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Excel Hardware & Software Office Software

In Excel die Rechtschreibprüfung verwenden

Gehörst du auch zu den Personen, die auf eine korrekte Schreibweise wert legen? Jede Generation hat ihre eigenen Ausdrücke und Redewendungen. Trotzdem sollte man in seiner Kommunikation, egal ob Messenger, E-Mail oder Brief auf die korrekte Schreibweise achten und gegebenenfalls auch mal auf die automatische Rechtschreibprüfung vertrauen. Die ist in den meisten Textverarbeitungsprogrammen wie Outlook und Word schon eingebaut. Sogar in Excel lässt sie sich verwenden.

Im Gegensatz zu Word wird in Excel kein Wort rot unterstrichen, wenn es falsch geschrieben wurde. Bist du dir bei einem Begriff in Sachen Rechtschreibung nicht sicher, dann markiere es und drücke die Taste [F7].

In einem separaten Fenster zeigt dir Excel nun die korrekte Schreibweise an, die du per Mausklick übernehmen kannst.

Eigene AutoKorrektur erstellen

Bei häufiger Verwendung bestimmter Begriffe, die man falsch schreiben könnte, wie zum Beispiel Fremdwörter, kann man auch eine eigene Auto-Korrektur anlegen.

Dazu klickst du in der Excel-Menüleiste auf Datei | Optionen | Dokumentenprüfung | AutoKorrektur-Optionen. Dann tippst du in das Feld Ersetzen den falsch geschriebenen Begriff und bei Durch den korrekten Begriff ein. Bestätige deine Eingabe mit einem Klick auf den Button Hinzufügen.

Ab sofort wird das falsch geschriebene Wort durch die richtige Version ersetzt, wenn die Leertaste oder die Eingabetaste gedrückt wird.

Tipp:

In der Microsoft-Office-Alternative OpenOffice ist eine Rechtschreibprüfung in der Tabellenkalkulation OpenOffice Calc direkt eingebaut. Die funktioniert genau so wie in der Textverarbeitung und unterstreicht falsch geschriebene Begriffe. OpenOffice ist übrigens kostenlos und mit den Dokumenten von Microsoft-Office kompatibel.

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Hardware & Software Office Software Windows 10

Windows 10: Falscheinträge im Wörterbuch finden und entfernen

Die Rechtschreibprüfung von Smartphones, Tablets und Computern erkennt in eingetippten Texten die Schreibfehler und schlägt Alternativen vor. Unbekannte Worte, wie Eigennahmen von Produkten oder Abkürzungen lassen sich dem Wörterbuch einfach hinzufügen. Gar nicht so einfach ist hingegen das Entfernen von versehentlich falsch geschriebenen Begriffen aus dem Windows-10-Wörterbuch. „Nicht einfach“ bedeutet aber nicht unmöglich.

Das Wörterbuch ist tief in den Eingeweiden von Windows 10 verborgen. Du findest es über den Dateiexplorer im folgenden Ordner:

C:\Benutzer\Dein Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Spelling\de-DE

Tipp: Gib die Schnellzugriffszeile den Befehl %appdata% ein und du landest automatisch im Verzeichnis Roaming. Von hier aus erreichst du den Ordner de-DE viel schneller.

Die Wörterbuchdatei nennt sich Default.dic und muss für die Bearbeitung mit dem Texteditor von Windows 10 geöffnet werden. Das erledigst du per Rechtsklick auf Default.dic und wählst dann im Kontextmenü Öffnen mit | Editor aus.

In der geöffneten Wörterbuchdatei suchst du nun nach dem fehlerhaften Wort und löschst oder korrigierst es. Dann klickst du auf Datei | Speichern damit die Änderung im Wörterbuch übernommen wird.

Achte beim Löschen darauf, dass die erste Zeile (#LID 1031) keinesfalls geändert oder entfernt werden darf!

Ab sofort erscheint das falsche Wort in der Rechtschreibprüfung nicht mehr.

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Hardware & Software Office Word

Word: Anführungszeichen typografisch richtig setzen

Beim Schreiben von Texten haben wir uns schon daran gewöhnt, dass die Anführungszeichen, bei Zitaten oder dem Hervorheben von Textpassagen und Wörtern, nicht immer typografisch richtig im Textdokument erscheinen. Am Anfang und Ende der betreffenden Texte trägt in diesen Fällen Word die Anführungszeichen immer oben ein. Korrekterweise müssen Anführungszeichen im Deutschen am Anfang unten und am Ende oben erscheinen.

Beide Anführungszeichen werden mit der Tastenkombination [Umschalt][2] eingefügt. Word erkennt dabei anhand der Abfolge von Leerzeichen, ob das Anführungszeichen oben oder unten eingefügt werden soll.

Ist im Word-Dokument am unteren, linken Rand die Spracheinstellung Deutsch (Deutschland) nicht eingestellt, ist das der Grund für die fehlerhaften Anführungszeichen. Zum Einstellen der richtigen Sprache, klickst du auf diese Anzeige und wählst im nachfolgenden Dialogfenster Deutsch (Deutschland) aus. Anschließend werden die Anführungszeichen richtig dargestellt.

Ist die Änderung der Spracheinstellung nicht gewollt, dann gibt es noch eine andere Möglichkeit, die Anführungszeichen richtig zu setzen.

