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Alles Neu macht der Mai. Auch beim Microsoft-Patchday.
Jeder zweite Dienstag im Monat ist bei Microsoft Update-Tag. An diesem Tag werden Sicherheitsupdates und Programmverbesserungen zum Download bereitgestellt. Wer bei seinem Windows-Rechner die empfohlene Updateautomatik eingeschaltet hat, bei dem werden die Updates ohne manuelles Eingreifen heruntergeladen und installiert. Wer aber auf die automatischen Updates nicht aktiviert hat und einen manuellen Download bevorzugt, der hat seit Mai 2016 erstmalig Pech.
Zwei wichtige Änderungen
Das selektive Herunterladen von Updates über das Microsoft Download Center ist ab sofort nicht mehr möglich. Zumindest für uns private Nutzer.
Außerdem wurde im Mai mal wieder das Update KB3035583 verteilt. Dieses Paket enthält einerseits die Upgrade-Dateien für Windows 10 und andererseits aktiviert es das Upgrade-Tool GWX (= Get Windows X) das dafür sorgt, dass Windows 10 automatisch installiert wird.
Einzelupdates nur für Firmen
Für Unternehmen stehen über den Windows Update Katalog weiterhin Einzelupdates zur Verfügung. Die selektiven Downloads sind aber nur mit dem Microsoft Internet Explorer und einem entsprechenden Plug-In möglich.
Das Plug-In für den Windows Update Katalog findest du über die URL https://catalog.update.microsoft.com/. Rufe die Seite über den IE6 oder höher auf und installiere das Plug-In. Danach kannst du über die Eingabe der KB-Nummer (ohne die Buchstaben) die gewünschten Update-Dateien herunterladen.
Wer auch zukünftig nur auf Einzelupdates zurückgreifen möchte, der wird es deutlich schwerer haben diese Dateien im Web zu finden. Verschiedene Onlineportale wie beispielsweise Chip.de kündigten bereits an, zukünftig auch Windows-Einzelupdates anbieten zu wollen. Ob das wirklich realisiert werden kann, steht aber noch in den Sternen.
Apropos Zukunft…
Der nächste Windows-Sterbefall steht auch schon fest. Das schon seit langem dahinsiechende Windows Vista wird es nächstes Jahr hinter sich haben. Dann erhält Vista am 11. April 2017 die letzte Ölung in Form eines finalen Sicherheitsupdates. Dann ist Schluss.
Outlook: Fehler in versendeter E-Mail festgestellt? So rufst du die Nachricht wieder zurück.
Falscher Empfänger eingetragen, inhaltliche Mängel oder Schreibfehler sind jedem schon mal beim Erstellen von E-Mails unterlaufen. Eine Fehlerkorrektur wird schon schwieriger, wenn die Nachricht bereits versendet wurde. Outlook hat für diesen Zweck eine Rückruffunktion eingebaut, die eine Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen und auf Wunsch auch ersetzen kann.
Voraussetzung für die Löschung beim Empfänger ist, dass der Rückruf schnellstens erfolgt und die Nachricht noch nicht gelesen wurde.
Rückruf einer E-Mail
Um eine versendete Nachricht zurück zu rufen, öffnest du die betreffende E-Mail im Ordner Gesendete Objekte.
Bei Outlook 2007 klickst du im Bereich Aktionen auf den Button Andere Aktionen und im Aufklappmenü wählst du dann Diese Nachricht zurückrufen aus.
Ab Version 2010 wurde der Bereich Aktionen durch Verschieben ersetzt. Anschließend klickst du auf Weitere Verschiebeaktionen | Diese Nachricht zurückrufen.
Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du dann Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen und bestätigst die Auswahl mit OK.
Bei Bedarf kann die fehlerhafte Nachricht mit Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen auch direkt durch die korrigierte E-Mail ausgetauscht werden.
Optional wird im Dialogfenster auch die Benachrichtigung des Empfängers über einen Nachrichtenrückruf aktiviert oder deaktiviert.
Tipp:
Mit den oben genannten Arbeitsschritten lässt sich über den Bereich Aktionen, bzw. Verschieben auch eine E-Mail erneut versenden. Es kann ja auch mal passieren, dass der Nachrichtenempfänger versehentlich eine E-Mail löscht.
