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Outlook reparieren: Mit ScanPst.exe die Outlook-PST-Datei von Outlook 2000 bis 2010 reparieren

Sämtliche Daten wie E-Mails, Kontakte und Termine speichert Outlook in einer einzigen Postfach-Datei mit der Endung .PST. Wehe, wenn die zentrale Datei defekt ist. Dann sind gleich alle Outlook-Daten in Gefahr. Das kann schneller passieren als einem lieb ist. Gibt’s Probleme mit der Outlook-PST-Datei lässt sich Outlook nicht mehr öffnen. Zum Glück hat Microsoft alle Office-Versionen mit einem Reparaturpogramm ausgestattet.

Wenn es beim Outlook-Start Probleme gibt oder im Postausgang eine E-Mail feststeckt, die immer wieder neu verschickt wird, sollten Sie die Outlook-Datei reparieren. Das Reparatur-Tool „ScanPst“ ist bei jedem Outlook mit dabei und bringt die Postfachdatei meist zuverlässig wieder auf Vordermann.

Um Outlook 2000 bis 2013 mit dem Reparaturwerkzeug ScanPST zu reparieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schließen Sie Outlook.

2. Starten Sie den Windows-Explorer, und stellen Sie die Ansichtseinstellungen so ein, dass alle Dateien angezeigt werden. Hierzu rufen Sie im Explorer den Befehl “Organisieren | Ordner- und Suchoptionen” und aktivieren im Register “Ansicht” die Option “Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen”. Zusätzlich entfernen Sie das Häkchen bei “Geschützte Systemdateien ausblenden”.

3. Je nach Outlook- und Windows-Version wechseln Sie jetzt in den Ordner, in dem sich das Reparaturprogramm SCANPST befindet. Hier die Speicherorte der Reparatur-Datei Scanpst:

Windows XP:

Outlook 2010:
C:\Programme\Microsoft\Office14

Outlook 2007:
C:\Programme\Microsoft\Office12

Outlook 2003:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI1031

Outlook XP:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\Mapi1031

Outlook 2000:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\Mapi1031NT

Windows 7 (64 Bit) & Vista (64 Bit):

Outlook 2013:
C:\Programme\Microsoft Office\Office15

Outlook 2010:
C:\Programme\Microsoft\Office14

Outlook 2007:
C:\Programme\Microsoft\Office12

Outlook 2003:
C:\Programme\Common Files\System\MSMAPI1031

Outlook XP:
C:\Programme\Common Files\System\Mapi1031

Windows 7 (64 Bit) & Vista (64 Bit):

Outlook 2010:
C:\Programme(x86)\Microsoft\Office14

Outlook 2007:
C:\Programme(x86)\Microsoft\Office12

Outlook 2003:
C:\Programme(x86)\Common Files\System\MSMAPI1031

Outlook XP:
C:\Programme(x86)\Common Files\System\Mapi1031

4. Klicken Sie in diesem Ordner doppelt auf die Datei „SCANPST.EXE“.

Scanpst.exe fehlt? Sollte die Datei scanpst.exe im angegeben Ordner fehlen und nicht vorhanden sein, können Sie auch direkt die Scanpst-Version von Microsoft herunterladen. Hierzu rufen Sie die Webseite support.microsoft.com/kb/272227/de auf und klicken auf „Fix it“ bzw. „Tool ausführen“. Mit der Download-Methode stellen Sie zudem sicher, dass auf jeden Fall die jeweils aktuelle Version von ScanPST.exe zum Einsatz kommt.

5. Im Programm „Tool zum Reparieren des Posteingangs von Microsoft Outlook“ klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wechseln in den Ordner, in dem sich die PST-Datei befindet. Wo genau Outlook die PST-Datei speicher, erfahren Sie übrigens in Outlook mit dem Befehl „Extras | Optionen | E-Mail-Setup | Datendateien“.

5. Klicken Sie auf „Starten“, um die Outlook-PST-Datei zu analysieren. Um die angebotene Reparatur durchzuführen, klicken Sie auf „Reparieren“.

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Outlook Safety first: Sie Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anlegen

Sicherheit ist Trumpf, oder sollte es zumindest sein. Denn Termine, Adressen und E-Mail-Nachrichten gehören zu den wichtigsten Daten eines Computers. Sollte es zu einem GAU kommen, ist das manuelle Restaurieren der Daten in den meisten Fällen ein mühsames Unterfangen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, empfiehlt sich das regelmäßige Anlegen von Sicherheitskopien.

Alles oder nichts?

