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Google Mail Backup: Mit „MailStore Home“ das Google-Mail-Konto und die Postfächer von Outlook, Thunderbird & Co. sichern

Google Mail ist eine feine Sache. Da die E-Mails allesamt auf den Google-Servern gespeichert werden, können Sie überall und jederzeit darauf zugreifen. Von jedem Rechner aus. Eine Internetverbindung genügt. Ein mulmiges Gefühl bleibt aber doch: was ist, wenn die Google-Server mal abstürzen, nicht erreichbar sind oder wichtige Mails versehentlich gelöscht werden. Dann ist alles weg. Wem das Speichern aller Mails in der Cloud zu heikel ist, kann mit dem Gratisprogramm „MailStore Home“ eine Sicherheitskopie anlegen. Von Google-Mail-Konten genau so wie von klassischen Mail-Postfächern von Outlook, Thunderbird & Co.

Google Mail, Outlook, Thunderbird & Co. sichern

Mit der Zeit sammeln sich im Postfach tausende E-Mails an. Teils unwichtige, aber auch wichtige. Und jeder sollte sich fragen: Was passiert eigentlich, wenn alle E-Mail auf einen Schlag verschwunden wären? Das geht oft schneller als einem lieb ist. Ein Blitzeinschlag, eine Überspannung, ein Festplattenausfall, Diebstahl oder Fehlbedienung – die Liste der Ursachen für Datenausfall ist lang. Umso wichtiger, dass das E-Mail-Postfach regelmäßig gesichert wird. Eine der besten Programme dazu ist die Freeware „MailStore Home„. Damit können Sie sogar Ihr Google-Mail- oder Yahoo!-Mail-Konto offline sichern.

Mit MailStore Home können Sie Backups von folgenden E-Mail-Postfächern anlegen:

  • Internet-Postfächer wie Google Mail oder Yahoo! Mail
  • Beliebige Postfächer über POP3 oder IMAP
  • Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010
  • Microsoft Outlook Express und Windows Mail
  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007 und 2010 Postfächer
  • Microsoft Office 365 (Exchange Online)
  • Hosted Exchange Postfächer
  • Mozilla Thunderbird und SeaMonkey
  • .eml und andere E-Mail-Dateien

Ein Beispiel: So funktioniert das Google-Mail-Backup

Die Bedienung des Mail-Backupprogramms ist simpel. Um zum Beispiel alle Mails und Anhänge aus dem Google-Mail-Konto zu sichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Beim ersten Start legen Sie ein E-Mail-Archiv fest, in dem alle E-Mails inklusive Anhängen gesichert werden.

2. Dann klicken Sie auf „E-Mails archivieren“ und wählen die E-Mail-Quelle aus, zum Beispiel „Google Mail“. Mit „Testen“ prüfen Sie die Richtigkeit der Eingaben. Fahren Sie anschließend mit „Weiter“ fort.

Wichtig ist bei Google Mail, dass im Bereich „Einstellungen | Weiterleitungen und POP/IMAP“ die Funktion „IMAP aktivieren“ eingeschaltet ist.

3. Im nächsten Fenster entscheiden Sie, was alles gesichert werden soll.

4. Im letzten Schritt müssen Sie nur noch einen passenden Namen für das Profil wählen und die Einstellungen mit „Fertig stellen“ speichern. Das war’s. Sofort beginnt „MailStore Home“ mit der Datensicherung. Das kann je nach Postfachgröße einige Minuten dauern.

Zum Schluss gibt’s eine Zusammenfassung. Hier steht genau, wie viele neue E-Mails archiviert und welche als Duplikate erkannt wurden. Weitere Informationen zu Fehlern, Problemen und doppelten Mails finden Sie per Klick auf „Debugprotokoll“.

Hier gibt’s die Freeware „MailStore Home“ kostenlos für Windows 2000, XP, Vista, 7, Server 2003 und 2008: www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx

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Internet & Medien

Wegwerf- und Einweg-E-Mail-Adressen: Die Spam-Flut schnell und einfach in den Griff bekommen

Die Spam-Flut ist mittlerweile sehr groß geworden. An jeder Ecke lauern „Top Gewinne“, „Penis-Vergrößerungen“ oder „Super-Sonderangebote“ und verstopfen unser E-Mail-Postfach. Einmal irgendwo angemeldet, und schon geht´s los. Leider kann man vorher nicht wissen, ob die Adresse weiterverkauft wird oder nicht. Seriöse Anbieter löschen die eingegebenen Daten, wenn der Newsletter abbestellt wird. Die Lösung: Wegwerf-E-Mail-Adressen. So wird Ihr privater oder geschäftlicher Posteingang garantiert nicht mehr zugemüllt.