Mit wenigen Mausklicks Kontaktdaten in Outlook einfügen
Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.
Bei Outlook 2003/2007 klickst du in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Bei den Outlook-Versionen 2010/2013 und 2016 klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert | Exportieren.
Dadurch wird der Import/Export-Assistent gestartet. Wähle die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und bestätige mit Weiter.
In der Anzeige Zu importierender Dateityp legst du Kommagetrennte Werte (Windows), beziehungsweise Durch Trennzeichen getrennte Werte fest.
Mit dem Button Weiter geht es zum Speicherort der Backup-Datei. Über die Schaltfläche Durchsuchen kannst du den Speicherpfad recht komfortabel finden und festlegen. Im darunterliegenden Bereich Optionen stellst du ein, ob Kontaktduplikate erstellt werden dürfen, oder nicht. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:
- Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
- Erstellen von Duplikaten zulassen (ist standardmäßig voreingestellt)
- Keine Duplikate importieren
Wähle jetzt die passende Option aus und bestätige wieder mit Weiter.
Im nächsten Fenster legst du im Outlook-Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte als Zielordner für die Speicherung fest. Diese Aktion bestätigst du mit Weiter und das nächste Dialogfenster mit Fertig stellen.
Nach ein paar Sekunden sind alle Daten in die neue Outlook-Version importiert und können wie gewohnt verwendet werden.
Extra-Tipp:
Im ersten Anzeigefenster des Import/Export-Assistenten kannst du auch iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Dateien (VCS) einfügen. Es lassen sich je nach Outlook-Version auch noch andere Daten wie RSS-Feeds, VCARD-Dateien oder Internet-Mail-Adressen und -Kontoeinstellungen auf Wunsch importieren.
Outlook-Kontakte für die neue Version erfolgreich extrahieren
Hin und wieder wird es mal erforderlich, den E-Mail-Client Outlook auf eine aktuellere Version zu bringen. Die meiste Arbeit machen die Kontakte, die in die neue Version übertragen werden müssen. Aus diesem Grund lassen diese sich mit ein paar Mausklicks in einer Datei auslagern. Die Export-Datei kann wahlweise auf der Festplatte oder auf einem Wechseldatenträger gespeichert werden.
Der Datenexport ist schnell erledigt. Die erforderlichen Arbeitsschritte für die Extrahierung unterscheiden sich von den Versionen 2003/2007 zu 2010/2013 nur Anfangs ein wenig.
Outlook 2010/2013
Vor dem Wechsel zur neuen Outlook-Version, klickst du in deinem bestehenden Outlook auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Exportieren klickst du auf den Button mit gleichem Namen.
Outlook 2003/2007
Bei diesen älteren Versionen reicht ein Klick auf Datei und Importieren/Exportieren. Ab hier ist die Vorgehensweise mit Outlook 2010 und 2013 identisch.
Im Dialogfenster Import/Export-Assistent wählst du die Option In Datei exportieren und bestätigst die Auswahl mit der Schaltfläche Weiter.
Anschließend klickst du im nächsten Fenster auf den Eintrag Kommagetrennte Werte (Windows) und dann wieder auf Weiter.
In der nachfolgenden Anzeige wählst du im Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte aus, klickst auf Weiter und legst dann noch den Speicherpfad fest. Mit den beiden Buttons Weiter und Fertig stellen werden nun alle Kontaktdaten in die Speicherdatei exportiert.
Tipp
Die Outlook-Export-Funktion eignet sich übrigens auch hervorragend als Kontaktdaten-Backup. Regelmäßig durchgeführt, bist du immer auf der sicheren Seite wenn sie mal verloren gehen.
Office Word: Pfeil-Symbole blitzschnell in ein Dokument einfügen
Sonderzeichen in Word-Dokumente einfügen ist eigentlich nur in mehreren Arbeitsschritten möglich. Das betrifft insbesondere die Sonderzeichen, die sich nicht direkt über die Tastatur eintippen lassen. Einige Zeichen, wie die Pfeilsymbole, können aber trotzdem mit einer Tastenkombination schnell eingegeben werden.
Für die Eingabe von Richtungspfeilen, wie die auf den Pfeiltasten deines Keyboards, drückst du nur die Taste [Alt] und eine Zahl zwischen 24 und 27. Wichtig ist nur, dass die Zahleneingabe über den Ziffernblock der Tastatur eingetippt wird.
