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  • PDF-Dateien mit Tabellen in Excel-Dokumente umwandeln

    Du möchtest ein PDF-File mit Formeln und Tabellen in ein Excel-Dokument konvertieren, das anschließend bearbeitet werden kann? Dann solltest du das Tool PDF To Excel Converter kennen.

    Der PDF To Excel Converter ist kostenlos auf der Webseite des Anbieters als Download erhältlich. Nach der Installation startest du das Programm und wählst über das grüne Plus-Symbol ein PDF-File aus. Mehrere Dokumente (Stapelverarbeitung) lädst du über das Ordnersymbol mit dem grünen Kreuz aus.

    Dann legst du im Bereich Output Folder (Button: Browse) den Zielordner fest, in dem das Excel-Dokument gespeichert werden soll. Ein Mausklick auf die Schaltfläche Start Converting Now startet die Umwandlung vom PDF- in das Excel-Format.

    Allerdings kannst du nur die erste Seite von PDF-Dokumenten mit dem Gratis-Tool in Excel umwandeln. Die Konvertierung mehrseitiger Dateien ist nur mit der kostenpflichtigen Version (ab 40 USD) möglich.

    Online-Konvertierung

    Wer nur vereinzelt eine PDF-Konvertierung in Excel benötigt, ist mit dem Online-Dienst von Smallpdf gut bedient. Einfach das PDF hochladen, konvertieren und anschließend die Excel-Datei wieder herunterladen.

    Ein weiterer Vorteil von Smallpdf ist, dass noch weitere Konvertierungsmöglichkeiten angeboten werden. Du kannst PDF-Dateien außer in Excel noch in Word, JPG und Powerpoint umwandeln. Umgekehrt, von Word, Excel, JPG und PPT in PDF geht natürlich auch. Zudem können mehrseitige PDF-Dokumente gesplittet, oder mehrere Seiten zu einem PDF-Dokument zusammengefügt werden.

  • PowerPoint Präsentationen: Mit Musik geht alles besser!

    Vorträge mit PowerPoint-Folien können manchmal gähnend langweilig sein. Das kann am Thema oder auch an der Person liegen, die diese Präsentation erstellt hat. Für die interessante Gestaltung einer PowerPoint-Präsentation stehen dem Nutzer eine ganze Reihe von Optionen zur Verfügung. Darunter befindet sich auch eine Sound-Funktion.

    Diese Audio-Unterstützung ermöglicht das Einfügen bereits bestehender Sound-Files und mit der Recording-Funktion kann direkt in der Folie ein Sound oder ein gesprochener Text aufgenommen werden.

    Zum Einfügen von Audio-Elementen startest du dein PowerPoint-Programm und öffnest die betreffende Präsentationsfolie.

    Wechsle dann in das Register Einfügen und wähle über den Button Audio im Bereich Medien die passende Sounddatei aus. Nutze dafür den Eintrag Audio auf meinem Computer, beziehungsweise Audio aus Datei. Für eine Direktaufnahme klickst du auf den Eintrag Audioaufnahme, oder Sound aufzeichnen.

    Die eingebundene Audiodatei ist standardmäßig so eingestellt, dass sie zum Abspielen in der Folie angeklickt werden muss. In der Registerkarte Animationen kannst du im Bereich Anzeigedauer weitere Einstellungen vornehmen. So auch der automatischer Musikstart, wenn die Folie angewählt wird.

    Tipp:

    Wenn Musik zu Veranschaulichung der Präsentation nicht ganz ausreicht, dann kann man auf ähnliche Weise auch Video-Dateien oder eine Bildschirmaufzeichnung in die PowerPoint-Folie einfügen. Diese Optionen findest du ebenfalls im Menü-Bereich Medien der Registerkarte Einfügen.

  • PowerPoint 2016: Konzentration durch separates Einblenden von Inhalten erhöhen

    Nichts ist bei einem Vortrag störender, wenn ein paar Teilnehmer unkonzentriert sind, weil sie beim Lesen der Folien schon viel weiter sind als Andere. Dabei kann man schon bei der Anfertigung von PowerPoint-Folien für eine stärkere Konzentration des Publikums sorgen.

