein kostenloses OpenDocument-Add-In, mit dem Sie ODFs öffnen, bearbeiten und speichern können.

ODF und ODT in Word 2010 und 2013

Nutzer von Word 2010 und 2013 sind fein raus. Seit der Version 2010 ist die Unterstützung von ODF-Dateien (erkennbar an der Dateikennung .odt) bereits von Hause aus mit an Bord. ODT-Dateien lassen sich hier problemlos öffnen und bearbeiten. Zum Speichern im ODF-Format gibt es im Dialogfenter „Speichern unter“ im Feld „Dateityp“ den dazu passenden Eintrag „OpenDocument-Text (*.odt)“.

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So geht’s mit Word XP, 2002, 2003 und 2007

Bei älteren Word-Versionen können Sie die Unterstützung für OpenDocument-Textdateien nachrüsten. Zur Installation unter Word XP und Word 2003 benötigen Sie das „Office Compatibility Pack“ sowie das „.net Framework“. Bei Word 2007 brauchen Sie nur das „.net Framework“. Beides erhalten Sie als Gratisdownload auf den Microsoft-Webseiten.

Hier gibt’s das Office-Compatibility-Pack für Word XP und Word 2003:

www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=3

Hier finden Sie das .NET-Framework 2.0 für Windows, das nur für Word XP und 2003 benötigt wird:

www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=7740

Sobald Compatibility Pack und .NET-Framework installiert sind, können Sie den ODF-Converter für Word installieren. Die Downloaddateien finden Sie auf der folgenden Webseite:

sourceforge.net/project/showfiles.php?group_id=169337&package_id=298780

Nach der Installation finden Sie im Office- bzw. Speichern-Menü denen neuen Befehl ODF, über den Sie OpenDocument-Dateien (dazu gehören auch OpenOffice-und StarOffice-Dokumente) öffnen und speichern können.

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LibreOffice & Co: Kostenlose Alternativen zu Microsoft Office

Das Office-Paket von Microsoft gehört für viele Anwender zur Grundausstattung des Rechners. Die Sache hat allerdings einen Haken. Die Programmsammlung kostet je nach Ausführung mehr als ein neuer PC. Zum Glück gibt es Alternativen, denn in Sachen Office muss es nicht immer Microsoft sein. Es gibt kostenlose Office-Pakete, die alle wichtigen Büroanwendungen enthalten. Die Gratisvarianten bieten denselben Komfort und Funktionsumfang wie das „Original“ und können sogar die Dateiformate von Word, Excel und Co. lesen und schreiben.

Die Messlatte: Microsoft Office

Das Microsoft-Office-Paket ist seit Jahren Marktführer auf dem Gebiet der Büroprogramme. Microsoft Office gibt es bereits seit 1989, die einzelnen Programme wie Microsoft Word sogar noch länger. Zu den wichtigsten Bestandteilen des Office-Pakets zählen folgende Programme:

  • Textverarbeitung Word – Für viele Anwender das wichtigste Programm: die Textverarbeitung für den Schriftverkehr am PC. Briefe, Einladungen, Rechnungen – alles, was früher auf der Schreibmaschine getippt wurde, lässt sich mit der Textverarbeitung am PC schreiben, speichern und drucken.
  • Tabellenkalkulation Excel – Wenn viele Zahlen ins Spiel kommen und Berechnungen ausgeführt werden müssen, hilft eine Tabellenkalkulation. Damit können Sie zum Beispiel Haushaltspläne erstellen, den Kraftstoffverbrauch des Autos ausrechnen oder den Verbrauch von Heizöl, Gas und Strom protokollieren.
  • Präsentationsprogramm PowerPoint – Mit einem Präsentationsprogramm erstellen Sie am PC interaktive Folienpräsentationen. Analog zu klassischen Folien für Tageslichtprojektoren legen Sie im Präsentationsprogramm virtuelle Folien an und präsentieren sie am PC-Bildschirm.
  • E-Mail-Programm Outlook – Zum Schreiben und Empfangen von elektronischen Nachrichten (E-Mails) dient im Office-Paket das E-Mail-Programm Outlook. Mit Outlook können Sie auch Termine, Adresse und Aufgaben verwalten.

