Das viele Nutzer mehrere E-Mail-Adressen besitzen, ist nicht besonders ungewöhnlich. Allerdings muss man sich in so einem Fall die dazugehörigen Kennwörter merken oder irgendwo notieren. Da kann es schon mal passieren, dass das eine oder andere Passwort mit der Zeit verloren geht. Mit dem passenden Tool lassen sich die Passwörter bei Outlook schnell auslesen.
Lade dir das kostenlose Tool Mail PassView von der Webseite von NirSoft herunter und installiere es auf deinem Rechner.
Um die Passwörter deiner, über Outlook eingerichteten E-Mail-Accounts zu rekonstruieren, startest du einfach nur das Programm Mail PassView. Die Kennwörter werden dann automatisch ausgelesen und in einer Liste angezeigt.
Solltest du dein Outlook mit einem Masterpasswort geschützt und dieses vergessen haben, funktioniert diese Variante leider nicht.
Weitere E-Mail-Clients
Mail PassView unterstützt neben Outlook auch GMail, Yahoo! Mail, Windows Mail und Live Mail, Outlook Express, IncrediMail, Eudora, Netscape 6.x/7.x, Mozilla Thunderbird, Group Mail Free und Hotmail/MSN-Mail.
Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:
Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).
Outlook-Regel anlegen
Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.
Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.
Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.
Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.
Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.
PC eingeschaltet lassen
Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden. Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.
Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
E-Mails über Exchange-Server
Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.
Ein großer Teil der Computer wird durch Viren, die per E-Mail versendet werden, infiziert. Daher muss ein gutes Antiviren-Programm auch den Nachrichteneingang überwachen. In der Vergangenheit kam es leider immer wieder vor, dass die Virenscanner eine neue Bedrohung nicht schnell genug erkannt haben. Einen viel besseren Schutz vor Viren und Phishing-Mails bietet der Spamfilter von Gmail.
Ja, richtig. Google´s Gmail ist meist schneller als andere Schutzprogramme. „Schuld“ daran ist das Verfahren, die Inhalte der Emails, u. a. für Werbezwecke, zu scannen und zu analysieren. Dabei wird nicht nur dein Verhalten aufgezeichnet, was du als Spam und Phishing markierst, auch das Verhalten aller anderen Gmail-Nutzer fließt so in den Schutz ein. Alles zusammen führt zu einem sehr effektiven Spam-Schutz, der kaum Schadnachrichten im Posteingang zulässt.
Auch wenn die Daten-Sammelwut von Google sehr grenzwertig ist, so hat sie diesmal auch etwas Gutes.
Für den privaten E-Mail-Versand ist Gmail allemal eine gute Wahl und zudem kostenlos. Wer aber schon einen anderen Anbieter ausgewählt hat und sich keine neue E-Mail-Adresse zulegen möchte, kann trotzdem zu Gmail wechseln. Bis zu fünf Gmail-fremde Konten lassen sich in den Gmail-Client integrieren. Wie das geht, kannst du morgen bei uns lesen.
Aber Vorsicht bei der Integration von E-Mail-Konten deines Arbeitgebers. Hier solltest du vorher eine schriftliche Genehmigung des Chefs einholen.
Etliche Nutzer haben nach der Installation von Windows 10 festgestellt, dass die E-Mails und die Ordner nicht in die neue E-Mail-App importiert wurden. Bei der Installation werden zwar die zuvor auf dem Rechner vorhandenen Programme mit in das neue Betriebssystem übernommen, aber die Zugriffssteuerung wurde zugunsten der Windows-10-Produkte geändert. Die E-Mail-Kachel im Startmenü ist nämlich ein eigenes E-Mail-Programm. Das alles ist aber kein Grund zur Verzweiflung. Alle deine E-Mails sind immer noch vorhanden. Du musst eigentlich nur an der richtigen Stelle suchen.
Ursache der verschwundenen E-Mails
Die Ursache für die fehlenden Ordner und Nachrichten liegt darin, dass POP3-Konten nicht importiert werden. Das betrifft im Wesentlichen die Outlook- und Windows-Live-Mail-Nutzer. Dagegen werden IMAP- und Exchange-ActiveSync-Konten in die neue E-Mail-App übernommen.
Programmauswahl über das Startmenü
Du gelangst, wie zu Windows-7-Zeiten auch, über das Startmenü zu deinem gewohnten E-Mail-Programm. Klicke auf das Windows-Symbol unten links und wähle Alle Apps aus.
