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In Word-Dokumenten Links zu Text-Passagen, Dateien und Webseiten anlegen

Von E-Mails kennen wir sie alle: Hyperlinks, die im Text eingebettet wurden und beim Anklicken direkt zu einer bestimmten Webseite führen. Solche Webadressen-Verlinkungen können natürlich auch im Textverarbeitungsprogramm Word eingesetzt werden. Auf Wunsch lassen sich auch Verweise zu Dateien und zu bestimmten Textpassagen anlegen. Sogar die Verlinkung von E-Mail-Adressen ist problemlos möglich.

Rufe in Office Word das betreffende Dokument auf, markiere den Text, in den die Webseiten-URL eingebettet werden soll, und öffne mit einem Rechtsklick dessen Kontextmenü. Hier wählst du dann die Option Link aus.

Im Dialogfenster Link einfügen stehen dir vier Arten von Verlinkungen zur Verfügung. Die erste Option Datei oder Webseite verlinkt den markierten Text mit einer Internetseite oder einer Datei auf dem aktuellen Computer. In diesem Fall gibst du im Feld Adresse die URL oder den betreffenden Dateipfad an.

Die zweite Variante; Aktuelles Dokument,  legt einen Querverweis zu einer bestimmten Stelle in der aktiven Word-Datei an. Dies ist besonders dann vorteilhaft, wenn der Leser vom Inhaltsverzeichnis direkt zu einem speziellen Kapitel wechseln will.

Mit der dritten Schaltfläche (Neues Dokument erstellen) erzeugst du einen Link zu einem neuen Dokument, dass direkt im Anschluss erstellt werden kann.

Die vierte und letzte Verlinkung ermöglicht die Verknüpfung mit einer E-Mail-Adresse. So kann der Leser direkt mit dem Verfasser oder einer anderen Person in Kontakt treten. Zur besseren Identifizierung solcher Antwort-Mails kannst du im gleichen Arbeitsschritt dem Email-Formular einen Betreff hinzufügen.

Alle oben genannten Links und Verweise funktionieren auch dann noch, wenn sie als PDF gespeichert und per E-Mail versendet wurden.

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Blitzschnell Abkürzungsverzeichnisse für Word-Dokumente anlegen

Die deutsche Sprache ist voll von Abkürzungen für komplexe Wortgebilde. Egal ob Parteiprogramm, Dissertation oder andere wissenschaftliche Abhandlungen. Beim Erstellen von Texten, die nicht gerade allgemein bekannte Abkürzungen enthält, ist es empfehlenswert, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und in das Dokument einzufügen. Das hört sich kompliziert an, ist aber schnell und einfach erstellt.

Abkürzungsverzeichnis anlegen

Starte das Word Programm und rufe das betreffende Dokument auf. Markiere die erste Abkürzung und drücke die Tastenkombination [Alt][Shift][X].

In der Dialogbox Indexeintrag festlegen wird die Abkürzung im Textfeld von Haupteintrag angezeigt. Aktiviere nun die Option Querverweis, tippe in das Eingabefeld den ausgeschriebenen Begriff ein, und bestätige den Vorgang mit dem Button Festlegen. Wiederhole die Prozedur mit allen weiteren, im Text befindlichen Abkürzungen. Sind alle erfasst, kann die Dialogbox mit der Schaltfläche Schließen beendet werden.

Im Textdokument erscheinen jetzt die ausgeschriebenen Texte in geschweiften Klammern direkt hinter den Abkürzungen, sie sind jedoch im PDF-Format oder in der Druckversion nicht sichtbar.

Einfügen des Verzeichnisses

Zum Einfügen des Verzeichnisses in das Word-Dokument, positionierst du deinen Cursor an der vorgesehenen Stelle, zum Beispiel am Ende des Dokuments. Dann öffnest du in der Menüzeile das Register Einfügen und klickst auf Seitenumbruch.

Im Register Verweise klickst du auf die Schaltfläche Index einfügen, die sich in der Gruppe Index befindet. Im Dialogfenster kannst du bei Bedarf jetzt noch die Anzahl der Spalten oder ein anderes Format für das Abkürzungsverzeichnis einstellen. Der Button OK fügt das Verzeichnis in dein Dokument ein.

