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Outlook: E-Mails und Kalender mit einem Passwort schützen

Gemeinsam genutzte Computer bedürfen eines besonderen Sicherheitskonzeptes. Programme, die von anderen Nutzern nicht verwendet werden sollen, müssen separat mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff versehen werden. Insbesondere gilt das natürlich auch für den E-Mail-Client Outlook von Microsoft. Hier kannst du mit ein paar Mausklicks einen effektiven Kennwort-Schutz einrichten.

Zuvor aber ein paar Anmerkungen. Der Schutzmechanismus verhindert den Zugriff auf die PST-Datei (Outlook-Datendatei). Damit können andere Personen Outlook zwar verwenden, haben aber keinen Zugriff auf deine E-Mail- und Kalenderdaten.

Einzelne Ordner lassen sich mit dieser Methode nicht schützen. Das Passwort gilt für die gesamte PST-Datei des betreffenden Outlook-Kontos. Entweder wird alles geschützt, oder nichts.

Kennwort-Schutz einrichten

Zum Einrichten des Passwortes startest du zuerst das Programm Outlook. Dann klickst du mit der rechten Maustaste im linken Anzeigebereich auf den Kontonamen des zu schützenden E-Mail-Accounts. Öffne nun über das Kontextmenü die Option Datendateieigenschaften.

In älteren Outlook-Versionen heißt diese Option Eigenschaften für „Kontoname“.

Auf der Registerkarte Allgemein klickst du auf den Button Erweitert und im nächsten Dialogfenster auf Kennwort ändern.

Hier tippst du in das Feld Neues Kennwort ein sicheres Passwort ein, bestätigst es im darunterliegenden Feld und speicherst die Angaben mit OK. Da in der Regel kein altes Passwort existiert, lässt du das Eingabefeld Altes Passwort einfach leer.

Kennwort in der Kennwortliste speichern

Mit Vorsicht ist die Aktivierung der Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern zu sehen. Wird hier ein Häkchen gesetzt, dann bleibst du während der Bedienung von Outlook angemeldet und musst nicht nach jedem Arbeitsschritt dein Passwort erneut eingeben.

Zugegeben, die stetige Eingabe des Passwortes kann ziemlich nervend sein und ist zudem zeitaufwendig.

Sinnvoll ist das Einschalten der Option nur, wenn du längere Zeit mit Outlook arbeitest und kein anderer Nutzer auf diesen PC Zugriff hat. Danach solltest du aber das Häkchen wieder entfernen, damit deine Outlook-Daten geschützt bleiben.

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Outlook: Mit dem Daten-Export gespeicherte E-Mails, Termine und Kontakte sichern

Bei dem E-Mail-Client Outlook ist es, genauso wie bei anderen sensiblen Daten, sehr wichtig, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Im Gegensatz zu den auf der Festplatte befindlichen Dateien ist bei Outlook keine zusätzliche Backupsoftware erforderlich, die die Daten komprimiert und sichert. Mit ein paar Mausklicks ist der gesamte Outlook-Datenbestand blitzschnell an einem beliebigen Ort gesichert.

Exportieren der Outlook Datendatei (pst)

Starte Office Outlook und klicke auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren.

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Im Outlook Assistenten wählst du anschließend In Datei exportieren aus und gelangst mit Weiter zum nächsten Arbeitsschritt.

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Im nächsten Fenster klickst du auf den Eintrag Outlook-Datendatei (.pst) und auf Weiter

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…um den Hauptordner, sowie die Unterordner für das Backup auszuwählen.

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Mit der Schaltfläche Weiter wird im nächsten Fenster der Speicherort der Datensicherung festgelegt. Außerdem kann man auf Wunsch in den Optionen die Erstellung von Duplikaten zulassen.

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Mit dem Button Fertig stellen gelangst du abschließend noch zur Kennwortvergabe. Soll kein Passwort das Backup zusätzlich sichern, dann klicke sofort auf OK um die Dateisicherung zu starten. Nach ein paar Sekunden ist der ganze Vorgang beendet.

