Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: professionell

  • Inhalte von Word-Tabellen professionell ausrichten

    Beim Einfügen von Tabellen in Word-Dokumente sollte man auch auf eine gute Optik achten. Eine gleichmäßige Anordnung des Inhaltes wirkt professioneller und ist beim Lesen auch angenehmer anzuschauen. Dabei ist es überhaupt nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

    Im Wesentlichen funktioniert bei Word-Tabellen das Ausrichten auf die gleiche Weise, wie bei dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel auch.

    Markiere den Tabellenbereich, der gleichmäßig ausgerichtet werden soll und klicke dann im Register Tabellentools auf Layout.

    Der Bereich Ausrichtung der Bearbeitungsleiste enthält die Schaltflächen zum automatischen Ausrichten des Tabelleninhaltes. Über die insgesamt neun Symbolschaltflächen kannst du den Zelleninhalt deiner Tabelle blitzschnell links, rechts oder mittig ausrichten.

    Über die hier ebenfalls vorhandene Schaltfläche Zellenbegrenzungen lässt sich zusätzlich noch der Abstand zum Zellenrand festlegen. Nimmst du in dem Dialogfenster Tabellenoptionen Änderungen vor, musst du sie mit OK speichern, damit sie zur Anwendung kommen.

    Alle, in dem Word-Dokument vorgenommenen Anpassungen, müssen abschließend mit Datei | Speichern oder der Tastenkombination [Strg][S] gespeichert werden.

  • Mit der Online-Textverarbeitung von „typWrittr“ sind deine Dokumente auf jedem Gerät verfügbar

    Bei der ganzen Programmvielfalt der Textverarbeitungsprogramme, wie zum Beispiel bei Word oder OpenOffice, die mit einer riesigen Funktionsvielfalt werben, geht eines oftmals verloren: Einfach mal eben einen Freitext oder eine Notiz erstellen zu können. Und wenn dieser dann auch noch geräteübergreifend online verfügbar sein soll, scheitern diese Programme recht schnell. Für diese Einsatzbereiche gibt es zwar die Cloud und Google-Docs, die sind aber auch nicht jedermanns Sache. Mit dem Online-Tool typWrittr werden genau diese beiden Merkmale vereinigt.

    Minimalistischer Texteditor

    Die Texte, die mit typWrittr erstellt werden, können über das Einstellungsmenü etwas angepasst werden, sie sind aber eigentlich nur eine optische Verschönerung.

    Automatische Speicherung inklusive

    Besonders positiv ist bei dem Test die automatische Speicherung des Dokuments aufgefallen, die einsetzt, wenn innerhalb von drei Sekunden keine Eingaben getätigt werden. Als Dateiname wird dabei der erste Satz des Textes verwendet.

    Kostenlose Registrierung

    Die einzige Voraussetzung, die man bei typWrittr erfüllen muss, ist eine kostenlose Registrierung. Diese kann über die sozialen Netzwerke Google+, Twitter oder Facebook erfolgen. Eine Anmeldung/Registrierung per Email und Passwort ist ebenso möglich. Hier erfolgt dann eine Bestätigungsemail dessen Link die Freischaltung der Webseite durchführt.

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    Wer seine eigene E-Mail-Adresse nicht angeben möchte, der kann auch eine Wegwerf-Email-Adresse zum Beispiel von Mail1a verwenden.

    Anmelden und losschreiben

    Nachdem du den Freischaltungslink angeklickt hast, kannst du dich mit den Zugangsdaten auf der Webseite www.typWrittr.com anmelden.

    Du gelangst dann direkt zum Willkommensbildschirm mit dem Readme-Dokument.

    Fast unsichtbare Bedienelemente

    Rechts neben dem Texteditor befinden sich die Schaltflächen für die Bedienung. Diese sind sehr transparent und erscheinen erst dann richtig, wenn du mit dem Mauszeiger darüberfährst. Mit dem obersten Button öffnest du ein neues, leeres Dokument.

