Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: präsentation

  • PowerPoint: Morphing-Effekt für Übergänge verwenden

    Um Präsentationen interessant zu gestalten, bietet PowerPoint etliche Effekte an. Darunter befindet sich auch die Morphing-Funktion für die Übergänge zwischen zwei Folien.

    Am besten funktioniert das bei aufeinanderfolgende Folien mit identischen Objekten, Texten und Bildern in verschiedenen Größen oder Positionen.

    Für den Einsatz des Morphing-Features startest du dein PowerPoint 2019 und fügst zwei Bilder (z. B. zwei Fahrzeuge) in eine leere Folie ein.

    Anschließend markierst du in der linken Übersichtsleiste diese Folie und duplizierst sie mit den Tastenkombinationen [Strg][C] und [Strg][V].

    Dann wechselst du zur ersten Folie und vergrößerst Bild A. Danach vergrößerst du auf der zweiten Folie Bild B.

    Rufe nun das Register Übergänge auf und aktiviere die Funktion Morphen. Zur Kontrolle klickst du auf den Button Vorschau, der die Animation startet. Beim Folienwechsel wird nun ein Bild herangezoomt, während das andere im Hintergrund verschwindet.

  • PowerPoint: Viele Arbeitsschritte auf einmal rückgängig machen

    Bei der Erstellung von Präsentationen geht nicht immer alles glatt und die Undo-Funktion (Rückgängig) kommt zum Einsatz. In der Standard-Einstellung beschränkt PowerPoint die Anzahl auf insgesamt 20 Schritte. Das kann bisweilen etwas zu wenig sein und kann daher manuell angepasst werden.

    Um das Limit der Undo-Aktionen zu ändern, klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert. Im Bereich Bearbeitungsoptionen lässt sich die Maximale Anzahl von Vorgängen, die rückgängig gemacht werden können über die Pfeilsymbole ändern.

    Die minimale Einstellung liegt bei 3, die maximale bei 150 Aktionen. Allerdings kann die Performance von PowerPoint bei zu großer Erhöhung der Undo-Aktionen leiden.

  • PowerPoint-Präsentation direkt mit einem Doppelklick starten

    Rufst du eine PowerPoint-Datei auf um sie als Bildschirmpräsentation zu verwenden, dann wird diese zunächst im Editor-Modus geöffnet. Anschließend sind weitere Mausklicks erforderlich, um die Präsentation zu starten. Insbesondere wenn mehrere Präsentationen hintereinander folgen, entstehen kurze Pausen, in denen sich die Teilnehmer anderweitig ablenken.

    Wenn man aber die PowerPoint-Folien im Format .ppsx oder .pps  auf dem Desktop speichert, dann lassen sie sich mit einem Doppelklick direkt als Bildschirmpräsentation starten.

    Das minimiert unnötige Pausen und sorgt dafür, dass die Konzentration der Teilnehmer nicht verloren geht.

  • PowerPoint: Bilder ohne sichtbaren Qualitätsverlust komprimieren

    Verwendet man in PowerPoint-Präsentationen viele Bilder, dann wird die Datei logischerweise immer größer. Damit steigt auch das Risiko, sie nicht per E-Mail versenden zu können. Glücklicherweise enthält das PowerPoint-Programm eigene Werkzeuge, die eine Komprimierung ohne sichtbare Qualitätseinbußen gestatten.

    Um die Dateigröße eines oder mehrerer Fotos zu verringern, startest du dein PowerPoint-Programm und öffnest die betreffende Präsentation.

    Dann klickst du ein Bild an, dass verkleinert werden soll. In der Menüleiste erscheint dadurch das Register Bildtools Format. Wähle dieses Register aus und aktiviere im Menüband die Option Bilder komprimieren. Du findest sie in der Gruppe Anpassen.

    Im nachfolgenden Dialogfenster kannst du zwischen verschiedenen Qualitäten auswählen. Um zusätzlich Platz zu sparen, aktiviere die Option Zugeschnittene Bildbereiche löschen. PowerPoint entfernt damit nicht benötigte Bildteile.

    Möchtest du die Bilddateien noch weiter reduzieren, dann aktiviere die Option Dokumentauflösung verwenden. Unter Datei | Optionen | Erweitert kannst du die Bildgröße noch weiter drosseln. Allerdings steht die Dokumentauflösung nur den neueren PowerPoint-Versionen zur Verfügung.

    Abschließend legst du nur noch fest, ob die Komprimierung nur für das/die ausgewählten Bild(er) gelten soll, oder für alle Fotos die in der Präsentation vorhanden sind.

