Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: Outlook

  • Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

    Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

    Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

    Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

    In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

  • Outlook: E-Mail verzögert senden

    Sobald man nach dem Schreiben einer E-Mail auf den Senden-Button klickt, wird die Nachricht ohne Zeitverzögerung abgeschickt. Bei Bedarf kannst du eine Nachricht aber auch zu einem anderen Zeitpunkt versenden.

    Zunächst kannst du deine E-Mail wie gewohnt erstellen. Vor dem Senden klickst du in der Menü-Leiste auf Optionen und dann auf die Funktion Übermittlung verzögern.

    Im Dialogfenster Eigenschaften aktivierst du die Option Übermittlung verzögern bis und legst dann den gewünschten Zeitpunkt (Uhrzeit und Datum) fest. Schließe das Dialogfenster und klicke auf den Button Senden.

    Wichtiger Hinweis

    Achte darauf, dass dein Rechner zum angegebenen Versandzeitpunkt eingeschaltet ist und über eine aktive Internetverbindung verfügt. Außerdem muss Outlook zwingend geöffnet sein, damit der verzögerte Nachrichtenversand problemlos erfolgen kann.

    In vielen Unternehmen läuft Outlook über Exchange-Server und die Mitarbeiterprofile werden als Exchange-Konten geführt. In diesen Fällen ist ein Versand zeitverzögerter E-Mails auch bei ausgeschaltetem Computer möglich.

  • Outlook: E-Mails direkt in einen Termin umwandeln

    Da der Outlook-E-Mail-Client auch als Terminplaner eingesetzt wird, lassen sich Termine über die Kalenderfunktion recht einfach erstellen. Trotzdem dürfte die Terminerstellung per Drag & Drop den wenigsten Nutzern bekannt sein.

    Um einen neuen Termin zu erstellen, ziehst du die E-Mail direkt auf das Kalender-Icon (Outlook 2016) oder auf die Kalender-Schaltfläche in den älteren Versionen.

    Dann brauchst du nur noch Datum und die Erinnerungsfunktion anpassen, fertig.

    Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Text der Email automatisch in die Beschreibung des Termins übernommen wird. Dann musst du keine Termin-Infos mehr zusätzlich eintippen.

  • Outlook: Bilder nicht als Anhang, sondern direkt im Nachrichtentext versenden

    Der Versand von Bildern in E-Mails wird von Outlook in der Regel als Anhang durchgeführt. Das macht eventuelle Bildbeschreibungen etwas schwierig. Auch das Einfügen per Copy and Paste ignoriert Outlook und erzeugt stattdessen einen Anhang. Für das Einfügen in den Nachrichtentext ist daher eine andere Vorgehensweise notwendig.

    Erstelle den E-Mail-Text wie gewohnt und platziere den Cursor an der Stelle, wo das Foto oder die Grafik eingefügt werden soll.

    Dann wechselst du zum Register Einfügen und wählst im Menüband die Option Bilder aus. In älteren Outlook-Versionen kann diese Option auch Grafik heißen. Abschließend navigierst du zu dem gewünschten Bild und bestätigst deine Auswahl mit Einfügen.

    Im Nachrichtentext deiner E-Mail kannst du nun noch über die Anfasspunkte des eingefügten Bildes das Objekt verkleinern, vergrößern und drehen.

  • Office-Updates finden und installieren

    Standardmäßig sollte bei jedem Windows-Computer die automatische Update-Funktion aktiviert sein, die von vielen Nutzern als sehr komfortabel angesehen wird. Wenn du die Updates des Betriebssystems lieber selbst vornimmst, dann vergiss aber dein Office-Paket nicht. Die erforderlichen Updates kannst du auch direkt über das Office-Programm beziehen und installieren.

    Office 2013-2016

    Starte eines der Office-Programme und öffne eine neue Datei. Im Register Datei des Menübandes rufst du im linken Bereich den Eintrag Konto auf und klickst auf den Button Updateoptionen. Über das Aufklappmenü gelangst du zur Option Jetzt aktualisieren. Office lädt sich die Update-Dateien von den Microsoft-Servern automatisch herunter und installiert sie direkt im Anschluß.

    Office 2010

    Auch bei dieser, bereits älteren Version ist der manuelle Update-Vorgang ähnlich einfach. Du öffnest auch hier eine neue Datei und klickst auf Datei | Hilfe.

    Im Bereich Tools für die Arbeit mit Office wählst du die Einträge Auf Updates überprüfen | Nach Update suchen aus und wartest einen Augenblick, bis Office die Aktualisierungsdateien gefunden hat.

    Mit dem Button Updates installieren werden die Daten eingespielt und Office aktualisiert.