    Die zweite Schaltfläche, Save to cloud, speichert das aktuelle Dokument. Da aber nach drei Sekunden der Untätigkeit eine automatische Speicherung einsetzt, ist dieser Button nur von zweitrangiger Bedeutung.

    Wichtiger ist das dritte Icon. Mit Show/hide drawer öffnest du den Ordner, in dem deine Dokumente gespeichert sind.

    Stimmungsvolle Bildschirm-Hintergründe

    Das Schraubenschlüsselsymbol ist für die Einstellungen (Open preferences).

    Hier kannst du im Dialogfenster das Aussehen des Texteditors, sowie den Themenhintergrund einstellen. Im Bereich Editor width legst du die Breite des Texteingabefeldes fest. Hinter dem Aufklappmenü von Inspiration legst du das Hintergrundthema für die Bildschirmanzeige fest. Dies dürften die beiden Funktionen sein, die öfter mal für etwas Abwechslung sorgen.

    Die anderen Einstellungsmöglichkeiten wie Textfarbe und -größe können bei Bedarf auch geändert werden. Mit Save werden alle Änderungen gespeichert.

    Geeignet für PC, Notebook, Handy und Tablet

    typWrittr ist für jedes Endgerät das eine Internetverbindung aufbauen kann, sehr gut geeignet. Keine zusätzliche Software oder Plugins sind erforderlich und funktionieren auf Tablets und Smartphones genauso gut wie auf dem Computer oder dem Notebook.

    Einschränkungen

    Bei diesem Test sind uns zwei Aspekte negativ aufgefallen:

    1) Es gibt keine Druckfunktion. Auf Geräten mit Druckeranschluss muss in diesem Fall der Text des Dokuments markiert werden und kann dann über das Kontextmenü ausgedruckt werden.

    2) Die Speicherung in der Cloud wird auf einem Fremdserver vorgenommen, der von Amazon bereitgestellt wird. Da vermutlich dessen Standort sich nicht in Deutschland befindet, sollten die Dokumente keine sensiblen oder persönliche Daten enthalten.

    Trotzdem dürfte es, gerade für private Zwecke,  genügend Einsatzmöglichkeiten für den Online-Dienst von typWrittr geben. 

  • Professionell gestaltete Deckblätter in Word Dokumente einfügen

    Word-Dokumente wie Präsentationen, Referate oder auch Bewerbungen machen einen wesentlich besseren Eindruck wenn ein Deckblatt verwendet wird. Je nach Zweck können hier wesentliche Informationen auf einen Blick präsentiert werden. Gerade bei Bewerbungsschreiben haben sich die Deckblätter bewährt. Das Gute an Word ist, dass es hier bereits einige Deckblatt-Vorlagen gibt.

    Seit Word Version 2007 können die Deckblätter direkt über das Menüband in ein bestehendes Dokument einfügen.

    Dazu starten Sie Word und rufen das betreffende Dokument auf. Dann klicken Sie in der Menüleiste auf das Register „Einfügen“. Über die Schaltfläche „Deckblatt“ im Menüband links, wählen Sie das passende Layout des Deckblatts aus. Es wird direkt in das aktive Dokument eingefügt.

    Nachdem das Deckblatt dem aktiven Dokument hinzugefügt wurde, können die Bereiche in den eckigen Klammern individuell bearbeitet werden.

    Wenn für Ihre Zwecke keines der gespeicherten Deckblattvorlagen passt, dann finden Sie sicher die richtige Vorlage im Office-Downloadbereich von Microsoft.

  • Nicht nur für Schriftsteller: Mit Sigil eigene E-Books erstellen und bearbeiten

    Man muss nicht immer ein (professioneller) Schriftsteller sein, um eBooks selbst zu erstellen. Sammler können beispielsweise hier ihrem Hobby einen schönen Rahmen geben, indem sie ihre Sammlung dokumentieren und illustrieren, anstatt nur einfache Listen mit Bild und Text zu verwenden. Auch Hobbyköche, die ihre Lieblingsrezepte in eine Buchform bringen möchten, verhilft die kostenlose Software „Sigil“ mit einfachen Arbeitsschritten zu dem ersten eigenen Buch.

    eBook-Maker Download

    Die Software ist beispielsweise im Downloadportal von Chip.de als ZIP-Datei erhältlich. Rufen Sie die Webseite www.chip.de/downloads/Sigil_50373766.html, auf und klicken Sie auf den Download-Button.

