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Word für Rechnungen: In Word-Rechnungen automatisch die Mehrwertsteuer und den Rechnungsbetrag berechnen

Wer eine Firma besitzt oder bei eBay gewerblich Waren verkauft, braucht Rechnungen mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer. Die meisten Word-Nutzer greifen dabei immer noch zum klassischen Taschenrechner, rechnen Umsatzsteuer und Gesamtbetrag manuell aus und tippen die Werte dann  in die Rechnungsvorlage ein. Viel zu aufwändig; ganz zu schweigen von der Tippfehlergefahr. Sie können es sich viel einfacher machen und Word alles selbst ausrechnen lassen.

Umsatzsteuer und Gesamtbetrag automatisch ausfüllen

Ein Beispiel: In Ihrer Word-Rechnung gibt es eine Tabelle mit den drei Zeilen „Nettosumme“, „Umsatzsteuer“ und „Rechnungsbetrag“. Dann können Sie folgendermaßen aus der Nettosumme automatisch den Rest berechnen lassen:

1. Setzen Sie die Schreibmarke in die Zelle, in der die errechnete Umsatzsteuer erscheinen soll.

2. Rufen Sie den Menübefehl „Tabelle | Formel“ auf (bis Word 2003) bzw. klicken Sie bei Word 2007/2010/2013 in der Menüleiste „Layout“ auf „Daten“ sowie „Formel“.

2. In das Feld „Formel“ tragen Sie die Formel zur Berechnung der Mehrwertsteuer ein. In der Formel müssen Sie mit Koordinatenangaben wie B2 auf die Zelle verweisen, die die Nettosumme enthält. Word nummeriert (wie Excel) die Zellen zeilen- und spaltenweise. Der erste Buchstabe gibt die Spalte an (A für die erste, B für die zweite Spalte, C für die dritte Spalte usw.) und die Zahl dahinter die Zeile. Befindet sich die Nettosumme zum Beispiel in der dritten Spalte (C) der zweiten Zeile (3) lautet die Formel

=C3*19%

Im Feld „Zahlenformat“ wählen Sie den Eintrag „#.##0,00“ oder „#.##0m00€;(#.##0,00 €)“, um die Zahlen korrekt zu formatieren.

3. Nach einem Mausklick auf OK errechnet Word automatisch aus der Nettosumme in Zelle C3 den korrekten Mehrwertsteuerbetrag.

4. Um in der dritten Zeile die Bruttosumme zu berechnen, wiederholen Sie die Schritte und verwenden für das obige Beispiel die Formel

=C3+C4

Damit werden der Nettobetrag aus Zelle C3 und der berechnete Mehrwertsteuerbetrag aus Zelle C4 zur Gesamtsumme addiert.

Das Schöne an den Formeln: wenn sich die Nettosumme ändert, müssen Sie nur die Felder aktualisieren, um Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag anzupassen. Zum Aktualisieren platzieren Sie die Einfügemarke ins das jeweilige Feld und drücken [F9]. Sie können auch mit gedrückter Maustaste beide Zellen markieren und dann mit [F9] gleichzeitig Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag neu berechnen lassen. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Feld mit der Formel und wählen aus dem Kontextmenü den Befehl „Felder aktualisieren“.

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Excel Hardware & Software

Excel Datenüberprüfung: Eingabe doppelter Werte verhindern und mit einer Fehlermeldung abfangen

Im Tipp „Excel Duplikate und Dubletten: Doppelte Werte finden und löschen“ haben wir bereits beschrieben, wie Sie doppelte Werte im Handumdrehen entfernen. Besser ist es natürlich, es erst gar nicht so weit kommen zu lassen. In vielen Tabellen dürfen bestimmte Einträge nur einmal vorkommen, etwa Auftrags- oder Rechnungsnummern. Um von vornherein Doppler zu verhindern, hilft eine Gültigkeitsprüfung.

Doppelte Werte erst gar nicht zulassen

Mit folgenden Schritten unterbinden Sie das Einfügen von Duplikaten:

1. Markieren Sie den Tabellenbereich, in dem es keine Doppler geben darf, etwa die Spalte „Rechnungsnummer“.

2. Bei Excel bis zur Version 2003 rufen Sie den Befehl „Daten | Gültigkeit“ auf und wechseln ins Register „Einstellungen“. Bei Excel 2007/2010/2013 wechseln Sie zum Menüband „Daten“ und klicken im Bereich „Datentools“ auf die Schaltfläche „Datenüberprüfung“.

