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Google Internet & Medien

Die Offline-Bearbeitung der Google Dokumente aktivieren oder deaktivieren

Fast überall in Europa ist kostenloses WLAN möglich. In Deutschland ist das leider nur sehr eingeschränkt möglich. Daher ist die Bearbeitung von Online-Dokumenten in Google Drive nicht so ohne weiteres möglich. Dazu müssen sie zuerst für eine Offline-Bearbeitung freigegeben werden.

Du rufst im Chrome-Browser die Webseite http://docs.google.com auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an. Dann klickst du oben links auf das Menü-Icon und anschließend auf Einstellungen.

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Im nächsten Bildschirm schaltest du dann die Offline-Bearbeitung ein…

google-dokumente-offline-rechner-entfernt-online-bearbeiten-einschalten-ausschalten

…oder wieder aus.

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Nach der Deaktivierung des Offline-Modus werden vom betreffenden Computer alle Kopien der Google-Dokumente entfernt. Die in der Cloud befindlichen Dateien werden aber nicht gelöscht.

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Dokumente mit dem Handy oder Tablet scannen und auf Google Drive hochladen

Die Idealvorstellung vom komplett papierlosen Büro wird wohl noch eine ganze Weile auf sich warten lassen. Vieles lässt sich zwar schon jetzt elektronisch erledigen, aber doch nicht alles. Insbesondere dann, wenn man unterwegs ist und auf wichtige Dokumente stößt, die es zu bearbeiten und zu digitalisieren gilt. Man muß die Dokumente kopieren (lassen) und sie am besten direkt per Fax in die Firma senden. Mit einem Tablet oder einem Smartphone und der App Google Drive geht das aber wesentlich einfacher und vor allem viel schneller.

Google Drive enthält eine Funktion mit der Dokumente gescannt und direkt in die Cloud hochgeladen werden können.

Du startest einfach nur deine App Google Drive und tippst auf den roten Button mit dem Pluszeichen.

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Danach wählst du die Option Scannen

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…und drückst auf den Auslöser.

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Bevor du das gescannte Dokument zu Google Drive hochlädst, kannst du es mit den Tools in der Kopfzeile noch bearbeiten und auf die richtige Größe zuschneiden.

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Mit den Schaltflächen in der Fußzeile (v.l.n.r.) fügst du weitere Seiten hinzu, wiederholst die Aufnahme oder bestätigst den Scan. Mit der Bestätigung wird das Foto automatisch in das PDF-Format konvertiert und in die Cloud hochgeladen.

Anschließend kannst du es wie bei Google Drive üblich, mit anderen Nutzern teilen und/oder weiter bearbeiten.

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Google Internet & Medien

Google Drive: Vor kurzem bearbeitete Dateien auf einen Blick erkennen

Kürzlich berichteten wir in einem Artikel über eine Benachrichtigungsfunktion per E-Mail im Programm Google Tabellen. Diese zuschaltbare Funktion benachrichtigt dich sobald eine Tabelle bearbeitet wurde. Leider fehlt in Google Docs und Google Präsentationen diese Option. Daher muss man sich derzeit die kürzlich geänderten Dateien manuell anzeigen lassen.

Dazu wird die Ansicht der Kategorien in Google Drive genutzt. Loggst du dich in dein Google-Drive-Account ein, werden auf der linken Bildschirmseite die verschiedenen Ansichts-Kategorien angezeigt.

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Hier findest du neben Google Fotos auch folgende Sortieroptionen:

  • Markiert – Diese Funktion zeigt auf einen Blick alle mit einem Sternchen versehenen Elemente
  • Für mich freigegeben – Hier findest du alle Dateien, auf die du Zugriff hast
  • Zuletzt verwendet – Listet alle Elemente nach Zugriffs-Datum auf. Egal ob von dir selbst oder von anderen Nutzern die auf gemeinsame Dokumente zugegriffen haben.

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Verwende die Anzeigeoption Zuletzt verwendet um dir alle kürzlich bearbeiteten Dokumente anzeigen zu lassen.

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Google Internet & Medien

Google Tabellen: Lass´dich benachrichtigen, sobald eine Tabelle bearbeitet wurde

In Team-Arbeit erstellte und zu bearbeitende Tabellen setzt man nicht selten auf das Online-Tool Google Tabellen. Es benötigt keine zusätzlichen Tools, die man vorher herunterladen muss. Außerdem kann man mit mehreren gleichzeitig an einer Tabelle arbeiten. Abgesehen von der reichhaltigen Palette nützlicher Bearbeitungstools, enthält Google Tabellen auch noch eine Benachrichtigungsfunktion. Sie sendet eine E-Mail an dich, wenn eine Änderung vorgenommen wurde.

Die Benachrichtigungsfunktion ist nicht automatisch aktiv, sie muss über das Register Tools | Benachrichtigungsregeln aktiviert werden.

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Im Dialogfenster der Benachrichtigungsregeln festlegen kannst du einstellen wann die Benachrichtigung per E-Mail erfolgen soll.

