Tipps, Tricks & Kniffe

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PowerPoint 2013: Präsentation als Video-Clip formatieren
Detaillerte PowerPoint-Präsentationen entfalten oftmals einen viel besseren Eindruck, wenn man sie zum Beispiel auf der Homepage als Video einbettet. Da gerade im beruflichen Bereich oftmals ein enormer Zeitdruck herrscht, darf die Umwandlung und Bearbeitung nicht viel Zeit kosten. Mit PowerPoint 2013 ist die Konvertierung bereits nach spätestens sechs Mausklicks abgeschlossen.
Öffne die betreffende Präsentation und klicke in der Menüleiste zunächst auf Datei | Exportieren | Video erstellen. Im rechten Bildschirmbereich stellst du über die Option Computer- und HD-Anzeigen die Auflösung des zukünftigen Videos fest. Drei Einstellungen stehen hier zur Verfügung:
1. Computer- und HD-Anzeigen (1920 x 1080 Pixel)
2. Internet und DVD (1280 x 720 Pixel)
3. Tragbare Geräte (852 x 480 Pixel)
Standardmäßig wird jede Folie für fünf Sekunden angezeigt, wenn die Option Aufgezeichnete Zeitabläufe und Kommentare nicht verwenden aktiv ist. Die Anzeigedauer der Folien kannst du über die darunterliegende Funktion entsprechend anpassen.
Dann nur noch auf die Schaltfläche Video erstellen klicken und nach ein paar Augenblicken ist das Video konvertiert und einsatzbereit.
https://www.tipps-tricks-kniffe.de/wp-content/uploads/2015/11/Willkommen-bei-PowerPoint.mp4?_=1
11 Tastenkürzel die dir das Arbeiten mit Windows, MAC, Photoshop und Office erleichtern
Arbeitsschritte in Programmen und Betriebssystemen sind nicht selten mit mehreren Mausklicks verbunden. Klar, man gewöhnt sich mit der Zeit auch an die komplizierteren Bedienungen, aber es darf auch einfacher und vor allem schneller gehen. Viele Programme enthalten daher auch Tastenkürzel, die vor allem dann eingesetzt werden, wenn keine Computer-Maus zur Verfügung steht. Natürlich ist die Liste der nachfolgenden Shortcuts nicht komplett, deckt aber die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Funktionen ab.
MAC
1. [Befehlstaste][C] – Auswahl kopieren
2. [Befehlstaste][x] – Auswahl ausschneiden
3. [Befehlstaste][V] – Auswahl einfügen
4. [Befehlstaste][Z] – Rückgängig machen des letzten Vorgangs
5. [Befehlstaste][A] – Auswählen aller Objekte
6. [CMD][Shift][4] – Screenshot (Bildschirmfoto)
7. [Alt][CMD][Q] – Abmelden
8. [Alt][CMD][Eject] – Ruhezustand
9. [Alt][CMD][W] – Schließen aller Fenster im Programm
10. [CMD][Backspace] – Datei löschen
11. [FN][Backspace] – Texteingabe löschen
Photoshop CC
1. [Alt][Str][Z] – Aktion rückgängig machen
2. [Umschalt][Alt][Strg][N] – Neue Ebene
3. [Alt][Strg][I] – Bearbeitung der Bildgröße
4. [Strg][N] – Neue Datei
5. [Strg][O] – Öffnen
6. [Strg][A] – Alles Auswählen
7. [Strg][E] – Reduzieren auf eine Ebene
8. [Strg][T] – Frei Transformieren
9. [Strg][L] – Tonwertkorrektur
10. [Strg][U] – Farbton, Sättigung
11. [Strg][I] – Umkehren
Windows
1. [Entf] oder [Strg][D] – Löschen des markierten Elements
2. [Strg][R] oder [F5] – Aktives Fenster aktualisieren
3. [Strg][A] – Alle Elemente markieren
4. [Strg][Z] – Letzte Aktion rückgängig machen
5. [Strg][Y] – Macht letzte [Strg][Z]-Aktion rückgängig
