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  • Umfangreiche PDF-Dateien schnell und unkompliziert komprimieren

    Umfangreiche PDF-Dateien schnell und unkompliziert komprimieren

    PDF-Dateien sind für das Verteilen von Informationen sehr beliebt, da man diese Dateien nicht so einfach ändern kann. Nicht selten ist man überrascht, wie groß diese Dateien werden können. Dies ist oft auch der Grund, warum sie nicht so einfach per E-Mail versendet werden können. Das gleiche Problem tritt unter Umständen auf, wenn die betreffende Datei auf ein Smartphone übertragen werden soll. Nicht selten ist dann der verfügbare Speicher überfordert. Für eine vernünftige Datenverkleinerung sorgen verschiedene Komprimierungsprogramme.

    Online PDF-Dateien komprimieren

    Am schnellsten und einfachsten erledigt man die Verkleinerung der Dateien mit einem Online-Dienst. Als besonders effektiv ist uns das Online-Tool SmallPDF aufgefallen. Es ist unkompliziert, da man die Dateien per Drag & Drop oder über den Button Datei auswählen zu diesem Dienst hochladen kann.

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    Nach ein paar Augenblicken ist die PDF-Datei komprimiert und kann anschließend über die Schaltfläche Datei herunterladen wieder auf deinem Rechner gespeichert werden.

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    Mehr SmallPDF

    Für alle, die Dateien von PDF oder in´s PDF-Format konvertieren möchten, können ebenfalls auf den Dienst von SmallPDF zurückgreifen. Hier kannst du Word-, Excel, JPG- und Powerpointdateien in das PDF-Format umwandeln und umgekehrt.

    smallpdf-umwandeln-excel-pdf-word-ppt-jpg-konvertieren

    Datensicherheit

    Die einzige Überlegung, die man hier anstellen sollte, betrifft die Datensicherheit. Für die Komprimierung werden die (PDF-)Dateien in die Cloud hochgeladen. Hier musst du entscheiden, wie sensibel deine Daten sind und ob du sie an einen fremden Server übertragen möchtest.

    Wenn du keine Dateien fremden Online-Diensten anvertrauen möchtest (oder darfst), dann kannst du auch auf Freeware-Tools zurückgreifen, die du auf deinem Rechner installierst. Als empfehlenswert sind hier die Gratis-Tools PDF24Creator und doPDF zu nennen.

  • PowerPoint 2013: Präsentation als Video-Clip formatieren

    PowerPoint 2013: Präsentation als Video-Clip formatieren

    Detaillerte PowerPoint-Präsentationen entfalten oftmals einen viel besseren Eindruck, wenn man sie zum Beispiel auf der Homepage als Video einbettet. Da gerade im beruflichen Bereich oftmals ein enormer Zeitdruck herrscht, darf die Umwandlung und Bearbeitung nicht viel Zeit kosten. Mit PowerPoint 2013 ist die Konvertierung bereits nach spätestens sechs Mausklicks abgeschlossen.

    Öffne die betreffende Präsentation und klicke in der Menüleiste zunächst auf Datei | Exportieren | Video erstellen. Im rechten Bildschirmbereich stellst du über die Option Computer- und HD-Anzeigen die Auflösung des zukünftigen Videos fest. Drei Einstellungen stehen hier zur Verfügung:

    1. Computer- und HD-Anzeigen (1920 x 1080 Pixel)
    2. Internet und DVD (1280 x 720 Pixel)
    3. Tragbare Geräte (852 x 480 Pixel)

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    Standardmäßig wird jede Folie für fünf Sekunden angezeigt, wenn die Option Aufgezeichnete Zeitabläufe und Kommentare nicht verwenden aktiv ist. Die Anzeigedauer der Folien kannst du über die darunterliegende Funktion entsprechend anpassen.

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    Dann nur noch auf die Schaltfläche Video erstellen klicken und nach ein paar Augenblicken ist das Video konvertiert und einsatzbereit.

