Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Word: Persönliche Informationen entfernen

    Beim Versand von Word-Dokumenten werden persönliche Daten, sogenannte Metadaten, ebenfalls versendet. Diese lassen sich sehr einfach und ohne Zusatzprogramme auslesen. Unter Umständen werden somit streng vertrauliche Informationen an Dritte weitergegeben.

    Diese Daten enthalten oft neben dem Namen der Firma, auch den/die Name(n) der Personen, die an diesem Dokument mitgearbeitet haben. Aber auch Speicherpfade und frühere Dokumentversionen können einfach ausgelesen werden.

    Vor dem Löschen eine Kopie erstellen

    Gut ist, dass sich die Metadaten ganz einfach entfernen lassen. Aber Vorsicht: einmal gelöscht, lassen sie sich nicht wieder herstellen. Daher ist es empfehlenswert, ein Duplikat (Kopie) der zu versendenden Datei zu erstellen.

    Um die Metadaten zu löschen, gehst du wie folgt vor: Klicke auf Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen. Im nächsten Dialogfenster wird über die Option Prüfen eine Liste aller Ergebnisse angezeigt.

    Diese enthält Angaben zu den Dokumenteigenschaften, persönliche Informationen, Bearbeitungsverläufe und Kommentare. Zum Löschen dieser Informationen klickst du hinter den einzelnen Kategorien auf den Button Alle enfernen. Damit sind diese Informationen gelöscht und das Dokument (oder die Tabelle/Präsentation) kann gefahrlos verschickt werden.

    Ältere Office-Versionen

    Bei älteren Word-Versionen (z. B. 2007) ist die Vorgehensweise etwas anders. Hier klickst du in der geöffneten Datei auf den Windows-Button und klickst auf Vorbereiten | Dokument prüfen | Prüfen. Anschließend kannst du die Inhalte über die Schaltfläche Alle Entfernen aus dem Dokument löschen.

    Tipp: Welche Informationen die Metadaten enthalten, kannst du einfach über den Windows-Explorer herausfinden. Mit einem Rechtsklick auf das betreffende Dokument und dem Kontextmenüeintrag Eigenschaften werden sie im Register Details angezeigt.

  • Standard-Speicherort für Office-Dokumente ändern

    Standardmäßig werden alle neu erstellten Office-Dokumente im Ordner Dieser PC | Dokumente gespeichert. Du kannst aber auch einen anderen Standardspeicherort festlegen.

    Dazu startest du das betreffende Office-Programm (Word, Excel, etc.) und klickst auf Datei | Optionen. Im Dialogfenster der Optionen wählst du auf der linken Seite die Kategorie Speichern aus.

    Im Bereich Lokaler Standardspeicherort lässt sich über die Schaltfläche Durchsuchen nun ein neuer Standardspeicherort auswählen. Abschließend bestätigst du die Änderung mit einem Klick auf den Button OK. Das war´s schon.

  • Excel: Tabellen auch ohne Office öffnen

    Noch immer ist Excel bei den Nutzern die erste Wahl für die Erstellung von Tabellen. Aber auch ohne das Office-Programm lassen sich Excel-Dateien problemlos öffnen.

    Das einzige was man dazu benötigt, ist ein Google-Konto, dass notfalls schnell erstellt werden kann.

    Um eine Excel-Datei zu öffnen, rufst du in deinem Web-Browser die Seite spreadsheets.google.com auf und klickst oben links auf die Schaltfläche Neue Tabelle anlegen. Gegebenenfalls muss du dich noch mit deinen Zugangsdaten in deinem Google-Konto anmelden.

    Anschließend wählst du in der Menüleiste Datei | Importieren aus und wechselst im nächsten Dialogfenster zum Register Hochladen. Nun kannst du die betreffende Excel-Datei in das Feld Datei hierher ziehen um sie zu Google hochzuladen. Alternativ navigierst du über die Schaltfläche Datei von meinem Computer auswählen zum Speicherort dieser Datei.

    Im nachfolgenden Dialogfenster legst du noch fest, ob die neue Excel-Datei die Vorhandene ersetzten, oder eine neue Tabelle anlegen soll. Ein abschließender Mausklick auf Daten importieren schließt den Vorgang ab.