Die Zahl 24 steht für Pfeil nach oben, tippe 25 für den Rechtspfeil ein, der Linkspfeil hat die Nummer 26 und der Pfeil nach unten die 27.
Auf Tastaturen die keinen Ziffernblock haben, zum Beispiel bei Note- und Netbooks, musst du zu einem kleinen Trick greifen. Tippe eine der folgenden Ziffern an der Stelle ein, an die der Pfeil erscheinen soll:
- Pfeil nach links: 2190
- Pfeil nach oben: 2191
- Pfeil nach rechts: 2192
- Pfeil nach unten: 2193
Dann markierst du diese Zahl und drückst anschließend die Tastenkombination [Alt][C], damit der gewünschte Pfeil erscheint.
Die vierstelligen Zahlencodes entsprechen übrigens den Codes, die auch die Zeichentabelle (Charmap) verwendet. Du rufst sie am schnellsten mit dem Begriff Charmap über das Eingabefeld der Taskleiste oder des Startmenüs auf.
Auch die Unicodes anderer Zeichen, wie das des Paragraphen-Zeichens, kannst du hier herausfinden. Das Symbol „Paragraph“ fügst du übrigens mit [Alt] und der Zahl 0167 ein.
Tipp:
Dieser Trick funktioniert auch im E-Mail-Client Outlook oder bei der Texterfassung per WordPress.
Outlook und GMail: Phishing-Mails als solche rechtzeitig erkennen
E-Mails unbekannter Herkunft sollte man immer skeptisch gegenüberstehen. So weit, so gut. Das wird von den meisten Menschen auch beachtet. Bei Phishing-Mails ist aber alles anders. Sie geben vor, von einer vertrauenswürdigen Firma zu stammen. Und sie wollen nur eines: Unsere Zugangsdaten zu Online-Shops und die Daten für unseren Zahlungsverkehr. Aus diesem Grund werden häufig die Webseiten bekannter Finanzinstitute wie Sparkassen oder der Online-Bezahldienst PayPal imitiert. In der Eingangsmail wirst du aufgefordert, deine Zugangsdaten zu bestätigen oder dich über die in der Mail integrierten Links und Schaltflächen bei deinem Konto anzumelden. Einer solchen Aufforderung solltest du aber nie Folge leisten.
Die Weiterleitungen auf die gefakte Webseiten sind mittlerweile so gut gemacht, dass sie von dem Original kaum zu unterscheiden sind. Enthielten die Phishing-Mails und die Fake-Seiten früher noch etliche stilistische Unterschiede und Rechtschreibfehler, so sind sie heutzutage sogar mit einer persönlichen Anrede versehen.
Da muss man schon genauer hinsehen, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Da meistens nur die größten Unternehmen kopiert werden, kann man sie recht einfach an dem verwendeten E-Mail-Server als Fake oder Original identifizieren.
Und zwar so:
Bei Outlook öffnest du die Nachricht – ohne jedoch einen eventuellen Anhang zu öffnen – und klickst auf Datei | Eigenschaften. Bei älteren Versionen, wie Outlook 2007, reicht ein Rechtsklick im Posteingang auf die betreffende E-Mail und die Auswahl des Kontextmenüeintrages Nachrichtenoptionen.
Im Bereich der Internetkopfzeilen scrollst du bis zum Eintrag Received. Handelt es sich bei der Mail um einen Phishing-Versuch, wird die hier angezeigte Domain nicht mit der, des vorgegaukelten Unternehmens übereinstimmen. In diesem Fall sollte die E-Mail umgehend im Papierkorb landen.
Ich beispielsweise, erhalte ich öfters Phishing-Mails die vom Absender-Server jatrabel.com stammen, und PayPal-Nachrichten imitieren, die ich auf diese Weise identifiziere und sofort lösche.
Google Mail
Bei dem E-Mail-Client von Google, dem GMail, ist die Verfahrensweise ähnlich. Öffne die Nachricht und klicke auf den kleinen Pfeil (Mehr) rechts neben dem Antwort-Pfeil und wähle im Aufklappmenü Original aus.