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Import und Wiederherstellung der gesicherten Outlookdateien

Die Wiederherstellung der Backup-Daten ist ebenso einfach. Klicke wieder in Outlook auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren und im Outlook-Assistenten anschließend auf Aus anderen Programmen oder Dateien importierten.

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Mit Weiter gelangst du zur Auswahl der Outlook-Datendatei (.pst).

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Folgen dann dem Assistenten weiter bis zum Abschluß des Import-Vorgangs.

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Die Liste sicherer Absender für die Neuinstallation von Outlook speichern

Um zu vermeiden dass E-Mail-Versender bei Ihnen im Spam-Ordner landen, werden diese als „sichere Absender“ in Outlook gespeichert. Das kann manuell geschehen, oder man erstellt eine Regel, die den Absender automatisch in dieser Liste speichert. Diese Liste kann in wenigen Monaten sehr umfangreich werden. Umso mühsamer ist es im Falle einer Neuinstallation von Outlook, die Liste wieder herzustellen. Da dies kaum möglich ist, sollte man die Liste vorsichtshalber regelmäßig separat speichern.

Outlook sichert zwar die PST-Dateien, allerdings ohne die Liste der sichern Absender. Daher wird sie in eine Textdatei exportiert.

Export der „Sicheren Absender“

So führen Sie den Export der Liste durch:

1. Starten Sie Outlook und klicken Sie im Register „Start“ der Menüleiste auf „Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“. Wahlweise geht das auch mit einem Rechtsklick auf eine beliebige E-Mail.

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2. Im nächsten Fenster wechseln Sie zur Ansicht „Sichere Absender“. Dort sind alle als sicher eingestuften E-Mail-Adressen aufgelistet. Mit dem Button „Exportieren“ gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt.

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3. Im dritten Arbeitsschritt öffnet sich der Windows-Explorer. Hier navigieren Sie zu dem Speicherort in dem die „sicheren Absender“ abgelegt werden sollen. Im Feld „Dateiname“  vergeben Sie der Liste einen Namen und betätigen die Schaltfläche „Speichern“. Die Liste wird nun als Textdokument in dem gewählten Ordner abgelegt.

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Importieren der gespeicherten Liste

Sollen die sicheren Absender nach der Outlook Neuinstallation wieder importiert werden, dann wiederholen Sie die ersten beiden Arbeitsschritte und wählen auf der Registerkarte „Sichere Absender“ den Button „Importieren“. Navigieren Sie dann zum Speicherort der Liste, markieren Sie diese, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“. Schon sind die sicheren Absender wieder verfügbar.

Fast noch wichtiger: Die blockierten Absender

Auf die gleiche Weise funktioniert der Export und Import der Liste „Blockierte Absender“.

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Da nach einer Neuinstallation von Outlook auch diese Liste fehlt, ist es mindestens genauso wichtig, die blockierten Absender zu speichern. Andernfalls erhalten Sie wieder eine Menge an Spam-E-Mails, die erneut als Junk-E-Mail markiert werden müssen.

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Outlook 2007 und 2010: Mehrere E-Mail-Konten in zusätzlicher Spalte anzeigen

Mit Outlook lassen sich problemlos mehrere E-Mail-Konten zuverlässig verwalten. Der einzige Nachteil ist, dass normalerweise beim Nachrichtenabruf die E-Mails aller Konten im Posteingang erscheinen. Natürlich lassen sich auch Regeln erstellen, die dafür sorgen das die Nachrichten automatisch in einem speziellen Ordner abgelegt werden. Aber beides sorgt für eine gewisse Unübersichtlichkeit: Kaum eine Nachricht kann einem E-Mail-Konto zugeordnet werden. Eine recht unbekannte Möglichkeit ist, die E-Mail-Konten in einer zusätzlichen Spalte anzuzeigen.

Und so einfach erhalten Sie die Übersicht wieder zurück:

1. Starten Sie Outlook, und wechseln Sie in einen beliebigen Ordner, zum Beispiel den „Posteingang“.

2. In der Menüleiste klicken Sie auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Aktuelle Ansicht anpassen“.

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3. Im Dialogfenster „Ansicht anpassen: Nachrichten“ wählen Sie die Option „Felder“.

