Schlagwort: Outlook

Word: Eingabehilfe für das Einfügen von mathematischen Formeln
Wer in Word mathematische Gleichungen und Formel niederschreiben möchte, stößt nicht selten auf folgendes Problem: Wo sind die Tasten oder wie heißen die Tastenkürzel um das Wurzelzeichen, das Pi oder das Zeichen für Unendlichkeit darzustellen? Bis man eine Lösung gefunden hat, vergeht meist viel Zeit, die man besser hätte nutzen können. Ab Windows 7 gibt es dafür eine Lösung: Das wenig bekannte Tool des Mathematik-Eingabebereichs.
Zuverlässige Eingabehilfe
Im Mathematik-Eingabebereich kannst du eine Formel oder auch eine ganze Gleichung mit dem Mauszeiger schreiben und Windows erkennt diese automatisch. Im Anschluss kannst du die erkannte Gleichung in Word oder in eine E-Mail (Outlook) einfügen. Somit entfällt die komplizierte Tastatureingabe vollkommen.
Die Bedienung des Mathematik-Eingabebereichs ist sehr einfach und übersichtlich. Am schnellsten rufst du das Tool über das Startmenü auf. Gib in das Suchfeld den Programmnamen oder einen Teil davon ein. Mit einem Klick auf den gleichnamigen Treffer in der Ergebnisliste startet der Mathematik-Eingabebereich.
Formel eingeben und bearbeiten
Die benötigte Formel oder Gleichung wird nun per Hand in das große Feld eingetragen und die erkannten Zeichen werden in der Statusleiste abgebildet.
Ist eine Erkennung mal fehlerhaft, kannst du sie mit den sechs Tools, (Löschen, Auswählen und korrigieren, Rückgängig, Wiederholen, Schreiben) im kleinen Fenster bearbeiten. Das Tool Löschen ist gleich zweimal vorhanden. Das Radiergummi-Icon entfernt eine Eingabe und das Icon mit dem X löscht den gesamten Eingabebereich.
Einfügen in Word und Outlook
Hast du die gesamte Formel erfasst und ist sie korrekt erkannt worden, startest du das Officeprogramm Word, oder eine neue E-Mail in Outlook. Positioniere den Cursor an der erforderlichen Stelle im Dokument und klicke dann auf den Button Einfügen im Mathematik-Eingabebereich.
Die Formel wird sogleich in das Dokument eingefügt.
Fazit
Auch wenn es für Mathematiker einschlägige Programme gibt, mit denen Gleichungen und Formeln problemlos per Tastatur erfasst werden können, ist das Tool Mathematik-Eingabebereich auch für eine regelmäßige Verwendung sehr nützlich. Mit anderen Texterfassungsprogrammen ist der Mathematik-Eingabebereich leider nicht kompatibel.
Allerdings erfordert die manuelle Erfassung ein wenig Übung, damit das Tool die Formelzeichen sofort erkennen kann.
Durch Ausblenden der Menüleiste mehr Platz in Office-Programmen erreichen
Beim Arbeiten mit kleineren Bildschirmen und Notebooks gibt es oft zuwenig Platz. Gerade bei den Office-Programme bleibt nicht mehr viel Raum für die Anzeige des aktuellen Dokuments. Das breite Menüband belegt halt auch einen, nicht gerade kleinen, Bereich des Monitors. Ein wenig bekannter Trick blendet das komplette Menüband aus. Nur die schmale Registerleiste bleibt dann noch sichtbar.
Mit nur einem Doppelklick der linken Maustaste auf das gerade aktive Tab blendet das Menüband komplett aus und gibt damit mehr Platz auf dem Monitor frei.
Ein einzelner Mausklick bringt das Menüband vorübergehend wieder hervor, damit man damit arbeiten kann. Nach Auswahl der gewünschten Funktion verschwindet es aber wieder. Um es permanent einzublenden, ist wieder ein Doppelklick auf ein beliebiges Register erforderlich.