Die Liste aller Programme ist alphabetisch sortiert. Office-Produkte wie Outlook findest du ab sofort unter dem Buchstaben M wie Microsoft.
Tipp:
Beim Start deines bevorzugten E-Mail-Programms wirst du darauf hingewiesen, dass sich dieses Tool auch als Standard definieren lässt.
Das erreichst du ebenfalls über das Startmenü | System | Standard-Apps.
Im rechten Bereich legst du dann für die aufgelisteten Funktionen dein Lieblingsprogramm fest.
Nutzen Sie auch für unterschiedliche E-Mail-Konten verschiedene E-Mail-Programme? Sind Sie dann auch etwas genervt, wenn Sie eine bestimmte E-Mail suchen und dazu alle E-Mail-Konten durchforsten müssen? Je nachdem wo Sie sich auch gerade befinden, haben Sie unter Umständen gar keinen Zugriff auf alle Ihre E-Mail-Konten. Aber damit ist jetzt Schluss. Mit dem kostenlosen Programm „Mailstore Home“ archivieren Sie alle E-Mail-Konten auf einmal.
Dabei können Sie entscheiden, ob die Datenbank auf CD/DVD, USB-Stick oder (externe) Festplatte gespeichert werden soll. Installieren Sie das Tool auf einem mobilen Speicher, dann können Sie die Datenbank sogar überall hin mitnehmen.
Download von „Mailstore Home“
Laden Sie das Programm „Mailstore Home“ von der Webseite…
…herunter und installieren Sie es auf einem beliebigen Datenträger. Dazu klicken Sie einfach auf die Download-Schaltfläche und folgen dann den Installationsanweisungen.
Während des Installations-Verlaufs können Sie eine Version zur Installation auswählen.
Der erste Programmstart und Archivierung
Nach dem ersten Programmstart müssen Sie zuerst Ihre die E-Mails Ihrer verschiedenen Konten archivieren. Klicken Sie dazu im linken Bereich von „Mailstore Home“ auf „E-Mails archivieren“. Dann wählen Sie auf der rechten Seite unter „E-Mail-Programme“ den betreffenden E-Mail-Client aus. In unserem Beispiel wählten wir „Microsoft Outlook“. Das ausgewählte E-Mail-Programm wird im Bereich „Gespeicherte Profile“ angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag wird die Archivierung gestartet.
Die Archivierung von Googlemail- und Webmail-Konten ist ähnlich einfach. Geben Sie unter „Profil erstellen“ die betreffende E-Mail-Adresse ein und wählen Sie im Aufklappmenü von „Erweitert“ die passende Einstellung.
Dann klicken Sie auf „Start“ und geben Sie im Nachfolgedialog die Zugangsdaten zu dem Webmail-Konto an.
Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Auswahl der zu archivierenden Ordner.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, wird die Archivierung mit „Fertigstellen“ gestartet.
Nachdem alle E-Mail-Konten archiviert wurden, wechseln Sie im linken Bereich zum Register „Eigenes Archiv“.
Dort finden Sie alle archivierten E-Mails. Der rechte Anzeigebereich ist unterteilt in den Vorschaubereich und den Listenbereich der Nachrichten.
Zukünftig benötigen Sie nur noch einen Doppelklick auf die gespeicherten E-Mail-Profile um Ihre komplette Korrespondenz zu aktualisieren.
Die Suchfunktion
Besonders erwähnenswert ist noch die mächtige Suchfunktion. Im linken Bereich können Sie eine „Schnellsuche“, oder auch eine durch etliche Parameter individuell konfigurierbare Suche starten.
Mit dem Archiv von „Mailstore Home“ haben Sie jederzeit Zugriff auf alle gespeicherten Mails. Man könnte es auch als „Must have“ bezeichnen.
Übrigens:
Durch die Archivierung wurden keine Nachrichten in den ursprünglichen Dateien gelöscht. Somit haben Sie immer noch ein zusätzliches Backup des gesamten E-Mail-Bestandes.
Dort finden Sie alle archivierten E-Mails. Der rechte Anzeigebereich ist unterteilt in den Vorschaubereich und den Listenbereich der Nachrichten.