Die einfachste Möglichkeit, die Outlook-Daten für den Fall der Fälle in Sicherheit zu bringen, ist das Kopieren der Postfachdatei auf einen externen Datenträger. In der Postfachdatei speichert Outlook sämtliche Daten; Sie finden die Datei namens OUTLOOK.PST bzw. POSTFACH.PST zumeist im EXCHANGE oder WINDOWS-Ordner. Wo genau sich die Datei befindet, erfahren Sie im Dialogfenster Extras -> Dienste. Wenn Sie den Eintrag Persönlicher Ordner markieren und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, verrät Ihnen Outlook im Feld Pfad, wo Sie die PST-Datei finden. Jetzt brauchen Sie sie nur noch im Windows-Explorer oder mit einem Backup-Programm auf einen anderen Datenträger zu kopieren.

Weniger ist mehr

Nicht immer ist es notwendig, gleich den gesamten Datenbestand zu sichern. Wer beispielsweise lediglich seine Adressen oder Termine extern speichern möchte, kann auf die Exportfunktion von Outlook zurückgreifen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster des Assistenten den Eintrag Export in einen persönlichen Ordner (PST-Datei), und klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Fenster können Sie den Ordner bestimmen, dessen Daten Sie exportieren möchten. Soll Outlook alle untergeordneten Ordner einbeziehen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner einbeziehen. Geben Sie im nächsten Fenster den gewünschten Dateinamen an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. Outlook kopiert anschließend den Inhalt des gewünschten Ordner in eine andere PST-Datei. Im Falle eines Falles können Sie die exportierten Daten dann wieder über den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren in Outlook importieren.

Nicht nur für Sicherheitskopien

Die Exportfunktion eignet sich nicht nur zum Anlegen von Sicherheitskopien einzelner Ordner. Sie können auf diese Weise auch Daten austauschen und beispielsweise einem Freund oder Mitarbeiter Ihren Adreßbestand zukommen lassen. 

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Wo Outlook Adreßbücher, Kontakte, E-Mails und andere Daten ablegt und wie Sie das Postfach verschieben

Es ist schon erstaunlich, mit welch unterschiedlichen Dateitypen Outlook jongliert. Schließlich gehören mit E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben, Journaleinträgen und Notizen insgesamt sechs verschiedene Datentypen zum Repertoire von Outlook. Da stellt sich natürlich die Frage, wo Outlook das gesamte Wissen ablegt.

Eine für Alle

Die Antwort ist einfach: Nach dem Motto „Eine für Alle“ speichert Outlook sämtliche Informationen in einer einzigen Postfach-Datei mit der Kennung .PST. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal einsetzen und nicht zuvor Microsoft Exchange benutzt haben, finden Sie die OUTLOOK.PST-Datei in Ihrem WINDOWS-Ordner. Exchange-Benutzer übernehmen bei der Installation von Outlook in der Regel die „alte“ POSTFACH.PST-Datei, die sich im Ordner C:EXCHANGE befindet. Eine Ausnahme bildet übrigens das Persönliche Adreßbuch; die Daten des Adreßbuchs wandern in der Regel in die Datei ADRESSEN.PAB, die Sie ebenfalls im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner finden.

Von hier nach da: Postfach-Datei verlagern

Zugegeben, der WINDOWS-Ordner ist nicht gerade der sicherste Ort für die Postfach-Datei; bei einer Neuinstallation von Windows vergißt man leider zu schnell, daß sich hier noch das äußerst wichtige Postfach befindet. Daher empfiehlt es sich, die Datei in einem anderen Ordner abzulegen. Hierzu schließen Sie zunächst Outlook und verschieben die PST-Datei anschließend in den gewünschten Ordner. Im nächsten Schritt müssen Sie Outlook mitteilen, daß das Postfach umgezogen ist. Aktivieren Sie hierzu in der Systemsteuerung das Symbol „Mail“, markieren Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Anschließend müssen Sie den persönlichen Ordner wieder neu hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, wählen Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“ aus, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die PST-Datei, die Sie – wie oben beschrieben – in einen anderen Ordner verschoben haben. Schließen Sie alle Dialogfenster mit „Ok“.

Handarbeit ist angesagt

Das Verschieben der Postfach-Datei hat allerdings einen Haken: Beim nächsten Start von Outlook funktionieren die Symbole der Outlook-Leiste nicht mehr, da Outlook die einzelnen Symbole immer noch mit der Postfach-Datei im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner verknüpfen möchte. Jetzt heißt es, die Outlook-Leiste neu anzulegen. Hierzu löschen Sie zunächst die bestehenden Symbole, indem Sie sie nacheinander mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü den Befehl „Von Outlook-Leiste löschen“ wählen. Nachdem alle Outlook-Symbole entfernt wurden, erstellen Sie neue Verknüpfungen zur Postfach-Datei. Blenden Sie hierzu mit dem Befehl „Ansicht/Ordnerliste“ die Ordnerliste ein. Ziehen Sie anschließend den gewünschten Ordner – etwa den Ordner Kontakte – mit gedrückter Maustaste auf die Outlook-Leiste. Wiederholen Sie den Schritt für alle Ordner, die auf der Outlook-Leiste vertreten sein sollen – voilà, die Outlook-Leiste füllt sich wieder mit Leben.