  • Durch Ausblenden der Menüleiste mehr Platz in Office-Programmen erreichen

    Durch Ausblenden der Menüleiste mehr Platz in Office-Programmen erreichen

    Beim Arbeiten mit kleineren Bildschirmen und Notebooks gibt es oft zuwenig Platz. Gerade bei den Office-Programme bleibt nicht mehr viel Raum für die Anzeige des aktuellen Dokuments. Das breite Menüband belegt halt auch einen, nicht gerade kleinen, Bereich des Monitors. Ein wenig bekannter Trick blendet das komplette Menüband aus. Nur die schmale Registerleiste bleibt dann noch sichtbar.

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    Mit nur einem Doppelklick der linken Maustaste auf das gerade aktive Tab blendet das Menüband komplett aus und gibt damit mehr Platz auf dem Monitor frei.

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    Ein einzelner Mausklick bringt das Menüband vorübergehend wieder hervor, damit man damit arbeiten kann. Nach Auswahl der gewünschten Funktion verschwindet es aber wieder. Um es permanent einzublenden, ist wieder ein Doppelklick auf ein beliebiges Register erforderlich.

    Dieser Trick funktioniert mit den Office-Programmen Word, Excel, Outlook und PowerPoint ab Version 2007. Also auch mit Office 2010, 2013 und dem in Kürze erscheinenden Office 2016.

  • Alle Folien einer Powerpoint-Präsentation als Bilder speichern

    Alle Folien einer Powerpoint-Präsentation als Bilder speichern

    Eine Weitergabe von Powerpoint-Präsentationen muss nicht zwingend als .pptx- oder .ppt-Format erfolgen. Gerade dann, wenn die Weitergabe zu Kontrollzwecken dient. Auf diese Weise verhinder der Autor eine versehentliche Änderung. Aber wie auch beim Textverarbeitungsprogramm Word, so lassen sich die Folien einer Powerpoint-Präsentation auch in anderen Formaten, zum Beispiel als Bild speichern.

    Ein anderes Dateiformat wird im Zuge des Speichervorgangs ausgewählt. Dazu öffnest du die betreffende Powerpoint-Präsentation, klickst auf Datei | Speichern unter und navigierst zum (neuen) Speicherort.

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    Im Dialogfenster Speichern unter legst du zuerst einen neuen Namen für die Datei fest, damit die Original-Datei nicht überschrieben wird. Dann wählst du über das Aufklappmenü Dateityp das neue Format JPEG aus.

    Abschließend nur noch mit der Schaltfläche Speichern die Formatänderung bestätigen, fertig!

  • Alle Tasten-Kombinationen von Word 2013 auf einen Blick

    Alle Tasten-Kombinationen von Word 2013 auf einen Blick

    Die Bedienung und Steuerung von Programmen werden meist per Tastatur und Maus vorgenommen. Viele Funktionen lassen sich zudem mit einer Tastenkombination direkt ansteuern. Für viele User bedeutet dies eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Insbesondere trifft das auf die Office Produkte, wie Excel, Powerpoint und Word zu. Aber welches Tastenkürzel ist wofür? Hier helfen die Spickzettel der Universität Gießen.

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    Für eine verbesserte Übersicht der schier zahllosen Tastenkombinationen für Word wurde ein Handbuch im PDF-Format entwickelt, dass in verschiedene Bereiche gegliedert ist. Am Bildschirm kann man die einzelnen Bereiche direkt über das Inhaltsverzeichnis anwählen. Natürlich lässt sich das Handbuch auch ausdrucken und in der Schreibtisch-Schublade bereithalten.

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    Die Uni Gießen hat natürlich nicht nur für Word 2013 ein Handbuch der Tastenkombinationen erstellt, sondern auch für die Office-Programme, Excel, Access, Outlook und PowerPoint. Alle Handbücher sind kostenlos erhältlich.

  • Powerpoint: Mit einer Abschlußüberprüfung wiederkehrende Ausdrücke vermeiden

    Powerpoint: Mit einer Abschlußüberprüfung wiederkehrende Ausdrücke vermeiden

    Nach der Erstellung von Texten für Powerpoint-Präsentationen, sollte man generell eine Korrekturlesung vornehmen. Nicht nur Schreib- und Interpunktionsfehler, sondern auch Wiederholungen fallen in einem Text negativ auf. Während die automatische Rechtschreibprüfung schon während der Texteingabe ihren Dienst versieht, müssen Wortwiederholungen manuell korrigiert werden. Dazu nutzt man am besten den integrierten Dienst Thesaurus.