    Tipp:

    Nach diesem Vorbild lassen sich auch Power-Point-Präsentationen und Word-Dateien zu Google hochladen. Dazu wählst du auf der Seite spreadsheets.google.com oben links über den Drei-Balken-Button die Option Präsentationen oder Docs aus.

  • PowerPoint-Präsentation direkt mit einem Doppelklick starten

    Rufst du eine PowerPoint-Datei auf um sie als Bildschirmpräsentation zu verwenden, dann wird diese zunächst im Editor-Modus geöffnet. Anschließend sind weitere Mausklicks erforderlich, um die Präsentation zu starten. Insbesondere wenn mehrere Präsentationen hintereinander folgen, entstehen kurze Pausen, in denen sich die Teilnehmer anderweitig ablenken.

    Wenn man aber die PowerPoint-Folien im Format .ppsx oder .pps  auf dem Desktop speichert, dann lassen sie sich mit einem Doppelklick direkt als Bildschirmpräsentation starten.

    Das minimiert unnötige Pausen und sorgt dafür, dass die Konzentration der Teilnehmer nicht verloren geht.

  • Office-Updates finden und installieren

    Standardmäßig sollte bei jedem Windows-Computer die automatische Update-Funktion aktiviert sein, die von vielen Nutzern als sehr komfortabel angesehen wird. Wenn du die Updates des Betriebssystems lieber selbst vornimmst, dann vergiss aber dein Office-Paket nicht. Die erforderlichen Updates kannst du auch direkt über das Office-Programm beziehen und installieren.

    Office 2013-2016

    Starte eines der Office-Programme und öffne eine neue Datei. Im Register Datei des Menübandes rufst du im linken Bereich den Eintrag Konto auf und klickst auf den Button Updateoptionen. Über das Aufklappmenü gelangst du zur Option Jetzt aktualisieren. Office lädt sich die Update-Dateien von den Microsoft-Servern automatisch herunter und installiert sie direkt im Anschluß.

    Office 2010

    Auch bei dieser, bereits älteren Version ist der manuelle Update-Vorgang ähnlich einfach. Du öffnest auch hier eine neue Datei und klickst auf Datei | Hilfe.

    Im Bereich Tools für die Arbeit mit Office wählst du die Einträge Auf Updates überprüfen | Nach Update suchen aus und wartest einen Augenblick, bis Office die Aktualisierungsdateien gefunden hat.

    Mit dem Button Updates installieren werden die Daten eingespielt und Office aktualisiert.

    Hinweis

    Die Aktualisierung wird für das gesamte Office-Paket durchgeführt, egal welches Tool du für den Update-Vorgang verwendest.

  • Microsoft Excel zwingen, jede Datei in einem neuem Fenster zu öffnen

    Beim Arbeiten mit Excel werden nicht selten mehrere Dateien gleichzeitig benötigt. Die Anzeige der zusätzlichen Tabellen erfolgt meist nacheinander. Mit der Tastenkombination [Alt][Tab] gelangt man von einer Tabelle zur Anderen oder man nutzt die Minimierung/Maximierung innerhalb desselben Excel-Fensters. Beide Varianten sind aber recht unkomfortabel, wenn du mit mehreren Monitoren arbeiten willst. Ein kleiner Registry-Tweak zwingt Excel, jede Datei in einem separaten Fenster zu öffnen.

    Die Optimierung des Registrierungseditors dauert wenige Minuten und kann auf allen Windows-Rechnern ab Windows XP und Office 2003 durchgeführt werden. Du benötigst für die Änderungen in der Registry nur Administratorrechte.

    Registrierungseditor starten

    Stelle sicher, dass Excel beendet wurde und öffne die Registry über das Fenster Ausführen mit dem Befehl regedit.

    Navigiere dann zu folgendem Schlüssel:

    HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet12/shell/open/command

    Im rechten Anzeigebereich klickst du mit der rechten Maustaste auf den Eintrag (Standard) und wählst Ändern aus. Im Dialogfenster Zeichenfolge bearbeiten fügst du in dem Feld Wert den Parameter „%1“ am Ende, durch ein Leerzeichen getrennt, hinzu. Mit OK speicherst du die Änderung.

