Kategorien
Outlook

Outlook: Zusätzliche Ordner mit Sonderfunktion einbinden

Der Persönliche Ordner ist das Herzstück von Outlook; hier verwaltet der Informationsmanager sämtliche Daten – von den E-Mails über Kontakte bis hin zu den Notizen. Das ist aber noch nicht alles: Neben den Standard-Ordnern können Sie jederzeit sogenannte „Ordner mit Sonderfunktion“ einbinden. Das sind zum Beispiel die Mail-Ordner eines Exchange-Server-Benutzers oder eine zusätzliche persönliche Ordnerdatei. Das Einbinden eines Ordners mit Sonderfunktion kann auch sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise eine persönliche Ordner-Datei eines Freundes oder die Archiv-Datei von Outlook einbinden möchten.

Ordner mit Sonderfunktion öffnen

Um einen Ordner mit Sonderfunktion zu öffnen bzw. einzufügen, rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen“ auf und wählen aus dem nachfolgenden Untermenü den Befehl „Persönlicher Ordner“. Wählen Sie anschließend die gewünschte PST-Datei aus, dessen Ordnerstruktur Sie in Ihre eigene Ordnerhierarchie einbinden möchten. Das kann zum Beispiel die PST-Datei eines Freundes oder Arbeitskollegen oder die ARCHIV.PST-Datei sein, in der Outlook alle archivierten Einträge speichert. Auf diese Weise können Sie z.B. problemlos auf bereits archivierte Outlook-Elemente zugreifen. Markieren Sie die gewünschte PST-Datei, und bestätigen Sie das Dialogfenster mit „OK“. Outlook integriert anschließend die gewünschten Ordner in die aktuelle Ordnerstruktur. Sie können jetzt zum Beispiel Einträge aus dem importierten Ordner in Ihren eigenen persönlichen Ordner verschieben oder kopieren.

Der doppelte Ordner

Wenn Sie eine Persönliche-Ordner-Datei einbinden, taucht in der Ordnerliste des Dialogfensters „Dienste“ zweimal der Eintrag „Persönlicher Ordner“ auf. Um den Standard-Ordner vom nachträglich eingebundenen Ordner unterscheiden zu können, sollten Sie den importierten Ordner umbenennen, zum Beispiel in „Archiv“. Rufen Sie hierzu den Befehl „Extras -> Dienst“ auf, und ändern Sie den Namen der importierten Ordnerdatei per Mausklick auf die Schaltfläche „Eigenschaften“.

Sonder-Ordner wieder entfernen

Wenn Sie eine Persönliche-Ordner-Datei nur kurzzeitig einbinden möchten, um beispielsweise nur einige Einträge aus der ARCHIV.PST-Datei zu kopieren, können Sie den Ordner mit Sonderfunktion wieder aus der Hierarchie entfernen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. In der Liste der installierten Informationsdienste taucht vermutlich zwei Mal der Eintrag „Persönlicher Ordner“ auf. Einer der beiden ist der nachträglich eingebundene Ordner. Um herauszufinden, bei welchem der beiden Einträge es sich um den Ordner mit Sonderfunktion handelt, markieren Sie einen Eintrag und klicken auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Im nachfolgenden Dialogfenster erfahren Sie im Feld „Pfad“ den genauen Pfad und Dateinamen der Persönlichen-Ordner-Datei.

Markieren Sie im Dialogfenster „Dienste“ den Persönlichen Ordner, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“. 

Kategorien
Outlook

Outlook-Elementen spezielle Kategorien zuweisen

Im Adreßregister von Outlook findet jede Adresse seinen Platz, ob geschäftlich oder privat, ob wichtig oder unwichtig. Das ist zwar recht praktisch, kann aber schnell zum Dilemma führen. Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Sie fahren in den Urlaub und überlegen sich, wem Sie während der Karibikreise eine Grußkarte schicken möchten. Bei mehreren hundert Adressen kann das schnell zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

Outlook kennt jedoch eine elegante Lösung: Neben den reinen Adreßdaten speichern Sie einfach ein weiteres Kriterium, die sogenannte Kategorie. Dank der Kategorie können Sie jeder Adresse ein zusätzliches Merkmal mit auf den Weg geben und beispielsweise speichern, ob es sich um einen persönlichen oder privaten Kontakt handelt, oder ob Sie jemandem im Urlaub eine Ansichtskarte schicken möchten.

Urlausbgrüße an Tante Elfriede

Um einem Kontakt eine bestimmte Kategorie oder mehrere Kategorien gleichzeitig zuzuweisen, öffnen Sie zunächst den gewünschten Kontakt. Klicken Sie am unteren Rand des Kontakt-Dialogfensters auf die Schaltfläche Kategorie, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die gewünschte Kategorie, etwa Urlaubsgrüße. Sie können auch mehrere Kategorien gleichzeitig wählen, zum Beispiel Konkurrenz, Strategien und Ziele.

Sollte Ihnen keine der angebotenen Kategorien zusagen, können Sie auch eigene Kategorien hinzufügen. Klicken Sie hierzu im Dialogfenster Kategorien auf die Schaltfläche Hauptkate-gorienliste. Geben Sie anschließend die gewünschte neue Kategorie ein, zum Beispiel Hauskauf. Bestätigen Sie die Eingabe mit Hinzufügen.

Direkteingabe mit Tücken

Sie können die Kategorie auch direkt in das Eingabefeld neben der Schaltfläche Kategorien eingeben. Doch Vorsicht: Eine neue Kategorie, die bislang noch nicht in der Kategorienliste existiert, wird nicht automatisch in die Hauptkategorienliste aufgenommen. Wesentlich sicherer und bequemer ist daher der Weg über die Schaltfläche Kategorien.

Sobald Sie die gewünschten Kategorien gewählt (angekreuzt) haben, schließen Sie das Dialogfenster mit Ok. Die gewünschten Kategorien erscheinen daraufhin im Eingabefeld rechts neben der Schaltfläche Kategorien.

Liste der Urlaubsgrüße

Wem müssen Sie bei Ihrem nächsten Urlaub eine Ansichtskarte schicken? Diese Frage beantworten Sie mit Hilfe einer speziellen Ansicht im Kontaktregister. Rufen Sie den Menübefehl Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Nach Kategorie auf, um die Adressen nach Kategorien zu ordnen. Klicken Sie auf das Pluszeichen neben der Kategoire Urlaubsgrüße und schon erfahren Sie, wer mit Urlaubsgrüßen aus der sonnigen Karibik rechnen kann.

Kategorien für alle

Kategorien können Sie nicht nur Kontakten, sondern auch anderen Outlook-Elementen zuweisen, beispielsweise Terminen, Aufgaben oder E-Mails. Der Vorteil: Dank der programmübergreifenden Kategorien können Sie beispielsweise alle Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails zum Thema Urlaub der Kategorie Urlaub zuordnen. Für ein bestimmtes Projekt, zum Beispiel dem Kauf eines Hauses, legen Sie einfach eine neue Kategorie Hauskauf an und weisen alle Kontakte, Aufgaben, Termine, Besprechungen, E-Mails usw. der Haus-Kategorie zu.