Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: Outlook 97

  • Outlook: Vorlagen und Formulare auf der Office-CD-ROM

    Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge.

    Beispielvorlagen und -formulare installieren

    Um die neuen Vorlagen zu installieren, starten Sie den Windows-Explorer und wechseln auf der Office-CD in den Ordner „CdzugabeVorlagenOutlook“. Klicken Sie dort doppelt auf die Datei „Outlfrms.exe“; Windows NT-Anwender starten die Datei „Outlfmsnt.exe“. Nachdem Sie den Ordner bestimmt haben, in den Sie die Beispielformulare und -vorlagen installieren möchten, können Sie direkt einen Blick in die Beispiele werfen.

    Vorlagen begutachten

    Starten Sie Outlook, und rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Ordner mit Sonderfunktion öffnen -> Persönlicher Ordner“ auf. Wechseln Sie in den Ordner, in den Sie die Datei „Formular.pst“ installiert haben; das ist in der Regel der Ordner „ProgrammeMicrosoft OfficeOffice „. Markieren Sie die Datei „Formular.pst“, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“.

    Ab sofort finden Sie in der Ordnerliste, die Sie mit dem Menübefehl“Ansicht -> Ordnerliste“ einblenden, einen neuen Ordner namens „Beispielformulare“. Hier können Sie einen Blick in die Microsoft-Beispiele werfen und anhand der Beschreibungen entscheiden, welches der Formulare Sie dauerhaft installieren möchten.

    Vorlagen einbinden

    Wenn Sie eines der Beispiele einsetzen möchten, müssen Sie es zunächst in Ihre persönliche Formularbibliothek einbinden. Hierzu rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Optionen“ auf und wechseln in das Register „Formulare verwalten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Formulare“ und anschließend links oben auf „Einrichten“. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster im Ordner „Beispielformulare“ den gewünschten Unterordner aus, und bestätigen Sie mit OK.

    Anschließend können Sie die gewünschten Formulare markieren und mit „Kopieren“ in Ihre persönliche Formularbibliothek aufnehmen. Sobald Sie alle gewünschten Formulare eingebunden haben, klicken Sie auf „Schließen“ – voilá, die neuen Formulare sind nun Einsatzbereit. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Datei -> Neu -> Formular auswählen“ auf, und wählen Sie das gewünschte Formular aus.

    Weg mit den Beispielformularen

    Wenn Sie den Ordner „Beispielformulare“ wieder aus der Ordnerliste entfernen möchten, rufen Sie zunächst den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf. Markieren Sie anschließend den Eintrag „Beispielformulare“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.

    Das ist praktisch: Wenn Ihnen die Standard-Eingabeformulare von Outlook nicht zusagen, können Sie jederzeit selbst Hand anlegen und eigene Vorlagen und Formulare „basteln“. Das Gestalten eigener Vorlagen ist jedoch nicht jedermanns Sache. Das muß es auch nicht, denn Microsoft hat der Office-97-CD gleich ein paar fertige Vorlagen beigelegt. Hierzu gehören zum Beispiel einsatzbereite Vorlagen für Abwesenheitsnotizen, Schulungsplanungen oder Urlaubsanträge. 

  • Outlook-Daten ausdrucken

    Zugegeben, das Verwalten der Kontakte, Termine und E-Mails im Computer bietet zahlreiche Vorteile. Man denke nur an die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Doch nicht immer ist die Darstellung der Daten auf dem Bildschirm optimal. Beispielsweise dann nicht, wenn Sie ohne Computer auf Reisen sind. In diesem Fall empfiehlt es sich, einzelne Daten oder gesamte Datenbestände, – etwa die gesamte Kontaktdatenbank – auszudrucken und in Papierform mitzunehmen. Outlook stellt hierzu zahlreiche Seitenformate zur Verfügung, so daß Sie die Ausdrucke direkt in einen klassischen Organizer einheften können.

    Druckvorgang starten

    Egal, ob Sie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale oder Notizen drucken möchten: Die Vorgehensweise ist bei allen Outlook-Objekten stets gleich. Wechseln Sie – falls nicht bereits geschehen – mit dem Befehl „Wechseln Zu“ in das Register von Outlook, das die zu druckenden Daten enthält, beispielsweise in das Kontaktregister. Wählen Sie aus dem Untermenü „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ zunächst die gewünschte Darstellung der Daten. Das ist wichtig, da die gewählte Ansicht bereits im Vorfeld bestimmt, welche Optionen später im Dialogfenster zur Verfügung stehen.

    Rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Drucken“ auf, oder klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf die Drucker-Schaltfläche. Im Feld „Druckformat“ bestimmen Sie, in welcher Form die Daten auf dem Drucker ausgegeben werden sollen. Welche Formate hier zur Verfügung stehen, hängt von zwei Faktoren ab. Wichtig ist, welche Art von Daten (E-Mails, Termine, Kontakte usw.) Sie drucken möchten und in welcher Ansicht die Daten derzeit dargestellt werden. Besonders praktisch: Über die Schaltfläche „Seite einrichten“ stehen zahlreiche Optionen zur Änderung des Seitenlayouts zur Verfügung.