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Im Bereich Benachrichtigung über kannst du auswählen wie oft benachrichtigt werden soll. Falls viele Leute an der Tabelle arbeiten, oder wenn dir eine tägliche Zusammenfassung reicht, dann aktivierst du die Option E-Mail – tägliche Bearbeitung. Andernfalls wählst du E-Mail – sofortige Benachrichtigung aus. Dann nur noch auf Speichern klicken und fertig ist die Hinweis-Funktion!

Fazit:

Sehr nützliche Funktion für zeitkritische Bearbeitungen. Leider gibt es die Hinweis-Funktion nur für Google Tabellen. Die wünschen wir uns auch für Google Docs und Google Präsentationen.

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Hardware & Software Office

PowerPoint: Präsentation auf CD brennen und ohne Powerpoint vorführen

Vielleicht keinen Sie das Problem: Sie haben mit Powerpoint eine Präsentation erstellt und möchten diese auf einem anderen Rechner vorführen. Sie wissen aber nicht welche Konfiguration auf diesem vorhanden ist. Die einfachste Lösung hierfür ist, wenn Sie die benötigten Dateien und Programme einfach auf eine CD brennen.

Präsentationen als Solo-App brennen

Powerpoint bietet ab der Version 2003 die Möglichkeit, komplette Präsentationen einfach auf einen Rohling zu brennen. Um diese dann auf einem anderen Computer wiederzugeben, wird dort weder Powerpoint noch ein Viewer benötigt.

Öffnen Sie zunächst die erstellte Präsentation und wählen Sie unter dem Menüpunkt „Datei die Option „Verpacken für CD“. Bei PowerPoint 2010 lautet der Befehl „Datei | Speichern und Senden | Bildschirmpräsentation auf CD verpacken | Verpacken für CD“.

Anschließend können Sie für den Datenträger einen Namen vergeben. Über die Option „Dateien hinzufügen“ haben Sie die Möglichkeit, mehrere Präsentationen auf einen Datenträger zu brennen. Anschließend klicken Sie bitte auf „Optionen“ und aktivieren dort die beiden Kontrollkästchen „Powerpoint Viewer“ und „Verknüpfte Dateien“.

Eventuell kann es passieren, dass die von Ihnen verwendete Schriftart auf dem Zielrechner nicht vorhanden ist. Dies kann zu unschönen Effekten führen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie in jedem Fall „Eingebettete Truetype-Schriftarten“ aktivieren. Dadurch werden die genutzten Schriftarten direkt mit auf die CD kopiert. Für den Fall, dass die CD mehrere Präsentationen enthält, haben Sie noch die Möglichkeit eine bestimmte Wiedergabeart für den Viewer festzulegen. Möchten Sie zum Beispiel direkt beim Einlegen der CD einen Auswahldialog angezeigt bekommen, dann wählen Sie hierzu die Einstellung „Dateiauswahl-Dialogfeld des Viewers automatisch öffnen““. Um die Präsentationen vor fremden Zugriffen zu schützen, können Sie zum Abschluss noch Kennwörter festlegen.

Für den Fall, dass Sie eine Powerpoint Version ab XP verwenden, haben Sie auch die Möglichkeit eine Präsentation direkt auf CD zu brennen. Klicken Sie hierzu einfach auf „Auf CD kopieren“ und folgen Sie danach den Anweisungen des Programms. Natürlich können Sie zum Brennen auch ein separates Brennprogramm verwenden. Wählen Sie einfach „In Ordner kopieren“ legen Sie dann die Speicherart fest und bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „OK“. Im Anschluss können Sie den Inhalt des Ordners einfach mit dem betreffenden Programm auf die CD brennen.

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Hardware & Software

Powerpoint: Präsentationen vor unbefugten Änderungen schützen

Werden Präsentationen per E-Mail verschickt, weiß man nie, wer sie in die Hände bekommt. Ungeschützt lassen sich PowerPoint-Präsentationen von jedem öffnen. Das lässt sich verhindern. Ab Version 2002 hat PowerPoint eine Schutzfunktion, mit der Sie Ihre Präsentationen vor unbefugten Veränderungen schützen können. So entscheiden dann, wer Ihre Präsentationen öffnen und wer sie ändern darf.

Nutzen Sie eine Powerpoint–Version die älter ist als 2007, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie „Datei | Speichern unter“.

2. Im neuen Fenster öffnen Sie dann oben rechts das Menü „Extras“.

3. Danach wählen Sie den Punkt „Sicherheitsoptionen“.

4. Unter „Kennwort zum Öffnen“ und „Kennwort zum Ändern“ können Sie nun ein Passwort Ihrer Wahl eingeben. Diese müssen nicht gleichlautend sein. Hier können Sie entscheiden, wer die Datei öffnen darf und wer die Berechtigung zur Änderung bekommen soll.

5. Klicken Sie dann zum speichern auf „OK“.

Ab der Version 2007 finden Sie die Schutzfunktion unter „Datei | Speichern unter“ im Menü „Tools“ unter „Allgemeine Optionen“.