Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Word 2007/2010: Dokument und alle Kommentare zusammen ausdrucken

    Um den Text eines Word-Dokuments nicht unnötig aufzublähen, können Sie zusätzliche Informationen, die nicht zwingend erwähnenswert sind, als Kommentare erfassen – zum Beispiel Quellenangaben oder Notizen. Sobald Sie die Datei dann ausdrucken, werden die „Sprechblasen“ der Kommentare nicht mitgedruckt. Mit ein paar einfachen Einstellungen lassen sich die Kommentare ebenfalls zu Papier bringen.

    Ausdruck inklusive Kommentare und Notizen

    Beim Druck mit Kommentar wird etwa ein Drittel der hochformatigen Seite für diese Kommentare reserviert. Dadurch ist der Platz für den Text etwas eingeschränkt.

    Für kürzere Texte ist das kein Problem, könnte aber bei längeren Dokumenten zur Beeinträchtigung der Übersicht führen. Für diesen Fall steht die Option  „Seitenlayout | Orientierung | Querformat“ zur Verfügung.

    Aber alles der Reihe nach:

    1. Zuerst erfassen Sie den Kommentar, indem Sie den Begriff markieren und anschließend in der Menüleiste auf „Überprüfen | Neuer Kommentar“ klicken.

    2. Anschließend nehmen Sie – falls es nicht automatisch geschieht – die entsprechenden Einstellungen zur Anzeige der Kommentare vor. Das geschieht mit Klicks im Menüband auf „Überprüfen | Markup anzeigen“.

    3. Aktivieren Sie im Aufklappmenü die Option „Kommentare“. Die Ansicht auf Ihrem Bildschirm sollte dann im rechten Bereich für die Kommentare reserviert sein.

    4. Spätestens mit dem nächsten Arbeitsschritt erzwingen Sie das Querformat für den Druck mit den Kommentaren. Dazu klicken Sie im Menüband nacheinander auf „Überprüfen | Änderungen nachverfolgen | Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern“.

    5. Im Dialogfenster „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“ wählen Sie im Bereich „Papierausrichtung beim Drucken“ die Option „Querformat erzwingen“ und bestätigen mit „OK“.

    6. Abschließend wechseln Sie zum Druckmenü mit „Start | Drucken | Drucken“ …

    …und achten im Druckfenster auf die Einstellung „Dokument mit Markups“.

    7. Mit „OK“ starten Sie den Dokumentendruck.

    Hinweis: Die Option „Dokument mit Markups“ ist in den Druckeinstellungen meistens schon standardmäßig voreingestellt.  Dann genügt ein einfacher Klick auf die Symbolschaltfläche „Drucken“.

  • iTunes: Synchronisierte Musik automatisch komprimieren und auf iPod, iPad und iPhone jede Menge Platz sparen

    Selbst auf dem größten iPhone, iPod und iPad ist nur begrenzt Platz. Die komplette Musiksammlung passt nur selten drauf. Meist muss man sich daher vorher überlegen, was draufkommt und was nicht. Leider ist das Speicherlimit trotzdem schnell erreicht. Dabei gibt’s einen Trick, um den Speicherplatz faktisch zu verdoppeln.

    Weniger ist mehr

    Möglich macht’s die automatische Komprimierungsfunktion von iTunes. Statt die Musik in fetter 256-kBit/s-Qualität mitzunehmen, reicht auch die geringere 128-kBit-Qualität. Auf den mobilen Geräten und mit Kopfhörer hört man den Unterschied sowieso nicht.

    Das Herunterrechnen auf die geringere Qualität übernimmt iTunes automatisch. Und zwar so:

    1. Schließen Sie den iPod, das iPhone oder iPad per USB-Kabel an den Rechner an.

    2. Starten Sie iTunes, und klicken Sie in der linken Spalte auf das jeweilige Gerät.

    3. Wechseln Sie in den Bereich „Übersicht“.

    4. Anschließend kreuzen Sie im Feld „Optionen“ das Kästchen „Titel mit höherer Datenrate konvertieren“ in an und wählen die gewünschten Datenrate, etwa „128 kBit/s“.