Jetzt musst du nur noch die Änderungen im Word-Dokument speichern, fertig!

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Word ab Version 2007: Für den schnelleren Einsatz von Funktionen eigene Tastenkombinationen anlegen

Viele der Funktionen die bei Word die Arbeit mit Texten vereinfachen, sind mit Tastenkombinationen bedienbar. Der Vorteil dieser Tastenkombinationen ist die Schnelligkeit, mit der man die Aufgaben der Textverarbeitung erledigen kann. Der Nachteil ist aber, dass die wenigsten Tastenkombinationen bekannt sind. Natürlich kann man sich im Web oder per Hilfe-Funktion die Shortcuts heraussuchen und sie dann auswendig lernen. Wenn das für Sie zu mühselig ist, dann gibt es auch eine andere Lösung: Erstellen Sie sich für Ihre Zwecke eigene Tastenkombinationen.

Bereits vorhanden oder nicht, eigene Tastenkombinationen lassen sich besser merken

Das Erstellen eigener Shortcuts hat auch noch den Vorteil, dass Word-Funktionen, denen werksseitig keine Tastenkombination spendiert wurde, noch nachträglich eine individuelle Tastenkombination zugewiesen werden kann. Das beste Beispiel ist das Einfügen von Querverweisen.

Verknüpfung mit der Schnellzugriffsleiste ist nicht so schnell, aber auch ohne Shortcut möglich

Zusätzlich lässt sich diese Funktion auch noch mit der Schnellstartleiste verknüpfen. Aber alles der Reihe nach.

Einrichten der Tastenkombination

Zum Einrichten der Tastenkombination starten Sie Word und klicken in der Menüleiste auf „Datei | Optionen“. Bei Word 2007 klicken Sie auf den Office-Button und anschließend auf „Word-Optionen“.

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Im Dialogfenster der „Word-Optionen“ klicken Sie im Register „Anpassen“ ganz unten bei  „Tastenkombinationen“ auf die Schaltfläche „Anpassen“.

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Im Fenster „Tastatur anpassen“ wählen Sie in den „Kategorien“ die Option „Alle Befehle“ und im Bereich „Befehle“ suchen Sie den benötigten Befehl heraus. In diesem Fall ist es der Befehl „EinfügenQuerverweis“.

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Im Feld „Aktuelle Tasten“ wird die eventuell bereits bestehende Tastenkombination angezeigt. Grundsätzlich lassen sich aber mehrere Tastaturkombinationen für einen Befehl anlegen.

Im Feld „Neue Tastenkombinationen“ legen Sie nun eine beliebige Tastenkombination fest. In diesem Beispiel haben wir uns [Alt][Q] ausgesucht. Achten Sie auf die Meldung „Derzeit zugewiesen an:“. Wird hier „[nicht zugewiesen]“ angezeigt, können Sie die Änderung mit dem Button „Zuordnen“ speichern. Wird dort aber ein Befehl angezeigt, müssen Sie sich eine andere Kombination aussuchen.

Verknüpfen mit der Schnellzugriffsleiste

Wenn Sie nun noch möchten, können Sie diesen Befehl in die Schnellzugriffsleiste integrieren. Schließen Sie zuerst das Dialogfenster „Tastatur anpassen“.

Zurück im Fenster „Word-Optionen“ stellen Sie im Aufklappmenü von „Befehle auswählen“ die Option „Einfügen Registerkarte“ ein. Markieren Sie dann „Querverweis einfügen“ und schieben den Befehl mit dem Button „Hinzufügen“ auf die rechte Seite, in den Bereich „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“…

bild-4-einfügen-registerkarte-querverweis-schnellzugriff-leiste-anpassen-hinzufügen-alle-dokumente-bestätigen-ok

…dann wird in der Schnellzugriffsleiste von Word das entsprechende Befehls-Icon angezeigt.

bild-5-leiste-word-office-2007-2010-schnellzugriff-eingefügt-schneller-tastenkombination-alt-strg-befehl-kommando

Natürlich funktioniert die vorher festgelegte Tastaturkombination weiterhin.