6. [Strg][V] – Ausgewähltes Element einfügen
7. [Strg][X] – Markiertes Element ausschneiden
8. [Strg][C] – Markiertes Element kopieren
9. [Alt][F4] – Programm schließen
10. [F2] – Ausgewähltes Element oder Datei umbenennen
11. [Alt][Tab] – Zwischen aktiven Programmen umschalten, [Windows][Tab] für 3D-Version
Microsoft Office
1. [Strg][Umschalt][F] – Fettschrift
2. [Strg][Umschalt][K] – Kursivschrift
3. [Strg][Umschalt][U] – Unterstreichung
4. [Strg][Alt][V] – Inhalte einfügen
5. [Strg][Alt][L] – Zur Drucklayoutansicht wechseln
6. [Strg][Leertaste] – Zeichenformatierung entfernen
7. [Strg][Z] – Letzte Aktion rückgängig machen
8. [Strg][Y] – Macht letzte [Strg][Z]-Aktion rückgängig
9. [Strg][W] – Aktuelles Dokument schließen
10. [Strg][O] – Dokument öffnen
11. [F12] – Speichern unter
Bei verschiedenen Microsoft Produkten gibt es immer wieder mal Tastenkürzel, die die gleiche Funktion haben, wie zum Beispiel [Strg][C] für das Kopieren markierter Elemente. Das vereinfacht und beschleunigt den Lernprozess erheblich.
Firefox und Gmail: Mit OpenOffice empfangene Dokumente öffnen
GoogleMail (Gmail) wird von vielen Nutzern gerne verwendet, nicht zuletzt wegen der geräteübergreifenden Einsatzmöglichkeit. Wer jedoch am Computer sein Gmail mit dem Firefox-Browser kombiniert, der könnte mit dem Öffnen von Dokumenten Probleme bekommen. Angehängte Office-Dateien erfordern natürlich die entsprechenden Programme von Microsoft. Wer aber lieber das kostenlose OpenOffice verwendet, wird sicherlich schon einmal auf dieses Problem gestoßen sein. Die Lösung des Problems findest du ebenfalls im Gmail-Programm.
Erhälst du nun eine E-Mail mit Anhang, klickst du auf den Button Herunterladen.
Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du nun neben der Option Öffnen mit aus der Aufklappliste das Programm OpenOffice aus.
Über den Listeneintrag Andere kannst du aus weiteren installierten Programmen auswählen.
Möchtest du dein ausgewähltes Programm als Standardprogramm zum Öffnen eines Dateityps festlegen, aktiviere im Dialogfenster Öffnen die Option Bei Dateien dieses Typs immer diese Aktion durchführen.
Durch Ausblenden der Menüleiste mehr Platz in Office-Programmen erreichen
Beim Arbeiten mit kleineren Bildschirmen und Notebooks gibt es oft zuwenig Platz. Gerade bei den Office-Programme bleibt nicht mehr viel Raum für die Anzeige des aktuellen Dokuments. Das breite Menüband belegt halt auch einen, nicht gerade kleinen, Bereich des Monitors. Ein wenig bekannter Trick blendet das komplette Menüband aus. Nur die schmale Registerleiste bleibt dann noch sichtbar.
Mit nur einem Doppelklick der linken Maustaste auf das gerade aktive Tab blendet das Menüband komplett aus und gibt damit mehr Platz auf dem Monitor frei.
Ein einzelner Mausklick bringt das Menüband vorübergehend wieder hervor, damit man damit arbeiten kann. Nach Auswahl der gewünschten Funktion verschwindet es aber wieder. Um es permanent einzublenden, ist wieder ein Doppelklick auf ein beliebiges Register erforderlich.
Dieser Trick funktioniert mit den Office-Programmen Word, Excel, Outlook und PowerPoint ab Version 2007. Also auch mit Office 2010, 2013 und dem in Kürze erscheinenden Office 2016.