    5. Bestätigen Sie die Einstellung per Klick auf „Anwenden“.

    Jetzt passt wesentlich mehr Musik auf den iPod, das iPod oder iPhone, da iTunes die Musiktitel automatisch verkleinert und mit der geringeren Datenrate aufs Gerät kopiert. Wurde ein Song zum Beispiel mit 256 kBit/s gespeichert, hat er auf dem iPhone später nur noch 128 kBit/s und belegt nur noch knapp die Hälfte an Speicherplatz. Keine Sorge: Auf dem Rechner wird die ursprüngliche Qualität der Originaldatei nicht verändert.

  • Windows 7 aufräumen: Windows Media Center deaktivieren

    Nutzen Sie alle Komponenten des Windows Media Center, oder haben Sie einen anderen Favoriten? Wenn Sie hauptsächlich  externe Multimedia-Programme bevorzugen und das Windows Media Center eh nie nutzen, können Sie  es getrost deaktivieren. Der positive Nebeneffekt: Es wird zusätzlicher Speicherplatz freigegeben.

    Weg mit dem Windows Media Center

    Um das Windows Media Center zu deaktivieren, klicken Sie auf „Start | Systemsteuerung | Programme“. Wählen Sie anschließend die Option „Windows-Funktionen aktivieren oder deaktivieren“.

    Im nächsten Fenster scrollen Sie zu den „Medienfunktionen“. Klicken Sie auf das kleine Pluszeichen vor der Option. Nun werden die Unteroptionen angezeigt, in denen Sie bei der Funktion „Windows Media Center“ das Häkchen aus der Checkbox entfernen. Werden der „Windows DVD Maker“ und der „Windows Media Player“ auch nicht benötigt, entfernen Sie auch diese Häkchen. Die Sicherheitsmeldung bestätigen Sie mit dem Button „Ja“.

    Und wenn Sie nun schon einmal bei der Deaktivierung von nicht benötigten Programmen sind, schaffen Sie doch noch mehr Platz auf Ihrer Festplatte und deaktivieren Sie beispielsweise nicht benötigte Windows-Spiele.

    Haben Sie alle unnötigen Funktionen entfernt, klicken Sie zur Bestätigung auf „OK“ . Die folgende Meldung zeigt den Fortschritt der Systemänderungen an.

    Zu guter Letzt werden Sie mit einer Meldung aufgefordert, einen Systemneustart durchzuführen, damit die Änderungen wirksam werden. Möchten Sie den Neustart nicht sofort durchführen, klicken Sie auf den Button „Später starten“.  Dann wird das System zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert.

  • Mit Bordmitteln auf die Schnelle Festplattenspeicher freigeben

    Wenn der Festplattenspeicherplatz mal bedrohlich knapp wird, dann lassen sich Programme und sogar das Betriebssystem kaum noch richtig betreiben. Häufig treten solche Probleme auf, wenn man mit dem Notebook unterwegs ist. In diesem Fall lässt sich Bordmitteln, ohne zusätzliche Benutzereingaben eine Festplattenbereinigung starten, die es ermöglicht, zumindest einigermaßen vernünftig arbeiten zu könnnen.

    Ist man dann wieder zu Hause oder im Büro, sollte der Laptop gründlich untersucht und nicht mehr notwendige Dateien und Programme gelöscht oder ausgelagert werden.

    Diese „schnelle“ Festplattenbereinigung sortiert und komprimiert Daten, ähnlich wie es das Programm „Defrag“ auch macht. So werden in ein paar Minuten wieder etwas mehr Speicherplatz generiert. Und so einfach ist es:

    Öffnen Sie den Dialog „Ausführen“ mit der Tastenkombination [Windows][R], geben Sie in das Textfeld den Befehl

    cleanmgr /verylowdisk

    ein, und klicken Sie auf „OK“.

    Der Cleaning-Prozess startet sofort und zeigt in einem Statusfenster den Fortschritt an.

    Nach Abschluss der Festplatten-Prüfung wird in der Ergebnismeldung angezeigt, wieviel Speicher freigegeben wird.

    Außerdem werden Sie gefragt, ob Sie noch mehr Speicherplatz freigeben wollen. Wenn Sie mit „Ja“ bestätigen, werden Sie automatisch zum Ordner „Software“ der Systemsteuerung weitergeleitet und können dort nicht mehr benötigte Programme deinstallieren.

    Bestätigen Sie die Nachfrage mit „Nein“, wird nur der durch die Festplattenbereinigung ermittelte Speicherplatz freigegeben und die Meldung wird geschlossen.