Haben Sie sich auch schon einmal gefragt, wie die Absender von Spam-Mails die ganzen Fantasie-Namen und Fake-E-Mail-Adressen anlegen können? Manche E-Mail-Programme ermöglichen die Anlage von mehreren Identitäten. Diese verschleiern dann die richtige Adresse, von der die Mails dann versendet werden. Ohne Profi-Software lässt sich die ursprüngliche Absenderadresse nicht ohne weiteres ermitteln. Seit der Thunderbird-Version 17.0.6 kann jetzt jeder verschiedene Identitäten anlegen.
Meine eigenen Fake-Adressen
Die Anlage von Fake-Identitäten ist recht einfach und es sind diesmal auch keine Add-ons erforderlich. So geht’s:
1. Starten Sie Ihren Mozilla Firefox, und klicken Sie auf „Extras | Konten-Einstellungen“. Sollte die Menüzeile nicht sichtbar sein, drücken Sie vorher die [Alt]-Taste.
2. Im Dialogfenster der „Konten-Einstellungen“ wählen Sie Ihr Konto aus, klicken im unteren Bereich des Fensters auf die Schaltfläche „Weitere Identitäten“…
…und wählen im nächsten Fenster die Schaltfläche „Hinzufügen“ aus.
3. Im Fenster der Konfiguration tragen Sie im Register „Einstellungen“ in den Feldern „Ihr Name“ und „E-Mail-Adresse“ den fiktiven Namen und die E-Mail-Adresse ein. Bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“.
Die Alias-Identität ist nun einsatzbereit. Die beiden anderen Dialogfenster können nun beendet werden.
Fake-Adressen im Einsatz
Um die Fake-Adresse zu verwenden, erstellen Sie wie üblich eine neue Nachricht. Vor dem Senden wählen Sie im Bereich „Von“ die neue Adresse aus.
Hinter dieser Identität wird die richtige Absender-Adresse ebenfalls angezeigt, ist aber für den Empfänger nicht sichtbar. Versucht dieser auf die Fake-Adresse zu antworten, wird er die Meldung über eine unzustellbare Nachricht erhalten.
Diese Fake-Identitäten sind sehr nützlich, wenn man jemandem Informationen übermitteln möchte, aber nicht will, dass die eigene E-Mail-Adresse publik wird.
Hier ist aber Vorsicht geboten! Bei Missbrauch kann mit der entsprechenden Software der richtige Absender trotzdem ermittelt werden und man muss dann mit rechtlichen Konsequenzen rechnen.
E-Mail-Adressen sind leider nicht immer unbegrenzt gültig. Anbieter von Freemail-Diensten wie GMX oder Web.de löschen alte Adressen, die lange nicht mehr benutzt wurden. Aber auch ein Wechsel des Internetproviders zieht oftmals eine Änderung der E-Mail-Adresse mit sich. Wenn mal Zweifel auftreten, ob die E-Mail-Adresse eines Bekannten immer noch aktiv ist, können Sie die Gültigkeit ganz einfach überprüfen – mit dem Onlinedienst von „CentralOps.net“.
E-Mail-Adressen prüfen und verifzieren
Um eine E-Mail-Adresse zu prüfen, rufen Sie die Seite www.centralops.net auf und wählen die Option „Email Dossier“.
Im nächsten Fenster tragen Sie im Feld „email address“ die zu prüfende E-Mail-Adresse ein und klicken auf den Button „go“. Ist die E-Mail-Adresse ungültig, dann wird im Bereich „Validation results“ das Ergebnis „0 – Bad address“ angezeigt.
Wenn die Adresse gültig ist, wird bei „Validation results“ das Ergebnis „3 – SMTP“ ausgewiesen.
Der Online-Dienst von „CentralOps.net“ bietet aber noch mehr. Neun weitere Netzwerk-Tools sind verfügbar:
Domain Dossier
Domain Check
Browser Mirror
Ping
Traceroute
NsLookup
AutoWhois
TcpQuery
AnalyzePath
Hier erfahren Sie unter anderem, was Ihr Webbrowser an Daten weitergibt, welche Domains noch frei sind, oder die Registrierungs-Informationen anderer Webseiten.
Wenn Outlook zu langsam startet und reagiert oder häufig abstürzt, dann kann die Ursache bei den Zusatzfunktionen (Add-ins) liegen. Diese Erweiterungen, die mitunter von Drittanbietern stammen, können Outlook sinnvoll ergänzen, bremsen aber auch kräftig aus. Nicht benötigte Add-ins sollten Sie daher abschalten.
