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Powerpoint: Mit einer Abschlußüberprüfung wiederkehrende Ausdrücke vermeiden
Nach der Erstellung von Texten für Powerpoint-Präsentationen, sollte man generell eine Korrekturlesung vornehmen. Nicht nur Schreib- und Interpunktionsfehler, sondern auch Wiederholungen fallen in einem Text negativ auf. Während die automatische Rechtschreibprüfung schon während der Texteingabe ihren Dienst versieht, müssen Wortwiederholungen manuell korrigiert werden. Dazu nutzt man am besten den integrierten Dienst Thesaurus.
Ist deine Präsentation fertig erstellt, dann wechselst du in der Menüleiste zum Register Überprüfen. Fallen dir nun bei der Korrekturlesung Wörter auf, die sich zu oft wiederholen, dann markiere eins der Wörter und starte im Menüband den Thesaurus-Dienst.
Dieser öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms und zeigt direkt verschiedene Varianten des markierten Begriffs an.
Wähle einen passenden Begriff der Thesaurus-Liste aus, öffne über den kleinen Pfeil das Aufklappmenü, und ersetze den Begriff in der Präsentation mit Einfügen.
Thesaurus kannst du übrigens auch in den Office-Anwendungen von Word…
…und Outlook zur Suche von verwandten Begriffen nutzen.
Outlook: Gelöschte Elemente werden trotzdem gespeichert. Nur mit einem Trick kannst du sie restlos entfernen.
Löschst du in Outlook einen Eintrag, egal ob einen Kontakt oder eine E-Mail, so wird dieser nur als gelöscht markiert. Selbst dann, wenn der Ordner Gelöschte Objekte geleert wird. Diese Elemente verschwinden optisch zwar aus Outlook, werden aber in der Outlook-Datendatei gespeichert, die mit der Zeit immer größer wird. Wer diesen Datenmüll endgültig loswerden will, der muss leider selbst tätig werden.
Die Altlasten-Löschung wird erst durch die Komprimierung der Datendatei erreicht und wird durch ein paar Mausklicks schnell gestartet. Wie lange die Komprimierung dauert, hängt vom vorhandenen Outlook-Datenvolumen ab.
Um die Komprimierung zu starten, klickst du in Outlook 2013 auf Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen.
In älteren Outlookversionen wie 2003 oder 2007 klickst du in der Menüleiste auf Extras | Kontoeinstellungen.
Dadurch öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Wechsle hier zum Register Datendateien. Markiere die betreffende Datendatei, meist ist sie als Standard definiert.
Über den Button Einstellungen öffnest du das Unterfenster Persönliche Daten. Die Schaltfläche Jetzt komprimieren startet die Neustrukturierung der Datendatei und alle gelöschten Elemente werden komplett entfernt.
Wie oben bereits erwähnt, kann der Komprimierungsvorgang ein paar Minuten dauern.
Danach können die offenen Dialogfenster geschlossen werden.
Outlook: Eingehende E-Mails direkt an den richtigen Empfänger weiterleiten
Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.
Outlook 2010 und 2013
Zum Aufrufen des Regel-Assistenten klickst du im Outlook-Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im Dialogfenster von Regeln und Benachrichtigungen wählst du oben rechts das betreffende E-Mail-Konto aus und klickst auf den Button Neue Regel um den Regel-Assistenten zu öffnen. Hier wählst du im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.
Im diesem Dialogfenster legst du die Bedingungen für eine Weiterleitung fest. Sollen alle eingehenden E-Mails weitergeleitet werden, dann wähle keine Optionen aus, klicke auf Weiter und bestätige die Warnmeldung mit Ja.
Im nachfolgenden Dialog aktivierst du im ersten Schritt die Einstellung diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. In Schritt 2 klickst du auf den Link und gibst im neuen Fenster die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an. Natürlich kann man hier auch eine Verteiler-Liste über das Adressbuch aussuchen.
Mit Weiter geht´s dann zum nächsten Arbeitsschritt, den Ausnahmen. Bei Bedarf definierst du hier Ausnahmeregelungen.
Mit Weiter kommst du nun zum letzen Arbeitsschritt. Hier vergibst du der Regel einen Namen und die Schaltfläche Fertig stellen aktiviert die neue Regel.