Verschiedene Online-Dienste wie zum Beispiel sofort-mail.de oder trash-mail.com bieten Solche Wegwerf-Adressen an. Diese E-Mail-Adressen werden nicht mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse verknüpft und somit kann auch kein Datenmüll in Ihrem Postfach landen. Bei beiden Anbietern ist keine Registrierung nötig. Einfach die Wunschadresse eingeben und auf Verfügbarkeit prüfen, fertig! Sogar Datei-Anhänge können an diese Adressen anonym versendet und von dort heruntergeladen werden.

Der einzige Nachteil: Da diese Adressen nicht durch ein Passwort geschützt sind, eignen sie sich auf keinen Fall für den Versand von sensiblen Daten wie Passwörter, Bankdaten und ähnliches.

Hier denkt Yahoo einen Schritt weiter. Man kann hier bis zu 500 Wegwerf-Adressen erstellen, die mit der privaten Yahoo-Email-Adresse verknüpft sind. Zusätzlich werden diese „Müll-Mails“ mit einem Schlüsselwort ausgestattet, damit Sie schon beim Empfang erkennen können, was der Inhalt dieser Spam-Mail ist. Natürlich können diese „Müll-Adressen“ bei Bedarf mit zwei Klicks gelöscht werden.

So erstellen Sie bei Yahoo Ihre Wegwerf-Adressen:

1. Starten Sie Ihren Internetbrowser, geben die Adresse „http://de.yahoo.de“ ein und loggen sich mit Ihren Zugangsdaten ein und klicken auf der linken Seite auf den Button „Mail“ . Haben Sie noch kein Konto bei Yahoo, dann nutzen Sie den Link „Registrieren“ um ein neues Konto zu erstellen.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Optionen“ und im Drop-Down-Menü auf „Mail-Optionen“.

3. Im folgenden Fenster wählen Sie die Option „Wegwerfadressen“…

danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Adresse hinzufügen“.

4. Tragen Sie nun den Grundnamen der Wegwerfadresse in das Textfeld ein und klicken auf „Weiter“. Dieser Grundname muss sich von Ihrer primären E-Mailadresse (= Login-ID) unterscheiden!

5. Im nächsten Schritt vergeben Sie ein Schlüsselwort und legen den Ordner fest, in den diese E-Mail zugestellt werden soll. Optional können Sie auch mit dem „Indikator“ eine farbige Markierung für diese Emails festlegen.

6. Klicken Sie danach auf „Speichern“ um die E-Mail-Adresse zu aktivieren.

Wenn die Wegwerfadresse nicht mehr benötigt wird, klicken Sie auf „Optionen | Mail-Optionen | Wegwerfadressen“, markieren die nicht mehr benötigte Email-Adresse und klicken auf den Button „Entfernen“.

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Outlook

Outlook Backup: Sicherheitskopie der PST-Datendatei mit allen E-Mails, Kontakten und Terminen anlegen

Outlook speichert sämtliche Daten in einer einzigen Datei. In dieser PST-Postfachdatei stecken alle E-Mails, Termine, Kontakte und was Outlook sonst noch speichert. Daher ist es sinnvoll, regelmäßig, auf jeden Fall aber vor Operationen, die den Datenbestand gefährden könnten, Sicherheitskopien anzulegen. Das geht rasch und ganz ohne Hilfsmittel.

Wo ist die PST-Postfachdatei? Pfad und Speicherort der Datendatei ermitteln

Um zu erfahren, wo die Datei mit den Benutzerdaten gespeichert ist, klicken Sie in der Navigationsspalte von Outlook mit der rechten Maustaste Ihren obersten Benutzerordner an. Im Menü wählen Sie „Datendateieigenschaften“.

Im nächsten Fenster klicken Sie in der Registerkarte „Allgemein“ auf „Erweitert“.Wenn Sie mit einem Exchange-Server arbeiten, müssen Sie im Dialogfenster auf die Registerkarte „Erweitert“ und dort auf „Outlook-Datendateieinstellungen“ klicken.

Markieren Sie den Pfadeintrag im Feld „Datei“, klicken Sie den markierten Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen „Kopieren“. Schließen Sie nun alle Dialogfenster von Outlook beenden Sie das Programm vollständig.