Alle Folien einer Powerpoint-Präsentation als Bilder speichern
Eine Weitergabe von Powerpoint-Präsentationen muss nicht zwingend als .pptx- oder .ppt-Format erfolgen. Gerade dann, wenn die Weitergabe zu Kontrollzwecken dient. Auf diese Weise verhinder der Autor eine versehentliche Änderung. Aber wie auch beim Textverarbeitungsprogramm Word, so lassen sich die Folien einer Powerpoint-Präsentation auch in anderen Formaten, zum Beispiel als Bild speichern.
Ein anderes Dateiformat wird im Zuge des Speichervorgangs ausgewählt. Dazu öffnest du die betreffende Powerpoint-Präsentation, klickst auf Datei | Speichern unter und navigierst zum (neuen) Speicherort.
Im Dialogfenster Speichern unter legst du zuerst einen neuen Namen für die Datei fest, damit die Original-Datei nicht überschrieben wird. Dann wählst du über das Aufklappmenü Dateityp das neue Format JPEG aus.
Abschließend nur noch mit der Schaltfläche Speichern die Formatänderung bestätigen, fertig!
Alle Tasten-Kombinationen von Word 2013 auf einen Blick
Die Bedienung und Steuerung von Programmen werden meist per Tastatur und Maus vorgenommen. Viele Funktionen lassen sich zudem mit einer Tastenkombination direkt ansteuern. Für viele User bedeutet dies eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Insbesondere trifft das auf die Office Produkte, wie Excel, Powerpoint und Word zu. Aber welches Tastenkürzel ist wofür? Hier helfen die Spickzettel der Universität Gießen.
Für eine verbesserte Übersicht der schier zahllosen Tastenkombinationen für Word wurde ein Handbuch im PDF-Format entwickelt, dass in verschiedene Bereiche gegliedert ist. Am Bildschirm kann man die einzelnen Bereiche direkt über das Inhaltsverzeichnis anwählen. Natürlich lässt sich das Handbuch auch ausdrucken und in der Schreibtisch-Schublade bereithalten.
Die Uni Gießen hat natürlich nicht nur für Word 2013 ein Handbuch der Tastenkombinationen erstellt, sondern auch für die Office-Programme, Excel, Access, Outlook und PowerPoint. Alle Handbücher sind kostenlos erhältlich.
Office 2013: Neue Schriftart und -größe als Standard definieren
Seit der Office-Version 2007 ist die Standard-Schriftart in Office-Tools Calibri, Größe 11. Nicht jedem Nutzer sagt diese Standard-Einstellung zu, die dann jedes Mal mit zusätzlichen Arbeitsschritten geändert werden muss. Dabei kann man schnell und einfach die Standard-Schriftart für die Office-Programme individuell anpassen.
Die Änderung der Standard-Schriftart muss für jedes Office-Programm separat vorgenommen werden. Die Arbeitsschritte werden in diesem Tipp anhand Word 2013 exemplarisch dargestellt.
Zuerst startest du Word 2013 und öffnest das Dialogfenster Schriftart mit der Tastenkombination [Strg][D]. Im Register Schriftart stellst du deine bevorzugte Schriftart, die Größe und gegebenenfalls auch die Schriftfarbe ein.
Klicke dann auf die Schaltfläche Als Standard festlegen und aktiviere im nächsten Dialog die Option Alle Dokumente basierend auf der Vorlage Normal.dotm. Bestätige den Nachfragedialog mit OK.
Die Dokumentenvorlage Normal.dotm, auf die Word zur Erstellung eines neuen Dokuments zurückgreift, wird entsprechend geändert. Ab sofort werden die Schriftstücke im neuen Gewand erstellt.
Die Änderung der Standard-Schriftart funktioniert auch mit Office 2016, sowie mit den älteren Versionen 2003, 2007 und 2010.
Microsoft Office: Alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag herauskopieren
Dateien, die mit den Office-Programmen Excel, PowerPoint und Word erstellt werden, enthalten nicht selten etliche Fotos. Werden die Bilder für weitere Dokumente benötigt, kann man sie aus der ursprünglichen Datei per Rechtsklick herauskopieren. Bei ein oder zwei Fotos ist das ja noch praktikabel. Enthält das Office-Dokument eine ganze Reihe Bilder mehr, gibt es eine viel schnellere Methode, um diese auf einmal aus der Datei zu extrahieren.
