Die Office-Programme lassen sich eigentlich recht einfach bedienen. Doch trotz einfacher Oberfläche fällt nicht jedem der Einstieg in die Office-Programme oder der Umstieg auf die neuen Versionen 2010 leicht. Senioren haben zum Beispiel Probleme, die Textverarbeitung Word 2010 zu bedienen. Damit’s einfacher geht, gibt’s im Internet kostenlose Schulungsunterlagen.
Sehr gut gemachte Schulungsunterlagen für Word 2010, Excel 2010 und Outlook 2010 finden Sie auf der Webseite der Hochschule Luzern:
Hier gibt’s gut gestaltete Schulungsunterlagen und Seminarmaterialien als kostenlos downloadbare PDF-Dateien für folgende Programme:
Word 2010
Excel 2010
PowerPoint 2010
Outlook 2010
Ein Tipp zum Download der Schulungsunterlagen: Damit die PDF-Datei nicht im Browserfenster geladen wird, den Link mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl „Link speichern unter“ bzw. „Ziel speichern unter“ aufrufen. Dann landet das Schulungsmaterial als PDF-Datei auf Ihrem Rechner.
Zum Aufwerten und Auflockern von Präsentationen gibt es verschiedene Werkzeuge. Eines davon ist das Spiegeln von Texten. Tatsächlich enthalten die Office-Programme Word, Excel und PowerPoint aber keine direkte Funktion oder Schriftformat zur Spiegelung von Texten. Hier kann man mit „WordArt“ ein wenig tricksen.
Um Word-Texte in Spiegelschrift zu schreiben, gehen Sie folgenermaßen vor:
1. Öffnen Sie Word, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Symbolleiste.
2. Mit einem Klick auf „Zeichnen“ öffnen Sie diese Leiste. Danach klicken Sie auf das Symbol mit dem blauen, schräg gestellten A „WordArt einfügen“.
3. Im folgenden Katalog wählen Sie das gewünschte Format aus und bestätigen mit „OK“.
4. Geben Sie den Text, der gespiegelt werden soll, in das Dialogfenster „WordArt-Text bearbeiten“ ein. Hier können Sie den Text nach Ihren Wünschen noch weiter bearbeiten, zum Beispiel die Schriftart, -größe sowie Fett- oder Kursivschrift einstellen. Bestätigen Sie dann die Eingabe mit „OK“.
5. Zum Schluss klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeichnen“ und wählen im Kontextmenü die Optionen „Drehen oder kippen | Horizontal kippen“. Achten Sie darauf, das der Text markiert (umrahmt) ist.
Für fast alle Office-Befehle gibt es eine Tastenkombination. Aber eben nur für fast alle. Na und? Auch wenn es für einige (selten benutzte) Befehle keine eigene Tastenfolgen gibt, kommen Sie dennoch ohne Maus ran. Mit folgendem Trick steuern Sie alle Befehle von Word, Excel, PowerPoint oder Outlook ausschließlich mit der Tastatur an.
Um ab Office 2007 die einzelnen Office-Programme wie Word, Excel, PowerPoint oder Outlook komplett per Tastatur zu bedienen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Drücken Sie die [Alt]- oder [F10]-Taste.
2. Über jedem Befehl und jeder Schatlfläche ein kleines Tastensymbol. Durch Drücken der entsprechenden Taste führen Sie den zugehörigen Befehl aus, etwa [I], um das Menüband „Einfügen“ zu öffnen.
3. Im nächsten Menü geht’s auf gleiche Weise weiter. Wieder sind alle Befehle und Schaltfläche mit Tasten versehen, über die sie an die jeweiligen Befehle und Untermenüs kommen. Bei einigen Befehlen erscheinen sogar zwei Tasten, zum Beispiel [S2]. In diesem Fall drücken Sie zum Ausführen des Befehls nacheinander die beiden genannten Tasten, also [S] und [2].
Ein Tipp: Sie können auch mit den Pfeiltasten durch die Befehle und Schaltflächen blättern. Der jeweils ausgewählte Befehl wird dabei gelb markiert. Um den Befehl aufrufen, drücken Sie die [Return]-Taste.
So geht’s bei früheren Office-Versionen
Bei früheren Office-Versionen (Office XP, 2002 und 2003) ist die Vorgehensweise ähnlich: Auch hier schalten Sie mit [Alt] oder [F10] in den Tastaturmodus und markieren das „Datei“-Menü. Jetzt können Sie sich mit den Pfeiltasten Stück für Stück durch die Menüs hangeln.