Ordner der Datendatei (PST-Postfachdatei) öffnen

Öffnen Sie den Windows Explorer und markieren Sie den kompletten Inhalt der Adresszeile mit einem Mausklick in den freien Bereich neben der Pfadangabe. Mit einem rechten Mausklick und dem Befehl „Einfügen“ überschreiben Sie die aktuelle Pfadangabe mit dem zuvor kopierten Pfad.

Merken Sie sich nun den Dateinamen, der am Ende des Pfades steht (also dem letzten Backslash () folgt. Dann drücken Sie die Rück-Taste so oft, bis der Dateiname gelöscht ist, also nur noch die Pfadangabe bis zum letzte Backslash in der Adresszeile des Explorer steht. Aus dem Pfad

C:UsersMirkoAppDataLocalOutlookpostfach.pst

wird dann zum Beispiel

C:UsersMirkoAppDataLocalOutlook

Bestätigen Sie diese Pfadangabe einem Druck auf die Eingabetaste. Und voilá: schon befinden Sie sich im Ordner, in dem Ihre PST-Postfachdatei ist. Das funktioniert sogar, wenn der Postfachordner eigentlich versteckt und unsichtbar ist.

Datendatei kopieren

Jetzt ist es ein Leichtes, eine Sicherheitskopie der PST-Datei anzulegen. Markieren Sie den Dateinamen, den Sie sich zuvor gemerkt haben, in der Dateiliste und wählen Sie im Menü „Organisieren | Kopieren“ und anschließend „Organisieren | Einfügen“. Nun haben Sie eine Sicherheitskopie Ihrer Outlookdatendatei. Kopieren Sie Datei zum Beispiel auf eine USB-Stick, oder brennen Sie sie auf eine DVD.

Datendatei wiederherstellen

Sobald es nötig ist, können Sie mit der Sicherungskopie der Datendatei den gesicherten Stand von Outlook wieder herstellen. Sofern die defekte oder unvollständige Outlook-Datendatei noch vorhanden ist, löschen Sie sie, indem Sie sie markieren, die Taste [Entf] drücken und die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Sobald die aktuelle Datendatei gelöscht ist, können Sie die Kopie der Datendatei wieder ins Original umbenennen. Klicken Sie die Kopiedatei mit der rechten Maustaste an, wählen Sie „Umbenennen“ und klicken Sie dann hinter den markierten Dateinamen ins Eingabefeld. Hier entfernen Sie mit der Rücktaste „ – Kopie“ und bestätigen die Umbenennung mit der Eingabetaste.

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Outlook

Outlook Safety first: Sie Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anlegen

Sicherheit ist Trumpf, oder sollte es zumindest sein. Denn Termine, Adressen und E-Mail-Nachrichten gehören zu den wichtigsten Daten eines Computers. Sollte es zu einem GAU kommen, ist das manuelle Restaurieren der Daten in den meisten Fällen ein mühsames Unterfangen. Damit es erst gar nicht so weit kommt, empfiehlt sich das regelmäßige Anlegen von Sicherheitskopien.

Alles oder nichts?

Die einfachste Möglichkeit, die Outlook-Daten für den Fall der Fälle in Sicherheit zu bringen, ist das Kopieren der Postfachdatei auf einen externen Datenträger. In der Postfachdatei speichert Outlook sämtliche Daten; Sie finden die Datei namens OUTLOOK.PST bzw. POSTFACH.PST zumeist im EXCHANGE oder WINDOWS-Ordner. Wo genau sich die Datei befindet, erfahren Sie im Dialogfenster Extras -> Dienste. Wenn Sie den Eintrag Persönlicher Ordner markieren und auf die Schaltfläche Eigenschaften klicken, verrät Ihnen Outlook im Feld Pfad, wo Sie die PST-Datei finden. Jetzt brauchen Sie sie nur noch im Windows-Explorer oder mit einem Backup-Programm auf einen anderen Datenträger zu kopieren.