    Nun sollte das ganze System wieder etwas flüssiger laufen. Aber denken Sie daran, bei der Rückkehr den Rechner auf überflüssigen Ballast zu prüfen und diesen zu entfernen.

  • Bilder im Windows-Explorer attraktiv darstellen

    Werden Fotos auf dem Computer oder Laptop angeschaut, nutzt man häufig Programme wie „Paint“, „Windows-Media-Center“ oder die Windows-Fotoanzeige. Bei geringerer Prozessorleistung kann das Starten des Programms und die Darstellung der Bilder erheblich verzögert werden. Doch auch im Windows-Explorer lassen sich die Fotos sehr attraktiv anzeigen.

    Auch schön: Bilder im Windows Explorer

    Bei Windows 7 und Vista können Sie Bilder mit acht verschiedenen Einstellungen anzeigen. Die attraktivste Darstellung heißt „Extra große Symbole“. In dieser Einstellung werden die Fotos des aufgerufenen Ordners mehr als doppelt so groß angezeigt, wie bei der Einstellung „Große Symbole“.

    Um den Anzeigemodus zu ändern, rufen Sie den Ordner mit den Bildern im Windows-Explorer auf, klicken mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordner und wählen „Ansicht | Extra große Symbole“.

    Die Alternative zur Rechtsklick-Methode ist die gleichnamige Symbolschaltfläche oben rechts im Windows-Explorer.

    Noch effektiver kann die Windows-Explorer-Bildansicht gestaltet werden, in dem man zum Einen die Dateinamen, mit einem Rechtsklick im Ordner, gefolgt von „Ansicht | Dateinamen ausblenden“, ausschaltet…

    …und zum Zweiten im Windows-Explorer den linken Navigationsbereich und den unteren Detailbereich ebenfalls deaktiviert. Dazu klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Organisieren“ und wählen im Kontextmenü „Layout“. Deaktivieren Sie „Detailbereich“ und anschließend „Navigationsbereich“.

    Nun steht fast der komplette Bildschirm für die vergrößerte Bilddarstellung dem Windows-Explorer zur Verfügung.

    Leider müssen Windows XP-Nutzer auf diese Darstellungsmöglichkeiten verzichten. Hier heißt die attraktivste Explorer-Bilddarstellung „Filmstreifen“.

  • Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen

    Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.

    Weg mit alten Terminen

    Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.

    Und so gehen Sie vor:

    1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.

    2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.

    Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

    3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.

    Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.

    Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.

    Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

  • Excel ab Version 2007:Der vergrößerte Eingabebereich für Zellen

    Bei den neuen Excel-Versionen wurde nicht nur das Erscheinungsbild überarbeitet, sondern auch Funktionen hinzugefügt. So wurde auch der Eingabebereich oberhalb der Tabelle geändert. Seit der Excel Version 2007 befindet sich am rechten Rand der Eingabezeile ein kleiner Doppelpfeil.

    Mit diesem Pfeil können Sie den Bearbeitungsbereich von einer Zeile auf drei Zeilen vergrößern. Das schafft einen besseren Überblick über komplexe Formeln oder umfangreichere Texte.

    Ein erneuter Klick auf den Doppelpfeil verkleinert den Bereich wieder auf eine Zeile.

  • Bei der Google-Suche mehr Treffer auf der ersten Seite anzeigen

    Standardmäßig werden bei der Google-Suche in der Ergebnisliste nur zehn Treffer angezeigt. Da aber die ersten Positionen meistens mit Werbeeinträgen, Preisvergleichen und ähnlichem belegt sind, findet man die gewünschten Ergebnisse erst auf den nachfolgenden Seiten. Das heißt blättern, blättern, blättern! Mit ein paar einfachen Klicks können Sie der Google-Suche befehlen, mehr Treffer auf einer Seite anzuzeigen.

    Mehr Treffer bitte

    Die Grundeinstellung von zehn Ergebnissen stammt noch aus der Zeit, in der Serverbelastung und lange Ladezeiten von Webseiten an der Tagesordnung waren. Das ist aber heute kaum noch der Fall. Um mehr Treffer anzuzeigen, gehen Sien folgendermaßen vor:

    1. Als erstes kontrollieren Sie, ob Ihr Browser Cookies von der Google-Seite akzeptiert. Wenn nicht, dann aktivieren Sie wieder die Cookies, da sie Voraussetzung für die Einstellungs-Änderung sind.