Das Erfolgsgeheimnis von Microsoft Office

Seit Anfang der 1990er Jahre sind die Office-Programme von Microsoft zu den Standard-Büroprogrammen auf dem PC. Texte werden meist im typischen Word-Dateiformat mit der Kennung .doc geschrieben, Tabellen im Excel-Format mit dem Dateikürzel .xls. Gründe für die faktische Monopolostellung für Microsoft Office gibt es viele. Neben einer erfolgreichen Vermarktungsstrategie seitens Microsoft spielt vor allem die einfache Bedienung eine große Rolle. Bereits seit den ersten Versionen finden sich auch Einsteiger schnell in Word, Excel und PowerPoint zurecht. Neue Texte, Tabelle und Präsentationen sind schnell erstellt, gespeichert und gedruckt.

Keine Frage: Die Büroprogramme aus dem Office-Paket von Microsoft sind ausgereift; die Programme lassen sich einfach bedienen, die Dateiformate wie .doc für Textdokumente oder .xls für Tabellen haben sich weltweit als Standardformat etabliert. Die Sache hat allerdings einen Haken – Microsoft Office kostet fast so viel wie ein neuer Rechner. Je nach Ausstattungsvariante kostet das Office-Paket zwischen 100 und 400 Euro.

Microsoft Office Starter – der kleine Bruder von Microsoft Office

Von Microsoft Office gibt es auch eine abgespeckte Version namens Microsoft Office Starter (früher Microsoft Works).  Darin enthalten sind die Programme Word 2010 und Excel 2010 – also die beiden wichtigsten Programme aus dem Office-Paket. Einziger Unterschied: einige Funktionen fehlen, und am rechten Fensterrand wird Werbung eingeblendet. Das macht aber nichts. Die fehlenden Funktion werden eh kaum gebraucht – und die Werbung stört nur minimal. Dafür erhält man eine vollwertige Word- und Excel-Version und kann ohneEinschränkungen .doc/docx- und .xls/xlsx-Dateien öffnen und bearbeiten. Wie Sie Microsoft Office Starter kostenlos downloaden und installieren, steht im Tipp „Microsoft Office Starter 2010 download kostenlos„.

Für gelegentliche Büroarbeiten ist Microsoft Office Starter durchaus zu gebrauchen. Einfache Briefe, Kalkulationen und Präsentationen sind mit Works schnell erstellt. Erfahrene Anwender stoßen bei der Starter-Version allerdings schnell an die Grenzen und merken, dass die Starter-Anwendungen im Vergleich zum „echten“ Office nur ein Kompromiss sind. So lässt sich beispielsweise mit der Works-Tabellenkalkulation nur eine Tabelle gleichzeitig bearbeiten. Die Bearbeitungsmöglichkeiten im Textprogramm beschränken sich auf ein Minimum.

Unser Fazit: Obwohl es Microsoft Office Starter kostenlos gibt, müssen Sie beim Office-Paket Microsoft Office Starter mit zu vielen Kompromissen leben. Besser, da leistungsfähiger ist das „echte“ Office-Paket OpenOffice bzw. LibreOffice, das es zudem kostenlos gibt.

WordPad, die Mini-Textverarbeitung von Windows

Alle Windows-Versionen seit Windows 95 sind bereits von Hause aus mit einer kleinen Mini-Textverarbeitung namens WordPad ausgestattet. Sie finden es im Startmenü unter „Alle Programme | Zubehör | WordPad“. Erwarten Sie allerdings nicht zu viel von WordPad. Trotz des Namens hat das Programm weder Ähnlichkeit mit dem „großen“ Word, noch kann es beim Funktionsumfang mithalten. WordPad ist nicht mehr als ein kleiner Texteditor für kurze Notizen. Da wichtige Funktionen wie Rechtschreibprüfung, Synonymwörterbuch sowie Tabellen fehlen und auch das Dateiformat von Word nicht unterstützt wird, ist WordPad für den täglichen Gebrauch als Textverarbeitung nicht geeignet.

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LibreOffice, das kostenlose Komplettpaket

Gute Office-Programme gibt es auch kostenlos. Das beweist das Gratis-Programmpaket LibreOffice der Entwicklergruppe „The Document Foundation„. LibreOffice enthält alle wichtigen Programme wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationsprogramm und Zeichenprogramm. Und das Beste dabei: LibreOffice bietet nahezu den gleichen Funktionsumfang wie das große Vorbild Microsoft Office – und sieht fast genauso aus. Zudem kann LibreOffice die Dateien von Word, Excel und PowerPoint lesen und sogar im Microsoft-Format speichern. Daher können Sie LibreOffice auch dann verwenden, wenn Freunde und Bekannte mit Microsoft-Programmen arbeiten. Ein mit Word geschriebenes Textdokument im .doc-Format können Sie problemlos mit der Textverarbeitung Calc von LibreOffice öffnen und bearbeiten.