    Ein probates Mittel um die Konzentration auf die aktuelle Folie zu lenken, ist das separate Einblenden von Inhalten. Man startet die Folie mit der Titelzeile und fügt ihr per Mausklick nacheinander die restlichen Stichworte oder Elemente hinzu. So lesen die Teilnehmer nur das aktuelle Thema.

    Für das Einblenden der Präsentations-Elemente werden Animationen verwendet. Um sie einer Folie hinzuzufügen, markierst du das betreffende Element und klickst in der Menüleiste auf die Registerkarte Animationen.

    Dann wählst du aus dem Animations-Bereich Eingang den gewünschten Effekt aus. Wiederhole diesen Vorgang mit allen Folien-Elementen, die bei der späteren Präsentation per Mausklick auf dem Bildschirm erscheinen sollen.

    Mit der Taste [F5] startest du die aktuelle Präsentation, um die Effekte zu überprüfen. Gefällt dir dann eine der Animationen nicht, dann ändere den Effekt wieder nach obigem Vorbild.

  • PowerPoint: Blitzschnell ein Haken-Symbol in die Präsentation einfügen

    Bei der Erstellung von bestimmten PowerPoint-Präsentationen können auch Symbole sehr hilfreich sein, zum Beispiel bei Listen oder bei Aufzählungen. Mit dem richtigen Kniff sparst du dir eine zeitraubende Suche über die Charmap (Zeichentabelle).

    Positioniere in deiner Präsentationsfolie den Cursor an der gewünschten Stelle und tippe dort den Buchstaben ü ein. Anschließend markierst du das ü und stellst als Schriftart Wingdings ein, die den Buchstaben in das Häkchen-Symbol umwandelt.

    Erscheint ein anderes Symbol als das Häkchen, dann überprüfe die Feststelltaste und deaktiviere sie gegebenenfalls.

    Eine weitere Möglichkeit, das Häkchen-Symbol in PowerPoint einzufügen, ist eine Tastenkombination. Als erstes stellst du auch hier die Schriftart auf Wingdings ein, drückst und hältst die Taste [Alt] und tippst dann über den Zahlenblock den Code 0252 ein.

    Eine dritte Variante führt über das Bearbeitungs-Band von PowerPoint. Wechsle zum Register Einfügen, klicke auf die Schaltfläche Symbol und ändere im Dialogfenster die Schriftart auf Wingdings. Fast am Ende der Liste findest du dann das Hakensymbol. Mit einem Doppelklick wird es in die Folie eingefügt.

  • Powerpoint: Eigene Aufzählungszeichen erstellen und in Präsentationen verwenden

    Wird in einem Text eine Aufzählung verwendet, bieten sich in Office-Programmen direkt zwei Varianten von Aufzählungszeichen an. In Punktform oder als Nummerierung wird eine Aufzählung übersichtlich strukturiert. Das gilt natürlich auch für Powerpoint. Wer diese beiden Aufzählungsarten zu langweilig findet, der legt einfach individuell gestaltete Aufzählungssymbole an.

    Sollen Aufzählungszeichen einer bestehenden Präsentation gestaltet werden, dann öffne diese und überprüfe im Register Ansicht, ob das Format Normal ausgewählt ist. Wird die Präsentation neu erstellt, ist dieses Format bereits vorausgewählt.

    Kehre dann zur Registerkarte Start zurück und klicke in das betreffende Textfeld oder füge es in die neue Präsentation ein.

    Im Bereich Absatz des Menübandes klickst du auf den kleinen Pfeil neben dem Icon der Aufzählungszeichen und dann auf den Eintrag Nummerierung und Aufzählungszeichen.

    Welche der beiden Schaltflächen (Punkte oder Zahlen) du nutzt ist egal, da im Dialogfenster beide Arten von Aufzählungszeichen per Register auswählbar sind.

    Im Dialogfenster kannst du nun die Größe und Farbe der Zeichen ändern. Mit den Button Anpassen lassen sich weitere Symbole aus der Symbol-Tabelle auswählen.

    Über den Button Bild fügst du Bilder der Schnellauswahl von Aufzählungszeichen hinzu. Die Schaltfläche Importieren ermöglicht das Hochladen eigener Bilder, Grafiken und Logos. Diese lassen sich nicht aber in der Farbe, sondern nur in der Größe ändern.

    Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch für die Aufzählungszeichen bei Office Word.

     

  • PowerPoint: Mit der Lupe wichtige Elemente hervorheben

    Bei PowerPoint-Präsentationen gibt es viele Werkzeuge um Elemente besonders hervorzuheben. Ein effektives Tool ist die Lupe. Sie kann bei der Erstellung einer Präsentation eingebaut werden, aber auch während der laufenden Präsentation kann sie spontan benutzt werden.

    Beim spontanen Einsatz der Lupe lässt sich ein beliebiger Bereich der Folie vergrößern. Dazu fährst du mit dem Mauszeiger in die linke, untere Ecke. Hier kommen einige transparente Symbole zum Vorschein. Darunter ist auch die Lupen-Funktion. Der Vergrößerungsbereich ist durch PowerPoint festgelegt und kann nicht geändert werden. Es ist also durchaus möglich, dass mehrere Elemente vergrößert werden. Beendet wird die Lupe mit der Taste [Esc].

    Bei älteren PowerPoint-Programmen, wie der Version 2007, ist die Lupe in der Symbolleiste der Präsentation nicht vorhanden. Wichtige, besonders hervorzuhebende Elemente, sollten daher direkt bei der Präsentations-Erstellung mit der Zoomfunktion versehen werden.

    PowerPoint 2016

    Klicke das betreffende Element (Bild oder Text) an und wechsle in das Register Animationen. Mit dem Button Vergrößern/Verkleinern wird die Lupe für dieses Element eingeschaltet. Die Bearbeitung des Zoom-Faktors kann über den kleinen Pfeil der Bearbeitungsgruppe Animation vorgenommen werden. Hie kannst du beispielsweise auch die Dauer und den Startzeitpunkt der Vergrößerung einstellen.

    Ältere PowerPoint Versionen

    Der Weg bei älteren Versionen des Präsentationsprogramms ist ein wenig anders. Im Register Animationen klickst du in der gleichnamigen Bearbeitungsgruppe auf Benutzerdefinierte Animation. Dadurch wird auf der rechten Bildschirmseite der Bearbeitungsbereich aktiviert. Über das Drop-Down-Menü des Buttons Effekt hinzufügen | Hervorgehoben | Vergrößern/Verkleinern fügst du die Lupe hinzu und kannst direkt die Feineinstellungen vornehmen.

    Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, speichern nicht vergessen!

  • Word und Excel: So schnell findet man das Zeichen für Durchschnitt

    Viele Zeichen die man für Office benötigt, sind auf der Tastatur nicht vorhanden. Dazu gehört auch das Zeichen für Durchschnitt, dass mit einem schräg durchgestrichenen Kreis dargestellt wird. In der Vergangenheit haben wir in unseren Artikeln bereits auf die Windows Zeichentabelle (Charmap) hingewiesen. Man kann sie auch in Word und Excel verwenden, doch die Office-Programme haben eine eigene Symbol-Tabelle, die schneller erreichbar und komfortabler zu bedienen ist.

    Im Gegensatz zur Charmap, die über das Startmenü und dem Befehl Zeichentabelle, bzw. Charmap aufgerufen wird, erreicht man die Symboltabelle in allen Office-Programmen bequem über das Bearbeitungsband.

    Wechsle im Dokument oder dem Tabellenblatt in das Register Einfügen. Ganz rechts befindet sich die Schaltflächengruppe Symbole. Klicke hier auf den Button Symbole, der die gleichnamige Tabelle einblendet.

    Scrolle ein paar Zeilen nach unten um das Durchschnittszeichen zu finden. Ein Doppelklick fügt es dann an der gewünschten Stelle im Dokument ein.

    Noch schneller ist nur die Tastenkombination [Alt][0][2][1][6].

  • PowerPoint-Folien: Zeitstrahl erstellen und bearbeiten

    Verschiedene zeitliche Abläufe lassen sich am besten mit einer Zeitleiste oder Zeitstrahl erklären. In einem unserer früheren Artikel beschrieben wir bereits wie man bei Excel-Tabellen einen Zeitstrahl erzeugt. Für Präsentationen lässt sich natürlich auch mit PowerPoint eine Zeitleiste erstellen. Und das sogar noch einfacher als bei Excel.