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4. Im Untermenü „Felder anzeigen“ wählen Sie im Bereich „Verfügbare Felder auswählen aus“ die Einstellung „Alle E-Mail-Felder“. Markieren Sie in der darunterliegenden Liste das verfügbare Feld „E-Mail-Konto“ aus und verschieben es mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ in die rechte Liste.

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5. Mit dem Button „Nach oben“ und „Nach unten“ verschieben Sie das hinzugefügte Feld. Bestätigen Sie die Änderungen in beiden offenen Dialogfenstern mit „OK“.

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6. Sofort wird der Outlook-Ansicht die neue Spalte mit den E-Mail-Konten hinzugefügt. Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift können Sie nun schnell nach den verschiedenen E-Mail-Konten sortieren und die Anzeige auch gruppieren.

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Je nach Anzahl der zu verwaltenden E-Mail-Konten kann es beim ersten Start mit der neuen Spalte eine Zeit dauern, bis die Anzeige komplett ist. Outlook muss erst die betreffenden Daten aus der PST-Datei zusammentragen.

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Outlook-Datei mit Bordmitteln reparieren

Alle E-Mails und Kontakte werden von Outlook automatisch gespeichert. Ein Fehler in dieser PST-Datei führt unweigerlich dazu, dass sich Outlook nicht mehr öffnen lässt und man nicht mehr an E-Mails und Termine kommt. Jetzt ist guter Rat teuer. Besitzt man kein Reparaturprogramm, sollte man erst einmal versuchen das Problem mit Bordmitteln zu lösen, bevor man in seinen Geldbeutel greift. Outlook enthält ein solches Wiederherstellungstool, das im Startmenü allerdings nicht auftaucht.

Outlook reparieren

Aktivieren können Sie dieses Tool nur über den Windows-Explorer. Und das geht so:

1. Starten Sie den Windows-Explorer mit der Tastenkombination [Windows-Taste][E].

2. Navigieren Sie beispielsweise zum Verzeichnis „Office 12“ (= Office 2007). Das finden Sie standardmäßig hier:

C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice12

3. Suchen Sie im rechten Anzeige-Bereich den Eintrag „ScanPST“, und starten Sie mit einem Doppelklick die Anwendung. Die zu prüfende Datei wird automatisch übernommen.

bild-1-outlook-office-pst-datei-reparieren-beschädigt-öffnen-tool-installation-enthält-enthalten-optionen

4. Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie über die Schaltfläche „Optionen“ die Einstellung „Protokolldatei erstellen/überschreiben“. So sehen Sie anschließend, welche Daten gelöscht, geändert oder ersetzt wurden. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und klicken im Hauptfenster auf den Button „Starten“.

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Je nach Größe der Outlook-Postfachdatei kann die Reparatur mehrere Minuten bis Stunden dauern. Nach Abschluss des Reparaturvorgangs sollten Sie wieder vollen Zugriff auf Ihren Posteingang haben.

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Outlook PST-Backup: Regelmäßige Sicherung der Outlook-Postfachdatei

Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.

Zum Sichern beenden Sie Outlook, bevor Sie das Programm herunterladen und installieren.Das Programm von „4 Team Corporation“ wird auf der Webseite www.safepstbackup.com gratis als Download angeboten.  Tragen Sie dort Ihre Email-Adresse in das entsprechende Feld ein , klicken Sie auf den Button „Download now“, und folgen Sie anschließend den Download- und Installationsanweisungen.

Nach dem Download und erfolgreicher Installation starten Sie das Programm. Legen Sie im Eingabefeld von „Backup destination folder“ den Speicherort des Backup-Ordners fest. Idealerweise sollte dieser Ordner auf einer anderen, ständig verfügbaren Festplatte liegen. Dabei ist es egal, ob es eine externe Festplatte, eine interne HDD oder ein Netzwerkordner ist.

Um die automatischen Intervalle der Backups einzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Options“.

Auf der Registerkarte „Schedule“ aktivieren Sie als erstes die Option „Automatically“. Standardmäßig ist eine vierstündliche Sicherung über „Hourly“ eingestellt.

