Tipps, Tricks & Kniffe

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  • PowerPoint Präsentationen: Mit Musik geht alles besser!

    Vorträge mit PowerPoint-Folien können manchmal gähnend langweilig sein. Das kann am Thema oder auch an der Person liegen, die diese Präsentation erstellt hat. Für die interessante Gestaltung einer PowerPoint-Präsentation stehen dem Nutzer eine ganze Reihe von Optionen zur Verfügung. Darunter befindet sich auch eine Sound-Funktion.

    Diese Audio-Unterstützung ermöglicht das Einfügen bereits bestehender Sound-Files und mit der Recording-Funktion kann direkt in der Folie ein Sound oder ein gesprochener Text aufgenommen werden.

    Zum Einfügen von Audio-Elementen startest du dein PowerPoint-Programm und öffnest die betreffende Präsentationsfolie.

    Wechsle dann in das Register Einfügen und wähle über den Button Audio im Bereich Medien die passende Sounddatei aus. Nutze dafür den Eintrag Audio auf meinem Computer, beziehungsweise Audio aus Datei. Für eine Direktaufnahme klickst du auf den Eintrag Audioaufnahme, oder Sound aufzeichnen.

    Die eingebundene Audiodatei ist standardmäßig so eingestellt, dass sie zum Abspielen in der Folie angeklickt werden muss. In der Registerkarte Animationen kannst du im Bereich Anzeigedauer weitere Einstellungen vornehmen. So auch der automatischer Musikstart, wenn die Folie angewählt wird.

    Tipp:

    Wenn Musik zu Veranschaulichung der Präsentation nicht ganz ausreicht, dann kann man auf ähnliche Weise auch Video-Dateien oder eine Bildschirmaufzeichnung in die PowerPoint-Folie einfügen. Diese Optionen findest du ebenfalls im Menü-Bereich Medien der Registerkarte Einfügen.

  • PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

    Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

    Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

    Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

    Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

    Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

    Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

  • PowerPoint 2016: Konzentration durch separates Einblenden von Inhalten erhöhen

    Nichts ist bei einem Vortrag störender, wenn ein paar Teilnehmer unkonzentriert sind, weil sie beim Lesen der Folien schon viel weiter sind als Andere. Dabei kann man schon bei der Anfertigung von PowerPoint-Folien für eine stärkere Konzentration des Publikums sorgen.

    Ein probates Mittel um die Konzentration auf die aktuelle Folie zu lenken, ist das separate Einblenden von Inhalten. Man startet die Folie mit der Titelzeile und fügt ihr per Mausklick nacheinander die restlichen Stichworte oder Elemente hinzu. So lesen die Teilnehmer nur das aktuelle Thema.

    Für das Einblenden der Präsentations-Elemente werden Animationen verwendet. Um sie einer Folie hinzuzufügen, markierst du das betreffende Element und klickst in der Menüleiste auf die Registerkarte Animationen.

    Dann wählst du aus dem Animations-Bereich Eingang den gewünschten Effekt aus. Wiederhole diesen Vorgang mit allen Folien-Elementen, die bei der späteren Präsentation per Mausklick auf dem Bildschirm erscheinen sollen.

    Mit der Taste [F5] startest du die aktuelle Präsentation, um die Effekte zu überprüfen. Gefällt dir dann eine der Animationen nicht, dann ändere den Effekt wieder nach obigem Vorbild.

  • Powerpoint: Eigene Aufzählungszeichen erstellen und in Präsentationen verwenden

    Wird in einem Text eine Aufzählung verwendet, bieten sich in Office-Programmen direkt zwei Varianten von Aufzählungszeichen an. In Punktform oder als Nummerierung wird eine Aufzählung übersichtlich strukturiert. Das gilt natürlich auch für Powerpoint. Wer diese beiden Aufzählungsarten zu langweilig findet, der legt einfach individuell gestaltete Aufzählungssymbole an.

    Sollen Aufzählungszeichen einer bestehenden Präsentation gestaltet werden, dann öffne diese und überprüfe im Register Ansicht, ob das Format Normal ausgewählt ist. Wird die Präsentation neu erstellt, ist dieses Format bereits vorausgewählt.