Um schneller an die Befehle zu kommen, gibt es eine Abkürzung: Bei jedem Befehl gibt es einen unterstrichenen Buchstaben, etwa beim Befehl „Schließen“. Um den Befehl sofort auszuführen, müssen Sie nur den unterstrichenen Buchstaben drücken, im Beispiel [C]. Zum Öffnen eines Menü drücken Sie den entsprechenden Buchstaben in Kombination mit der Taste [Alt], etwa [Alt][D] für das „Datei“-Menü.
Bei Powerpoint werden standardmäßig nur zwei Hilfslinien zur Positionierung von Inhalten bereitgestellt. Benötigt man aber zusätzliche Linien für mehrere Objekte, kann man diese vervielfältigen. Da diese Funktion standardmäßig deaktiviert ist, muss man vorher ein paar kleine Einstellungen vornehmen.
Um bei PowerPoint zusätzliche Hilfslinien nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig:
1. Starten Sie Powerpoint und klicken oben in der Menüleiste auf „Ansicht | Raster und Führungslinien“.
2. In dem neuen Fenster „Raster und Linien“ setzten Sie unter „Linieneinstellung“ das Häkchen vor der Option „Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen“.
3. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
Wenn Sie nun bei Powerpoint zusätzliche Hilfslinien brauchen, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt und klicken mit der linken Maustaste auf die vorhandene Linie und ziehen diese mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Position. Das funktioniert natürlich mit der senkrechten und waagerechten Linie.
Bei der täglichen Arbeit mit Word, Exel und anderen Dokumenten stellt sich schnell heraus, das man bei umfangreichen Datensätzen sehr viel scrollen muß, um zu dem gewünschten Text oder der Tabelle zu gelangen. Mit ein paar kleinen Änderungen in der Systemsteuerung kann man dies beschleunigen.
1. Rufen Sie über „Start“ die „Systemsteuerung“ auf.
2. Mit einem Doppelklick öffnen Sie die Einstellung „Maus“.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Rad“.
4. Hier können Sie unter „Folgende Anzahl Zeilen:“ die Mausradeinstellungen ändern.
Tipp: Bei sehr großen Dokumenten können Sie hier auch sofort den Punkt „Eine Bildschirmseite“ wählen.
5. Mit „OK“ speichern Sie die Mausradeinstellungen.
Probieren Sie verschiedene Einstellungen aus, um die für Sie ideale Geschwindigkeit zu finden.
Werden Präsentationen per E-Mail verschickt, weiß man nie, wer sie in die Hände bekommt. Ungeschützt lassen sich PowerPoint-Präsentationen von jedem öffnen. Das lässt sich verhindern. Ab Version 2002 hat PowerPoint eine Schutzfunktion, mit der Sie Ihre Präsentationen vor unbefugten Veränderungen schützen können. So entscheiden dann, wer Ihre Präsentationen öffnen und wer sie ändern darf.
Nutzen Sie eine Powerpoint–Version die älter ist als 2007, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie „Datei | Speichern unter“.
2. Im neuen Fenster öffnen Sie dann oben rechts das Menü „Extras“.
3. Danach wählen Sie den Punkt „Sicherheitsoptionen“.
4. Unter „Kennwort zum Öffnen“ und „Kennwort zum Ändern“ können Sie nun ein Passwort Ihrer Wahl eingeben. Diese müssen nicht gleichlautend sein. Hier können Sie entscheiden, wer die Datei öffnen darf und wer die Berechtigung zur Änderung bekommen soll.
5. Klicken Sie dann zum speichern auf „OK“.
Ab der Version 2007 finden Sie die Schutzfunktion unter „Datei | Speichern unter“ im Menü „Tools“ unter „Allgemeine Optionen“.
Wer von früheren Office-Versionen auf Office 2007 umsteigt, muss sich erst einmal an das neue Bedienkonzept gewöhnen. Statt klassischer Menüs gibt es nur noch Multifunktionsleisten. Für Anfänger eine feine Sache, für alte Word-, Excel- und PowerPoint-Hasen eine Umstellung. Wer altegewohnte Befehle sucht, muss sich erst mühsam durch die Register und Reiter der Multifunktionsleisten klicken. Was die wenigsten Office-Anwender wissen: Mit dem Mausrad blättern Sie ruck, zuck durch die Leisten.
