Gemeinsam genutzte Computer bedürfen eines besonderen Sicherheitskonzeptes. Programme, die von anderen Nutzern nicht verwendet werden sollen, müssen separat mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff versehen werden. Insbesondere gilt das natürlich auch für den E-Mail-Client Outlook von Microsoft. Hier kannst du mit ein paar Mausklicks einen effektiven Kennwort-Schutz einrichten.
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Bei dem E-Mail-Client Outlook ist es, genauso wie bei anderen sensiblen Daten, sehr wichtig, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Im Gegensatz zu den auf der Festplatte befindlichen Dateien ist bei Outlook keine zusätzliche Backupsoftware erforderlich, die die Daten komprimiert und sichert. Mit ein paar Mausklicks ist der gesamte Outlook-Datenbestand blitzschnell an einem beliebigen Ort gesichert.
Um zu vermeiden dass E-Mail-Versender bei Ihnen im Spam-Ordner landen, werden diese als „sichere Absender“ in Outlook gespeichert. Das kann manuell geschehen, oder man erstellt eine Regel, die den Absender automatisch in dieser Liste speichert. Diese Liste kann in wenigen Monaten sehr umfangreich werden. Umso mühsamer ist es im Falle einer Neuinstallation von Outlook, die Liste wieder herzustellen. Da dies kaum möglich ist, sollte man die Liste vorsichtshalber regelmäßig separat speichern.
Mit Outlook lassen sich problemlos mehrere E-Mail-Konten zuverlässig verwalten. Der einzige Nachteil ist, dass normalerweise beim Nachrichtenabruf die E-Mails aller Konten im Posteingang erscheinen. Natürlich lassen sich auch Regeln erstellen, die dafür sorgen das die Nachrichten automatisch in einem speziellen Ordner abgelegt werden. Aber beides sorgt für eine gewisse Unübersichtlichkeit: Kaum eine Nachricht kann einem E-Mail-Konto zugeordnet werden. Eine recht unbekannte Möglichkeit ist, die E-Mail-Konten in einer zusätzlichen Spalte anzuzeigen.
Alle E-Mails und Kontakte werden von Outlook automatisch gespeichert. Ein Fehler in dieser PST-Datei führt unweigerlich dazu, dass sich Outlook nicht mehr öffnen lässt und man nicht mehr an E-Mails und Termine kommt. Jetzt ist guter Rat teuer. Besitzt man kein Reparaturprogramm, sollte man erst einmal versuchen das Problem mit Bordmitteln zu lösen, bevor man in seinen Geldbeutel greift. Outlook enthält ein solches Wiederherstellungstool, das im Startmenü allerdings nicht auftaucht.
Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.
Viele PC-Nutzer speichern ihre persönlichen Daten an einem entsprechenden Ort in einer separaten Partition auf der Festplatte. Für den Fall, dass Sie auch den Posteingang bzw. Postausgang dort abspeichern möchten, können Sie Outlook entsprechend konfigurieren. Zudem können Sie auch Ihre Kontakte, das Journal oder den Kalender an einem zentralen Speicherort ablegen, so dass Sie die Möglichkeit haben, variabel darauf zuzugreifen.
Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PC´s zu Speicherengpässen führen. Es sollte daher regelmäßig überprüft werden, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.