     

    Installation

    Folgen Sie den Download-Anweisungen, entpacken Sie danach die Datei im Zielordner, und klicken Sie auf die Setup-Datei um den Editor zu installieren. Es stehen insgesamt zwei Setup-Dateien für Windows zur Verfügung. Einmal für 32Bit-Systeme und einmal für 64-Bit Betriebssysteme.

    Mac und Linux Betriebssysteme

    Für Mac und Linux ist der Editor auf der Homepage des Herstellers erhältlich.

    Erstellung und Bearbeitung von eBooks

    Um ein eigenes E-Book anzufertigen, starten Sie das Programm per Doppelklick auf das Desktop-Icon, oder den Eintrag im Startmenü.

    Sollte nach der Installation des Programms die deutsche Sprachausgabe noch nicht eingestellt sein, können Sie diese vor der ersten Benutzung ändern. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Einstellungen“. Im folgenden Dialogfenster wechseln Sie im linken Bereich in die Kategorie „Sprachen“ und wählen rechts im Ausklappmenü die gewünschte Sprache aus. Der Button „Close“ speichert die Einstellung und schließt das Dialogfenster.

    Die Texteingabe

    Das Erstellen eines eBooks ist mit diesem Tool denkbar einfach. Vorhandene Texte können mit „Kopieren/Einfügen“, beziehungsweise [Strg][C] und [Strg][V] der Bearbeitungsmaske hinzugefügt werden. Auch die komplette Neuerfassung eines Textes kann hier direkt erfolgen.

    Hinzufügen von Bild-Dateien

    Fotos werden dem Text mit „Datei | Neu | Add Existing File(s)“ hinzugefügt.

    Validierung als „EPUB“-Format

    Nach Abschluss aller Text- und Foto-Arbeiten bestätigen Sie das eBook-Format „EPUB“ mit der Symbolschaltfläche des grünen Häkchens oder mit Klick auf „Datei | EPUB validieren“.

    Fehlende Meta-Daten erfassen

    Fehlen in den Meta-Daten Angaben wie „Titel“ oder „Sprache“ wird dies von der Validierung direkt angezeigt. Ergänzen Sie die Metadaten entsprechend, indem Sie auf „Bearbeiten | Meta-Editor“ klicken, oder ihn direkt mit der Taste [F8] aufrufen.

    Bestätigen Sie die Metadaten mit dem Button „OK“ und wiederholen Sie die Validierung. Danach nur noch auf der Festplatte oder einem externen Speichermedium abspeichern, fertig!

    WYSIWYG-Editing

    Das Programm arbeitet mit dem sogenannten „WYSIWYG-Editing“. Ausgeschrieben heißt das „What-you-see-is-what-you-get“ und bedeutet, dass Sie alles sofort so sehen, wie das Produkt in der fertigen Version aussehen wird. Das erspart das nervige Vergleichen der „Vorher-Nachher“ Layouts.

    Der passende eBook-Reader für Computer, Tablet oder Smartphone

    Wenn Sie noch keinen eBook-Reader besitzen, können Sie beispielsweise den „Calibre“ bei Chip.de ebenfalls kostenlos herunterladen. Dieser Reader ist Verwaltungsprogramm, Reader und Converter in einem.

  • Daten per Rechtsklick unwiederbringlich löschen

    Wenn sensible Daten von einem Computer gelöscht werden, sollten sie auch so gelöscht werden, dass sie nicht mehr wiederhergestellt werden können. Spezialisten könnten sonst mit professioneller Software die gelöschten Daten wieder sichtbar machen. Den Papierkorb leeren, ist da keine sichere Lösung. Die bietet aber die kostenlose Software „Eraser“. Damit lassen sich Daten schon per Rechtsklick unwiederbringlich löschen.