    Hinweis

    Die Aktualisierung wird für das gesamte Office-Paket durchgeführt, egal welches Tool du für den Update-Vorgang verwendest.

  • Outlook: Ferien und Feiertage 2018 in die Kalenderfunktion einfügen

    Wenn du deinen Urlaub 2018 planen möchtest, dann geht das mit dem Outlook-Kalender recht schnell und einfach. Allerdings zeigt er keine Schulferien und Feiertage an. Diese müssen manuell eingepflegt werden. Oder du lädst dir die benötigten Daten einfach herunter und importierst sie in deinen Outlook-Kalender. Das spart viel Arbeit und wertvolle Zeit.

    Ferien- und Feiertagsdaten gibt es als kostenlosen Download im iCal-Format. Die Datei lässt sich dann problemlos mit ein paar Klicks in Outlook importieren. Aber alles der Reihe nach.

    Kalenderdateien herunterladen

    Auf der Webseite www.schulferien.org/deutschland/ical suchst du dir für dein Bundesland die Ferien- und Feiertagsdateien aus und lädst sie herunter.

    Importieren der Ferien- und Feiertagsdaten

    Dann startest du dein Outlook und klickst in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Über das Explorerfenster wählst du die Dateien aus und fügst sie mit dem Button Öffnen deinem Kalender hinzu.

    Nun steht deiner Urlaubsplanung 2018 nichts mehr im Weg.

    Tipp

    Bei deiner Planung solltest du auch die Brückentage rund um die Feiertage beachten. Da lassen sich etliche Urlaubstage sparen. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.

  • Microsoft Office: Dateien direkt in Google Drive ablegen

    Wer seine Dokumente geräteübergreifend zur Verfügung haben will, der kommt um einen Cloud-Dienst nicht herum. Es ist daher sinnvoll zu überlegen, welcher Dienst der Richtige ist. Die meisten Nutzer dürften wohl eine Kombination aus Windows-PC und mobilen Geräten mit Android-Betriebssystem verwenden. Da man mit einem Android-Smartphone ohnehin ein Google-Konto besitzt, dann stellt Google jedem User 15 Gigabyte kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung.

    Das Beste daran ist, dass sich Google Drive mit einem kleinen Plugin blitzschnell in Office einbinden lässt. Damit können die Office-Dateien direkt und ohne Umweg direkt in Drive gespeichert werden.

    Lade dir das Google Drive Plugin für Office herunter, bestätige die Nutzungsbedingungen und klicke anschließend auf Akzeptieren und Installieren.

    Nachdem die Installation beendet ist, startest du Word oder Excel. Dadurch öffnet sich die Authentifizierungsseite des Google Drive Plugins für Microsoft Office, dass du mit dem Button Jetzt Starten bestätigst. Gegebenenfalls musst du dich noch mit deinen Google-Kontodaten anmelden. Abschließend klickst du nur noch auf Zulassen und Fertig um Google Drive in Office zu aktivieren.

    Ab sofort kannst du deine Office-Dateien über den Speichern-Dialog direkt im Online-Speicher ablegen.

  • Faxversand funktioniert auch mit Outlook

    In Unternehmen ist der Versand von Telefaxen immer noch ein wichtiges Kommunikationsmittel. Aber auch im privaten Bereich ist das Fax noch nicht ganz ausgestorben. Aktuelle Multifunktionsdrucker haben neben der Druck-, Scan- und Kopierfunktion meist auch noch eine Faxfunktion (4-in-1-Drucker). Diese Faxfunktion lässt sich auch dem E-Mail-Client Outlook nutzen.

    Meistens ist bei den Windows-Rechnern die Faxfunktion noch nicht aktiviert. Das solltest du vorher prüfen und sie gegebenenfalls aktivieren. Rufe dazu die Systemsteuerung auf und navigiere zu Programme und Funktionen | Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren. Hier setzt du ein Häkchen vor den Eintrag Windows-Fax und -Scan, der sich im Druck- und Dokumentdienst befindet.

    Um nun ein Fax über Outlook zu versenden, gehst du auf die gleiche Weise vor, wie beim E-Mail-Versand. Du öffnest eine neue Nachricht und gibst im Empfänger-Feld keine E-Mail-Adresse ein, sondern die Faxnummer inklusive der Ortsvorwahl (z. B. 089 12345). Beim Versand ins Ausland musst du natürlich noch zusätzlich die Länderkennung (oo1 352 123456) eingeben.

    Mit dem Button Senden wird deine Nachricht dann per Fax abgeschickt.