Weniger ist mehr

Nicht immer ist es notwendig, gleich den gesamten Datenbestand zu sichern. Wer beispielsweise lediglich seine Adressen oder Termine extern speichern möchte, kann auf die Exportfunktion von Outlook zurückgreifen. Rufen Sie hierzu den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster des Assistenten den Eintrag Export in einen persönlichen Ordner (PST-Datei), und klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Fenster können Sie den Ordner bestimmen, dessen Daten Sie exportieren möchten. Soll Outlook alle untergeordneten Ordner einbeziehen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Untergeordnete Ordner einbeziehen. Geben Sie im nächsten Fenster den gewünschten Dateinamen an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen. Outlook kopiert anschließend den Inhalt des gewünschten Ordner in eine andere PST-Datei. Im Falle eines Falles können Sie die exportierten Daten dann wieder über den Menübefehl Datei -> Importieren/Exportieren in Outlook importieren.

Nicht nur für Sicherheitskopien

Die Exportfunktion eignet sich nicht nur zum Anlegen von Sicherheitskopien einzelner Ordner. Sie können auf diese Weise auch Daten austauschen und beispielsweise einem Freund oder Mitarbeiter Ihren Adreßbestand zukommen lassen. 

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Outlook

Wo Outlook Adreßbücher, Kontakte, E-Mails und andere Daten ablegt und wie Sie das Postfach verschieben

Es ist schon erstaunlich, mit welch unterschiedlichen Dateitypen Outlook jongliert. Schließlich gehören mit E-Mails, Kontakten, Terminen, Aufgaben, Journaleinträgen und Notizen insgesamt sechs verschiedene Datentypen zum Repertoire von Outlook. Da stellt sich natürlich die Frage, wo Outlook das gesamte Wissen ablegt.

Eine für Alle

Die Antwort ist einfach: Nach dem Motto „Eine für Alle“ speichert Outlook sämtliche Informationen in einer einzigen Postfach-Datei mit der Kennung .PST. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal einsetzen und nicht zuvor Microsoft Exchange benutzt haben, finden Sie die OUTLOOK.PST-Datei in Ihrem WINDOWS-Ordner. Exchange-Benutzer übernehmen bei der Installation von Outlook in der Regel die „alte“ POSTFACH.PST-Datei, die sich im Ordner C:EXCHANGE befindet. Eine Ausnahme bildet übrigens das Persönliche Adreßbuch; die Daten des Adreßbuchs wandern in der Regel in die Datei ADRESSEN.PAB, die Sie ebenfalls im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner finden.

Von hier nach da: Postfach-Datei verlagern

Zugegeben, der WINDOWS-Ordner ist nicht gerade der sicherste Ort für die Postfach-Datei; bei einer Neuinstallation von Windows vergißt man leider zu schnell, daß sich hier noch das äußerst wichtige Postfach befindet. Daher empfiehlt es sich, die Datei in einem anderen Ordner abzulegen. Hierzu schließen Sie zunächst Outlook und verschieben die PST-Datei anschließend in den gewünschten Ordner. Im nächsten Schritt müssen Sie Outlook mitteilen, daß das Postfach umgezogen ist. Aktivieren Sie hierzu in der Systemsteuerung das Symbol „Mail“, markieren Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit „Ja“. Anschließend müssen Sie den persönlichen Ordner wieder neu hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, wählen Sie den Dienst „Persönlicher Ordner“ aus, und markieren Sie im nachfolgenden Dialogfenster die PST-Datei, die Sie – wie oben beschrieben – in einen anderen Ordner verschoben haben. Schließen Sie alle Dialogfenster mit „Ok“.

Handarbeit ist angesagt

Das Verschieben der Postfach-Datei hat allerdings einen Haken: Beim nächsten Start von Outlook funktionieren die Symbole der Outlook-Leiste nicht mehr, da Outlook die einzelnen Symbole immer noch mit der Postfach-Datei im WINDOWS- bzw. EXCHANGE-Ordner verknüpfen möchte. Jetzt heißt es, die Outlook-Leiste neu anzulegen. Hierzu löschen Sie zunächst die bestehenden Symbole, indem Sie sie nacheinander mit der rechten(!) Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü den Befehl „Von Outlook-Leiste löschen“ wählen. Nachdem alle Outlook-Symbole entfernt wurden, erstellen Sie neue Verknüpfungen zur Postfach-Datei. Blenden Sie hierzu mit dem Befehl „Ansicht/Ordnerliste“ die Ordnerliste ein. Ziehen Sie anschließend den gewünschten Ordner – etwa den Ordner Kontakte – mit gedrückter Maustaste auf die Outlook-Leiste. Wiederholen Sie den Schritt für alle Ordner, die auf der Outlook-Leiste vertreten sein sollen – voilà, die Outlook-Leiste füllt sich wieder mit Leben.