    Bestimmen Sie im Feld „Druckbereich“, welche Daten der Ausdruck umfassen soll. Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen auch hier vom gewählten Druckformat ab. Beim Karten-/Heft-/Telefonbuch-/Tabellenformat entscheiden Sie zum Beispiel, ob Sie alle Elemente oder nur die jeweils markierten Elemente drucken möchten.

    Druck-Auslese

    Wenn Sie nur einige Daten drucken möchten, z. B. nur ausgewählte Adressen, Termine oder Aufgaben, markieren Sie zunächst die gewünschten Daten. Rufen Sie erst dann den Drucken-Befehl auf.

    Im Feld „Exemplare“ legen Sie fest, welche Seiten sowie wieviele Kopien gedruckt werden sollen. Standardmäßig druckt Outlook alle angegebenen Seiten auf einmal. Möchten Sie jedoch den Druckvorgang zunächst auf die geraden bzw. die ungeraden Seiten beschränken, wählen Sie den Eintrag „Gerade“ bzw. „Ungerade“.

    Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

    Bevor Sie den Ausdruck starten, können Sie sich auf Wunsch von dem Bild überzeugen, das Ihr Dokument auf dem Papier abgeben wird. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Seitenansicht“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um wieder zum Dialogfenster „Drucken“ zurückzukehren. Starten Sie den Druckvorgang per Mausklick auf „OK“.

    Das Journal von Outlook können Sie übrigens nicht komplett drucken. Hier müssen Sie zunächst in der jeweiligen Ansicht die gewünschten Journaleinträge bzw. Gruppierungen markieren. Erst dann steht der Befehl „Datei > Drucken“ zur Verfügung.

  • Outlook: Der Regel-Assistent für Outlook sorgt automatisch für Ordnung im Posteingang

    Darauf haben viele Outlook-Anwender lange gewartet: Der neue Regel-Assistent für Outlook ist fertig und liegt auf den Microsoft-Seiten zum Download bereit. Der Regel-Assistent ist ein komfortables Zusatz-Tool, das die Bearbeitung von umfangreichen Nachrichtenmengen vereinfacht. Mit dem Regel-Assistenten können Sie Nachrichten automatisch bearbeiten, weiterleiten, verschieben oder beantworten. Der Trick: Sie sagen Outlook klipp und klar, welche E-Mail wie behandelt werden soll – den Rest erledigt Outlook für Sie. So können Sie Werbebotschaften direkt löschen, Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner verschieben oder zu Anfragen gleich die passenden Antworten verschicken.

    Ein neuer Befehl im Extras-Menü

    Nachdem Sie den Regel-Assistenten heruntergeladen und installiert haben, finden Sie im „Extras“-Menü den neuen Menübefehl „Regel-Assistent“. Um eine neue Regel zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Die elf gängigsten Regeln hat der Assistent bereits vordefiniert. So können Sie beispielsweise vordefinierte Regeln für das automatische Verschieben oder Löschen von Nachrichten auswählen. Das Feld „Regelbeschreibung“ enthält die genauen Kriterien, die eingehende oder ausgehende Nachrichten erfüllen müssen, damit die Regel greift. Die Kriterien lassen sich per Mausklick auf die blau unterstrichenen Verknüpfungen beliebig anpassen.

    Regel-Assistent contra Posteingangs-Assistent

    „Wozu den Regel-Assistenten, es gibt doch den Posteingangs-Assistenten?“ werden Sie vielleicht fragen. Die Antwort ist einfach: Der Posteingangs-Assistent ist nur verfügbar, wenn Sie mit einem Exchange-Server verbunden sind. Der Regel-Assistent läuft hingegen auch ohne Exchange-Server.

    Wenn Sie mit „Weiter“ zum nächsten Fenster des Assistenten wechseln, können Sie die Kriterien weiter modifizieren oder neue Bedingungen hinzufügen. Im nächsten Schritt teilen Sie Outlook mit, was mit den Nachrichten passieren sollen, die alle angegebenen Kriterien erfüllen. Sie können die Nachricht beispielsweise direkt löschen, jemanden benachrichtigen oder eine Audio-Datei abspielen lassen.

    Besonders praktisch: Im letzten Fenster haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Ausnahmen zu definieren. Die Regel tritt dann zum Beispiel nicht in Kraft, wenn im Text bestimmte Wörter auftauchen oder falls eine Nachricht als Vertraulich gekennzeichnet ist. Nachdem Sie der Regel einen Namen gegeben und den Assistenten mit „Fertigstellen“ beendet haben, wirft Outlook ein besonderes Auge auf den Posteingang: Sobald eine Nachricht alle Bedingungen erfüllt, tritt der Assistent in Erscheinung und verfährt – wie von Geisterhand – gemäß Ihren Anweisungen. Sie können übrigens beliebig viele Regeln definieren und diese im Dialogfenster an- und ausschalten oder die Reihenfolge verändern. Glauben Sie mir: Wenn Sie den Regel-Assistenten einmal in Aktion gesehen haben, möchten Sie den kleinen Helfer nicht mehr missen.

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