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Excel-Dateien mit einem Zeitstrahl anschaulicher gestalten
Für fast alles gibt es bei Excel eine Formel oder Funktion. Nur einen Zeitstrahl kann man auf diese Weise nicht erstellen. Aber mit ein wenig Handarbeit und einfachen Zellfunktionen kann man doch einen Zeitstrahl anfertigen.
Erstellen der Zeitlinie
Einen Zeitstrahl in Excel zu erzeugen dauert nur ein paar Minuten. Starten Sie dazu Excel und markieren eine entsprechende Anzahl von Zellen in einer Reihe. Zum Beispiel B8 bis I8. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option Zellen formatieren.

Im Dialogfenster wählen Sie auf der Registerkarte Rahmen die Art der Linie aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche für die obere Linie. Mit OK speichern Sie die Änderung und die Zeitstrahl-Linie wird im Excel-Dokument angezeigt.

Die Teilungsstriche
Im nächsten Schritt verbinden Sie jeweils zwei Zellen oberhalb des Zeitstrahls miteinander. Markieren Sie zwei Zellen und klicken Sie in dem Menüband auf im Bereich Ausrichtung auf den Button Verbinden und Zentrieren. Wiederholen Sie diese Arbeitsschritte mit den Zellen unterhalb des Zeitstrahls.

Um die senkrechten Teilungsstriche zu erzeugen, markieren Sie nun alle verbundenen Zellen oberhalb des Zeitstrahls, öffnen das Kontextmenü und wählen nochmals Zellen formatieren aus.
Legen Sie eine passende Linie fest und klicken Sie nacheinander auf die drei Schaltflächen unterhalb der Vorschau. Speichern Sie die Änderungen wieder mit OK. Wiederholen Sie diesen Schritt mit den verbundenen Zellen unterhalb der Zeitleiste.

Ereignisbezeichnungen erstellen
Um auf den Teilungsstrichen eine Bezeichnung der Ereignisse einzufügen, markieren Sie die zwei darüber liegenden Zellen und verbinden Sie sie miteinander nach obigem Vorbild. Danach tippen Sie in diese Zellen die gewünschten Bezeichnungen ein.

Bezeichnungen um 45 Grad drehen
Bei Bedarf kann die Schrift der Bezeichnungen auch gedreht werden. Markieren Sie die Bezeichnung(en), klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche ab-Schrägstrich und wählen Sie eine der Drehungen aus.

Wenn Sie möchten, können Sie die Zellen auch noch farblich hervorheben. Verwenden Sie dazu die Menüschaltfläche mit dem Farbeimer. Diese befindet sich im Menüband unterhalb der Schriftgröße.
Powerpoint Präsentationen auch im Hochformat erstellen
Standardmäßig wird bei der Erstellung von neuen Powerpoint-Präsentationen vom Querformat ausgegangen. Jedoch sind manche Darstellungen im Hochformat wesentlich ansehnlicher als die „normale“ Breitbild-Darstellung. Aber mit ein paar Mausklicks ist die Darstellung schnell geändert.
Die Powerpoint-Versionen von 2003 und 2010 sind in der Bedienung sehr ähnlich, während die Version 2013 vom Althergebrachten ziemlich abweicht.
Wer noch die Office Version 2003 nutzt, geht wie folgt vor:
1. Starten Sie Powerpoint und klicken Sie in der Menüleiste auf Datei | Seite einrichten.
2. Im Dialogfenster aktivieren Sie im Bereich Orientierung jeweils das Hochformat. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.
In der Powerpoint Version 2010 ist die Vorgehensweise ähnlich. Im Menüband klicken Sie erst auf Entwurf und dann am linken Rand auf Seite einrichten.
Seit Office 2013 ist die Option Seite Einrichten in dieser Erscheinungsform nicht mehr vorhanden. Im Register Entwurf befindet sich stattdessen die Schaltfläche Foliengröße. Klicken Sie auf diesen Button und wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Foliengröße.
Im nächsten Dialog aktivieren Sie im Bereich Ausrichtung das Hochformat und bestätigen die Änderung mit OK.
Im letzten Dialogfenster entscheiden Sie dann nur noch, ob die maximale Größe, oder ob Sie die Folie passend skalieren möchten.
Im Anschluss erstellen Sie Ihre Präsentation wie gewohnt.
Excel 2007/2010: Tortendiagramme drehen, um andere Bereiche in den Vordergrund zu holen
Die Darstellung von Tabellen als Tortendiagramm ist besonders für Präsentationen sehr beliebt. Außerdem fördert die grafische Darstellung ein besseres Verstehen von abstrakten Zahlenreihen und lockert trockene Präsentationen optisch auf. Manchmal stellt man aber fest, dass ein benötigter Bereich des Diagramms nicht wie gewünscht im Vordergrund steht. Man kann natürlich mit der Tabelle so lange experimentieren, bis das „Tortenstück“ die gewünschte Position erreicht hat. Das ist aber ziemlich arbeitsintensiv und somit nicht besonders effektiv. Mit ein paar Handgriffen ist das Diagramm schnell in die richtige Position gedreht.
Als erstes starten Sie Excel und rufen die betreffende Tabelle mit dem Diagramm auf.
Wenn Sie noch kein Kreis- oder Tortendiagramm erstellt haben, markieren Sie die Tabelle und klicken im Menüband „Einfügen“ auf die Symbolschaltfläche „Kreis“ und wählen das passende Diagramm aus.
Um nun das Tortendiagramm in die richtige Position zu drehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Kreisdiagramm und wählen im Kontextmenü „Datenreihen formatieren“.
Im neuen Bearbeitungsfenster „Datenreihen formatieren“ wählen Sie im linken Bereich das Register „Reihenoptionen“ aus. Im rechten Teil des Bearbeitungsfensters ändern Sie die Drehung mit dem Schieberegler. Ist die gewünschte Position erreicht, klicken Sie auf „Schließen“.
Diese Drehungen können Sie auch bei Explosions-Kreis-Diagrammen durchführen…
…und zusätzlich die Entfernung der einzelnen Diagrammteile zueinander verändern.
Nicht nur die dreidimensionalen Kreisdiagramme können so bearbeitet werden, sondern auch die zweidimensionalen.
Microsoft Excel: Diagramme einfach mal von oben nach unten darstellen
Das Erstellen von Diagrammen, im speziellen von Balkendiagrammen, ist bei Excel sehr einfach. Tabellenbereich markieren und in der Menüleiste unter „Einfügen“ das benötigte Diagramm aussuchen. So weit, so gut. Aber die Darstellung dieser Diagramme, folgt immer dem gleichen Muster: Von links nach rechts und von unten nach oben wachsend. Bei einer umfangreichen Präsentation mit mehreren Diagrammen kann das schon mal eintönig wirken. Zur Auflockerung oder zur Abgrenzung bestimmter Zahlenbereiche, kann die Darstellung eines Diagramms auch mal von oben nach unten erfolgen. Die dazu erforderlichen Einstellungen sind mit wenigen Mausklicks vorgenommen.
Starten Sie Excel (mind. Version 2007) und rufen Sie das betreffende Diagramm auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vertikale Y-Achse…
…und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Achse formatieren“.
Im Dialogfenster „Achse formatieren“ aktivieren Sie im Bereich „Achsenoptionen“ die Einstellung „Werte in umgekehrter Reihenfolge“.
Nach der Bestätigung mit der Schaltfläche „Schließen“ wird die Änderung in dem Diagramm sofort umgesetzt.
Natürlich können Sie auch die Werte der horizontalen Z-Achse umdrehen. Die hinteren Werte werden dann vorne angezeigt. Die Arbeitsschritte für die horizontale Darstellungsänderung ist mit den bereits beschriebenen nahzu identisch.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die horizontale Z-Achse und wählen Sie im Kontextmenü wieder „Achse formatieren aus. Im nachfolgenden Dialogfenster aktivieren Sie in den „Achsenoptionen“ die Einstellung „Kategorien in umgekehrter Reihenfolge“.
Dann nur noch das Fenster schließen und das war´s.
Diese Umkehrung der Anzeige funktioniert mit allen Balken- oder Zylinder-Diagrammen, egal ob zwei- oder dreidimensional. Außerdem lassen sich auf diese Weise auch alle anderen Diagramme die eine vertikale und horizontale Achse enthalten. Kreisdiagramme werden nicht unterstützt.
PDF-Dateien splitten und nach Belieben wieder neu zusammensetzen
Beim Erstellen oder Kombinieren von PDF-Präsentationen greift man oftmals auf bereits bestehende PDF-Dateien zurück. Da man aber nicht immer alle Seiten eines PDF-Dokuments benötigt, werden die PDF´s häufig in die Ursprungsdatei zurückverwandelt um an einzelne Seiten zu gelangen. Dies ist ziemlich zeitaufwendig, mit dem richtigen Programm aber unnötig. Mit dem kostenlosen Programm „PDFsam Basic“, früher auch „PDF Split and Merge“ genannt, lassen sich PDF-Dateien einfach zerlegen und wieder zusammenfügen.
Mit „PDFsam“ Dateien zerlegen und wieder neu zusammensetzen
Dieses einfach zu bedienende Programm kann bei Chip.de oder auf der Homepage des Anbieters „PDF Split and Merge“ heruntergeladen werden. Wählen Sie einfach zwischen der 64-Bit- oder 32-Bit-Version aus. MAC-Nutzer klicken hier um zur Download-Seite zu gelangen.
„PDFsam“ erfordert die Installation von „Java Runtimes“. Prüfen Sie vor dem Download ob „Java Runtime“ auf Ihrem Rechner installiert ist. Wenn nicht, dann können Sie es hier nachholen.
Achtung: Zusätzliche Programme!
Im Installationsprozess wird angeboten, eine zusätzliche Toolbar zu installieren und Ihre Browser-Einstellungen zu ändern. Wenn Sie das nicht möchten, dann entfernen Sie in diesem Dialogfenster einfach die Häkchen in der Checkbox.
Trennung von PDF-Dateien
Zum Zerlegen einer PDF-Datei starten Sie das Programm und navigieren im Verzeichnisbaum auf der linken Seite zum Plugin „Teilen“.
Anschließend laden Sie die zu teilende PDF-Datei mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ hoch. Dann wählen Sie eine der Trennoptionen aus, zum Beispiel „In Einzelseiten zerlegen“. Im Bereich „Zielverzeichnis“ legen Sie den Speicherort der Einzelseiten fest. Die Schaltfläche „Wählen“ öffnet den Windows-Explorer, in dem Sie den Speicherpfad festlegen können. Der Button „Ausführen“ startet den Teilungsprozess.
Ein paar Augenblicke später sind alle Einzelseiten im Zielverzeichnis abgelegt.
Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien
Das Zusammenfügen einzelner PDF-Seiten oder mehrerer PDF-Dateien erfolgt im Prinzip genauso wie die Teilung. Wählen Sie im Verzeichnisbaum „Zusammenführen“ aus und laden Sie die benötigten (Teil-) Dateien mit dem Button „Hinzufügen“ hoch. Die Reihenfolge der Seiten kann vor dem Zusammenführen noch geändert werden. Benutzen Sie hierfür die Schaltflächen „Nach oben“ und „Abwärts“. Irrtümlich hochgeladene Seiten und Dateien löschen Sie mit „Entfernen“, die Schaltfläche „Leeren“ entfernt alle hochgeladenen Dateien.
Dann wählen Sie wieder den Speicherpfad aus und starten die „Wiedervereinigung“ mit „Ausführen“.
Fazit
Alles in Allem ist „PDFsam“ ein sehr nützliches Tool, mit dem man problemlos vorhandene PDF-Dateien auseinander nehmen und mit anderen Teildateien schnell und einfach kombinieren kann, auch wenn es grafisch nicht besonders ansprechend ist. Letztendlich zählt ja nur das Ergebnis.
Professionell gestaltete Deckblätter in Word Dokumente einfügen
Word-Dokumente wie Präsentationen, Referate oder auch Bewerbungen machen einen wesentlich besseren Eindruck wenn ein Deckblatt verwendet wird. Je nach Zweck können hier wesentliche Informationen auf einen Blick präsentiert werden. Gerade bei Bewerbungsschreiben haben sich die Deckblätter bewährt. Das Gute an Word ist, dass es hier bereits einige Deckblatt-Vorlagen gibt.
Seit Word Version 2007 können die Deckblätter direkt über das Menüband in ein bestehendes Dokument einfügen.
Dazu starten Sie Word und rufen das betreffende Dokument auf. Dann klicken Sie in der Menüleiste auf das Register „Einfügen“. Über die Schaltfläche „Deckblatt“ im Menüband links, wählen Sie das passende Layout des Deckblatts aus. Es wird direkt in das aktive Dokument eingefügt.
Nachdem das Deckblatt dem aktiven Dokument hinzugefügt wurde, können die Bereiche in den eckigen Klammern individuell bearbeitet werden.
Wenn für Ihre Zwecke keines der gespeicherten Deckblattvorlagen passt, dann finden Sie sicher die richtige Vorlage im Office-Downloadbereich von Microsoft.
Excel ab 2007: Grafische Symbole in Tabellen einfügen
In einer umfangreichen Excel-Tabelle können viele verschiedene Daten zusammengefasst dargestellt werden. So viele Daten sind gut und schön, bedürfen aber meistens auch einer Erklärung, wenn spezielle Zusammenhänge sichtbar gemacht werden sollen. Während einer Präsentation ist das meist kein Problem, wenn die Excel-Tabelle per E-Mail versendet wird, fehlen aber diese Zusammenhänge. Um sie dennoch sichtbar zu machen, können grafische Symbole verwendet werden.
Pfeile, Kästen und weitere Symbole in Tabellen einfügen
Dazu starten Sie Excel, öffnen die betreffende Datei und klicken in der Menüleiste auf „Einfügen“. In der Bearbeitungsleiste unter „Formen“ wählen Sie das für Sie passende Symbol aus.
Verbinden Sie nun die gewünschten Zellen und dessen Zusammenhang hervorzuheben.
Wenn Sie in Schritt eins, bei der Auswahl des grafischen Symbols, die Taste [Alt] gedrückt halten, werden die Linien automatisch an den Eckpunkten der Zellen verankert. So erzeugen Sie exakt ausgerichtete Verbindungen.
Microsoft Office: Mit den kostenlosen Vorlagen für Word, PowerPoint und Excel immer einen guten Eindruck machen
Nicht nur beim Schriftverkehr mit Firmen und Behörden sollte man die aktuellen Standards von Formulierungen, des Schriftbildes und der Gliederung beachten. Manchmal fehlen einem auch ein paar Ideen für optisch ansprechende Briefe, Einladungen oder Tabellen. Hierbei helfen Ihnen vielleicht die kostenlosen Vorlagen für die verschiedensten Gelegenheiten, die Microsoft kostenlos zum Download anbietet.
Kostenlose Office-Vorlagen von Microsoft
Microsoft stellt gratis eine Vielzahl von Vorlagen für die Office Versionen 2003, 2007, 2010 und 2013 zur Verfügung. Die Bandbreite erstreckt sich von Kalendervorlagen über Anschreiben an Lieferanten, Lebensläufe, Fahrtenbücher und Fitnesspläne bis hin zu Fotoalben und PowerPoint-Präsentationen. Allerdings hat Microsoft die Gratis-Vorlage gut versteckt. Per Klick auf die Adresse office.microsoft.com/de-de/templates gelangen Sie direkt zum Vorlagenkatalog für Word, Excel, PowerPoint und Publisher. Über den Befehl „Mehr“ gelangen Sie zu den weiteren Vorlagen für folgende Programme:
- Publisher
- Visio
- Access
- One Note
- Outlook
- Project
Klicken Sie auf der Webseite auf die für Sie passende Rubrik, wählen Sie die benötigte Vorlage, oder nutzen Sie die Stichwortsuche.
Haben Sie eine interessante Vorlage gefunden, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Objekt. Zum Download klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“.
Benötigen Sie vor dem Download noch weitere Details wie Kompatibilität oder das Layout des Dokuments, klicken Sie auf „Details anzeigen“.
Danach bestätigen Sie im nächsten Bildschirm den Microsoft-Servicevertrag mit dem Button „Annehmen“…
…und klicken dann erneut auf „Herunterladen“. Speichern Sie die Vorlage anschließend in einem Ordner Ihrer Wahl.
Wenn Sie nun mit dem entsprechenden Office-Programm die Vorlage öffnen, können Sie das Dokument ganz normal bearbeiten, umbenennen und speichern.
Chrome Remote Desktop – Die Alternative zur Fernwartungs-Software TeamViewer
Das allseits bekannte Fernwartungs-Tool „TeamViewer“ gestattet den Zugriff auf andere Computer um deren Besitzern bei Problemen zu helfen. „TeamViewer“ enthält aber noch zusätzliche Features wie beispielsweise Onlinepräsentationen , Online Meetings für bis zu 25 Personen und verschiedenes mehr. Wer aber tatsächlich nur den Fernzugriff auf einen anderen Computer benötigt, der ist mit der kostenlosen Erweiterung „Chrome Remote Desktop“ für den Browser Google Chrome besser bedient. Einfach einzurichten, einfach zu bedienen und ohne überflüssige Tools, die man für die Fernwartung nicht benötigt.
Fernwartung per Chrome
Mit „Chrome Remote Desktop“ erhalten Sie über den Internet-Browser den kompletten Zugriff auf einen anderen PC. Dieser muss natürlich auch mit Google Chrome und dem Fernwartungs-Tool „Chrome Remote Desktop“ ausgestattet sein. Außerdem müssen beide Nutzer ein Google-Account besitzen.
Download und Installation
Zum Download der Erweiterung starten Sie Ihren Chrome Webbrowser und rufen die Webseite chrome.google.com/remotedesktop auf. Klicken Sie hier auf „Hinzufügen“, um das Fernwartungs-Add-On herunterzuladen und zu installieren.
Erstmaliger Programmstart
Nach dem Download wird das Add-on im Bereich „Apps“ im Browser angezeigt. Mit einem Doppelklick auf das Programm-Icon wird das Tool gestartet.

Autorisierung und Zugriffsrechte
Beim erstmaligen Starten erscheint eine Autorisierungs-Meldung. Diese bestätigen Sie mit „Weiter“. Im nächsten Fenster bestätigen Sie die Zugriffsrechte.
Im nachfolgenden Bereich „Remote Unterstützung“ klicken Sie auf „Jetzt starten“.
Bis zu diesem Punkt sind die Arbeitsschritte für beide Nutzer identisch.
Freigabe des Wartungs-PC´s
Im nächsten Schritt klickt der Nutzer, auf dessen PC zugegriffen werden soll auf die Schaltfläche „Freigeben“.
Hier wird ein 12-stelliger Zugangscode generiert, der nur einmalig genutzt werden kann.
Zugriffsfreigabe für den Support
Dieser Freigabecode muss an den anderen Nutzer übermittelt werden, der die Fernwartung durchführen soll. Dieser Nutzer klickt auf die Schaltfläche „Zugriff“, gibt dort den Zugriffscode ein und bestätigt mit „Verbinden“.
Sobald die Verbindung aufgebaut wurde, wird im Browserfenster der andere Computer angezeigt.
In der oberen Infoleiste wird angezeigt auf wessen Computer gerade zugegriffen wird. Die obere Leiste ist nur für denjenigen sichtbar der die Fernwartung durchführt. Mit dem kleine Pfeil kann die Leiste minimiert werden. Die untere Infoleiste zeigt dem Nutzer des Fremdcomputers an, wer gerade auf dessen PC zugreift. Sie ist für beide User sichtbar. Wenn alle Wartungs-Arbeiten durchgeführt wurden, wird die Verbindung mit der Schaltfläche „Verbindung trennen“ beendet.
Tipp: Zugriff auf alle eigenen Computer und Notebooks
Wenn Sie selber mehrere Computer benutzen, können Sie mit dieser Erweiterung auf alle Computer zugreifen. Vorausgesetzt, diese Computer sind eingeschaltet, haben permanenten Internetzugang und befinden sich nicht im Energiesparmodus. Zum Einrichten des Zugriffs klicken Sie im Bereich „Meine Computer“ auf „Jetzt starten“.
Im nachfolgenden Dialog geben Sie einen Pin ein, bestätigen ihn im Feld darunter und klicken abschließend auf „OK“.
Wiederholen Sie diese Schritte mit allen teilnehmenden Computern und Notebooks.
Nie wieder einen USB-Stick im Büro vergessen
Tagtäglich passiert es in Büros und auch zu Hause: Man hat eine Präsentation, ein Video, Musik oder andere wichtige Dateien auf einen USB-Stick kopiert, um es beim Termin einem Kunden oder anderen Personen zu zeigen. Unterwegs bemerkt man dann das Fehlen des USB-Sticks. Da hat man nur zwei Möglichkeiten, entweder zurückfahren und verspätet zum Termin kommen oder ohne die Dateien hinfahren. Beides macht keinen guten Eindruck bei einem Geschäftstermin. Dabei ist es doch so einfach, sich vom PC an den USB-Stick erinnern zu lassen.
Mit einer Verknüpfung lässt sich der PC herunterfahren und automatisch erscheint eine Meldung, wie zum Beispiel „Den USB-Stick nicht vergessen!“. Das Anlegen ist in allen aktuellen Windows Betriebssystemen möglich.
Um diese Verknüpfung anzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops und wählen im Kontextmenü „Neu | Verknüpfung“. Als Speicherort geben Sie in das Eingabefeld den Befehl
shutdown -s -f -t 60 -c „Den USB-Stick nicht vergessen!“
ein und bestätigen mit dem Button „Weiter“. Die Zahl hinter -t ist variabel und steht für die Zeit bis zum Ausschalten, der Text zwischen den Anführungszeichen ist ebenfalls frei wählbar.
Im nächsten Dialogfenster vergeben Sie der Verknüpfung einen Namen. In dem Beispiel wurde der Name „Herunterfahren mit Erinnerung“ ausgewählt. Mit der Schaltfläche „Fertig stellen“ wird die Verknüpfung auf Ihrem Desktop angelegt.
Nun genügt zum Herunterfahren ein Doppelklick auf die Verknüpfung und die Meldung erscheint ebenfalls.
Hinweis: Bevor der Computer heruntergefahren wird, bitte alle offenen Dateien speichern und schließen, sonst droht Datenverlust. Außerdem funktioniert die Erinnerung auch dann, wenn kein USB-Stick eingesteckt ist…