    Wie auch in Excel, ist bei PowerPoint keine eigene Zeitstrahl-Funktion vorhanden, die einfach nur eingefügt werden muss. Ein paar Arbeitsschritte sind dazu schon notwendig.

    Zeitstrahl einfügen

    In der geöffneten PowerPoint-Folie klickst du im Menüband auf Einfügen | Formen. Im Kontextmenü werden etliche Grafikelemente zur Auswahl angeboten. Ein Pfeil oder eine Linie ist die geeignete Auswahl.

    Mit den Anfasspunkten kannst du den Pfeil in Länge und Breite deiner Präsentation beliebig anpassen. Mit einem Rechtsklick in die Pfeilgrafik lässt sich auch noch die Füllfarbe ändern.

    Zeitmarkierung erstellen und beschriften

    Um die senkrechten Markierungen zu erstellen, klickst du wieder im Register Einfügen auf Formen und wählst die passende Grafik (z. B. Linie) aus, die du dann auf der Zeitleiste entsprechend positionierst. Im Menü Format lässt sich dann noch das Aussehen dieser Markierung(en) beliebig in Form und Farbe anpassen.

    Wenn noch eine Beschriftung der Markierungen erforderlich ist, kannst du sie mit Einfügen | Textfeld erstellen und bearbeiten.

  • PowerPoint 2016: Andere Bildformate als die Standard-Einstellungen auswählen

    Viele Computer-Monitore und Beamer sind standardmäßig auf die Bildformate 4:3 und 16:9 eingestellt. Bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen muss man also meist nicht darüber nachdenken, in welchem Format die Folien erstellt werden sollen. Triffst du aber mal auf Geräte mit abweichenden Bildformaten, so kannst du deine Folien blitzschnell an die geänderten Umstände anpassen.

    Anderes Seitenverhältnis einstellen

    Starte PowerPoint und öffne die gewünschte Präsentation. In der Menüleiste klickst du auf Entwurf und wählst im Bereich Anpassen des Menübandes Foliengröße | Benutzerdefinierte Foliengröße aus.

    In der Dialogbox Foliengröße kannst du nun über das Aufklappmenü von Papierformat ein passenderes Seitenverhältnis festlegen. Bestätige die Änderung mit OK und klicke im Nachfolgedialog abschließend auf Passend skalieren.

    Eigene Bildformate einstellen

    Neben diesen vordefinierten Bildformaten kann man aber auch eigene Foliengrößen definieren und diese als Standard übernehmen.

    Dazu öffnest du eine (neue) Präsentation und navigierst, wie oben beschrieben, zu dem Dialogfenster Foliengröße. Wähle im Papierformat Benutzerdefiniert aus und lege die Werte für Breite und Höhe fest. Bestätige die Änderungen wieder mit OK, sowie der Option Passend skalieren.

    Im Register Entwurf klickst du mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Foliendesign und wählst im Kontextmenü anschließend den Eintrag Für alle Folien übernehmen.

  • PowerPoint-Folien ohne Rand drucken

    Beim Drucken von PowerPoint-Präsentationen entsteht automatisch ein Rand, der auf der Folie nicht immer gut aussieht. Leider kann man ihn nicht ganz verhindern, zumindest aber bis auf ein Minimum reduzieren.

    Die erforderlichen Einstellungen nimmst du über den Druckdialog von PowerPoint vor. Starte dein PowerPoint, rufe die betreffende Folie auf, und klicke auf Datei | Drucken.

    Über Druckereigenschaften und dem Button Erweitert schaltest du die Option Randloser Druck ein. Diese Option ist etwas missverständlich, da durch die Aktivierung dieser Einstellung der Rand nicht vollständig verschwindet.

    Sollte dies nicht ausreichen, kannst du noch weitere Schritte unternehmen, damit so wenig wie möglich vom Rand sichtbar bleibt. Im Register Ansicht des Menübandes klickst du auf den Bereich Notizenmaster. Hier blendest du dann nicht benötigte Bereiche in der Gruppe Platzhalter aus. Also etwa Datum, Kopfzeile, Fußzeile oder Seitenzahl.

    Als Letztes ziehst du noch die Folienbereiche möglichst nahe an den Blattrand. So kommst du dem randlosen Druck schon sehr nahe.