    Kehre dann zur Registerkarte Start zurück und klicke in das betreffende Textfeld oder füge es in die neue Präsentation ein.

    Im Bereich Absatz des Menübandes klickst du auf den kleinen Pfeil neben dem Icon der Aufzählungszeichen und dann auf den Eintrag Nummerierung und Aufzählungszeichen.

    Welche der beiden Schaltflächen (Punkte oder Zahlen) du nutzt ist egal, da im Dialogfenster beide Arten von Aufzählungszeichen per Register auswählbar sind.

    Im Dialogfenster kannst du nun die Größe und Farbe der Zeichen ändern. Mit den Button Anpassen lassen sich weitere Symbole aus der Symbol-Tabelle auswählen.

    Über den Button Bild fügst du Bilder der Schnellauswahl von Aufzählungszeichen hinzu. Die Schaltfläche Importieren ermöglicht das Hochladen eigener Bilder, Grafiken und Logos. Diese lassen sich nicht aber in der Farbe, sondern nur in der Größe ändern.

    Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch für die Aufzählungszeichen bei Office Word.

     

  • PowerPoint: Mit der Lupe wichtige Elemente hervorheben

    Bei PowerPoint-Präsentationen gibt es viele Werkzeuge um Elemente besonders hervorzuheben. Ein effektives Tool ist die Lupe. Sie kann bei der Erstellung einer Präsentation eingebaut werden, aber auch während der laufenden Präsentation kann sie spontan benutzt werden.

    Beim spontanen Einsatz der Lupe lässt sich ein beliebiger Bereich der Folie vergrößern. Dazu fährst du mit dem Mauszeiger in die linke, untere Ecke. Hier kommen einige transparente Symbole zum Vorschein. Darunter ist auch die Lupen-Funktion. Der Vergrößerungsbereich ist durch PowerPoint festgelegt und kann nicht geändert werden. Es ist also durchaus möglich, dass mehrere Elemente vergrößert werden. Beendet wird die Lupe mit der Taste [Esc].

    Bei älteren PowerPoint-Programmen, wie der Version 2007, ist die Lupe in der Symbolleiste der Präsentation nicht vorhanden. Wichtige, besonders hervorzuhebende Elemente, sollten daher direkt bei der Präsentations-Erstellung mit der Zoomfunktion versehen werden.

    PowerPoint 2016

    Klicke das betreffende Element (Bild oder Text) an und wechsle in das Register Animationen. Mit dem Button Vergrößern/Verkleinern wird die Lupe für dieses Element eingeschaltet. Die Bearbeitung des Zoom-Faktors kann über den kleinen Pfeil der Bearbeitungsgruppe Animation vorgenommen werden. Hie kannst du beispielsweise auch die Dauer und den Startzeitpunkt der Vergrößerung einstellen.

    Ältere PowerPoint Versionen

    Der Weg bei älteren Versionen des Präsentationsprogramms ist ein wenig anders. Im Register Animationen klickst du in der gleichnamigen Bearbeitungsgruppe auf Benutzerdefinierte Animation. Dadurch wird auf der rechten Bildschirmseite der Bearbeitungsbereich aktiviert. Über das Drop-Down-Menü des Buttons Effekt hinzufügen | Hervorgehoben | Vergrößern/Verkleinern fügst du die Lupe hinzu und kannst direkt die Feineinstellungen vornehmen.

    Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, speichern nicht vergessen!

  • Word und Excel: So schnell findet man das Zeichen für Durchschnitt

    Viele Zeichen die man für Office benötigt, sind auf der Tastatur nicht vorhanden. Dazu gehört auch das Zeichen für Durchschnitt, dass mit einem schräg durchgestrichenen Kreis dargestellt wird. In der Vergangenheit haben wir in unseren Artikeln bereits auf die Windows Zeichentabelle (Charmap) hingewiesen. Man kann sie auch in Word und Excel verwenden, doch die Office-Programme haben eine eigene Symbol-Tabelle, die schneller erreichbar und komfortabler zu bedienen ist.

    Im Gegensatz zur Charmap, die über das Startmenü und dem Befehl Zeichentabelle, bzw. Charmap aufgerufen wird, erreicht man die Symboltabelle in allen Office-Programmen bequem über das Bearbeitungsband.