    Beim „normalen“ Löschvorgang wird im wesentlichen nur der Schutz vor Überschreibung deaktiviert. Unlesbar werden die Daten nur dann, wenn sie mehrfach überschrieben werden. Genau das macht die Software „Eraser“ schon beim ersten Mal.

    Download und Installation

    Um die Software „Eraser“ herunterzuladen, rufen Sie die Webseite www.eraser.heidi.ie/download.php auf, klicken auf den Link „Eraser 6.0.10.2620“ im Bereich „Stable Builds“. Folgen Sie anschließend den Download-Anweisungen.

    Nach erfolgtem Download ist „Eraser“ direkt einsatzbereit.

    Löschen von Daten

    Markieren Sie die zu löschende Datei mit einem Rechtsklick und wählen Sie im Kontextmenü „Eraser | Erase“ aus. Hierbei ist aber zu erwähnen, dass keine Sicherheitsnachfrage, wie man sie von Windows kennt, erfolgt.

    Klicken Sie auf „Erase“, ist die Datei für immer weg.

    Mit einer Meldung der Taskleiste wird die erfolgreiche Löschung quittiert.

    Standardmäßig ist beim „Eraser“ die Löschmethode „Gutmann 35 passes“ eingestellt. Insgesamt stehen aber insgesamt 13 Löschmethoden zur Verfügung.

     

    Weitere Funktionen

    „Eraser“ kann aber noch mehr. Beispielsweise lässt sich zu einem festgelegten Zeitpunkt der Inhalt eines Ordner löschen. Aber auch die Erstellung eines regelmäßigen Löschvorgangs ist möglich. Hier lässt sich beispielsweise der Inhalt des Papierkorbes ebenfalls unwiederbringlich löschen, egal ob dieser bereits geleert wurde. Und das geht so:

    Starten Sie das Programm „Eraser“, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche „Erase Schedule“, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „New Task“.

    Im neuen Dialogfenster wählen Sie im Register „Task“ den Task-Type „Recurring“ für einen regelmäßigen Löschvorgang. Optional können Sie dem Task noch einen Namen vergeben.

    Mit „Add Data“ öffnen Sie das Fenster „Select Data to Erase“. Wählen Sie die Löschmethode aus, aktivieren Sie ganz unten die Option „Recycle Bin“ (Papierkorb), und bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

    Möchten Sie dagegen die Inhalte eines anderen Ordners löschen, beispielsweise die „Downloads“, aktivieren Sie die Option „Files in Folder“ und navigieren mit „Browse“ zum gewünschten Speicherort. Entfernen Sie auf jeden Fall das Häkchen vor der Option „Delete Folder if empty“, um zu verhindern dass der leere Ordner auch entfernt wird. Mit „OK“ bestätigen Sie die Auswahl und kehren zum vorigen Dialogfenster zurück.

    Im Register „Schedule“ legen Sie die Zeit fest, wann der Löschvorgang durchgeführt werden soll. Mit „OK“ bestätigen Sie den gewählten Zeitplan.

    Im Startbildschirm des Tools werden jetzt alle aktiven Tasks angezeigt.

    Bei Bedarf können die Tasks mit einem Doppelklick geöffnet und bearbeitet werden.

  • Windows 7 und Vista: Trotz Energiesparfunktion den Computer ab und zu ausschalten und richtig herunterfahren

    Sie haben bestimmt schon mal von Ihrem Systemadministrator in der Firma oder von einer Computerhotline folgenden Rat gehört: „Haben Sie Ihren Computer heruntergefahren und neu gestartet?“ Dieser Spruch ist mittlerweile zu einem Running-Gag geworden. Aber Spaß beiseite, die immer besser gewordenen Energiesparfunktionen von Hardware und Software können bisweilen zu Problemen führen. Für unerklärliche Fehlermeldungen bis hin zu Leistungseinbrüchen und Systemabstürze gibt es einen einfachen, aber effektiven Vorsorge-Tipp.