    Ist deine Präsentation fertig erstellt, dann wechselst du in der Menüleiste zum Register Überprüfen. Fallen dir nun bei der Korrekturlesung Wörter auf, die sich zu oft wiederholen, dann markiere eins der Wörter und starte im Menüband den Thesaurus-Dienst.

    Dieser öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms und zeigt direkt verschiedene Varianten des markierten Begriffs an.

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    Wähle einen passenden Begriff der Thesaurus-Liste aus, öffne über den kleinen Pfeil das Aufklappmenü, und ersetze den Begriff in der Präsentation mit Einfügen.

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    Thesaurus kannst du übrigens auch in den Office-Anwendungen von Word

    word-thesaurus-rechtschreibung-schreibfehler-synonym-office-text-korrektur-lesen

    …und Outlook zur Suche von verwandten Begriffen nutzen.

    email-outlook-word-powerpoint-thesaurus-alternativen-finden-wort-wiederholung-vermeiden

  • Vertrauenswürdige Speicherorte für Microsoft-Office-Anwendungen anlegen

    Bei den Microsoft-Office-Anwendungen ist ein Datenschutz- und Sicherheitsbereich enthalten. Dateien, die aus unbekannten Quellen stammen, werden von diesem Trust-Center automatisch in einer geschützten Ansicht geöffnet. Verschiedene Elemente einer Datei, wie beispielsweise Makros, werden sicherheitshalber deaktiviert, damit keine Schadsoftware beim Öffnen auf den Rechner gelangt. Dokumente aus sicheren Quellen können aber in speziellen, als vertrauenswürdig gekennzeichneten Ordner gespeichert werden.

    Die Dateien, die in solchen Ordnern abgelegt wurden, können in vollem Umfang geöffnet werden. Eine Sicherheitsprüfung des Trust-Centers findet dann nicht mehr statt.

    Unterstützt werden vom Trust-Center die Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel, OneNote, Powerpoint, Publisher und Access.

    Diese vertrauenswürdigen Ordner können sich auf einer beliebigen internen oder externen Festplatte befinden. Ob ein vertrauenswürdiger Ordner extra für diese Zwecke angelegt wird, oder ob du einen bereits bestehenden Ordner verwendest, spielt eigentlich keine Rolle. Dieser sollte dann nur keine unsicheren Dateien enthalten.

    Hinzufügen von vertrauenswürdigen Speicherorten

    Für die Bearbeitung der Ordnerliste des Trust-Centers klickst du in dem betreffenden Office-Programm (z. B. Word) auf Datei | Optionen

    office-microsoft-word-trust-center-sicherer-ordner-anlegen-verwenden-deaktiviert-makro

    …und im Options-Fenster wählst du nacheinander Vertrauensstellungscenter und Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter aus.

    optionen-fenster-office-anwendung-vertrauensstellungscenter-einstellungen

    Im Vertrauensstellungscenter (Trust-Center) im Register für Vertrauenswürdige Speicherorte klickst du auf den Button Neuen Speicherort hinzufügen.

    trust-center-ordner-definieren-anlegen-sicher-vertrauenswuerdig-office-microsoft

    Im nächsten Dialogfenster tippst du jetzt den Pfad des neuen Ordners ein, oder navigierst über die Schaltfläche Durchsuchen zum betreffenden Speicherort.

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    Tipp:

    Möchtest du aus organisatorischen Gründen in dem vertrauenswürdigen Ordner weitere Unterordner anlegen, dann aktiviere die Option Unterordner dieses Speicherorts sind ebenfalls vertrauenswürdig.

    So ersparst du dir später die Arbeit, auch die Unterordner dem Trust-Center hinzufügen zu müssen.