Und das geht so: Platzieren Sie den Mauszeiger an eine beliebige Position innerhalb der Multifunktionsleiste. Jetzt können Sie mit dem Mausrad bequem durch die Register blättern. Einmal nach unten gedreht, wandern Sie nach rechts durch die Leisten, mit einem Dreh nach oben geht’s wieder zurück nach links. Sie sehen: Der Trick mit dem Rad geht wesentlich schneller als das manuelle Klick auf die jeweiligen Leiste.
Office goes Internet: Mit dem Office Live Workspace gibt es von Microsoft eine Internet-Version des Office-Pakets. Zwar handelt es sich um kein echtes Internet-Office á la Google Text und Tabellen – allerdings lassen sich im Live Workspace Dokumente kinderleicht mit anderen Office-Anwendern austauschen. Auch das gemeinsame Bearbeiten von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten ist kein Problem. Bleibt nur eine Frage: Wie kommen die Office-Dokumente am einfachsten vom heimischen Rechner in den Live Workspace im Internet? Ganz einfach: Mit dem Office Live Add-In für Office Live Workspace.
Das Office Live Add-In für Office Live Workspace ist ein Add-On für Office XP, 2003 und 2007, mit dem Dateien aus Word, Excel und PowerPoint direkt im Live Workspace gespeichert oder von dort geöffnet werden können. Um die Internetfunktion nutzen zu können, müssen Sie nur das kostenlose Add-On installieren. Die Downloadadresse:
Bei Microsoft Office 2003 und XP gibt es nach der Installation eine neue Symbolleiste mit den Befehlen „Zu Office Live wechseln“, „Öffnen“ und „Speichern“. Bei Office 2007 finden Sie im Office-Menü die neuen Befehle „Von Office Live aus öffnen“ und „In Office Live speichern“.
Ist auf dem Rechner der Browser Mozilla Firefox installiert, wird der Firefox-Browser automatisch um das Microsoft Office Live Plug-in for Firefox erweitert, mit der Office Live Workspace auch mit dem Firefox verwendet werden kann.
Outlook ist nicht alleine auf der Welt. Da der Informations-Manager gleich bei seinem ersten PC-Auftritt in die Office-Familie aufgenommen wurde, reiht es sich natürlich nahtlos in das Office-Gefüge ein. Das heiÃt für Sie: Outlook und die anderen Office-Anwendungen arbeiten Hand in Hand zusammen.
Teamwork mit Excel, Word und Powerpoint
Das Teamwork zwischen Outlook und den Office-Anwendungen wird besonders bei Word, Excel und PowerPoint deutlich. So können Sie jederzeit aus einem Word-Dokument, einem Excel-Arbeitsblatt oder einer PowerPoint-Präsentation eine neue Outlook-Aufgabe erzeugen. Wenn Sie beispielsweise mit Word oder Excel die Arbeit an einem Text oder einem Kalkulationsmodell abschlieÃen, gibt es häufig noch etwas zu korrigieren oder zu prüfen. Damit Sie das nicht vergessen, erstellen Sie eine Aufgabe in Outlook, die bereits eine Verknüpfung zu der aktuellen Datei enthält.
Vom Word-Dokument zur Outlook-Aufgabe
Um aus einem Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument eine Outlook-Aufgabe zu zaubern, blenden Sie zunächst über den Befehl „Ansicht -> Symbolleisten“ die Symbolleiste „Ãberarbeiten“ ein. In der neuen Symbolleiste finden Sie als drittes Symbol von rechts die Schaltfläche „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum aktuellen Dokument eine passende Outlook-Aufgabe zu erzeugen.
Im Aufgaben-Fenster fügt Outlook als Betreff automatisch den Namen des Dokuments und in das Notizfeld eine Verknüpfung zum Dokument ein. Sie müssen nur noch das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit festlegen. Vom Aufgaben-Register zum Word- oder Excel-Dokument ist es dann nicht mehr weit: Ãffnen Sie in Outlook einfach die gewünschte Aufgabe, und klicken Sie doppelt auf die Verknüpfung. Outlook startet dann automatisch die passende Anwendung und öffnet das jeweilige Office-Dokument.
Neue Aufgaben per Drag-and-Drop
Sie können auch per Drag-and-Drop neue Outlook-Aufgaben erstellen. Ãffnen Sie hierzu im Windows-Explorer den Ordner, in dem sich die Office-Dokumente befinden, und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste auf das „Aufgaben“-Symbol der Outlook-Leiste. Das funktioniert übrigens auch mit allen anderen Symbolen der Outlook-Leiste.
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