Dieser Trick funktioniert mit den Office-Programmen Word, Excel, Outlook und PowerPoint ab Version 2007. Also auch mit Office 2010, 2013 und dem in Kürze erscheinenden Office 2016.
Zwei Varianten, in Word und Outlook schnell ganze Sätze oder Wörter groß zu schreiben
Die einfachste und wahrscheinlich auch die am häufigsten verwendete Methode um Text besonders hervorzuheben ist wohl die Großschreibung. Die [Feststelltaste], die sich oberhalb der von [Umschalt] befindet, erleichtert die Großschreibung während der Texterfassung. Oftmals stellt sich beim Korrekturlesen heraus, dass auch andere Worte, Sätze oder ganze Textpassagen auf diese Weise hervorgehoben werden können. Aber auch nächträglich lässt sich dies blitzschnell bewerkstelligen.
Mit zwei Techniken können die gewünschten Texte in Großschrift umgewandelt werden.
1. Du markierst die betreffenden Texte und öffnest mit der Tastenkombination [Strg][D] das Dialogfenster Schriftart. Alternativ klickst du in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil im Bereich Schriftart. Hier aktivierst du die Option Großbuchstaben und bestätigst die Änderung mit OK. Das Vorschaufenster zeigt dir an, wie die Änderung in der Word-Datei aussehen wird.
Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn noch weitere Formatierungsoptionen hinzukommen sollen. Bei Bedarf aktivierst du zusätzliche Optionen wie Schriftfarbe, Unterstreichungen oder weitere Effekte.
2. Die etwas schnellere Variante der Großschreibung beschränkt sich lediglich auf die Tastenkombination [Umschalt][F3]. Markiere alle gewünschten Wörter oder Textpassagen und drücke diese Tastaturkombination gegebenenfalls mehrere Male, bis das gewünschte Ergebnis erzielt wurde.
Tipp:
Bei häufig wiederkehrenden Wörtern oder Textkombinationen kann man sogar noch eine dritte Technik anwenden.
Über die Funktion Suchen und Ersetzen, die mit der Tastenkombination [Strg][F] gestartet wird, erspart man sich sogar das Markieren der betreffenden Wörter. Idealerweise markierst du nur ein Wort oder eine Textkombination und öffnest dann das Fenster Suchen und Ersetzen. So wird der Text schon automatisch in das Suchfeld des Registers Ersetzen übernommen.
Gib nun die neue Schreibweise in das Feld Ersetzen durch ein und starte den Vorgang mit dem Button Alle ersetzen.
Diese Variante hat – insbesondere bei langen Texten – den Vorteil, dass keine Wörter vergessen werden. Außerdem können diese drei Möglichkeiten auch im E-Mail-Client Outlook angewendet werden.
Outlook: E-Mail-Texte in anderen Farben schreiben
Im Textverarbeitungsprogramm Word kann man ohne Probleme die Schriftfarben des Textes beliebig anpassen. Auch bei dem E-Mail-Client Outlook, dessen Texterfassung auf Word basiert, ist eine Farbänderung genau so einfach.
Mit einer anderen Textfarbe kann man bestimmte Passagen besonders gut hervorheben, besser als mit Fett- oder Kursivschrift. Diese Optionen stehen weiterhin zur Verfügung und können zusätzlich zum Einsatz kommen.
Und so geht´s:
Einfach eine neue E-Mail wie gewohnt schreiben und den Text markieren, der eine andere Farbe bekommen soll. Dann klickst du in der Menüleiste im Bereich Text auf den kleinen Pfeil neben dem A-Symbol. Dann wählst du aus der Farbpalette deine gewünschte Farbe aus.
Wenn keine passende Farbe vorhanden ist, dann öffnest du über die Option Weitere Farben die erweiterte Farbpalette mit Standard-Farbschattierungen…
…oder die benutzerdefinierte Farbpalette mit RGB-Farben.
Tipp:
Wenn der komplette E-Mail-Text in einer anderen Farbe als der Standard-Farbe geschrieben werden soll, dann kannst du auch vorher die Schriftfarbe ändern.