    Nun benennst du den darunterliegenden Eintrag command per Rechtsklick in command2 um.

    Im nächsten Schritt benennst du im linken Verzeichnisbaum den Ordner ddeexec in ddeexec2 um. Damit ist der erste Teil der Änderungen erledigt.

    Für den zweiten Teil wechselst du zum Registry-Schlüssel HKEY_CLASSES_ROOT/Excel.Sheet8/shell/open/command und wiederholst die Arbeitsschritte, die bereits beim Excel.Sheet12 durchgeführt wurden.

    Danach beendest du den Registrierungseditor und startest Excel, damit die Änderungen getestet werden können.

  • Microsoft Office: Dateien direkt in Google Drive ablegen

    Wer seine Dokumente geräteübergreifend zur Verfügung haben will, der kommt um einen Cloud-Dienst nicht herum. Es ist daher sinnvoll zu überlegen, welcher Dienst der Richtige ist. Die meisten Nutzer dürften wohl eine Kombination aus Windows-PC und mobilen Geräten mit Android-Betriebssystem verwenden. Da man mit einem Android-Smartphone ohnehin ein Google-Konto besitzt, dann stellt Google jedem User 15 Gigabyte kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung.

    Das Beste daran ist, dass sich Google Drive mit einem kleinen Plugin blitzschnell in Office einbinden lässt. Damit können die Office-Dateien direkt und ohne Umweg direkt in Drive gespeichert werden.

    Lade dir das Google Drive Plugin für Office herunter, bestätige die Nutzungsbedingungen und klicke anschließend auf Akzeptieren und Installieren.

    Nachdem die Installation beendet ist, startest du Word oder Excel. Dadurch öffnet sich die Authentifizierungsseite des Google Drive Plugins für Microsoft Office, dass du mit dem Button Jetzt Starten bestätigst. Gegebenenfalls musst du dich noch mit deinen Google-Kontodaten anmelden. Abschließend klickst du nur noch auf Zulassen und Fertig um Google Drive in Office zu aktivieren.

    Ab sofort kannst du deine Office-Dateien über den Speichern-Dialog direkt im Online-Speicher ablegen.

  • Excel-Menüband weg? So wird sie wieder sichtbar.

    Es kommt hin und wieder einmal vor, dass beim Tabellenkalkulationsprogramm Excel die Menüleiste plötzlich verschwunden ist. Mit ein paar Mausklicks kommt die Menüleiste aber wieder zum Vorschein.

    Der Grund für das Verschwinden ist in der Regel recht banal. Meist ist es ein versehentlicher Tastendruck, der das Menüband ausblendet oder ein Fehler in den Einstellungen ist dafür verantwortlich. Beide Fehlerursachen können blitzschnell mit ein paar Mausklicks behoben werden.

    Minimierte Menüleiste wiederherstellen

    Wurde die Menüleiste versehentlich ausgeblendet, dann klickst du oben links neben der Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und entfernst den Haken vor der Einstellung Multifunktionsleiste minimieren (Excel 2007).

    Ab Office 2010 findest du den kleinen Pfeil für die Minimierung des Menübandes rechts oben im Bildschirm.

    Fehler in den Excel-Einstellungen beheben

    Wenn die oben genannte Lösung nicht funktioniert, dann kann der Fehler in den Einstellungen von Excel liegen. in diesem Fall schließt du alle eventuell geöffneten Office-Programme und überprüfst anhand des Taskmanagers, dass wirklich alle Office-Dienste beendet wurden.

    Über den Windows Explorer suchst du nach der Datei com.microsoft.Excel.prefs.plist. Sie befindet sich im Ordner Preferences deiner aktuellen Office-Version. Der Pfad zu diesem Ordner lautet standardmäßig wie folgt: C:\Programme (x86)\Microsoft Office\OfficeXX.

    Ziehe diese Datei auf deinen Desktop und starte Excel über diese Verknüpfung. Startet die Tabellenkalkulation wieder und die Menüleiste ist wieder vorhanden, dann kann die Datei vom Desktop gelöscht werden.

