Kategorien
Hardware & Software Office Outlook Software

Outlook: E-Mails direkt in einen Termin umwandeln

Da der Outlook-E-Mail-Client auch als Terminplaner eingesetzt wird, lassen sich Termine über die Kalenderfunktion recht einfach erstellen. Trotzdem dürfte die Terminerstellung per Drag & Drop den wenigsten Nutzern bekannt sein.

Um einen neuen Termin zu erstellen, ziehst du die E-Mail direkt auf das Kalender-Icon (Outlook 2016) oder auf die Kalender-Schaltfläche in den älteren Versionen.

Dann brauchst du nur noch Datum und die Erinnerungsfunktion anpassen, fertig.

Der Vorteil dieser Variante ist, dass der Text der Email automatisch in die Beschreibung des Termins übernommen wird. Dann musst du keine Termin-Infos mehr zusätzlich eintippen.

Kategorien
Google Internet & Medien

GMail: Neue Funktionen für das Rechtsklick-Menü

Endlich erhält das Kontextmenü von Google Mail neue Funktionen, die eine Bedienung des E-Mail-Clients komfortabler macht.

Bisher beschränkte sich das Rechtsklickmenü auf drei verfügbare Einträge, wie zum Beispiel:

  • Löschen
  • Archivieren
  • Als gelesen/ungelesen markieren

Hinzu kommen sinnvolle Optionen wie das Verschieben in selbst erstellte Unterordner, Zurückstellen und In neuem Fenster öffnen. Zusätzlich erhält das Kontextmenü auch zwei Suchfunktionen, mit der man E-Mails mit gleichem Absender oder gleichem Betreff viel schneller findet.

Auf Computern mit Windows Betriebssystem rufst du das Kontextmenü entweder mit einem Rechtsklick oder der Menü-Taste auf. Unter macOS startest du das Kontextmenü per Mausklick und gedrückter Taste [Steuerung].

Das GMail-Update startet am 22. Februar 2019 und soll innerhalb von drei Tagen allen Nutzern zur Verfügung stehen. Für Kunden der kostenpflichtigen G-Suite läuft das Update bereits.

Kategorien
Hardware & Software Software

Der Mozilla Thunderbird ist zurück und funktioniert besser denn je.

Mozilla hatte in der Vergangenheit einige Probleme. Der Marktanteil des Browsers Firefox ging immer weiter zurück, bis Anfang 2018 die alte Technik endlich ausgedient hatte und die Quantum-Engine ihre Arbeit aufnahm. Ein anderes Problem war der ebenfalls veraltete E-Mail-Client Thunderbird, der im Jahr 2017 vom Firefox getrennt wurde. Doch der „Donnervogel“ ist nicht tot und kehrt mit neuen Funktionen zurück. Inklusive der Quantum-Technik.

Der Thunderbird 60 unterstützt die bekannten Virefox-WebExtension-Themes und enthält nun auch ein Light- und Dark-Theme. Zudem wurde auch der Lightning Kalender überarbeitet und wiederkehrende Termine lassen sich löschen, ausschneiden und kopieren, Ereignisorte können in der Monats- oder  Tagesansicht einblendet werden. Die komplette Liste mit allen Änderungen und neuen Funktionen findest du hier.

Vorprogrammierte Probleme

Die neue Quantum-Technik birgt aber auch ein großes Problem. Alte Add-Ons, die als nicht kompatibel gekennzeichnet wurden, werden vom Thunderbird ausnahmslos deaktiviert.

Wenn du aber auf deine Erweiterungen nicht verzichten willst oder kannst, dann lässt sich die Sperre leicht deaktivieren. Dazu klickst du auf den Drei-Balken-Button, dann auf Einstellungen | Einstellungen | Erweitert | Allgemein | Konfiguration bearbeiten.

Bestätige den Sicherheitshinweis und suche im nächsten Dialogfenster den Eintrag extensions.strictCompatibility. Mit einem Doppelklick auf diesen Eintrag änderst du den Wert von true auf false. Damit funktionieren nach einem Mausklick auf OK deine alten Add-Ons auch wieder problemlos.

Tipp:

Wenn du noch eine der älteren Versionen (52.x) verwendest, kann es vorkommen, dass trotz Updateversuchs keine Aktualisierung auf den neuen Thunderbird 60 erfolgt. In diesem Fall lädst du die Version 60 herunter und installierst den Thunderbird manuell. Alle Einstellungen und Konten der vorherigen Version werden trotzdem übernommen.