    2. Danach klicken Sie oben rechts auf der Google-Startseite auf  „Einstellungen | Sucheinstellungen“.

    3. Weiter unten auf der Seite im Bereich „Anzahl der Ergebnisse“ klicken Sie auf das Kombinationsfeld und ändern den Wert von 10 Treffern auf den von Ihnen bevorzugten Wert. Zur Verfügung stehen 20, 30, 50 und 100 Treffer. 

    4. Die Änderungen speichern Sie mit der Schaltfläche „Einstellungen speichern“.

    Tipp: Auf dieser Seite lassen sich noch viel mehr Einstellungen ändern. Zum Beispiel im Bereich „SafeSearch-Filter“ können Sie einstellen, ob Ihre Suchergebnisse gefiltert werden sollen. Das ist besonders wichtig, wenn Kinder auf Ihren Computer zugriff haben.  

  • Word/Excel 2003: Selbst angelegte Ordner in das Fenster „Speichern unter“ integrieren

    Der Standard-Speicherort für Dokumente ist der Ordner „Eigene Dateien“ bzw. „Dokumente“. Die meisten Nutzer speichern hier und in den Unterordnern alle erstellten Dokumente ab. Das geht einfach und schnell, da dieser Speicherort von Windows bevorzugt angezeigt wird. Nutzen Sie aber eigene Speicherorte, wie zum Beispiel externe Festplatten, Netzwerkserver oder auch USB-Sticks, dann müssen Sie erst umständlich dorthin navigieren. Die selbst angelegten Speicherorte kann man aber ganz einfach in das „Speichern unter“-Menü einbinden. Somit ist der Lieblingsspeicherort ohne große Umwege sofort verfügbar.

    So funktioniert’s:

    1. Starten Sie Word oder Excel 2003, öffnen oder erstellen Sie ein Dokument, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“.

    2. Suchen Sie sich nun Ihren Lieblingsspeicherort aus, und markieren Sie ihn mit einem einfachen Mausklick. Danach wählen Sie im Kontextmenü von „Extras“ die Option „Zu meiner Umgebung hinzufügen“.

    3. Nun erscheint der ausgewählte Speicherort am unteren Ende der linken Spalte. Damit Sie bei einem Speichervorgang nicht erst dorthin scrollen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner und wählen im Kontextmenü „Nach oben“. Wiederholen Sie diesen Arbeitsschritt so oft, bis sich der Ordner an der gewünschten Stelle befindet.

    Ab sofort ist der Lieblingsspeicherort mit einem Klick erreichbar. Haben Sie mehrere Speicherorte die Sie oft nutzen, dann wiederholen Sie einfach die Arbeitsschritte für jeden Ordner.

  • Google Chrome: Häufig besuchte Webseiten dauerhaft an die Tab-Leiste anpinnen und so Platz sparen

    Wer häufig bestimmte Webseiten besucht, egal ob beruflich oder privat, hat bei Firefox, Opera und dem Internet Explorer 9 von Microsoft die Möglichkeit, diese fest an die Tab-Leiste anzuheften. Zwei Vorteile hat dieses anpinnen: Man spart Platz auf der Tab-Leiste, da die festen Tabs in Icon-Größe dargestellt werden und sie erscheinen automatisch auch nach einem Neustart. Eine entsprechende Funktion ist natürlich auch bei Google Chrome enthalten.

    Starten Sie Chrome und rufen die gewünschte(n) Seite(n) auf. Klicken Sie mit der  rechten Maustaste auf den Tab der angepinnt werden soll. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Tab anheften“.

    Der ausgewählte Tab wird jetzt verkleinert an der linken Seite der Tab-Leiste angeordnet.

    Natürlich können die angehefteten Tabs auch jederzeit wieder gelöst werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den angehefteten Tab und wählen im Kontextmenü „Tab loslösen“. Jetzt lässt sich dieser Tab wieder ganz normal schließen.

    Nutzer des Internet Explorers 9 können in diesem Artikel nachlesen, wie hier das Anheften funktionert und die Benuter von Firefox und Opera lesen bitte diesen Artikel.