Tipp:
Oft reicht es auch nur aus, wenn du deinen Mauszeiger auf eine eingebettete Schaltfläche bewegst. Die mit diesem Button verknüpfte URL zeigt auch an, wohin die Weiterleitung führt. In meiner PayPal-Phishing-Mail war es die mehr als zweifelhafte Adresse grabify.ga.
Outlook 2016: Weiterleitung von E-Mails anlegen
Eine Weiterleitung von E-Mail ist besonders dann praktisch, wenn man nicht immer Zugriff auf das betreffende E-Mail-Konto hat. Zum Beispiel auf die private Adresse, wenn man auf der Arbeit ist, oder umgekehrt. Bei Outlook von Microsoft konnte man auch schon in der Vergangenheit eine E-Mail-Weiterleitung einrichten. Diese Funktion ist zwar immer noch in den Regeln vorhanden, das Einrichten ist aber nicht mehr so versteckt und unübersichtlich gestaltet wie früher.
Bei Outlook 2016 gehst du für eine E-Mail-Weiterleitung wie folgt vor:
Im Register Start klickst du in der Bearbeitungsleiste im Bereich Verschieben auf Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Neue Regel erstellen
Im nachfolgenden Dialogfenster gelangst du über die Schaltfläche Neue Regel zur Dialogbox des Regel-Assistenten. Hier wählst du aus dem Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Klicke dann auf den Button Weiter.
Bedingungen festlegen
Im nächsten Fenster spezifizierst du, wann eine empfangene E-Mail weitergeleitet werden soll. Etliche Kriterien stehen hier zur Auswahl. Zum Beispiel kannst du einen Abwesenheitszeitraum definieren, oder nur bestimmte E-Mails per Stichwortfilterung weiterleiten. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Bearbeitungsschritt.
Was soll mit der Nachricht passieren?
In diesem Schritt legst du die Aktion fest, wie mit der eingehenden Mail verfahren werden soll. Du kannst sie weiterleiten oder beispielsweise auch automatisch beantworten lassen. Mit dem Button Weiter gelangst du zum vorletzten Arbeitsschritt.
Die Ausnahme(n) von der Regel
Nun kannst du noch Ausnahmen definieren, welche Nachrichten von dieser Regelung ausgenommen werden sollen.
Fertig stellen und aktivieren
Unabhängig davon, ob du Ausnahmen festlegst oder nicht, führt dich der Weiter-Button zum letzten Dialogfenster. Im ersten Feld gibst du der Regel einen Namen, im zweiten Schritt aktivierst du die Regel und speicherst sie mit der Schaltfläche Fertig stellen.
Bei Word 2016 lassen sich mehr Sonderzeichen als nur drei Klammern-Arten verwenden.
Benötigst du gelegentlich (oder regelmäßig) bestimmte Sonderzeichen? Und du suchst dir auch einen Wolf, weil sie nicht sofort über die Tastatur zu finden sind? Die schnelle Hilfe befindet sich im Menüband des Word-Programms.
Für Sonderzeichen, die nicht so einfach über eine Tastenkombination wie [Alt Gr][8] (= eckige Klammer) zu erreichen sind, kann man die Tabelle mit Sonderzeichen aufrufen. Das funktioniert mit allen Word-Programmen ab Version 2007.
Sie befindet sich im Register Einfügen, am rechten Rand der Bearbeitungsleiste. Im Kontextmenü der Schaltfläche Symbol verbergen sich einige weitere Sonderzeichen, wie das Plus-Minus-Zeichen, Summenzeichen und einige Währungssymbole. Die Option Weitere Symbole blendet die Liste der Sonderzeichen ein.
Zum Einfügen in das aktuelle Dokument, markierst du das betreffende Sonderzeichen und klickst auf den Button Einfügen. Ein Doppelklick auf das Zeichen reicht aber auch.
In dem Dialogfenster wird dir aber auch der Zeichencode für das ausgewählte Sonderzeichen angezeigt. Tippe diesen Code in das Word-Dokument ein und bestätige ihn mit der Tastenkombination [Alt][C], damit es eingefügt wird.
Für häufig genutzte Sonderzeichen aus dieser Tabelle, sind diese beiden Varianten recht umständlich. Über die Schaltfläche Tastenkombination kannst du dem Sonderzeichen einen eigenen Shortcut zuweisen. Bei der Vergabe der Tastenkombination gleicht Word ab, ob sie an anderer Stelle schon verwendet wird und zeigt das auch direkt an.