  • Die eigene Bildschirmanzeige schnell mit anderen teilen

    Wer seinen Bildschirm mit einer anderen Person teilen möchte, um ihr etwas besonderes zu zeigen, ist in den meisten Fällen auf Fernwartungssoftware wie beispielsweise den Team-Viewer angewiesen. Aber es geht auch einfacher. Sehr viel einfacher!

    Mit Fernwartungssoftware, wie Team Viewer oder Chrome Remote Desktop, lässt sich nicht nur der Inhalt deines Bildschirms auf einen anderen Monitor spiegeln, sondern auch der andere Rechner fernsteuern. So weit, so gut.

    Meist benötigen aber alle beteiligten Computer dafür die gleiche Software oder, wie beim Chrome Remote Desktop ein Google-Konto. Solche Voraussetzungen sind für eine reine Anzeigefunktion eigentlich nicht notwendig und eher ein Hindernis.

    SceenLeap – Quick & Easy Sharing

    Alles was du für eine einfache und schnelle Anzeige auf einem anderen Rechner benötigst, ist ein beliebiger Browser und die Webseite ScreenLeap.com.

    ScreenLeap ermöglicht das Teilen deiner Monitoranzeige von maximal 30 Minuten pro Tag mit zwei anderen Teilnehmern ohne jegliche Registrierung. Mit einem kostenlosen Konto verlängerst du die Zeit auf maximal zwei Stunden und bis zu acht Teilnehmer. Weitere drei kostenpflichtige Accounts bieten noch mehr Zeit, höhere Teilnehmerzahlen und weitere Funktionen.

    Einfache Bedienung

    Auf der Startseite von ScreenLeap klickst du auf den grünen Button Share your screen now! und lädst die Datei ScreenleapInst.exe herunter. Starte sie dann per Doppelklick auf die Desktopverknüpfung. Diese kleine Startdatei klinkt sich auch im Infobereich deiner Taskleiste ein und kann von dort ebenfalls gestartet werden.

    Dadurch öffnet sich die ScreenLeap Dialogbox, in der du festlegen kannst wie deine Anzeige auf den anderen Monitoren angezeigt werden soll. Gleichzeitig wird ein neuer Tab in deinem Webbrowser gestartet. Hier wird eine URl mit integriertem Zugangscode angezeigt, den du nun kopierst und dem Teilnehmer übermittelst. Er fügt die URL in die Adresszeile seines Browsers ein und kann dann sehen, was auf deinem Monitor passiert.

    Wahlweise kannst du auch nur den neunstelligen Zahlencode dem Teilnehmer senden. Er muss dann in der Kopfzeile der Webseite https://www.screenleap.com/ den Code eintippen und auf den Button View screen share klicken, damit dein Bildschirm auf seinem Monitor angezeigt wird.

    Fazit

    SceenLeap ist ein schnelles und einfaches Tool um Bildschirminhalte mit anderen Nutzern zu teilen. Ein Zugriff auf den jeweiligen anderen Computer ist aber nicht möglich.

    Besonders gut gefallen hat uns bei ScreenLeap, dass es auf Desktop-Computern genauso gut funktioniert wie auch auf Notebooks, Smartphones und Tablet-PC´s.

  • PowerPoint 2016: Konzentration durch separates Einblenden von Inhalten erhöhen

    Nichts ist bei einem Vortrag störender, wenn ein paar Teilnehmer unkonzentriert sind, weil sie beim Lesen der Folien schon viel weiter sind als Andere. Dabei kann man schon bei der Anfertigung von PowerPoint-Folien für eine stärkere Konzentration des Publikums sorgen.

    Ein probates Mittel um die Konzentration auf die aktuelle Folie zu lenken, ist das separate Einblenden von Inhalten. Man startet die Folie mit der Titelzeile und fügt ihr per Mausklick nacheinander die restlichen Stichworte oder Elemente hinzu. So lesen die Teilnehmer nur das aktuelle Thema.

    Für das Einblenden der Präsentations-Elemente werden Animationen verwendet. Um sie einer Folie hinzuzufügen, markierst du das betreffende Element und klickst in der Menüleiste auf die Registerkarte Animationen.

    Dann wählst du aus dem Animations-Bereich Eingang den gewünschten Effekt aus. Wiederhole diesen Vorgang mit allen Folien-Elementen, die bei der späteren Präsentation per Mausklick auf dem Bildschirm erscheinen sollen.

    Mit der Taste [F5] startest du die aktuelle Präsentation, um die Effekte zu überprüfen. Gefällt dir dann eine der Animationen nicht, dann ändere den Effekt wieder nach obigem Vorbild.

