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Bei Gmail Standard-Antworten erstellen und verwenden

Bei eingehenden E-Mails muss man sich nicht immer einen neuen Text ausdenken. Insbesondere dann, wenn die Antwort immer die gleiche ist. Bei Gmail lassen sich daher vorgefertigte Antworten anlegen und bei Bedarf mit wenigen Klicks versenden. Das spart viel Zeit und unnötige Tipperei.

Die Funktion Gespeicherte Antworten ist in Gmail schon eingebaut, muss aber zuerst im Bereich Labs aktiviert werden.

Funktion aktivieren

Starte dazu dein Gmail-Account und klicke oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Einstellungen | Labs. Suche im Bereich Labs die Funktion Gespeicherte Antworten, aktiviere sie, und speichere die Änderung mit dem entsprechenden Button am Ende der Seite.

Standard-Antwort erstellen

Eine vorgefertigte Antwort zu erstellen ist genauso einfach wie das Schreiben einer E-Mail. Klicke bei Gmail auf den Button Schreiben (Neue Nachricht) und tippe in den Textbereich die betreffende Standard-Antwort ein.

Anschließend öffnest du im Nachrichtenfenster unten rechts mit dem kleinen Pfeil die weiteren Optionen, wählst dann Gespeicherte Antworten | Neue gespeicherte Antwort aus. Im nächsten Dialogfenster gibst du der gespeicherten Antwort einen Namen und bestätigst mit OK.

Wenn du mehrere Standard-Antworten benötigst, wiederhole diese Arbeitsschritte entsprechend oft.

Gespeicherte Antwort senden

Um eine gespeicherte Antwort zu verwenden, öffnest du im Posteingang die gewünschte E-Mail und klickst auf Antworten. Dann öffnest du mit dem kleinen Pfeil-Button unten rechts wieder die weiteren Optionen und wählst über den Eintrag Gespeicherte Antworten die passende Antwort aus. Dann nur noch mit Senden bestätigen, fertig.

Handys und Tablets werden nicht unterstützt

Leider ist das Erfassen und Versenden von gespeicherten Antworten nur mit der Desktop-Version möglich. In der Smartphone-App ist dieses Feature nicht vorgesehen. Für Android und iOS soll zukünftig SmartReply bei Gmail für einfacheres Antworten sorgen. Darüber werden wir aber in einem anderen Artikel berichten.

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Word Textbausteine: AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen

Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.

Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.

Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.

Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:

1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.

3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden

Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3].  Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.

Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.

Textbausteine für alle Windows-Programme

Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.

Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/