Outlook 2007 und älter
Bei den älteren Outlook-Versionen gelangst du in der Menüleiste über Extras | Regeln und Benachrichtigungen…
…zum Dialogfenster der Regeln und Benachrichtigungen.

Auch hier öffnest du mit dem Button Neue Regel den Regel-Assistenten. Über die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen legst du die Weiterleitung an. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind identisch.
Tipp:
Mit dem Regel-Assistent lässt sich ein Postfach gut strukturieren. So lassen sich eingehende Nachrichten zum Beispiel auch automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.
Outlook: Mehrere unterschiedliche Signaturen für ein E-Mail-Account als Autotext-Baustein anlegen
Verwendet man Outlook gleichzeitig zu privaten und beruflichen Zwecken, dann benötigt man meist auch mehrere, unterschiedliche E-Mail-Signaturen. Die Standard-Signatur ist da nicht besonders hilfreich. Man kann natürlich die Kontaktdaten und die Schlußformulierung auch jedes mal neu schreiben, das benötigt in der Regel aber zuviel Zeit, die man besser nutzen kann. In diesem Fall ist ein Autotext-Baustein mit der benötigten Signatur die bessere Lösung.
Schnell erstellte Signatur
Das Erstellen eines Autotext-Bausteins ist kinderleicht und blitzschnell durchgeführt. Öffnen Sie in Outlook eine neue E-Mail und tippen Sie die gewünschte Signatur inklusive Grußformel ein. Anschließend markieren Sie diesen Text und drücken die Tastenkombination [Alt][F3]. Im Dialogfenster geben Sie im obersten Eingabefeld der Signatur einen Namen.
Je nach Bedarf erstellen Sie nach diesem Vorbild weitere Signaturen im Text-Schnellbaustein-Format.
Einfügen mit F3 oder der Menüleiste
Soll eine dieser Signaturen nun am Ende einer E-Mail eingefügt werden, dann tippen Sie dessen Namen ein und drücken dann die Taste [F3]. An der Stelle des Baustein-Namens erscheint nun die komplette Signatur.
Und keine Angst, haben Sie mal den Namen der Signatur vergessen, dann kann sie auch über das Menüband eingefügt werden. Wechseln Sie in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schnellbausteine. Die Liste aller verfügbaren Textbausteine klappt auf und Sie wählen den gewünschten Text per Mausklick aus.
Tipp:
Auf diese Weise können Sie auch oft verwendete Formulierungen speichern, die mit dem entsprechenden Stichwort eingefügt werden. Ein gutes Beispiel ist die Begrüßungsformel…
Sehr geehrte Damen und Herren,
…die man mit der Bezeichnung sgduh in der Liste der Schnellbausteine speichern kann.
Speak-a-Message: Schnell mal eine Nachricht sprechen statt sie zu schreiben
Egal ob geschäftlich oder privat, jeden Tag schreiben eine Menge E-Mails. Manchmal würde man aber auch gerne mal auf das Tippen verzichten. Die meisten Spracherkennungsprogramme wie beispielsweise die Windows-Spracherkennung oder Dragon Naturally Speaking sind zwar sehr gut, bedürfen aber einer zeitintensiven Einrichtung. Auch die Bedienung dieser (Profi-)Programme liegt nicht jedem Nutzer gleichermaßen gut. Eine recht gute und sehr einfach zu bedienende Alternative ist das Tool Speak-A-Message.
Schnelle Erfassung von Sprachnachrichten
Speak-a-Message ermöglicht die blitzschnelle Erstellung von Sprachnachrichten. Diese lassen sich dann aus dem Programm heraus per E-Mail versenden, speichern, oder direkt auf der eigenen Facebook-Pinnwand veröffentlichen. Genauso einfach lässt sich eine Sprachnachricht in Text umwandeln.
Download und Installation
Aber alles der Reihe nach. Zuerst muss das Programm erst einmal heruntergeladen und installiert werden. Auf der Webseite www.speak-a-message.com kann das Programm auch als kostenlose Version heruntergeladen werden. Klicken Sie dazu auf den roten Button und folgen Sie dann dem Download- und Installationsassistenten.
Sprachnachrichten aufnehmen
Vor dem Starten des Programms überprüfen Sie, ob ein Mikrofon angeschlossen ist.
Starten Sie das Tool dann mit einem Doppelklick auf das Desktop-Symbol.
