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Outlook: Die Frequenz von E-Mail-Abrufen erhöhen; E-Mails öfter abrufen

Die Standard-Einstellungen bei Outlook zum Email-Abruf beträgt normalerweise 30 Minuten. Diese Voreinstellung stammt noch aus der Zeit, in dem keine schnellen Internetverbindungen möglich waren. Heutzutage benötigen wir aber einen schnelleren, automatischen Email-Abruf um mit anderen zu kommunizieren oder Dateien auszutauschen. Selbst bei ISDN und UMTS-Verbindungen stellt die Geschwindigkeit kein Problem mehr da. Mit ein paar Klicks stellen Sie eine schnellere Abruf-Frequenz ein.

Wie oft soll Outlook neue Mails abrufen?

Bei Outlook 2007 gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf „Extras | Senden/Empfangen | Übermittlungseinstellungen | Senden-Empfangen-Gruppen definieren“.

2. Haben Sie keine speziellen Gruppen definiert, sehen Sie in der Liste nur die Standardeinstellung „Alle Konten“, die bereits markiert ist. Andernfalls wählen Sie die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.

3. Beachten Sie, daß die Option „Automatische Übermittlung alle“ mit einem Häkchen aktiviert ist. Den Wert im Eingabefeld kann jetzt geändert werden.

Für weitere Gruppen wiederholen Sie die Punkte 2 und 3.

Nutzen Sie bereits Outlook 2010 oder Outlook 2013, ersetzen Sie oben genannten Punkt 1 wie folgt:

1.  Klicken Sie im Menüband auf „Senden/Empfangen“, wählen Sie dann „Senden-Empfangen-Gruppen“, und klicken Sie danach auf „Senden-Empfangen-Gruppen-definieren“.

Fahren Sie nun mit Punkt 2 und 3 fort.

Welche Abrufintervalle sind sinnvoll?

Intervalle von einer Minute sollten Sie vermeiden. Kurze Intervalle können beim Herunterladen von großen Dateien zu Problemen führen, wenn ein neuer Abruf startet und die alten Dateien noch nicht ganz heruntergeladen sind. Empfehlenswert ist hier die Einstellung von 5 oder 10 Minuten. Wenn Sie allerdings auf eine wichtige Nachricht warten, kann natürlich immer noch mit der Schaltfläche „Senden/Empfangen“ der Posteingang manuell abgefragt werden.

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Outlook reparieren: Mit ScanPst.exe die Outlook-PST-Datei von Outlook 2000 bis 2010 reparieren

Sämtliche Daten wie E-Mails, Kontakte und Termine speichert Outlook in einer einzigen Postfach-Datei mit der Endung .PST. Wehe, wenn die zentrale Datei defekt ist. Dann sind gleich alle Outlook-Daten in Gefahr. Das kann schneller passieren als einem lieb ist. Gibt’s Probleme mit der Outlook-PST-Datei lässt sich Outlook nicht mehr öffnen. Zum Glück hat Microsoft alle Office-Versionen mit einem Reparaturpogramm ausgestattet.

Wenn es beim Outlook-Start Probleme gibt oder im Postausgang eine E-Mail feststeckt, die immer wieder neu verschickt wird, sollten Sie die Outlook-Datei reparieren. Das Reparatur-Tool „ScanPst“ ist bei jedem Outlook mit dabei und bringt die Postfachdatei meist zuverlässig wieder auf Vordermann.

Um Outlook 2000 bis 2013 mit dem Reparaturwerkzeug ScanPST zu reparieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Schließen Sie Outlook.

2. Starten Sie den Windows-Explorer, und stellen Sie die Ansichtseinstellungen so ein, dass alle Dateien angezeigt werden. Hierzu rufen Sie im Explorer den Befehl “Organisieren | Ordner- und Suchoptionen” und aktivieren im Register “Ansicht” die Option “Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen”. Zusätzlich entfernen Sie das Häkchen bei “Geschützte Systemdateien ausblenden”.