Auf der Webseite thunderbird.net findest du den aktuellen Thunderbird in deiner Sprache.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

Outlook: E-Mails und Kalender mit einem Passwort schützen

Gemeinsam genutzte Computer bedürfen eines besonderen Sicherheitskonzeptes. Programme, die von anderen Nutzern nicht verwendet werden sollen, müssen separat mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff versehen werden. Insbesondere gilt das natürlich auch für den E-Mail-Client Outlook von Microsoft. Hier kannst du mit ein paar Mausklicks einen effektiven Kennwort-Schutz einrichten.

Zuvor aber ein paar Anmerkungen. Der Schutzmechanismus verhindert den Zugriff auf die PST-Datei (Outlook-Datendatei). Damit können andere Personen Outlook zwar verwenden, haben aber keinen Zugriff auf deine E-Mail- und Kalenderdaten.

Einzelne Ordner lassen sich mit dieser Methode nicht schützen. Das Passwort gilt für die gesamte PST-Datei des betreffenden Outlook-Kontos. Entweder wird alles geschützt, oder nichts.

Kennwort-Schutz einrichten

Zum Einrichten des Passwortes startest du zuerst das Programm Outlook. Dann klickst du mit der rechten Maustaste im linken Anzeigebereich auf den Kontonamen des zu schützenden E-Mail-Accounts. Öffne nun über das Kontextmenü die Option Datendateieigenschaften.

In älteren Outlook-Versionen heißt diese Option Eigenschaften für „Kontoname“.

Auf der Registerkarte Allgemein klickst du auf den Button Erweitert und im nächsten Dialogfenster auf Kennwort ändern.

Hier tippst du in das Feld Neues Kennwort ein sicheres Passwort ein, bestätigst es im darunterliegenden Feld und speicherst die Angaben mit OK. Da in der Regel kein altes Passwort existiert, lässt du das Eingabefeld Altes Passwort einfach leer.

Kennwort in der Kennwortliste speichern

Mit Vorsicht ist die Aktivierung der Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern zu sehen. Wird hier ein Häkchen gesetzt, dann bleibst du während der Bedienung von Outlook angemeldet und musst nicht nach jedem Arbeitsschritt dein Passwort erneut eingeben.

Zugegeben, die stetige Eingabe des Passwortes kann ziemlich nervend sein und ist zudem zeitaufwendig.

Sinnvoll ist das Einschalten der Option nur, wenn du längere Zeit mit Outlook arbeitest und kein anderer Nutzer auf diesen PC Zugriff hat. Danach solltest du aber das Häkchen wieder entfernen, damit deine Outlook-Daten geschützt bleiben.

Kategorien
Facebook Internet & Medien

Bei Facebook die versteckten Nachrichten anzeigen

Bei Facebook erhält man nicht nur Nachrichten aus der eigenen Freundesliste, auch unbekannte Personen können dir Nachrichten schreiben. Sie werden von Facebook herausgefiltert und nicht automatisch angezeigt. Eine Speicherung findet aber trotzdem statt. Als dieses Verfahren im letzten Jahr bekannt wurde, haben sich viele Nutzer beschwert und die Bevormundung laut kritisiert. Mittlerweile kann sich jeder in seinem Facebook-Posteingang die versteckten Nachrichten anzeigen lassen.

Sie werden zwar immer noch automatisch herausgefiltert und sind daher „unsichtbar“, dafür sie sind ab sofort leichter zu finden.

Melde dich in deinem Facebook-Konto an und klicke oben rechts auf das Icon Nachrichten. Im Fenster des Posteingangs findest du über die Option Nachrichtenanfragen | Gefilterte Anfragen anzeigen alle Nachrichten unbekannter Absender.

Da Facebook eingehende Spam-Nachrichten ebenfalls automatisch erkennt, lohnt sich auch die Kontrolle dieser Kategorie. Der Facebook-Spam-Filter ist nämlich nicht perfekt. Du findest diese Nachrichten im Posteingang über den Button Mehr | Gefiltert, der sich am oberen linken Bildschirmbereich befindet.