Zum Aufnehmen einer Sprachnachricht, klicken Sie auf den roten Button Aufnehmen. Zusätzlich kann man eine Titelbeschreibung und den Namen des Sprechers eintragen. Mit einem Mausklick auf die grünen Häkchen werden die Angaben gespeichert.
Die Umwandlung in Text
Soll der Inhalt dieser Sprachdatei in Text umgewandelt werden, dann klicken Sie auf Transkribieren und anschließend auf die Schaltfläche Sprache zu Text. Nach ein paar Sekunden wird der erkannte Text angezeigt. Der angezeigt Text kann zusätzlich noch korrigiert und geändert werden. In diesem Fall speichern Sie die Änderungen mit dem Button Text speichern.
Ein Mausklick auf Dateien zeigt die Liste vorhandener Sprachdateien, sowie den Speicherpfad an.
Weitere Funktionen
Die Spracherkennungssoftware enthält noch weitere Features. So lassen sich über die Symbolschaltflächen nicht nur die Sprachdateien bearbeiten, sondern auch direkt per E-Mail versenden oder auf Ihrer Facebook-Pinnwand veröffentlichen.
Weitere Funktionen sind:
- Einfügen von Fotos, eCards und Screenshots in Sprachnachrichten
- Anfertigen von Hintergrundkommentaren bei Fotos
- Anfertigen von Audio-Shows und Voice-Tagebüchern
Fazit
Alles in Allem ist das Spracherkennungs-Programm Speak-A-Message für den privaten Einsatz sehr zu empfehlen. Die Bedienung aller Programm-Funktionen ist übersichtlich, gut durchdacht und sehr bedienerfreundlich.
Je öfter dieses Programm benutzt wird, desto besser wird die Umwandlung von Sprache in Text. Man muss sich nur angewöhnen, deutlich zu ins Mikrofon zu sprechen.
Ein weiterer großer Vorteil dieses Programms ist, das der E-Mail-Empfänger einer Sprachnachricht dieses Tool nicht zwingend zum Abspielen benötigt. Speak-A-Message zeichnet die Sprachnachrichten im WMA-Audio-Format auf. Da reicht der normale Windows-Media-Player, VLC Media Player, oder ein anderes Tool Ihrer Wahl.
Outlook 2013: Bei der E-Mail-Suche nicht alles gefunden? So einfach läßt sich die Trefferanzahl maximieren.
Wer beruflich mit Outlook 2013 arbeitet, wird bestimmt schon einmal festgestellt haben, das eine gesuchte E-Mail nicht angezeigt wurde, obwohl man ganz genau weiß, dass sie da sein müsste. Bei einer manuellen Suche in den entsprechenden Ordnern, wird man sie dann doch finden. Das bei einer E-Mail-Suche nicht alles angezeigt wird, liegt daran, dass Outlook 2013 die Ergebnisse reduziert, um die Suchgeschwindigkeit zu erhöhen. Mit einer kleinen Änderung in den Optionen lassen sich aber trotzdem alle Suchergebnisse anzeigen.
Dieses Phänomen tritt meist bei Outlook auf, wenn sehr viele E-Mails gespeichert werden. Im privaten Bereich wird sich dieser „Fehler“ wahrscheinlich erst relativ spät bemerkbar machen.
Aber um auf der sicheren Seite zu sein, sollte die standardmäßige Suchbeschränkung ausgeschaltet werden. Dadurch kann sich aber im Gegenzug die Suchdauer verlängern. Die paar Sekunden sind jedoch besser zu verschmerzen, da eine manuelle Suche sehr viel länger dauert. Die Begrenzung ist wieder mal ein gutes Beispiel für die „Microsoft-Verschlimmbesserung“.
Für die Abschaltung der Suchbeschränkung starten Sie Outlook 2013 und klicken in der Menüleiste auf Datei | Optionen. Dann rufen Sie im Options-Fenster auf der linken Seite das Register Suchen auf und deaktivieren Sie die Einstellung Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.
Ab sofort werden alle verfügbaren Suchergebnisse angezeigt.