3. Je nach Outlook- und Windows-Version wechseln Sie jetzt in den Ordner, in dem sich das Reparaturprogramm SCANPST befindet. Hier die Speicherorte der Reparatur-Datei Scanpst:

Windows XP:

Outlook 2010:
C:\Programme\Microsoft\Office14

Outlook 2007:
C:\Programme\Microsoft\Office12

Outlook 2003:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\MSMAPI1031

Outlook XP:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\Mapi1031

Outlook 2000:
C:\Programme\Gemeinsame Dateien\System\Mapi1031NT

Windows 7 (64 Bit) & Vista (64 Bit):

Outlook 2013:
C:\Programme\Microsoft Office\Office15

Outlook 2010:
C:\Programme\Microsoft\Office14

Outlook 2007:
C:\Programme\Microsoft\Office12

Outlook 2003:
C:\Programme\Common Files\System\MSMAPI1031

Outlook XP:
C:\Programme\Common Files\System\Mapi1031

Windows 7 (64 Bit) & Vista (64 Bit):

Outlook 2010:
C:\Programme(x86)\Microsoft\Office14

Outlook 2007:
C:\Programme(x86)\Microsoft\Office12

Outlook 2003:
C:\Programme(x86)\Common Files\System\MSMAPI1031

Outlook XP:
C:\Programme(x86)\Common Files\System\Mapi1031

4. Klicken Sie in diesem Ordner doppelt auf die Datei „SCANPST.EXE“.

Scanpst.exe fehlt? Sollte die Datei scanpst.exe im angegeben Ordner fehlen und nicht vorhanden sein, können Sie auch direkt die Scanpst-Version von Microsoft herunterladen. Hierzu rufen Sie die Webseite support.microsoft.com/kb/272227/de auf und klicken auf „Fix it“ bzw. „Tool ausführen“. Mit der Download-Methode stellen Sie zudem sicher, dass auf jeden Fall die jeweils aktuelle Version von ScanPST.exe zum Einsatz kommt.

5. Im Programm „Tool zum Reparieren des Posteingangs von Microsoft Outlook“ klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wechseln in den Ordner, in dem sich die PST-Datei befindet. Wo genau Outlook die PST-Datei speicher, erfahren Sie übrigens in Outlook mit dem Befehl „Extras | Optionen | E-Mail-Setup | Datendateien“.

5. Klicken Sie auf „Starten“, um die Outlook-PST-Datei zu analysieren. Um die angebotene Reparatur durchzuführen, klicken Sie auf „Reparieren“.

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Mozilla Thunderbird: E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt versenden

Das zeitversetzte Versenden von E-Mails ist bei etlichen E-Mail-Programmen ein fester Bestandteil. Leider ist das beim Mozilla Thunderbird nicht der Fall. Wählt man hier die Option „Später senden“, wird die Nachricht nur in den „Postausgang“ verschoben. Bei jedem neuen Start des Thunderbird werden Sie gefragt, ob diese Nachricht nun versendet werden kann. Die Eingabe eines festen Zeitpunktes ist leider nicht möglich. Diese Funktion können Sie aber durch das kostenlose Add-on „Später senden“ ergänzen.

Zeitversetzt senden nur mit Add-on

Starten Sie dazu Ihren Mozilla Thunderbird und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Add-ons“.

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Geben Sie in im „Add-ons-Manager“ den Begriff „Später senden“ in das Suchfeld ein und starten Sie den Suchvorgang. Nach ein paar Sekunden erscheint die Erweiterung in der Ergebnisliste. Mit dem Button „Installieren“ fügen Sie das Add-on dem Thunderbird hinzu. Ein Neustart des E-Mail-Clients aktiviert die soeben installierte Erweiterung.

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Nachricht erstellen

Erstellen Sie nun die neue Nachricht, die zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden soll. Danach klicken Sie nicht auf den Button „Senden“, sondern in der Menüleiste auf „Datei | Später senden“.

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Versandzeit festlegen

Im nachfolgenden Dialogfenster legen Sie oben den genauen Sendezeitpunkt (Datum & Uhrzeit) fest. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Geschätzte Sendezeit“, die Ihren gewählten Zeitpunkt ebenfalls anzeigt.

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Die Nachricht wird nun automatisch in die „Entwürfe“ verschoben…

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…und von dort zum festgelegten Zeitpunkt versendet. Natürlich muss zum festgelegten Zeitpunkt der Mozilla Thunderbird laufen.

Bei der Eingabe des Zeitpunktes kann auch eine periodische Wiederholung des E-Mail-Versandes eingestellt werden. Wählen Sie einfach die passende Option aus:

  • täglich
  • wöchentlich
  • monatlich
  • jährlich

Diese Funktion ist besonders vorteilhaft für standardisierte Nachrichten wie Erinnerungen oder Bestellungen.