    Wechsle im Dokument oder dem Tabellenblatt in das Register Einfügen. Ganz rechts befindet sich die Schaltflächengruppe Symbole. Klicke hier auf den Button Symbole, der die gleichnamige Tabelle einblendet.

    Scrolle ein paar Zeilen nach unten um das Durchschnittszeichen zu finden. Ein Doppelklick fügt es dann an der gewünschten Stelle im Dokument ein.

    Noch schneller ist nur die Tastenkombination [Alt][0][2][1][6].

  • PowerPoint-Folien: Zeitstrahl erstellen und bearbeiten

    Verschiedene zeitliche Abläufe lassen sich am besten mit einer Zeitleiste oder Zeitstrahl erklären. In einem unserer früheren Artikel beschrieben wir bereits wie man bei Excel-Tabellen einen Zeitstrahl erzeugt. Für Präsentationen lässt sich natürlich auch mit PowerPoint eine Zeitleiste erstellen. Und das sogar noch einfacher als bei Excel.

    Wie auch in Excel, ist bei PowerPoint keine eigene Zeitstrahl-Funktion vorhanden, die einfach nur eingefügt werden muss. Ein paar Arbeitsschritte sind dazu schon notwendig.

    Zeitstrahl einfügen

    In der geöffneten PowerPoint-Folie klickst du im Menüband auf Einfügen | Formen. Im Kontextmenü werden etliche Grafikelemente zur Auswahl angeboten. Ein Pfeil oder eine Linie ist die geeignete Auswahl.

    Mit den Anfasspunkten kannst du den Pfeil in Länge und Breite deiner Präsentation beliebig anpassen. Mit einem Rechtsklick in die Pfeilgrafik lässt sich auch noch die Füllfarbe ändern.

    Zeitmarkierung erstellen und beschriften

    Um die senkrechten Markierungen zu erstellen, klickst du wieder im Register Einfügen auf Formen und wählst die passende Grafik (z. B. Linie) aus, die du dann auf der Zeitleiste entsprechend positionierst. Im Menü Format lässt sich dann noch das Aussehen dieser Markierung(en) beliebig in Form und Farbe anpassen.

    Wenn noch eine Beschriftung der Markierungen erforderlich ist, kannst du sie mit Einfügen | Textfeld erstellen und bearbeiten.

  • PowerPoint-Folien ohne Rand drucken

    Beim Drucken von PowerPoint-Präsentationen entsteht automatisch ein Rand, der auf der Folie nicht immer gut aussieht. Leider kann man ihn nicht ganz verhindern, zumindest aber bis auf ein Minimum reduzieren.

    Die erforderlichen Einstellungen nimmst du über den Druckdialog von PowerPoint vor. Starte dein PowerPoint, rufe die betreffende Folie auf, und klicke auf Datei | Drucken.

    Über Druckereigenschaften und dem Button Erweitert schaltest du die Option Randloser Druck ein. Diese Option ist etwas missverständlich, da durch die Aktivierung dieser Einstellung der Rand nicht vollständig verschwindet.

    Sollte dies nicht ausreichen, kannst du noch weitere Schritte unternehmen, damit so wenig wie möglich vom Rand sichtbar bleibt. Im Register Ansicht des Menübandes klickst du auf den Bereich Notizenmaster. Hier blendest du dann nicht benötigte Bereiche in der Gruppe Platzhalter aus. Also etwa Datum, Kopfzeile, Fußzeile oder Seitenzahl.

    Als Letztes ziehst du noch die Folienbereiche möglichst nahe an den Blattrand. So kommst du dem randlosen Druck schon sehr nahe.

  • Alles Neu macht der Mai. Auch beim Microsoft-Patchday.

    Jeder zweite Dienstag im Monat ist bei Microsoft Update-Tag. An diesem Tag werden Sicherheitsupdates und Programmverbesserungen zum Download bereitgestellt. Wer bei seinem Windows-Rechner die empfohlene Updateautomatik eingeschaltet hat, bei dem werden die Updates ohne manuelles Eingreifen heruntergeladen und installiert. Wer aber auf die automatischen Updates nicht aktiviert hat und einen manuellen Download bevorzugt, der hat seit Mai 2016 erstmalig Pech.