Outlook: Kontakte und Kalender in eigenen Fenstern öffnen und parallel nutzen
Outlook kann ja nicht nur E-Mails verwalten, sondern macht auch bei Kontakten und Terminen eine gute Figur. Über die Links in der linken Navigationsleiste oder (ab Outlook 2013) über die unteren Reiter kann man zwischen Mail, Kalender, Adressen, Aufgaben und Notizen switchen. Allerdings zeigt Outlook die Fenster immer nur nach den Entweder-Oder-Prinzip. Es ist immer nur ein Bereich sichtbar, zum Beispiel entweder E-Mails oder der Kalender. Mit einem simplen Trick kann man auch parallel arbeiten und Mails, Termine, Adressen & Co. nebeneinander anzeigen.
Kalender, Kontakte und mehr nebeneinander anzeigen
Um zum Beispiel sowohl die E-Mails als auch die Termine im Blick zu haben, lassen sich die Outlook-Bereiche in separaten Fenstern anzeigen. Die E-Mails bleiben dann zum Beispiel im Hauptfenster sichtbar, und die Kontakte bekommen ein separates Fensters. Dazu muss man nur mit der rechten Maustaste auf Kalender (oder einen anderen Eintrag) klicken und im Aufklappmenü den Befehl In neuem Fenster öffnen aufrufen.
Der Kalender erscheint dann nicht im Hauptfenster, sondern einem Extra-Fenster. Das Ganze können Sie beliebig oft wiederholen und auch mehrere Kalender oder Aufgabenlisten oder Posteingänge nebeneinander anordnen. Der Wechsel zwischen den Fenster erfolgt am einfachsten per Mausklick ins Fenster oder mit der Tastenkombination [Alt][Tab].
Outlook: Feinere Zeiteinteilung im Kalender einstellen
Im Outlook-Kalender sind die Tage und Stunden recht grob eingeteilt. In der Tages- oder Wochenansicht unterteilt Outlook die Tage nur in Stunden und halbe Stunden. Das ist in Ordnung, so lange die Termine immer zur halben oder vollen Stunde beginnen. Möchte man aber einen krummen Termin um 9:15 Uhr eintragen, sind Zusatzklicks zum Anpassen der Startzeit notwendig. Die Extraklicks kann man sich sparen, indem man die Zeiteinteilung im Outlook-Kalender einfach feiner einstellt. Dann lassen sich auch krumme Termine direkt in den Kalender eintragen.
Feineres Zeitraster wählen
Um im Outlook-Kalender eine filigranere Zeiteinteilung einzustellen, klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf die vertikale Zeitachse am linken Kalenderrand. Im Aufklappmenü können Sie anschließend ein anderes Zeitintervall einstellen. Zur Auswahl stehen 60, 30, 15, 10, 6 und 5 Minuten. Damit lassen sich auch krumme Termine wie 12:20 Uhr direkt ins Kalenderblatt eingeben. Das Anpassen der Starttermine entfällt.
Microsoft Outlook: Automatische „Gelesen“-Markierung deaktivieren
Im Outlook-Posteingang werden ungelesene Nachrichten in Fettschrift und gelesene in Normalschrift angezeigt. Klickt man eine ungelesene E-Mail einmal an, ohne sie zu öffnen, wird die Nachricht automatisch als „gelesen“ markiert, wenn eine neue E-Mail angeklickt wird. Das gilt ebenfalls für den Fall, wenn man mit den Pfeiltasten die Markierung hin und her bewegt und etwas zu lange auf einer Nachricht verweilt. Wer keine automatische „gelesen“ Funktion möchte, der kann sie recht einfach abschalten. Danach muss eine E-Mail tatsächlich geöffnet werden, um als „gelesen“ markiert zu werden.
Bis zu der Version 2007 von Outlook klicken Sie in der Menüleiste auf Extras | Optionen…
…und öffnen so das Dialogfenster.
Auf der Registerkarte Weitere öffnen Sie über die Schaltfläche Lesebereich das gleichnamige Unterfenster. Entfernen Sie hier das Häkchen bei der Option Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt und bestätigen Sie die Änderung in beiden Dialogfenstern mit OK. Die Änderungen treten ohne einen Neustart von Outlook in Kraft.
Bei den Outlook-Versionen 2010 und 2013 ist das Verfahren fast identisch. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei | Optionen um das Dialogfenster zu öffnen. In der Kategorie Erweitert klicken Sie auf Lesebereich und deaktivieren die Option Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt.
Dann müssen nur noch beide offenen Fenster mit OK bestätigt werden, damit die Änderung aktiviert wird.