Add-Ons: Weniger ist mehr
Eines der bekanntesten Bremsklötze ist das iTunes-Add-in. Es synchronisiert Outlook mit iOS-Hardware. Mit ein paar einfachen Arbeitsschritten können Sie dieses und weitere überflüssige Add-ins deaktivieren und Outlook wieder Beine machen:
1. In der Menüleiste von Outlook klicken Sie auf „Extras | Vertrauensstellungscenter“.
2. Wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Add-Ins“, sowie ganz unten neben „Verwalten“ die Option „COM-Add-Ins“. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Gehe zu“.
Bei Outlook 2010 rufen Sie den Befehl „Datei | Optionen“ auf, klicken auf „Add-Ins“ und dann auf die Schaltfläche „Gehe zu“.
3. Das nächste Fenster, „COM-Add-Ins“, listet alle abschaltbaren Outlook-Erweiterungen auf. Entfernen Sie alle Häkchen deren Add-Ins Sie nicht nutzen und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button „OK“.
Bei Outlook deaktivierbare Add-Ins sind beispielsweise:
Microsoft Exchange Unified Messaging = für Nutzer von Voicemails
Microsoft CharePoint Server-Kollegenimport-Add-In = nur bei Nutzung von SharePoint-Servern im Unternehmensumfeld
Microsoft Outlook Mobile Service = für den Versand und Empfang von Nachrichten per SMS
Microsoft VBA für Outlook-Add-in = für Anzeige von aufwendigen Formularen und Tool in E-Mails
Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke = Darstellung von Neuigkeiten Ihrer Kontakte aus Facebook etc.
OneNote-Notizen zu Outlook-Elementen = Unterstützung von OneNote-Notizen.
Microsoft Exchange-Add-in = nur für Exchange-E-Mail-Konten. Nutzer von POP3 oder IMAP können dieses Add-in bedenkenlos abschalten
Windows Search Email Indexer = ermöglicht eine schnellere Suche von E-Mail, da alle Nachrichten in den Speicher geladen und somit indiziert werden. Dieses Add-in ist sehr nützlich und sollte aktiviert bleiben.
Dies ist nur eine kleine Auswahl von Outlook-Add-ins, die bei Ihnen installiert sein könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die eine oder andere Erweiterung abgeschaltet werden kann, erhalten Sie auf der Support-Seite von Microsoft Office eine detaillierte Beschreibung aller Microsoft-Office Add-ins. Für Erweiterungen von Drittanbietern finden Sie die Beschreibungen im Web oder auf deren Webseiten.
Google Mail ist eigentlich ein reiner Onlinedienst. Das bedeutet: E-Mails werden ausschließlich über den Browser verfasst und abgerufen. Allerdings ist so ein Browerpostfach nicht jedermanns Sache. Wer lieber mit klassischen Mailprogrammen wie Outlook, Opera Mail oder Thunderbird arbeitet, kann auch damit sein Google-Mail-Postfach nutzen.
POP oder IMAP?
Generell haben Sie die Wahl zwischen den Varianten POP3 und IMAP. Beim POP3-Zugang werden alle neuen Nachrichten von den Google-Servern ins lokale Postfach des Mail-Clients kopiert. Wählen Sie diese Variante, wenn Sie Mails nur von einem Rechner aus abholen, etwa nur von Zuhause.
Wenn Sie jedoch mehrere Rechner verwenden – etwa einen Rechner zuhause, einen im Büro und das Notebook – sollten Sie das IMAP-Protokoll verwenden. Während bei POP3 die eingetroffene Mails vom Google-Server auf den PC kopiert und gleich vom Server gelöscht werden, bleiben die Mails bei IMAP (Internet Message Access Protokoll) auf dem Server, können aber trotzdem im Mail-Programm gelesen, verschoben oder gelöscht werden. Daher ist IMAP ideal für den Zugriff von mehreren Rechnern aus.
Um Google-Mails mit Mail-Clients abzurufen – egal ob per POP3 oder IMAP -, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Zunächst müssen Sie das Google-Konto umkonfigurieren. Hierzu klicken Sie in Google Mail oben rechts auf das Zahnrad und dann auf „Einstellungen“.
2. Danach klicken Sie auf „Weiterleitung und POP/IMAP“.
3. Im nächsten Fenster können Sie POP3 und/oder IMAP (Sie können auch beides verwenden) aktivieren.
4. Per Klick auf den Link „Konfigurationsanleitung“ zeigt Google auch gleich die passenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die gängigsten Mailprogramme wie
Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.
Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.
So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:
1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.
2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.
3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.
5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.
Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.
Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.
Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.
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