Word: Sich oft wiederholende Textpassagen per AutoKorrektur blitzschnell einfügen
Nicht nur am Arbeitsplatz, auch zu Hause wird meistens die Korrespondenz über das Microsoft-Office-Programm Word erstellt. Werden in der Korrespondenz immer wieder gleiche Textpassagen verwendet, wie zum Beispiel eine Anrede oder eine Grußformel, kann die Eingabe dieser Texte wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden. Gerade bei längeren Textpassagen verhindert man damit zusätzlich noch Schreib- und Flüchtigkeitsfehler. Das spart jede Menge Zeit und Arbeit.
Dabei ist der Trick recht einfach: Man verwendet hier die Ersetzen-Funktion der AutoKorrektur. Richtig konfiguriert, ersetzt sie durch Eintippen eines Kurztextes, diesen mit der gewünschten Langfassung.
Um das Ersetzen individuell zu konfigurieren, öffnest du ein Word-Dokument das den benötigten Text enthält. Alternativ kannst du den Text natürlich auch separat erstellen. Markiere dann die Langfassung des Textes und klicke anschließend auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Word 2007). In den neueren Word-Versionen klickst du auf Datei | Optionen.
Im Dialogfenster der Word-Optionen wählst du nun Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen aus. Im Unterfenster tippst du im Eingabefeld Ersetzen den Kurztext ein und bestätigst die Eingabe mit Hinzufügen. Anschließend kannst du alle offenen Dialogfenster beenden.
Ab sofort ist die AutoKorrektur einsatzbereit. Um den gespeicherten Langtext blitzschnell in ein neues Word-Dokument einzufügen, tippst du an die betreffende Stelle einfach nur den Kurztext ein und drückst die Taste [Enter].
Übrigens funktioniert dieser Trick auch mit dem E-Mail-Client Outlook. Hier wählst du entsprechend den Office-Button und die Editoroptionen.
Bei Outlook 2013/2016 ist der Weg etwas länger. In diesem Fall klickst du auf Datei | Optionen | E-Mail | Editoroptionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen um zum gewünschten Konfiguration zu gelangen.
Tipp:
Du musst bei der Auswahl des Kurztextes nur darauf achten, dass du kein Wort auswählst, das auch anderweitig verwendet wird. Sonst könnte es zu einem ungewollten Textaustausch kommen. Vielleicht verwendest du eine Abkürzung wie beispielsweise grußbrief für eine Grußformel am Ende eines Briefes.
Microsoft Outlook: Automatisches Vervollständigen von E-Mail-Adressen verhindern
Bei der Erstellung von E-Mails mit Outlook ist standardmäßig die Autovervollständigung der Empfänger-Adressen aktiviert. Diese Funktion kann Segen und Fluch zugleich sein. Insbesondere würden die Nutzer, deren Adressbuch mehrere identische Namen enthält, die Autovervollständigung lieber deaktivieren. Mit ein paar Mausklicks ist dies schnell erledigt.
Outlook 2013/2016
Starte dein Outlook-Programm und klicke in der Menüleiste auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster rufst du links die Kategorie E-Mail auf und deaktivierst dann im rechten Bereich unter Nachrichten senden die Option Beim Ausfüllen der Zeilen „An“, „Cc“ und „Bcc“ Namen mithilfe der AutoVervollständigen-Liste vorschlagen. Nach der Bestätigung mit dem Button OK wird die Änderung sofort wirksam.
Outlook 2007 oder älter
Die Deaktivierung der AutoVervollständigen-Funktion findest du in den älteren Outlook-Versionen unter Extras | Optionen und musst dich durch drei Dialogfenster hindurchklicken. Im Options-Fenster gelangst du im Register Einstellungen zu den E-Mail-Optionen.
Im nächsten Dialogfenster klickst du auf Erweiterte E-Mail-Optionen und im letzten Fenster entfernst du das Häkchen bei der Option Beim Ausfüllen der Adressfelder ähnliche Namen vorschlagen. Bestätige dann nur noch alle offenen Dialogfenster mit OK, damit die Änderungen aktiviert werden.
Alle Tasten-Kombinationen von Word 2013 auf einen Blick
Die Bedienung und Steuerung von Programmen werden meist per Tastatur und Maus vorgenommen. Viele Funktionen lassen sich zudem mit einer Tastenkombination direkt ansteuern. Für viele User bedeutet dies eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Insbesondere trifft das auf die Office Produkte, wie Excel, Powerpoint und Word zu. Aber welches Tastenkürzel ist wofür? Hier helfen die Spickzettel der Universität Gießen.
Für eine verbesserte Übersicht der schier zahllosen Tastenkombinationen für Word wurde ein Handbuch im PDF-Format entwickelt, dass in verschiedene Bereiche gegliedert ist. Am Bildschirm kann man die einzelnen Bereiche direkt über das Inhaltsverzeichnis anwählen. Natürlich lässt sich das Handbuch auch ausdrucken und in der Schreibtisch-Schublade bereithalten.
Die Uni Gießen hat natürlich nicht nur für Word 2013 ein Handbuch der Tastenkombinationen erstellt, sondern auch für die Office-Programme, Excel, Access, Outlook und PowerPoint. Alle Handbücher sind kostenlos erhältlich.
Microsoft Outlook: Word-Anlagen nicht im Lese-Modus öffnen, sondern in der Standard-Ansicht
Praktisch jeden Tag erhalten wir E-Mails mit Anlagen im Word-Format. Wer mit dem E-Mail-Client Outlook arbeitet und hier die Word-Anhänge öffnet, dem wird das Dokument in einem (Vollbild-) Lesemodus angezeigt. Dabei kann man Word auch so einstellen, dass der Anhang direkt in der Standard-Ansicht angezeigt wird. Dazu sind nur ein paar kleine Anpassungen in den Word-Einstellungen notwendig.
Schreibgeschütztes Dokument
Der Grund, warum Outlook standardmäßig den Lesemodus verwendet, liegt daran, dass das Dokument in einer schreibgeschützten Version geladen wird weil im Hintergrund gleichzeitig eine Kopie im temporären Order gespeichert wurde.
Natürlich kann man auch in der geschützten Ansicht zur Standardansicht wechseln, indem man im Dialogfenster die Option Anlagen nicht mehr im Vollbild-Lesemodus öffnen (Word 2007/2010). deaktiviert.
Bei dieser Variante muss aber unter Umständen jedes Dokument auf diese Weise öffnen.
Einfacher ist es da, wenn man den Lesemodus in Word direkt deaktiviert. Starte Word und klicke auf Datei | Optionen (Word 2013/2016) oder auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Version 2007/2010).
Bei Word 2007/2010 deaktivierst du in der Kategorie Häufig verwendet die Funktion E-Mail-Anlagen im Vollbild-Lesemodus öffnen. Mit OK speicherst du die Änderungen.
Bei Word 2013 und 2016 heißt die Funktion E-Mail-Anlagen und andere nicht bearbeitbare Dateien im Lesemodus öffnen, die nun im Register Allgemein zu finden ist.
Ab sofort werden in Outlook die Word-Anhänge direkt in der „normalen“ Ansicht angezeigt.
Outlook: Automatische Erinnerungsfunktion für Geburtstage einrichten
Hast du auch schon einmal einen (oder mehrere) Geburtstag vergessen? Besser ist es, sich automatisch daran erinnern zu lassen. Das übernehmen meist die Kalender-Apps in Smartphones. Was ist aber mit den Kontakten, die in Outlook gespeichert sind? Dafür müssten sie per Synchronisation an das eigene Handy übertragen werden. Ist aber eine Vermischung von Outlook- und Handy-Kontakten nicht erwünscht, muss man eine andere Variante wählen. Outlook kann man zu diesem Zweck mit einer Erinnerungsfunktion nachrüsten.
Die SmartTools-Geburtstags-Erinnerung für Outlook ist kostenlos im Web, zum Beispiel bei Chip.de, als Download erhältlich.