Natürlich ist die Anzeigefunktion der „versteckten“ Nachrichten auch in der Facebook-App vorhanden. Über den People-Button gelangst du zu den oben genannten Einstellungsoptionen.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

Outlook-Regel anlegen

Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

PC eingeschaltet lassen

Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

E-Mails über Exchange-Server

Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook Software

Outlook: Fehler in versendeter E-Mail festgestellt? So rufst du die Nachricht wieder zurück.

Falscher Empfänger eingetragen, inhaltliche Mängel oder Schreibfehler sind jedem schon mal beim Erstellen von E-Mails unterlaufen. Eine Fehlerkorrektur wird schon schwieriger, wenn die Nachricht bereits versendet wurde. Outlook hat für diesen Zweck eine Rückruffunktion eingebaut, die eine Nachricht im Posteingang des Empfängers löschen und auf Wunsch auch ersetzen kann.

Voraussetzung für die Löschung beim Empfänger ist, dass der Rückruf schnellstens erfolgt und die Nachricht noch nicht gelesen wurde.

Rückruf einer E-Mail

Um eine versendete Nachricht zurück zu rufen, öffnest du die betreffende E-Mail im Ordner Gesendete Objekte.

Bei Outlook 2007 klickst du im Bereich Aktionen auf den Button Andere Aktionen und im Aufklappmenü wählst du dann Diese Nachricht zurückrufen aus.

Ab Version 2010 wurde der Bereich Aktionen durch Verschieben ersetzt. Anschließend klickst du auf Weitere Verschiebeaktionen | Diese Nachricht zurückrufen.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du dann Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen und bestätigst die Auswahl mit OK.

Bei Bedarf kann die fehlerhafte Nachricht mit Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen auch direkt durch die korrigierte E-Mail ausgetauscht werden.

Optional wird im Dialogfenster auch die Benachrichtigung des Empfängers über einen Nachrichtenrückruf aktiviert oder deaktiviert.

Tipp:

Mit den oben genannten Arbeitsschritten lässt sich über den Bereich Aktionen, bzw. Verschieben auch eine E-Mail erneut versenden. Es kann ja auch mal passieren, dass der Nachrichtenempfänger versehentlich eine E-Mail löscht.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2016: Weiterleitung von E-Mails anlegen

Eine Weiterleitung von E-Mail ist besonders dann praktisch, wenn man nicht immer Zugriff auf das betreffende E-Mail-Konto hat. Zum Beispiel auf die private Adresse, wenn man auf der Arbeit ist, oder umgekehrt. Bei Outlook von Microsoft konnte man auch schon in der Vergangenheit eine E-Mail-Weiterleitung einrichten. Diese Funktion ist zwar immer noch in den Regeln vorhanden, das Einrichten ist aber nicht mehr so versteckt und unübersichtlich gestaltet wie früher.

Bei Outlook 2016 gehst du für eine E-Mail-Weiterleitung wie folgt vor:

Im Register Start klickst du in der Bearbeitungsleiste im Bereich Verschieben auf Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Neue Regel erstellen

Im nachfolgenden Dialogfenster gelangst du über die Schaltfläche Neue Regel zur Dialogbox des Regel-Assistenten. Hier wählst du aus dem Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Klicke dann auf den Button Weiter.

Bedingungen festlegen

Im nächsten Fenster spezifizierst du, wann eine empfangene E-Mail weitergeleitet werden soll. Etliche Kriterien stehen hier zur Auswahl. Zum Beispiel kannst du einen Abwesenheitszeitraum definieren, oder nur bestimmte E-Mails per Stichwortfilterung weiterleiten. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Bearbeitungsschritt.

Was soll mit der Nachricht passieren?

In diesem Schritt legst du die Aktion fest, wie mit der eingehenden Mail verfahren werden soll. Du kannst sie weiterleiten oder beispielsweise auch automatisch beantworten lassen. Mit dem Button Weiter gelangst du zum vorletzten Arbeitsschritt.

Die Ausnahme(n) von der Regel

Nun kannst du noch Ausnahmen definieren, welche Nachrichten von dieser Regelung ausgenommen werden sollen.

Fertig stellen und aktivieren

Unabhängig davon, ob du Ausnahmen festlegst oder nicht, führt dich der Weiter-Button zum letzten Dialogfenster. Im ersten Feld gibst du der Regel einen Namen, im zweiten Schritt aktivierst du die Regel und speicherst sie mit der Schaltfläche Fertig stellen.