Das Office-Paket LibreOffice erhalten Sie kostenlos von der Internetseite de.libreoffice.org. Die Installation und Einrichtung dauert nur wenige Minuten.

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Muster, Beispiele und Vorlagen

Nach der Installation können Sie direkt loslegen und Briefen oder Tabellen anlegen. Bevor es losgeht, empfiehlt sich jedoch die Installation von Vorlagen und Musterbeispielen. Dann müssen Sie nicht mit einem leeren Blatt Papier beginnen, sondern können direkt auf fertige Vorlagen für Briefe, Etiketten, CD-Hüllen, Formulare, Rechnungen oder Präsentationen zurückgreifen. Eine große Auswahl fertiger Templates und Vorlagen gibt’s auf der Seite templates.libreoffice.org/template-center.

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FreeOffice 2012: Die gleichwertige Alternative zum kostenlosen Microsoft Office Starter 2010

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Anbieter von Textverarbeitungs- und Tabellenkalulationsprogrammen, die dem Microsoft Office Paket Konkurrenz machen. Diese, teilweise kostenlosen Programme, stehen dem Branchenprimus in nichts nach. Viele Nutzer tun sich aber schwer, vom Office Paket zu einem anderen Produkt zu wechseln. Meistens liegt es aber, trotz des hohen Preises des Microsoft Office Paketes, an der Vorinstallation auf Computer und Notebook. Das kostenlose Programm „FreeOffice 2012“ von der Firma SoftMaker ist dem Microsoft Produkt in Erscheinungsbild und Funktion so ähnlich, dass auch eingefleischte Microsoft Office User keine Probleme mit dem Wechsel haben sollten.

Microsoft Office Starter 2010 verschwindet

Derzeit gibt es zwar noch das, mit Werbung versehene „Microsoft Office Starter 2010“ zum kostenlosen Download, aber seit geraumer Zeit versucht Microsoft dies zu verhindern. Und das mit Erfolg. Es ist sehr schwierig hier noch einen funktionierenden Link zu finden.

Download und Installation von FreeOffice 2012

„FreeOffice 2012“ ist werbefrei und lässt sich auf der Webseite „http://freeoffice.com/de/download/freeofficewindows“ herunterladen. Klicken Sie dazu auf den „Download“-Button des Softwarepaketes.

 

Registrierung

Im nächsten Fenster geben Sie für die kostenlose Registrierung Ihren Namen, E-Mail-Adresse und das Land in dem Sie wohnen an. Bestätigen Sie mit dem Button „Download“ Ihre Registrierungsdaten, erhalten Sie an die eingegebene E-Mail-Adresse den Registrierungs-Schlüssel.

Die Installationsarten

Als nächstes wählen Sie die Installationsart „Standard“, „Benutzerdefiniert“ oder „Vollständig“ aus.

Haben Sie Ihre Installations-Version ausgesucht, dann legen Sie im Fenster „Zusätzliche Optionen“ alle Dateierweiterungen fest, die dem Programm FreeOffice zugeordnet werden sollen. Diese Optionen verknüpfen die Microsoft Dokumente mit dem „FreeOffice 2012“.

Betreiben Sie zusätzlich noch das Microsoft Office-Paket, dann folgt diese Meldung:

Bestätigen Sie diese Meldung mit „Ja“, dann wechselt das Standard-Programm für Office-Anwendungen zum SoftMaker „FreeOffice 2012“. Anschließend klicken Sie auf „Weiter“ und das nächste Dialogfenster bestätigen Sie mit „Installieren“.

Nach dem Installationsvorgang beenden Sie diesen mit „Fertig stellen“.

 

Erster Start und Registrierungsbestätigung

Starten Sie nun das Programm zum ersten Mal und geben Sie Ihre Registrierungsdaten und den, in der Zwischenzeit per Mail erhaltenen Registrierungsschlüssel ein. Mit „OK“ bestätigen Sie die Freischaltung der Software.

 

Aus Word wird TextMaker…

Etwas gewöhnungsbedürftig sind die Namen der einzelnen Office-Elemente. Excel heißt hier „PlanMaker“, „TextMaker“ steht für Word und „SoftMaker“ für Powerpoint.