  • PowerPoint: Blitzschnell ein Haken-Symbol in die Präsentation einfügen

    Bei der Erstellung von bestimmten PowerPoint-Präsentationen können auch Symbole sehr hilfreich sein, zum Beispiel bei Listen oder bei Aufzählungen. Mit dem richtigen Kniff sparst du dir eine zeitraubende Suche über die Charmap (Zeichentabelle).

    Positioniere in deiner Präsentationsfolie den Cursor an der gewünschten Stelle und tippe dort den Buchstaben ü ein. Anschließend markierst du das ü und stellst als Schriftart Wingdings ein, die den Buchstaben in das Häkchen-Symbol umwandelt.

    Erscheint ein anderes Symbol als das Häkchen, dann überprüfe die Feststelltaste und deaktiviere sie gegebenenfalls.

    Eine weitere Möglichkeit, das Häkchen-Symbol in PowerPoint einzufügen, ist eine Tastenkombination. Als erstes stellst du auch hier die Schriftart auf Wingdings ein, drückst und hältst die Taste [Alt] und tippst dann über den Zahlenblock den Code 0252 ein.

    Eine dritte Variante führt über das Bearbeitungs-Band von PowerPoint. Wechsle zum Register Einfügen, klicke auf die Schaltfläche Symbol und ändere im Dialogfenster die Schriftart auf Wingdings. Fast am Ende der Liste findest du dann das Hakensymbol. Mit einem Doppelklick wird es in die Folie eingefügt.

  • Powerpoint: Eigene Aufzählungszeichen erstellen und in Präsentationen verwenden

    Wird in einem Text eine Aufzählung verwendet, bieten sich in Office-Programmen direkt zwei Varianten von Aufzählungszeichen an. In Punktform oder als Nummerierung wird eine Aufzählung übersichtlich strukturiert. Das gilt natürlich auch für Powerpoint. Wer diese beiden Aufzählungsarten zu langweilig findet, der legt einfach individuell gestaltete Aufzählungssymbole an.

    Sollen Aufzählungszeichen einer bestehenden Präsentation gestaltet werden, dann öffne diese und überprüfe im Register Ansicht, ob das Format Normal ausgewählt ist. Wird die Präsentation neu erstellt, ist dieses Format bereits vorausgewählt.

    Kehre dann zur Registerkarte Start zurück und klicke in das betreffende Textfeld oder füge es in die neue Präsentation ein.

    Im Bereich Absatz des Menübandes klickst du auf den kleinen Pfeil neben dem Icon der Aufzählungszeichen und dann auf den Eintrag Nummerierung und Aufzählungszeichen.

    Welche der beiden Schaltflächen (Punkte oder Zahlen) du nutzt ist egal, da im Dialogfenster beide Arten von Aufzählungszeichen per Register auswählbar sind.

    Im Dialogfenster kannst du nun die Größe und Farbe der Zeichen ändern. Mit den Button Anpassen lassen sich weitere Symbole aus der Symbol-Tabelle auswählen.

    Über den Button Bild fügst du Bilder der Schnellauswahl von Aufzählungszeichen hinzu. Die Schaltfläche Importieren ermöglicht das Hochladen eigener Bilder, Grafiken und Logos. Diese lassen sich nicht aber in der Farbe, sondern nur in der Größe ändern.

    Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch für die Aufzählungszeichen bei Office Word.

     

  • PowerPoint: Mit der Lupe wichtige Elemente hervorheben

    Bei PowerPoint-Präsentationen gibt es viele Werkzeuge um Elemente besonders hervorzuheben. Ein effektives Tool ist die Lupe. Sie kann bei der Erstellung einer Präsentation eingebaut werden, aber auch während der laufenden Präsentation kann sie spontan benutzt werden.

    Beim spontanen Einsatz der Lupe lässt sich ein beliebiger Bereich der Folie vergrößern. Dazu fährst du mit dem Mauszeiger in die linke, untere Ecke. Hier kommen einige transparente Symbole zum Vorschein. Darunter ist auch die Lupen-Funktion. Der Vergrößerungsbereich ist durch PowerPoint festgelegt und kann nicht geändert werden. Es ist also durchaus möglich, dass mehrere Elemente vergrößert werden. Beendet wird die Lupe mit der Taste [Esc].

    Bei älteren PowerPoint-Programmen, wie der Version 2007, ist die Lupe in der Symbolleiste der Präsentation nicht vorhanden. Wichtige, besonders hervorzuhebende Elemente, sollten daher direkt bei der Präsentations-Erstellung mit der Zoomfunktion versehen werden.