  • Outlook.com: Automatische Abwesenheitsnotiz für die Urlaubszeit erstellen

    Nicht nur zur Urlaubszeit sind Abwesenheitsnotizen bei E-Mails sehr beliebt. Sie können auch über Öffnungszeiten an Wochenenden und Ersatzkontakte informieren. Die meisten E-Mail-Clients wie Thunderbird oder Office Outlook haben eine entsprechende Funktion bereits eingebaut, die nur eingerichtet werden muss. Aber auch beim Microsoft Webmail-Programm Outlook.com kannst du schnell und einfach eine Abwesenheitsnotiz anlegen und aktivieren.

    Während die Office-Variante eine recht umfangreiche Softwarelösung darstellt, ist Oulook.com (ehemals Hotmail) webbasiert und damit wesentlich schlanker. Es ist das Konkurrenzprodukt zu Google´s Gmail.

    Um eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, rufst du in deinem Browser Outlook.com auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.

    Dann klickst du oben rechts auf das Zahnrad-Icon (Mail-Einstellungen) und wählst im Kontextmenü die Optionen aus. In der Kategorie E-Mail wechselst du in den Bereich Automatische Antworten.

    Hier kannst du nun einige Einstellungen vornehmen, den betreffenden Zeitraum einstellen und einen passenden Antworttext für die Abwesenheitsnotiz eintippen.

    Nachdem du die Änderungen gespeichert hast, werden die Absender der E-Mails automatisch mit deiner Abwesenheitsnotiz beantwortet.

    Tipp:

    Wie das bei Gmail funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

  • Microsoft Office: Texte diktieren statt selber schreiben

    Die Textprogramme von Microsoft Office sind immer noch die am häufigsten verwendeten Tools für die täglichen Schreibarbeiten. Nicht jeder beherrscht das Tippen auf der Tastatur gleich gut, oder ist durch eine Hand- oder Armverletzung in der Bewegung eingeschränkt. Trotzdem muss man E-Mails beantworten oder mal den einen oder anderen Brief schreiben. Eine gute Hilfe bietet für diese Fälle eine Diktiersoftware.

    Bei Smartphones und Tablets ist eine Diktierfunktion meist schon eingebaut und kann für WhatsApp & Co, SMS-Nachrichten und den Browser verwendet werden.

    Garage-Projekt-Entwicklung

    Aber auch für den Desktop-Computer oder das Notebook gibt es mittlerweile eine gute und kostenlose Alternative von Microsoft. Sie wurde vom Microsoft Garage-Projekt entwickelt und arbeitet mit der Cortana Spracherkennung.

    Das Tool, Microsoft Dictate, ist eine Erweiterung die sich nach dem Download und der Installation in Word, Outlook und PowerPoint einklinkt.

    Diesen Office-Programmen wurde eine zusätzliche Registerkarte Dictation hinzugefügt, über die man dann die Spracheingabe mit einem Mausklick startet.

    Mit eingebautem Translator

    Microsoft Dictate ist aber nicht nur ein ordinäres Spracherkennungsprogramm. Es enthält auch einen integrierten Übersetzer, der deinen gesprochenen Text sofort in die gewünschte Fremdsprache übersetzt.

    In der Gruppe Language Options findest du die Sprachauswahl. Im Feld From gibst du deine eigene Sprache ein, zum Beispiel Deutsch und im Feld To die Fremdsprache, in die übersetzt werden soll.

    Dann kann es schon direkt losgehen. Du klickst auf den Mikrofon-Button, sprichst deinen Text und Microsoft Dictate übernimmt die Schreibarbeit. Zum Beenden der Spracheingabe sagst du einfach Stop Dictation.

    Nachteil

    Und hier sind wir direkt beim Manko von Dictate. Absatz- und Interpunktionsbefehle werden nur in englischer Sprache erkannt und ausgeführt.

    Verfügbare Befehle:

    • New Line = Neue Zeile
    • Delete = Löscht die letzte gesprochene Zeile
    • Stop Dictation = Beendet die Spracherkennung
    • Full Stop oder Period = Setzt einen Punkt am Satzende (.)
    • Question mark = Setzt ein Fragezeichen (?)
    • Open Quote = Öffnet Anführungszeichen („)
    • Close Quote = Schließt Anführungszeichen („)
    • Colon = Setzt Doppelpunkt (:)
    • Comma = Setzt ein Komma (,)

    Fazit

    Trotz der englischen Befehle arbeitet Microsoft Dictation zuverlässig und kann eine erhebliche Hilfe darstellen. Wer gerne mal seine Finger schonen möchte, für den ist Microsoft Dictation die richtige Wahl.

    Tipp

    Arbeitest du häufig mit mehreren Computern/Notebooks auf ebenso vielen Monitoren gleichzeitig? Dann erfährst du in diesem Artikel, wie du alle PC`s mit nur einer Tastatur und Maus bedienen kannst. Das Tool nennt sich Mouse without Borders und stammt auch aus dem Microsoft Garage-Projekt.