3. Im Feld „Zulassen“ wählen Sie den Eintrag „Benutzerfediniert“ und tragen folgende Formel ein:

=ZÄHLENWENN($A$2:$A$50;A1)=1

Der Bereich in Klammern gibt an, für welche Zellbereich die Einschränkung gelten sollen, hier (hier A2 bis A50), die Zellkoordinate hinter dem Semikolon gibt die erste Rechnungsnummer in der Spalte an.

4. Wechseln Sie zur Registerkarte „Fehlermeldung“, kreuzen Sie das Kontrollkästchen „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden“ an, und tragen Sie die Fehlermeldung ein.

5. Schließen Sie das Fenster mit OK.

Doppelte Rechnungsnummern können jetzt nicht mehr eingetragen werden. Sobald Excel einen Doppler entdeckt, erscheint die Fehlermeldung.

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Hardware & Software Word

Word-Rechnungen: In Tabellen rechnen und in Rechnungen Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtsumme berechnen

Rechnungen werden meist in Word erstellt. Aber wie: Die Rechnung selbst sieht optisch zwar perfekt aus, alle Berechnungen werden aber mühsam von Hand erstellt. Rechnungssumme und Umsatzsteuer werden mühsam im Taschenrechner berechnet und dann manuell in die Rechnung übertragen. Das ist nicht nur mühsam, sondern führt oft zu Tippfehlern und falschen Beträgen. Damit das nicht passiert, lassen Sie besser Word die Beträge berechnen.

Word als Mini-Excel nutzen

Word ist nicht nur ein Textprogramm, sondern kann auch in Tabellen rechnen. In Rechnungen zum Beispiel. Um zum Beispiel in einer Rechnung die Gesamtsumme, die Umsatzsteuer und den Rechnungsbetrag zu berechnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Setzen Sie die Einfügemarke in die Tabellenzelle unter den Einzelposten – also in die Zelle für den Gesamt-Nettobetrag.

2. Klicken Sie im Menüband auf „Tabellentools | Layout“ und dann auf „Formel“.

3. Tragen Sie ins Feld „Formel“ die folgende Formel ein, mit der Sie die Summe der darüberliegenden Werte (also der Einzelposten) berechnen:

=SUM(ABOVE)

Im Feld „Zahlenformat „bestimmen Sie, wie die Summe dargestellt wird, etwa mit zwei Nachkommastellen und dem €-Zeichen. Sie können das Format auch anpassen. Wenn Sie statt des €-Zeichens das Kürzel EUR verwenden möchten, passen Sie das Format entsprechend an.

4. Wenn Sie das Formel-Fenster mit OK schließen, berechnet Word automatisch die korrekte Summe.

5. Im nächsten Schritt erhält der Nettobetrag eine Textmarke, damit Sie damit weiterrechnen können. Hierzu markieren Sie die Zelle mit dem Nettobetrag, indem Sie dreimal in die Zelle klicken. Danach rufen Sie im Menüband „Einfügen“ den Befehl „Textmarke“ auf, geben der Zelle den Namen „Nettobetrag“ und klicken auf „Hinzufügen“.

6. Platzieren Sie die Einfügemarke die Tabellenzelle für die Umsatzsteuer, und rufen Sie erneut den Befehl „Formel“ auf. Zur Berechnung der Mehrwertsteuer verwenden Sie die Formel:

=Nettobetrag*0,19

7. Geben Sie der Zelle mit dem Umsatzsteuerbetrag (wie in Schritt 5) die Textmarke mit dem Namen „UST“.

8. Der Rest ist einfach: In die Zelle für den Rechnungsendbetrag platzieren Sie die Formel

=Nettobetrag+UST

Und schon berechnet Word die korrekte Rechnungssumme.

Formeln aktualisieren

Wichtig: Im Gegensatz zu Excel aktualisiert Word die Formeln nicht automatisch. Sobald sich die Beträge für die Einzelposten ändern, müssen Sie die Formeln manuell aktualisieren. Dazu markieren Sie alle drei Formeln mit gedrückter Maustaste und drücken danach die Taste [F9]. Sie können jede Formal aber auch einzeln aktualisieren, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl „Felder aktualisieren“ aufrufen.

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