    PowerPoint 2016

    Klicke das betreffende Element (Bild oder Text) an und wechsle in das Register Animationen. Mit dem Button Vergrößern/Verkleinern wird die Lupe für dieses Element eingeschaltet. Die Bearbeitung des Zoom-Faktors kann über den kleinen Pfeil der Bearbeitungsgruppe Animation vorgenommen werden. Hie kannst du beispielsweise auch die Dauer und den Startzeitpunkt der Vergrößerung einstellen.

    Ältere PowerPoint Versionen

    Der Weg bei älteren Versionen des Präsentationsprogramms ist ein wenig anders. Im Register Animationen klickst du in der gleichnamigen Bearbeitungsgruppe auf Benutzerdefinierte Animation. Dadurch wird auf der rechten Bildschirmseite der Bearbeitungsbereich aktiviert. Über das Drop-Down-Menü des Buttons Effekt hinzufügen | Hervorgehoben | Vergrößern/Verkleinern fügst du die Lupe hinzu und kannst direkt die Feineinstellungen vornehmen.

    Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, speichern nicht vergessen!

  • Umfrage-Formulare komfortabel mit Google Drive erstellen und versenden

    Umfrage-Formulare sind ein hervorragendes Mittel, um beispielsweise Wünsche oder Meinungen eines Personenkreises zu ermitteln. Dabei erstrecken sich die Einsatzmöglichkeiten nicht nur auf betriebliche Zwecke. Auch im privaten Bereich, zum Beispiel in der Vorbereitungsphase von größeren Feierlichkeiten können Umfrage-Formulare prima eingesetzt werden. Die Erstellung des Formulars ist mit Google-Drive sehr einfach und kann direkt im Anschluss an alle beteiligten Personen versendet werden.

    Google-Drive ist kostenlos und kann hier heruntergeladen werden. Starte dann deinen Web-Browser und melde dich mit deinen Zugangsdaten bei Google Drive an.

    Klicke dann unter dem Google-Schriftzug auf Neu | Mehr | Google Formulare.

    Jetzt kannst du dein Umfrageformular direkt bearbeiten. Gib als erstes den Titel und eine kurze Beschreibung des Anlasses ein.

    Umfrage-Formular erfassen

    Neue Formularfelder legst du mit der Plus-Schaltfläche an. Über das Aufklappmenü von Multiple-Choice können verschiedene Optionen, wie Kästchen, Kalender oder eine lineare Skala als Antwortfunktion festgelegt werden. Zudem erlaubt ein Schieberegler mit dem Namen Erforderlich, ob man die aktuelle Frage beantworten muss, oder ob sie übersprungen werden kann.

    Besonders beliebt sind lineare Skalen, die bei der Erstellung und bei der Beantwortung von Fragen viel Zeit und Mausklicks sparen. Damit lassen sich Bewertungen im Schulnotensystem oder auch Mengenangaben problemlos abfragen.

    Es stehen etliche Formular-Optionen zur Auswahl. Probiere ein paar dieser Möglichkeiten aus, damit du das Passende für deine Zwecke findest.

    Wenn alle Fragen des Formulars erfasst wurden, wählst du über das Zahnrad-Symbol die Einstellung Präsentation aus und gibst einen Bestätigungstext ein, der am Ende der Umfrage dem Teilnehmer angezeigt wird.

    Mit dem Button Senden öffnet sich das Dialogfenster für die Eingabe der Teilnehmer. Trage die E-Mail-Adressen der Personen ein, von denen du eine Antwort auf deine Umfrage erwartest und versende sie im Anschluss.

    Antworten auswerten

    Bei vielen Programmen mit denen man Umfrageformulare erstellt, ist die Auswertung der Antworten sehr umständlich. Entweder müssen sie manuell erfasst werden, oder eine automatische Auswertung ist  nur mit etlichen Bearbeitungsschritten möglich.

    Nicht so bei Google Formulare. Die Antworten werden ohne zusätzliche Mehrarbeit automatisch erfasst und ausgewertet.

    Die Ergebnisse können auf dem Umfrageformular im Register Antworten eingesehen werden. In der Zusammenfassung werden sie als Tortengrafiken dargestellt. Über den Button Einzelansicht kannst du dir die Antworten separat anzeigen lassen.

    Fehlende Antworten können zudem über eine Erinnerungs-Mail nochmals abgefordert werden.

    Bei Bedarf lässt sich die Auswertung über den Menü-Button (3-Punkte-Icon) als CSV-Datei herunterladen und in Excel anzeigen.