Tipp:
Die Tabelle mit den Sonderzeichen ist unter den gleichen Voraussetzungen auch in Excel, sowie im E-Mail-Client Outlook verfügbar.
Charmap – Die komplette Liste aller Zeichen
Diese Sonderzeichen-Tabelle ist nur ein Teil der Zeichentabelle, die man über das Suchfeld im Startmenü aufrufen kann. Gib dort den Befehl Charmap ein, um auf alle verfügbaren Zeichen zugreifen zu können.
Solltest du noch Word 2003 nutzen, dann musst du direkt auf die Charmap zugreifen, die Zeichentabelle suchst du hier leider vergebens.
In der Charmap kann du ebenfalls eigene Tastenkombinationen hinterlegen, oder lieber die Zeichencodes verwenden. Was du halt bevorzugst.
Alle ungelesenen Nachrichten in Outlook auf einmal anzeigen
Fast jeder hat im Posteingang seines E-Mail-Programms ungelesene Nachrichten. Nach spätestens einer Woche kann man die Übersicht verlieren, welche noch bearbeitet werden müssen. Dann fängt eine zeitraubende Suche an. Dabei lassen sich bei Outlook alle ungelesenen Mails auf einen Schlag anzeigen.
Outlook 2007
Bei dieser älteren Version wählst du den betreffenden Ordner des Posteingangs aus und klickst in der Menüleiste auf Ansicht | Aktuelle Ansicht | Ungelesene Nachrichten in diesem Ordner.
Outlook 2010
Bei Outlook 2010 ist es umständlicher, aber immer noch besser als eine langwierige Einzelsuche. Auch hier markierst du den Ordner, in dem gesucht werden soll. Beachte dabei, dass du dich im Register Start des Menübandes befindest. Ganz rechts, in der Gruppe Suchen, wählst du die Option E-Mail filtern | Ungelesen aus.
Outlook 2013 und 2016
In den Versionen 2013 und 2016 ist das Einblenden wesentlich einfacher. In der Nachrichtenliste des ausgewählten Ordners, befindet sich oben der Button Ungelesen. Damit werden alle nicht geöffneten Nachrichten an den Anfang der Anzeigeliste sortiert.
Outlook: Mit dem Daten-Export gespeicherte E-Mails, Termine und Kontakte sichern
Bei dem E-Mail-Client Outlook ist es, genauso wie bei anderen sensiblen Daten, sehr wichtig, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Im Gegensatz zu den auf der Festplatte befindlichen Dateien ist bei Outlook keine zusätzliche Backupsoftware erforderlich, die die Daten komprimiert und sichert. Mit ein paar Mausklicks ist der gesamte Outlook-Datenbestand blitzschnell an einem beliebigen Ort gesichert.
Exportieren der Outlook Datendatei (pst)
Starte Office Outlook und klicke auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren.
Im Outlook Assistenten wählst du anschließend In Datei exportieren aus und gelangst mit Weiter zum nächsten Arbeitsschritt.
Im nächsten Fenster klickst du auf den Eintrag Outlook-Datendatei (.pst) und auf Weiter…
…um den Hauptordner, sowie die Unterordner für das Backup auszuwählen.
Mit der Schaltfläche Weiter wird im nächsten Fenster der Speicherort der Datensicherung festgelegt. Außerdem kann man auf Wunsch in den Optionen die Erstellung von Duplikaten zulassen.
Mit dem Button Fertig stellen gelangst du abschließend noch zur Kennwortvergabe. Soll kein Passwort das Backup zusätzlich sichern, dann klicke sofort auf OK um die Dateisicherung zu starten. Nach ein paar Sekunden ist der ganze Vorgang beendet.
Import und Wiederherstellung der gesicherten Outlookdateien
Die Wiederherstellung der Backup-Daten ist ebenso einfach. Klicke wieder in Outlook auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren und im Outlook-Assistenten anschließend auf Aus anderen Programmen oder Dateien importierten.
Mit Weiter gelangst du zur Auswahl der Outlook-Datendatei (.pst).
Folgen dann dem Assistenten weiter bis zum Abschluß des Import-Vorgangs.