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Excel Hardware & Software Office

Mit Excel schnell und einfach Organigramme erstellen

Mit Organigrammen werden Unternehmensstrukturen oder Produktionsabläufe anschaulich dargestellt. Das Erstellen ist in der Vergangenheit vielen Nutzern als zu kompliziert empfunden worden. Im Web gibt es natürlich etliche Programme, die mal mehr, mal weniger kompliziert zu bedienen sind. Um es mal mit Goethe zu sagen: Warum in die Ferne schweifen? Sieh, das Gute liegt so nah! Damit ist in diesem Fall das Programm Excel gemeint, mit dem sich in ein paar Minuten sowie ein paar Mausklicks ein ganz ansehnliches Organigramm erstellen lässt.

Mit der aktuellen Version Excel 2013 geht das besonders einfach. Starte das Programm und klicke auf das Register Einfügen. Im Bereich Illustrationen öffnest du mit der Schaltfläche SmartArt das Bearbeitungsfenster SmartArt-Grafik auswählen. Hier wählst du dann eine Kategorie und ein Organigramm aus.

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Das Organigramm wird dann in der aktuellen Tabelle angezeigt und kann nun beschriftet und erweitert werden. Im Texteingabefeld ist durch Drücken der Taste [Enter] ein Hinzufügen weiterer Hierarchie-Elemente möglich.

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Im Menüband-Register SMARTART-TOOLS stehen über die Reiter Entwurf und Format eine ganze Reihe zusätzlicher Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.

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Hardware & Software

Auch über unsere Laserdrucker werden wir ausspioniert

Bis zu unseren Farblaserdruckern reicht nun schon der Arm der Geheimdienste. Ungefähr 150 Laserdrucker der bekanntesten Hersteller versehen unsere Druckerzeugnisse mit unsichtbaren Wasserzeichen und/oder Farbcodes. Anhand dieser geheimen Zusätze sollen sich Ausdrucke zu Ihren Nutzern zurückverfolgen lassen. Das hat eine amerikanische Bürgerrechtsorganisation  kürzlich herausgefunden.

Die Organisation „Electronic Frontier Foundation“, kurz EFF genannt, hat während des „Machine Identification Technology Projects“ rund 150 Farblaserdrucker der bekanntesten Hersteller der „Spionage“ überführt.

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Darunter befinden sich beispielsweise der HP LaserJet 4600, der Canon CLC 4000, oder auch der Epson AcuLaser C 3000.

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Die gesamte Lister der getesteten Farblaser-Drucker können Sie auf der Homepage der „EFF“, www.eff.org/pages/list-printers-which-do-or-do-not-display-tracking-dots, abrufen.

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Hardware & Software Outlook

Outlook als zentrale Verwaltungsstelle für Dokumente, Ordnerverweise, Fotos und Videos

Egal ob auf der Arbeit oder Zuhause: Outlook ist meistens geöffnet, um E-Mails, Termine, Aufgaben, Kontakte und den Kalender zu verwalten. Da bietet es sich doch an, dieses Programm auch zur zentralen Datenverwaltung zu nutzen. Hier können wichtige Dokumente und Ordnerverweise, die man ohnehin nahezu jeden Tag benötigt, direkt angewählt werden. Somit entfällt die herkömmliche, zusätzliche Navigation mit dem Windows-Explorer. Mit dieser weitestgehenden unbekannten Funktion lässt sich der Arbeitsalltag noch besser und effektiver strukturieren.

Um die zentrale Verwaltung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Outlook, und klicken Sie im Navigationsbereich unten links auf „Verknüpfungen“. Um die häufig genutzten Dateien zu strukturieren, fügen Sie mit der Schaltfläche „Neue Gruppe hinzufügen“ so viele Ordner hinzu, wie Sie benötigen. Vergeben Sie den neuen Ordnern gleichzeitig entsprechende Namen wie „Dokumente“, „Fotos“, Ordner, usw…

Wichtig: Der Link „Neue Verknüpfung hinzufügen“ ist für diesen Zweck nicht geeignet, da diese Verknüpfungen nur auf interne Outlook-Ordner verweist.

2. Anschließend öffnen Sie zusätzlich den Windows Explorer und ordnen beide offenen Fenster so an, dass Sie per Drag & Drop die benötigten Dateien und Ordner vom Explorer in die zuvor erstellten Gruppen hineinziehen.

Auf diese Weise entstehen neue Verknüpfungen direkt in Outlook. Die enthaltenen Daten werden nicht verschoben und verbleiben im ursprünglichen Ordner.

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Hardware & Software

Flussdiagramme, Grundrisse, Organigramme und Co. kostenlos erstellen

Wenn Sie manchmal Ablaufdiagramme, Organigramme, Grundrisse etc. für sich oder den Arbeitgeber erstellen, dann lohnt sich die Anschaffung von spezieller Software wie zum Beispiel Microsoft Visio meist nicht. Aber das Online-Tool Gliffy.com ist einen Blick wert. Es ist zwar auf englisch, ist aber einfach und selbsterklärend.

Gliffy.com bietet die ganze Palette an Symbolen, mit denen man die verschiedensten Zusammenhänge grafisch darstellen kann. Man kann sogar eigene Bilder oder Grafiken hochladen.

Die Erstellung von Diagrammen ist kostenlos, zum abspeichern muss ein Account angelegt werden. Dies ist erst einmal kostenlos.

Das Programm ist für die ersten 30 Tage als Trial-Version kostenfrei, danach kann man mit unterschiedlichen Benutzervolumen monatliche Zugänge buchen.