Insgesamt stehen vier Sicherungs-Varianten zur Verfügung:

  • Hourly (Stündlich)
  • Daily (Täglich)
  • Weekly (Wöchentlich)
  • Monthly (Monatlich)

Für jede dieser Varianten sind mehrere Zeiteinstellungen möglich. Nachdem Sie den gewünschten Rhythmus festgelegt haben, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

Das Fenster „Options“ schließt sich und Sie kehren zum Startbildschirm zurück. Mit der Schaltfläche „Start Backup“ wird die erste Basis-Sicherung durchgeführt. Diese kann etwas länger dauern, die folgenden Backups starten entsprechend nach den von Ihnen festgelegten Zeiten und dauern nicht mehr so lange.

Der für diese häufigen Backups benötigte Speicherplatz ist unkritisch, da die Speicherung inkrementell erfolgt. Bei der inkrementellen Speicherung werden nur Änderungen berücksichtigt, beziehungsweise neue Daten den bereits bestehenden hinzugefügt.

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Outlook: Den Speicherort der PST-Postfachdatei ändern

Viele PC-Nutzer speichern ihre persönlichen Daten an einem entsprechenden Ort in einer separaten Partition auf der Festplatte. Für den Fall, dass Sie auch den Posteingang bzw. Postausgang dort abspeichern möchten, können Sie Outlook entsprechend konfigurieren. Zudem können Sie auch Ihre Kontakte, das Journal oder den Kalender an einem zentralen Speicherort ablegen, so dass Sie die Möglichkeit haben, variabel darauf zuzugreifen.

Outlook bietet den Befehl „Datei – Importieren/Exportieren“ an. Allerdings ist dieser ausschließlich zum Im- bzw. Export von Daten gedacht. Ein variabler Zugriff auf die Daten von Outlook ist damit jedoch nicht möglich. Alle Daten wie Nachrichten oder Termine werden von Outlook in einer Datenbank auf dem Laufwerk C abgelegt. Die Datenbank trägt die Bezeichnung OUTLOOK.PST. Da das Programm die Daten während einer Sitzung in regelmäßigen Abständen in die Datenbank schreibt, gehen diese auch bei einem Stromausfall kaum verloren. Sie können die Datenbank auf Wunsch jederzeit in einer anderen Partition abspeichern.

Speicherort der PST-Postfachdatei OUTLOOK.PST herausfinden

Überprüfen Sie zuerst, wo die Datenbank derzeit gespeichert ist. Zur Prüfung gehen Sie bis Outlook 2007 in Outlook auf „Extras – Dienste“. Für den Fall, dass Sie die Standardeinstellungen nicht verändert, finden Sie hier den Eintrag „Persönlicher Ordner“. Nachdem Sie diesen Eintrag markiert haben, klicken Sie auf den Button „Eigenschaften“. Bei Outlook 2010 lautet die Befehlsfolge “ Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen | Datendateien | Eigenschaften“. Im anschließenden Dialog sehen Sie unter anderem auch den Namen und den Speicherort der Datenbank. Notieren Sie sich bitte den angegebenen Speicherort und beenden Sie das Programm mit einem Klick auf „Datei – Beenden und abmelden“.

Postfachdatei finden und verschieben

Nun können Sie über den Windows-Explorer den notierten Speicherort der Datenbank aufsuchen. Sobald Sie diesen gefunden haben, verschieben Sie die Datei OUTLOOK.PST einfach in den gewünschten Ordner. Sobald Sie das nächste Mal Outlook öffnen, teilt das Programm mit, dass keine Datenbank gefunden wurde. Sie werden dann aufgefordert, den Speicherort über einen angezeigten Dialog auszuwählen. Anschließend nutzt Outlook die Datenbank des gewählten Laufwerks. Es empfiehlt sich, diese in regelmäßigen Abständen zu sichern. Ziehen Sie hierzu die Datei einfach auf ein anderes Medium.

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Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen

Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.

Weg mit alten Terminen

Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.

Und so gehen Sie vor:

1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.

2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.

Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.

Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.

Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.

Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.