Ab sofort werden Nachrichten nur noch als gelesen angezeigt, wenn sie wirklich geöffnet wurde, oder per Rechtsklick auf eine E-Mail das Kontextmenü geöffnet wurde…
…und diese Nachricht entsprechend markiert.
Windows per E-Mail herunterfahren: Per Outlook-Regel aus der Ferne einen Windows-Shutdown durchführen (Video)
Mal wieder vergessen, den Rechner herunterzufahren? Oder der PC im Büro werkelt noch einige Stunden an einem Download und soll danach von Zuhause aus heruntergefahren werden? Kein Problem: Mit einem simplen Trick lässt sich Windows aus der Ferne herunterfahren. Und zwar mit einer einfachen E-Mail ans Outlook-Postfach. Hört sich verrückt an, funktioniert aber wirklich. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie’s geht.
Windows-Shutdown per E-Mail und Outlook-Regel
Im Netz gibt es zwar etliche Extra-Tools und Zusatzprogramme, mit denen sich PCs aus der Ferne herunterfahren lassen. Die sind aber gar nicht notwendig. Es geht auch mit Outlook, das sowieso auf vielen Rechnern bereits installiert ist. Der Trick funktioniert über eine bestimmte Outlook-Regel. Und zwar so: In Outlook legen Sie eine Regel an, die beim Empfang einer bestimmten E-Mail (Ihrer ganz persönlichen Shutdown-E-Mail) eine Batchdatei aufruft, die den Rechner sofort herunterfährt. Damit’s funktioniert sind zwei Schritte notwendig, die im folgenden ausführlich erklärt werden:
– Das Anlegen einer Batchdatei für den Shutdown
– Das Anlegen einer Filterregel zum Herunterfahren per E-Mail
Shutdown-Batch-Datei anlegen
Im ersten Schritt müssen Sie eine ausführbare Batchdatei anlegen, die den Befehl zum Herunterfahren enthält und diese als .BAT-Datei auf der Festplatte speichern. Das geht folgendermaßen:
1. Starten Sie den Windows Editor, indem Sie das Startmenü bzw. bei Windows 8 das Suchfeld (mit [Windows-Taste][Q]) öffnen, den Suchbegriff Editor eingeben und auf Editor klicken.
2. Geben Sie den folgenden Befehl ein in einer Zeile ein und achten Sie auf die Leerzeichen. Achtung: Das letzte Zeichen ist nicht der Buchstabe O, sondern die Ziffer 0 (Null):
%systemroot%\system32\shutdown.exe -s -f -t 0
Die Zeile bewirkt später, dass der Befehl shutdown.exe -s zum Herunterfahren des Rechners ausgeführt wird. Der Schalter -f bewirkt, dass Windows auch dann heruntergefahren wird, wenn noch Programme oder Dateien geöffnet sind (forced shutdown). Der Zusatz -t 0 (Ziffer Null) sorgt dafür, dass der Shutdown sofort (nach Null Sekunden) erfolgt.
3. Rufen Sie den Befehl Datei | Speichern unter auf, und speichern Sie die Datei auf der Festplatte, etwa im Dokumente-Ordner. Wichtig: Im Feld Dateityp wählen Sie den Eintrag Alle Dateien; als Dateinamen verwenden Sie shutdown.bat. Wichtig ist die Endung .bat, damit Windows die Textdatei als ausführbahre Batchdatei erkennt und später auch ausführen kann. Nach dem Speichern können Sie das Editorfenster schließen.
Outlook-Regel für den Remote-Shutdown aus der Ferne einrichten
Weiter geht es mit Outlook. Hier legen Sie eine Filterregel an, die bei der Ankunft einer bestimmten E-Mail die oben angelegte Batchdatei ausführt und den Rechner automatisch herunterfährt. Die Regel wird folgendermaßen angelegt:
1. Rufen Sie in Outlook den Befehl Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf.
2. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, wählen im unteren Bereich den Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und klicken auf Weiter.
3. Jetzt kommt der wichtigste Schritt. Im nächsten Fenster legen Sie die Regeln fest, die für die Herunterfahren-E-Mail gelten müssen, damit der Shutdown-Befehl auch ausgeführt wird. Dabei gilt: die Regeln dürfen nicht zu lasch sein, damit nicht jedermann aus der Ferne per simpler E-Mail den Rechner herunterfahren kann. Wir empfehlen folgende Bedingungen:
– Mit bestimmten Wörtern im Betreff: Die E-Mail muss ein bestimmtes Schlüsselwort (z.B. „Herunterfahren“) im Betreff enthalten.