Der Aufbau von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten unterscheidet sich kaum von dem einer ZIP-Datei. Dies machen wir uns hier für die Extraktion der Bilder zunutze.
Zuerst navigierst du über den Windows-Explorer zum Speicherort der Office-Datei mit den Bildern. Erstelle von der Original-Datei eine Kopie…
…und ändere die Datei-Endung der Kopie von .docx auf .zip. Die nachfolgende Warnmeldung bestätigst du einfach mit Ja.
Danach entpackst du die gezippte Datei mit einem Entpackungs-Programm wie WinZip oder 7Zip.
Im Ordner des entpackten Office-Dokuments befindet sich ein Unterordner namens Media. In diesem sind alle Bilder des Dokuments gespeichert.
Hier kannst du nun alle benötigten Fotos auf einen Schlag herauskopieren und an anderer Stelle speichern oder weiterverwenden.
Dieser Trick funktioniert leider nicht mit allen Office-Formaten. Es eignen sich nur die Office-Dateien neueren Datums, deren Endung mit einem X endet (docx, xlsx, pptx). Diese werden standardmäßig seit der Office-Version 2007 eingesetzt. Die älteren Programmversionen wurden noch nicht vom ZIP-Format unterstützt.
Powerpoint: Mit einer Abschlußüberprüfung wiederkehrende Ausdrücke vermeiden
Nach der Erstellung von Texten für Powerpoint-Präsentationen, sollte man generell eine Korrekturlesung vornehmen. Nicht nur Schreib- und Interpunktionsfehler, sondern auch Wiederholungen fallen in einem Text negativ auf. Während die automatische Rechtschreibprüfung schon während der Texteingabe ihren Dienst versieht, müssen Wortwiederholungen manuell korrigiert werden. Dazu nutzt man am besten den integrierten Dienst Thesaurus.
Ist deine Präsentation fertig erstellt, dann wechselst du in der Menüleiste zum Register Überprüfen. Fallen dir nun bei der Korrekturlesung Wörter auf, die sich zu oft wiederholen, dann markiere eins der Wörter und starte im Menüband den Thesaurus-Dienst.
Dieser öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms und zeigt direkt verschiedene Varianten des markierten Begriffs an.
Wähle einen passenden Begriff der Thesaurus-Liste aus, öffne über den kleinen Pfeil das Aufklappmenü, und ersetze den Begriff in der Präsentation mit Einfügen.
Thesaurus kannst du übrigens auch in den Office-Anwendungen von Word…
…und Outlook zur Suche von verwandten Begriffen nutzen.
Endlich! Microsofts Office-Paket gibt es jetzt auch für Android
Endlich! Das Office-Paket gibt es jetzt auch für Android-Nutzer als kostenlosen Download. Bisher war die Office-App nur einem eingeschränkten Kreis von Testpersonen, oder als Beta-Version zugänglich. Nun gibt es die App Office Mobile ganz offiziell im Google Play Store.
Die erforderliche Voraussetzung ist aber ein mobiles Endgerät mit der Android-Version 4.0 (Ice Cream Sandwich). Ältere Versionen werden leider nicht unterstützt.
Für die Bearbeitung von Dokumenten ist Microsoft-Konto erforderlich, dass für den privaten Gebrauch kostenlos ist. Für eine gewerbliche Nutzung ist ein Office-365-Abonnement erforderlich.
Beim Aufrufen und Bearbeiten von Dokumenten ist eigentlich nur zu beachten, dass dies nur mit Dokumenten funktioniert, die in der Cloud gespeichert sind. Auf lokale Dateien kann man nur mit einem Umweg über den Dateimanager zugreifen.
Ebenso sind, verständlicher Weise, nicht alle Funktionen der „normalen“ PC-Version in der App verfügbar. Trotzdem ist diese „abgespeckte“ Version ebenso einfach zu bedienen wie die vollwertige Desktop-Variante.
Wer auf die bewährten Microsoft-Produkte auch im mobilen Bereich nicht verzichten möchte, ist mit Office Mobile bestens bedient.

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