    Der Nachteil der Energiesparfunktionen ist, dass der Arbeitsspeicher nicht richtig bereinigt wird und fehlerhafte Prozesse oder Dienste nicht beendet werden.

    Daher sollte mindestens einmal in einer Woche der Computer heruntergefahren oder ein Neustart durchgeführt werden. Nur so werden alle Prozesse beendet und können mit einem Neustart wieder richtig initialisiert werden.

    Treten nach einem Neustart immer noch Probleme auf, dann sind das „echte“ Fehler, die professionell gelöst werden müssen.

  • Text fotografieren und anschließend ins Word-Format umwandeln

    Texte aus einem Foto zu extrahieren ist ohne entsprechende Software sehr langwierig, da sie normalerweise abgeschrieben werden müssen. Man kann natürlich auch das Foto ausdrucken, aber so ein Fotodruck kostet im Durchschnitt viel mehr als ein Dokumentdruck. Eine professionelle OCR-Software kostet Geld und ist für Privatpersonen meistens nicht rentabel. Der Online-Dienst von „www.sciweavers.org“ ermöglicht dagegen kostenlos das Extrahieren von Texten aus Fotos.

    In drei Arbeitsschritten ist der Text aus einem Foto extrahiert:

    1. Bild hochladen
    2. Konvertieren
    3. Text im Word-Format per Rechtsklick kopieren oder die Downloadfunktion nutzen

    Und so wird’s gemacht:

    1. Rufen Sie die Webseite http://www.sciweavers.org/free-online-ocr auf. Aktivieren Sie im linken Bereich „Image“ die Option „File“ wenn Sie ein Foto von Ihrem Computer hochladen möchten. Befindet sich das Bild auf einer Webseite, wählen Sie die Option „URL“.

    2. Im mittleren Bereich „Language“ wählen Sie die Text-Sprache (in diesem Beispiel „German“) und klicken abschließend auf „Convert“.

    Je nach Größe des Fotos (maximal 10 Megapixel), der Größe des Textes und der Uploadgeschwindigkeit kann es bis zu ein paar Minuten dauern, bis der extrahierte Text zur Verfügung steht.

    3. Im linken Bereich unter der Schaltfläche „Download Text“ können Sie den aus dem Foto extrahierten Text mit der Rechtsklick-Funktion in den Zwischenspeicher kopieren und anschließend mit [Strg][C] in ein Word-Dokument oder eine E-Mail einfügen. Oder Sie klicken auf „Download Text“ und laden alles im Word-Format herunter.

    Voraussetzungen, damit’s klappt

    Für die Bearbeitung der Fotos müssen ein paar Voraussetzungen eingehalten werden. Es können nur Fotos mit maximal 10 Megapixeln hochgeladen werden. Außerdem lassen sich keine Screenshots verarbeiten, da die Auflösung nur um 72 dpi liegen. 200 dpi sind hier das Minimum.

    Die unterstützten Bildformate sind:

    • TIF
    • JPEG
    • PNG
    • BMP
    • GIF
    • PBM
    • PGM
    • PPM

    Da das Programm für englische Texte optimiert wurde, kann es vorkommen, das Schreibfehler vorkommen. Zum Beispiel wird manchmal der Buchstabe „r“ fälschlicherweise als „f“ interpretiert.

    Aber dennoch ist dieses Online-Angebot eine wesentliche Arbeitserleichterung. Word hilft hier außerdem mit der automatischen Rechtschreibprüfung. Wenn Sie also mal beim Arzt warten müssen und in einer Zeitschrift einen interessanten Artikel oder ein Rezept finden, Kamera zücken, Text fotografieren und zu Hause als Word Dokument ausdrucken.