– Über Konto Kontoname: Die E-Mail muss an ein bestimmtes E-Mail-Konto geschickt werden, etwa an die Haupt-E-Mail-Adresse.
– Die nur an mich gesendet wurde: Die E-Mail muss direkt an Sie selbst geschickt werden.
– Mit bestimmten Wörtern im Text: Nicht nur im Betreff, auch im Text müssen bestimmte Schlüsselwörter auftauchen, um die Aktion auszuführen.
– Nur auf diesem Computer: Wenn Sie Outlook auf mehreren Rechnern mit derselben E-Mail-Adresse nutzen, stellen Sie mit dieser Bedingung sicher, dass der Shutdown-Befehl nur auf diesem Rechner ausgeführt wird.
Für noch mehr Sicherheit können Sie optional noch die Bedingung Die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt aktivieren. Die Shutdown-E-Mail muss dann zwingend von einem bestimmten E-Mail-Account aus abgeschickt werden. Allerdings funktioniert das Herunterfahren dann nur von diesem Account aus. Wir lassen bei uns im Büro diese Bedingung weg, damit wir von jedem Account aus den Shutdown-Befehl absenden können.
4. Sobald die Grundbedingungen angekreuzt sind, klicken Sie im unteren Feld auf die blau unterlegten Links und ergänzen die Details, etwa den Kontonamen und die gewünschten Schlüsselwörter, die im Betreff und Nachrichtentext erscheinen müssen, etwa so:
Die Regel lautet dann zum Beispiel:
Nach Erhalt einer Nachricht, die nur an mich gesendet wurde und über Konto meine@emailadresse.de und mit Herunterfahren im Betreff und mit Bitte den Rechner jetzt herunterfahren im Text und nur auf diesem Computer.
Sind alle Bedingungen festgelegt, fahren Sie mit Weiter fort.
5. Jetzt legen Sie fest, was passieren soll, sobald eine E-Mail eintrifft, die diese Bedingungen erfüllt. Hier kreuzen Sie Aktion Anwendung starten an und klicken unten auf Anwendung.
6. Im nächsten Fenster wechseln Sie in den Ordner, in dem die shutdown.bat-Datei liegt. Wählen Sie unten rechts den Eintrag Alle Dateien, markieren Sie die shutdown-Datei, und klicken Sie auf Öffnen.
Die gesamte Regel lautet jetzt zum Beispiel:
Nach Erhalt einer Nachricht, die nur an mich gesendet wurde und über Konto meine@emailadresse.de und mit Herunterfahren im Betreff und mit Bitte den Rechner jetzt herunterfahren im Text und nur auf diesem Computer shutdown.bat starten.
7. Nach einem Klick auf Weiter fragt Outlook nach Ausnahmen für die Regel. Diesen Schritt können Sie mit Weiter überpspringen.
8. Im letzten Schritt geben Sie der Regel einen passenden Namen wie Herunterfahren und speichern das Ganze mit Fertig stellen. Die Regel ist damit fertig und „scharfgestellt“.
Den Rechner per E-Mail herunterfahren
Jetzt können Sie den Rechner aus der Ferne mit einer Shutdown-E-Mail heruntergefahren; vorausgesetzt, auf dem Rechner läuft Outlook und ruft regelmäßig neue E-Mails ab. Sie müssen nur eine E-Mail mit den festgelegten Regeln an Ihren Outlook-Rechner schicken, etwa von einem anderen E-Mail-Dienst wie Gmail, Web.de oder GMX aus. Sie müssen nur penibel darauf achten, dass die Shutdown-Bedingungen erfüllt sind und im Betreff zum Beispiel „Herunterfahren“ und im Mailtext „Bitte den Rechner jetzt herunterfahren“ steht.
Sobald diese E-Mail vom Outlook-Rechner empfangen wird, startet Outlook – gemäß den Filterregeln – die Batchdatei shutdown.bat und fährt den Rechner ohne weiteres Nachfragen wie von Geisterhand herunter.
Videoanleitung
Alle Schritte zum Einrichten der Shutdown-Funktion per E-Mail und Outlook-Regel haben wir in einem ausführlichen YouTube-Video erklärt: