Fast überall in Europa ist kostenloses WLAN möglich. In Deutschland ist das leider nur sehr eingeschränkt möglich. Daher ist die Bearbeitung von Online-Dokumenten in Google Drive nicht so ohne weiteres möglich. Dazu müssen sie zuerst für eine Offline-Bearbeitung freigegeben werden.
Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.
Kürzlich berichteten wir in einem Artikel über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail im Programm Google Tabellen. Diese zuschaltbare Funktion benachrichtigt dich sobald eine Tabelle bearbeitet wurde. Leider fehlt in Google Docs und Google Präsentationen diese Option. Daher muss man sich derzeit die kürzlich geänderten Dateien manuell anzeigen lassen.
In Team-Arbeit erstellte und zu bearbeitende Tabellen setzt man nicht selten auf das Online-Tool Google Tabellen. Es benötigt keine zusätzlichen Tools, die man vorher herunterladen muss. Außerdem kann man mit mehreren gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten. Abgesehen von der reichhaltigen Palette nützlicher Bearbeitungstools, enthält Google Tabellen auch noch eine Benachrichtigungsfunktion. Sie sendet eine E-Mail an dich, wenn eine Änderung vorgenommen wurde.
Vielleicht keinen Sie das Problem: Sie haben mit Powerpoint eine Präsentation erstellt und möchten diese auf einem anderen Rechner vorführen. Sie wissen aber nicht welche Konfiguration auf diesem vorhanden ist. Die einfachste Lösung hierfür ist, wenn Sie die benötigten Dateien und Programme einfach auf eine CD brennen.
Werden Präsentationen per E-Mail verschickt, weiß man nie, wer sie in die Hände bekommt. Ungeschützt lassen sich PowerPoint-Präsentationen von jedem öffnen. Das lässt sich verhindern. Ab Version 2002 hat Powerpoint eine Schutzfunktion, mit der Sie Ihre Präsentationen vor unbefugten Veränderungen schützen können. So entscheiden dann, wer Ihre Präsentationen öffnen und wer sie ändern darf.