    Liste der Office-Versionen

    Vermutlich wirst du im Verzeichnis Microsoft Office mehrere Versionen (Office12, Office14, etc.) finden. Sie stehen für folgende Bezeichnungen:

    • Office10 = Office XP
    • Office11 = Office 2003
    • Office12 = Office 2007
    • Office14 = Office 2010
    • Office15 = Office 2013
    • Office16 = Office 2016

    Wenn beide Lösungsansätze nicht funktionieren und das Menüband weiterhin nicht verfügbar ist, solltest du Office neu installieren.

  • PowerPoint: Bilder ohne sichtbaren Qualitätsverlust komprimieren

    Verwendet man in PowerPoint-Präsentationen viele Bilder, dann wird die Datei logischerweise immer größer. Damit steigt auch das Risiko, sie nicht per E-Mail versenden zu können. Glücklicherweise enthält das PowerPoint-Programm eigene Werkzeuge, die eine Komprimierung ohne sichtbare Qualitätseinbußen gestatten.

    Um die Dateigröße eines oder mehrerer Fotos zu verringern, startest du dein PowerPoint-Programm und öffnest die betreffende Präsentation.

    Dann klickst du ein Bild an, dass verkleinert werden soll. In der Menüleiste erscheint dadurch das Register Bildtools Format. Wähle dieses Register aus und aktiviere im Menüband die Option Bilder komprimieren. Du findest sie in der Gruppe Anpassen.

    Im nachfolgenden Dialogfenster kannst du zwischen verschiedenen Qualitäten auswählen. Um zusätzlich Platz zu sparen, aktiviere die Option Zugeschnittene Bildbereiche löschen. PowerPoint entfernt damit nicht benötigte Bildteile.

    Möchtest du die Bilddateien noch weiter reduzieren, dann aktiviere die Option Dokumentauflösung verwenden. Unter Datei | Optionen | Erweitert kannst du die Bildgröße noch weiter drosseln. Allerdings steht die Dokumentauflösung nur den neueren PowerPoint-Versionen zur Verfügung.

    Abschließend legst du nur noch fest, ob die Komprimierung nur für das/die ausgewählten Bild(er) gelten soll, oder für alle Fotos die in der Präsentation vorhanden sind.

  • Bilder und Grafiken in Word millimetergenau platzieren

    Wer häufig mit Word arbeitet, hat sicherlich schon einmal versucht, Bilder oder andere Objekte in das Dokument einzufügen. Allerdings ist es nicht ganz so einfach, das Objekt gleich beim ersten Mal richtig zu positionieren. Für diese Tätigkeiten sind bei Word zwei unterschiedliche Werkzeuge integriert.

    Die Tools sind zwar nicht so umfangreich und detailliert wie bei PowerPoint, reichen aber für das Einfügen von Bildern und Grafiken vollkommen aus.

    Lineal und Gitternetzlinien

    Starte Word und rufe das Dokument auf, in das die Objekte eingefügt werden sollen. Dann klickst du in der Menüleiste auf das Register Ansicht oder bei älteren Office-Versionen auf Format.

    Im Menüband aktivierst du im Bereich Anzeigen (od. Einblenden/Ausblenden) wahlweise das Lineal oder die Gitternetzlinien. Auf Wunsch kannst du auch beide Werkzeuge gleichzeitig verwenden.

    Jetzt kannst du die einzufügenden Elemente millimetergenau in das Dokument einfügen und skalieren.

    Gitternetzlinien konfigurieren

    Wenn das eingeblendete Gitternetz für deine Bedürfnisse nicht die richtige Größe hat, dann lässt sich dies mit ein paar Klicks ebenfalls schnell ändern.

    Wechsle in der Menüleiste in das Register Layout, bzw. Seitenlayout und klicke dann in der Gruppe Anordnen auf Ausrichten | Rastereinstellungen.

    Im Dialogfenster Zeichnungsraster kannst du nun die Einstellungen für die Linien des Gitternetzes individuell anpassen. Mit dem Button OK speicherst du abschließend die neuen Werte.