    Eine weitere, nützliche Funktion steht auch noch zur Verfügung: Das extrahieren von Fotos und Text aus PDF-Dateien. Die Arbeitsschritte sind im wesentlichen identisch wie oben.

    Rufen Sie für dieses Format die Seite http://www.sciweavers.org/pdf2x auf, wählen Sie den Speicherort des PDF-Dokuments sowie die Bearbeitungsoptionen aus,  und klicken Sie auf „Convert“.

    Im übrigen gibt es hier keine Uploadbeschränkungen, eine Regristrierung oder das Eintragen einer E-Mail-Adresse ist auch nicht nötig.

    Aufpassen bei privaten Texten

    Eines sollten Sie beim Online-Konvertieren von Bild in Text allerdings bedenken: Da die Texterkennung auf den Servern des Anbieters Sciweavers stattfindet, liegen alle hochgeladenen Bilder auf einem fremden Server. Niemand weiß, wer die Fotos zu Gesicht bekommt. Sensible Dokumente wie Verträge oder Fotos mit privaten Texten sollten Sie daher nicht per Upload in Text umwandeln lassen.

  • Powerpoint 2007: YouTube-Videos in Bildschirmpräsentationen einbauen

    Viele Nutzer von Powerpoint 2007 würden gerne Videos aus dem eigenen YouTube-Channel für Präsentationen nutzen. Immerhin werten gut produzierte Videos eine professionelle Präsentation optimal auf. Leider scheitert das am Flash-Format der Datei und somit können Videodateien nicht ohne weiteres eingebunden werden. Das Problem können Sie umgehen, indem Sie das Video als „Flash-Objekt“ einfügen.

    Voraussetzung ist aber, dass am Präsentationsort eine Internetverbindung möglich ist, da das Flash-Objekt direkt auf den Link des YouTube-Videos zugreifen muss. Wenn keine Internetverbindung existiert, könnten Sie beispielsweise einen Surf-Stick nutzen. Günstige Surfsticks gibt es bei „Kostenlos.de“.

    Und so fügen Sie ein Video in Powerpoint ein:

    1. Starten Sie Ihren Internet-Browser, rufen Sie das betreffende YouTube-Video auf, und starten Sie es.

    2. Klicken Sie in die Adresszeile des Browsers, und entfernen Sie daraus die Zeichenfolge „watch?“.

    3. Anschließend ersetzten Sie das Gleichzeichen durch einen Schrägstrich [/].

    4. Drücken und halten Sie bei dem so geänderten Link die [Strg]-Taste, und anschließend drücken Sie Taste [A] und danach [C].

    5. Nun öffnen Sie die Powerpoint-Präsentation, in die das Video eingebunden werden soll und klicken auf den „Office“-Button und danach auf „PowerPoint-Optionen“.

    6. Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie die Option „Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“ und bestätigen mit „OK“.

    7. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste die Registerkarte „Entwicklertools“ auf das Werkzeugsymbol „Weitere Steuerelemente“.

    8. Im Dialogfenster „Weitere Steuerelemente“ scrollen Sie bis zum Eintrag „Shockwave Flash Object“ und wählen es mit einem Doppelklick aus.

    9. Nun klicken Sie an die Stelle der Präsentations-Folie, an der das Video eingefügt werden soll. Den erscheinenden Rahmen können Sie noch in der Größe anpassen.

    10. Mit einem Doppelklick auf diesen Rahmen öffnen Sie das Bearbeitungsfenster „Microsoft Visual Basic-Präsentation“. Im linken unteren Bildschirmbereich führen Sie einen Doppelklick auf „Movie“ aus und fügen den vorher bearbeiteten YouTube-Link mit [Strg][V] ein.

    Mit [Alt][Q] schließen Sie das Bearbeitungsfenster.

    11. Zur Kontrolle klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Bildschirmpräsentation“ und dort auf „Aus aktueller Folie“.

    In der Präsentations-Ansicht können Sie dann direkt das Video abspielen – immer vorausgesetzt, es besteht bei der Wiedergabe eine Internetverbindung.

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