Bevor du die Installation vornimmst, beende zuerst den Outlook Client. Starte dann die Installation. Im ersten Schritt wirst du zur Eingabe eines Produkt-Codes aufgefordert. Den erhälst du ebenfalls kostenlos durch die Eingabe einer Email-Adresse und dem Button Anfordern.
Nach Abschluß des Setups ist die Erinnerungsfunktion direkt einsatzbereit. Starte nun dein Outlook und die ersten Geburtstagserinnerungen werden in einem separaten Fenster angezeigt.
In diesem Erinnerungsfenster kann man auch die Liste der Geburtstage aller Outlook-Kontakte in Word exportieren und ausdrucken. Dies wird über die Registerkarte Liste drucken gesteuert.
Besonders gut fanden wir auch die Erkennung der Geburtstage und der Jahrestage anhand von Stichworten. Gib die Stichworte im Register Geburts- /Jahrestage erkennen ein. Bei der Verwendung mehrerer Begriffe müssen diese durch Semikolons getrennt werden.
Natürlich funktioniert SmartTools Geburtstags-Erinnerung für Outlook nur dann zuverlässig, wenn die Kontaktdaten gut gepflegt werden und Jahres-/Geburtstage in die entsprechenden Felder eingegeben werden.
Urteil:
Tolles Tool mit dem man keinen Geburtstag oder anderen Jahrestag mehr vergisst.
Kleiner Tipp für „extrem Vergessliche“: Den Hochzeitstag der Ehefrau oder des Ehemannes auch in die Kontaktdaten eingeben, sonst könnte der Haussegen an diesem Tag etwas schräg hängen…
Passwort-Probleme beim Einrichten einer Outlook.com-Mail im Outlook-Client?
Der E-Mail-Client Outlook, der ein Teil des Office-Paketes ist, dient auch als Verbindung zum ehemaligen Web-Mailer Hotmail. Dieser heisst heute Outlook.com (Outlook Mail) und kann natürlich auch in Outlook eingebunden werden. Manchmal kommt es aber beim Hinzufügen einer Outlook.com-Email zu Passwortproblemen. Man gibt das Passwort richtig ein und trotzdem lehnt es der Outlook-Client ab. Meist liegt es an einer der folgenden Ursachen.
Falsche Ländereinstellung der Tastatur
Beim schnellen Tippen auf der Tastatur passiert es schon mal, dass man versehentlich auf eine andere Tastatursprache umschaltet. Dadurch ändern etliche Zeichen ihre Position. Nicht nur Buchstaben (Y, Z, Umlaute) sondern auch Sonderzeichen wie der Doppelpunkt, Bindestrich oder das Prozentzeichen. Wenn du hauptsächlich die deutsche Tastatur verwendest, dann deaktiviere einfach den Umschalter.
Aktivierte Feststelltaste
Eine weitere Ursache einer Passwort-Ablehnung ist eine aktivierte Feststelltaste. Sie dient der permanenten Groß-Schreibung, aber auch in verschiedenen (Online-) Games wird sie gerne verwendet. Durch erneutes Drücken wird wird die Feststelltaste wieder deaktiviert. Sie befindet sich links neben der Taste [A]. Viele Tastaturen zeigen übrigens eine aktivierte Feststelltaste mit einer (meist) grünen LED oberhalb des Zahlenblocks an.
Microsoft Konto
Etliche Nutzer haben ein Microsoft Konto, um verschiedene Microsoft Produkte wie OneDrive, XBox oder Office 365 optimal nutzen zu können. Hier liegt dann das Problem bei der aktivierten Zwei-Stufen-Überprüfung. In diesem Fall musst du über die Microsoft-Webseite in deinem Konto ein App-Kennwort erzeugen, weil der Outlook-Client keine Sicherheitscodes unterstützt.
Dann gibst du das Kennwort in der Outlook-Kontoeinrichtung ein.
Spätestens nach dem Erzeugen des App-Kennwortes, sollte das Hinzufügen der Outlook.com-Adresse reibungslos funktionieren.