Wenn Sie eins der Programme öffnen, dann wird am rechten Rand in der Sidebar ein Willkommensbildschirm angezeigt. Hier wird auch die Hilfe-Funktion dargestellt. Die Sidebar schließen und öffnen Sie mit der kleinen Pfeil-Schaltfläche.

Eine weitere Bedienungsvereinfachung ist die Möglichkeit, jedes andere FreeOffice-Programm aus der Symbolleiste heraus zu starten. Außerdem enthält dieses Programm weitaus mehr Vorlagen für Briefe und Memos als das Microsoft-Produkt.

Das Programm „FreeOffice 2012“ von SoftMaker ist mit Windows 7, 8, Vista und XP kompatibel.

Hinweise und Tipps

„FreeOffice 2012“ enthält standardmäßig nur die Wörterbücher in Deutsch und Englisch. Werden andere benötigt, können diese auch kostenlos bei „http://freeoffice.com/de/download/dictionaries“ heruntergeladen und installiert werden.

Ein weiterer Vorteil dieses Programms ist, dass Sie eine mobile Version für Tablet und Note- oder Netbook auf einem USB-Stick erzeugen können. Dass spart erhebliche Ressourcen. Klicken Sie im Programm-Menü oder dem Startmenü auf „SoftMaker FreeOffice | Hilfsprogramme | Softmaker FreeOffice auf USB-Stick installieren“. Alles weitere erledigt das Programm von selbst.

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Word: Das Standard-Dateiformat ändern, RTF als sicheres Austauschformat verwenden

Jedes Textprogramm speichert Dokumente im eigenen Format. Ob Word, WordPerfect, StarOffice, OpenOffice, LibreOffice und wie sie alle heißen: jeder hat sein eigenes Dateiformat. Mal heißt es .DOC, mal .WPD oder .ODT. Problematisch wird’s, wenn Textdokumente mit Freunden und Kollegen getauscht werden. Meist ist es ein Glücksspiel, ob der Empfänger das Dokument auch wirklich öffnen kann. Selbst innerhalb einer Programmfamilie kann man nicht sicher sein, dass es klappt. Ein .DOCX von Word 2010 lässt sich nicht ohne weiteres mit älteren Word-Versionen öffnen. Dabei ist die Lösung für den universellen Dokumentaustausch ganz einfach.

RTF – Rich Text Format

Das Zauberwort lautet RTF (Rich Text Format). RTF gilt als zukunftssicheres Format für den Dokumentaustausch und die Text-Archivierung. RTF gibt es bereits seit über zehn Jahren, ist auf allen Systemen etabliert, sehr flexibel und – das ist das Wichtigste – wird von allen Textverarbeitungsprogrammen unterstützt. Das gilt auch für zukünftige Programmversionen. An RTF kommt keiner vorbei. Obwohl RTF schon einige Jahre auf dem Buckel hat, lassen sich damit auch komplizierte Formatierungen, Tabellen und Grafiken speichern.

Word-Dokumente im RTF-Format speichern

Um Word-Dokumente im universellen RTF-Format abzulegen, wählen Sie im Dialogfenster „Speichern unter“ das Dateiformat „Rich Text Format (RTF)“.

RTF als Standard-Dateiformat einrichten

Wenn Sie häufig Dokumente mit anderen austauschen und auf das sichere RTF-Format setzen möchten, können Sie RTF dauerhaft als Standardspeicherformat einrichten. Dann müssen Sie nicht jedes Mal von Hand den Dateityp auswählen. So ändern Sie das Standardspeicherformat von Word:

1. Öffnen Sie das Dialogfenster „Optionen“, indem Sie bei Word 2010 auf „Datei | Optionen“ und bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche sowie „Word-Optionen“ klicken. Bei älteren Word-Versionen rufen Sie den Befehl „Extras Optionen“ auf.

2. Wechseln Sie in den Bereich „Speichern“.

3. Wählen Sie im Feld „Dateien in diesem Format speichern“ bzw. „Word-Dateien speichern unter“ das gewünschte Standardformat aus, zum Beispiel „Rich-Text-Format (*.rtf)“.

4. Bestätigen Sie die Änderungen mit OK.

Jetzt verwendet Word beim Speichern automatisch das neue Format. Natürlich haben Sie auch weiterhin bei jedem Speichervorgang die Möglichkeit, im Listenfeld „Dateityp“ ein anderes Dateiformat zu wählen.