    Vertrauenswürdige Ordner löschen oder bearbeiten

    Wenn bereits existierende Ordnerpfade geändert, oder Verzeichnisse gelöscht werden sollen, rufst du wie oben beschrieben das Vertrauensstellungscenter auf, markierst dann im Register Vertrauenswürdige Speicherorte den betreffenden Verzeichnispfad und wählst zum Löschen den Button Entfernen, oder zum Bearbeiten den Button Ändern aus.

  • Mit Powerpoint eigene Fotoalben und Diashows erstellen

    Mit Powerpoint eigene Fotoalben und Diashows erstellen

    PowerPoint wird hauptsächlich dazu verwendet, Firmenpräsentationen zu erstellen. Das ist ja auch das Haupteinsatzzweck dieses Programms. Aber auch im privaten Bereich lässt sich PowerPoint hervorragend einsetzen. Zum Beispiel kann es dazu benutzt werden, ein individuelles Fotoalbum mit den Bildern der letzten Urlaubsreise anzufertigen.

    Dank der Bedienerfreundlichkeit von PowerPoint ist ein Fotoalbum genau so schnell und einfach erstellt wie eine Firmenpräsentation.

    Starte das Programm und rufe eine neue, leere Präsentation auf. Danach wählst du auf die Registerkarte Einfügen aus und öffnest dann über die Schaltfläche das Fotoalbum.

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    Über die Schaltfläche Datei/Einfügen legst du die Bilder für das Fotoalbum fest. Werden ganzseitige Textfenster benötigt, können diese mit dem Button Neues Textfenster in die Präsentation eingefügt werden.

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    Im Bereich Albumlayout kannst du das Aussehen der Präsentation festlegen. Wird im Aufklappmenü beispielsweise eine Option Bild mit Titel ausgewählt, können die Fotos direkt beschriftet werden.

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    Dann nur noch die Fensterform auswählen und mit dem Button Erstellen

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    …wird das Fotoalbum als Präsentation auf dem Bildschirm angezeigt.

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    Falls das entsprechende Format ausgewählt wurde, kann man nun die einzelnen Titeltexte den Fotos hinzufügen. Die Namen der Bilddateien werden unterhalb der Fotos angezeigt und können entfernt werden. Einfach den Dateinamen anklicken und den Text aus dem Feld löschen. Auch weitere Änderungen wie die Anzeigedauer der Einzelfotos können nun noch vorgenommen werden. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, sollte man das Speichern nicht vergessen.

  • Powerpoint Präsentationen auch im Hochformat erstellen

    Powerpoint Präsentationen auch im Hochformat erstellen

    Standardmäßig wird bei der Erstellung von neuen Powerpoint-Präsentationen vom Querformat ausgegangen. Jedoch sind manche Darstellungen im Hochformat wesentlich ansehnlicher als die „normale“ Breitbild-Darstellung. Aber mit ein paar Mausklicks ist die Darstellung schnell geändert.

    Die Powerpoint-Versionen von 2003 und 2010 sind in der Bedienung sehr ähnlich, während die Version 2013 vom Althergebrachten ziemlich abweicht.

    Wer noch die Office Version 2003 nutzt, geht wie folgt vor:

    1. Starten Sie Powerpoint und klicken Sie in der Menüleiste auf Datei | Seite einrichten.

    2. Im Dialogfenster aktivieren Sie im Bereich Orientierung jeweils das Hochformat. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

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    In der Powerpoint Version 2010 ist die Vorgehensweise ähnlich. Im Menüband klicken Sie erst auf Entwurf und dann am linken Rand auf Seite einrichten.

    Seit Office 2013 ist die Option Seite Einrichten in dieser Erscheinungsform nicht mehr vorhanden. Im Register Entwurf befindet sich stattdessen die Schaltfläche Foliengröße. Klicken Sie auf diesen Button und wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Foliengröße.

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    Im nächsten Dialog aktivieren Sie im Bereich Ausrichtung das Hochformat und bestätigen die Änderung mit OK.

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    Im letzten Dialogfenster entscheiden Sie dann nur noch, ob die maximale Größe, oder ob Sie die Folie passend skalieren möchten.

    maximieren-darstellung-folie-passend-skalieren-bestaetigen-ok-office-2013

    Im Anschluss erstellen Sie Ihre Präsentation wie gewohnt.