    Zwei wichtige Änderungen

    Das selektive Herunterladen von Updates über das Microsoft Download Center ist ab sofort nicht mehr möglich. Zumindest für uns private Nutzer.

    Außerdem wurde im Mai mal wieder das Update KB3035583 verteilt. Dieses Paket enthält einerseits die Upgrade-Dateien für Windows 10 und andererseits aktiviert es das Upgrade-Tool GWX (= Get Windows X) das dafür sorgt, dass Windows 10 automatisch installiert wird.

    Einzelupdates nur für Firmen

    Für Unternehmen stehen über den Windows Update Katalog weiterhin Einzelupdates zur Verfügung. Die selektiven Downloads sind aber nur mit dem Microsoft Internet Explorer und einem entsprechenden Plug-In möglich.

    Das Plug-In für den Windows Update Katalog findest du über die URL https://catalog.update.microsoft.com/. Rufe die Seite über den IE6 oder höher auf und installiere das Plug-In. Danach kannst du über die Eingabe der KB-Nummer (ohne die Buchstaben) die gewünschten Update-Dateien herunterladen.

    Wer auch zukünftig nur auf Einzelupdates zurückgreifen möchte, der wird es deutlich schwerer haben diese Dateien im Web zu finden. Verschiedene Onlineportale wie beispielsweise Chip.de kündigten bereits an, zukünftig auch Windows-Einzelupdates anbieten zu wollen. Ob das wirklich realisiert werden kann, steht aber noch in den Sternen.

    Apropos Zukunft…

    Der nächste Windows-Sterbefall steht auch schon fest. Das schon seit langem dahinsiechende Windows Vista wird es nächstes Jahr hinter sich haben. Dann erhält Vista am 11. April 2017 die letzte Ölung in Form eines finalen Sicherheitsupdates. Dann ist Schluss.

  • Scroll-Leisten im Browser bei Bedarf ausblenden

    Bei der Anzeige von Webseiten wird in jedem Browser die am rechten und dem unteren Bildschirmrand befindlichen Bildlaufleisten ebenfalls angezeigt. Manchmal ist die Scroll-Leiste, zum Beispiel bei Fotos im Vollbildmodus, eher störend. Bei den Browsern Chrome und Firefox lassen sie sich problemlos ausblenden, beziehungsweise deaktivieren.

    Die Scrollfunktion an sich, wird durch das Ausblenden nicht beeinträchtigt. Eigentlich ist die Scroll-Bar nur noch als eine Positionsanzeige zu verstehen, da fast jeder Nutzer das Mausrad oder Pfeiltasten verwendet, um die Bildschirmanzeige nach oben oder unten zu schieben.

    Firefox

    Beim Firefox-Browser ist das Add-On HideScrollbars für das Ausblenden verantwortlich und ist natürlich kostenlos auf der Add-On-Seite von Mozilla als Download verfügbar. Nach dem Herunterladen sowie der Installation ist die Erweiterung ohne Browser-Neustart einsatzbereit. Lediglich die vor der Installation geöffneten Webseiten musst du mit der Taste [F5] aktualisieren.

    Chrome

    Bei Google Chrome lädst du die Erweiterung No Scroll Bars Please! aus dem Chrome Web Store herunter. Nach der Installation ist auch hier kein Neustart des Browsers für die Aktivierung erforderlich. Mit [F5] aktualisieren reicht aus.

    Ab sofort verunstaltet keine Bildlaufleiste mehr die Anzeige auf deinem Monitor. Benötigst du zu einem späteren Zeitpunkt die Scroll-Bars wieder, dann deaktiviere die Erweiterungen über den Add-Ons-Manager deines Browsers.

    Extra-Tipp:

    Wenn du auch in den Office-Tools von Microsoft (z. B. Word, Excel) die Bildlaufleisten entfernen willst, dann öffne das Options-Menü und wechsle in die erweiterten Optionen. Hier entfernst du die Checkbox-Häkchen der Funkionen vertikale Bildlaufleiste anzeigen und horizontale Bildlaufleiste anzeigen. Die Änderung muss abschließend mit dem Button OK bestätigt werden, um sie zu aktivieren.