Oben rechts im Word-Menüband des Registers Einfügen, klickst du auf die Schaltfläche Symbol  | Weitere Symbole. Im nächsten Dialogfenster wählst du auf der Registerkarte Symbol aus dem Drop-Down-Menü von Subset die Einstellung Allgemeine Interpunktion aus. Hier kannst du nun aus verschiedenen Varianten die richtigen Anführungszeichen auswählen und in den Text einfügen.

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Hardware & Software Word

Word: Für mehrsprachige Texte die jeweils erforderliche Rechtschreibprüfung aktivieren

Beim Schreiben von Texten ist die deutsche Rechtschreibprüfung in Word automatisch aktiv. Das bedeutet für zwei- oder mehrsprachige Dokumente, dass sie in diesen Textpassagen viele „Fehler“ findet. Für diese Art von Schriftstücken kann man für die betreffenden, fremdsprachigen Absätze die jeweils passende Rechtschreibprüfung aktivieren.

Zwei Wege führen zum Ziel

Zwei Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung. Die erste Variante ist das nachträgliche Einfügen der Fremdsprachen-Rechtschreibprüfung und eignet sich insbesondere für bereits existierende Schriftstücke.

Nachträgliche Rechtschreibprüfung

Dazu startest du Word und rufst wie gewohnt das betreffende Dokument auf. Wechsle in der Menüleiste zum Register Überprüfen und markiere dann den fremdsprachigen Textabschnitt. Klicke nun in der Gruppe Dokumentprüfung (Word 2007) auf das Symbol Sprache festlegen. Im Dialogfenster wählst du dann die entsprechende Sprache aus (z. B. Englisch) und bestätigst mit OK. Somit hast du nur für diesen Abschnitt die Fremdsprachen-Rechtschreibprüfung festgelegt.

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Bei Word 2013 sieht das optisch etwas anders aus. In der Gruppe Sprache klickst du auf die Schaltfläche Sprache und im Kontextmenü auf Sprache für die Korrekturhilfen festlegen.

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Neue Dokumente direkt richtig erfassen

Die zweite Variante kannst du bei Dokumenten angewenden, die du gerade neu erstellen möchtest. Bevor du einen Fremdsprachentext anfängst, positionierst du den Cursor an der Stelle, an der der neue Text anfangen soll. Dann legst du nach dem obigen Vorbild die Rechtschreibprüfung der betreffenden Sprache fest und tippst den Text wie gewohnt ein.

Auf diese Weise greift die neue Rechtschreibprüfung sofort und mögliche Fehler müssen nicht nachträgklich korrigiert werden.

Nach Beendigung musst du aber wieder auf die deutsche Rechtschreibprüfung umstellen.

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Chrome Google Internet & Medien

Die Rechtschreibprüfung von Google Chrome auch für Webformulare nutzen

Google setzt in seiner Suchmaschine automatisch eine Rechtschreibprüfung ein. Über den Google Browser Chrome lässt sich diese Rechtschreibprüfung auch für Webformulare verwenden.

Da diese dort aber nicht standardmäßig aktiv ist, muss sie manuell eingeschaltet werden. Dies ist mit insgesamt vier Mausklicks schnell erledigt.

Starten Sie dazu den Chrome Browser und rufen Sie ein Webformular auf. Mit einem Rechtsklick in ein Textfeld öffnen Sie das Kontextmenü und wählen Optionen für Rechtschreibprüfung | Vorschläge von Google.

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Die nachfolgende Meldung informiert darüber, dass die Daten an die Google-Server sendet. Der Button Aktivieren schaltet die Rechtschreibprüfung für Webformulare ein, die Schaltfläche Kein Interesse verwirft die Aktivierung.

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Hardware & Software Office Outlook

Rechtschreibprüfung auch für Outlook aktivieren

Ist Ihnen auch schon einmal aufgefallen, wie viele Rechtschreibfehler in den E-Mails Ihres Posteinganges enthalten sind? Damit Ihnen das in Ihrer Korrespondenz nicht passiert, sollten Sie vorsichtshalber die Rechtschreibprüfung aktivieren. Wie bei Word checkt die Rechtschreibprüfung vor jedem Versand die Orthographie Ihrer E-Mails. Mit wenigen Klicks ist die Rechtschreibprüfung aktiviert.

Weniger Rechtschreibfehler in E-Mails

So schalten Sie die Rechtschreibprüfung von Outlook ein:

1. Starten Sie Outlook, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“.

2. Im Fenster „Optionen“ wechseln Sie zur Registerkarte „Rechtschreibung“. Dort aktivieren Sie die Option „Rechtschreibprüfung vor dem Senden“ und bestätigen die Änderung mit „OK“.

3. Erstellen Sie nun wie gewohnt eine E-Mail und klicken abschließend auf „Senden“. Befinden sich im Text unbekannte oder fehlerhafte Wörter, dann aktiviert sich automatisch das Korrekturfenster.

Unbekannte Wörter wie zum Beispiel Eigennamen werden mit dem Button „Hinzufügen“  im Wörterbuch gespeichert. Mit den Schaltflächen „Ändern“ und „Ignorieren“ bearbeiten Sie die markierten Begriffe nacheinander. Mit den Schaltflächen „Alle ändern“ und „Alle ignorieren“ werden alle markierten Begriffe auf einmal entsprechend bearbeitet. Danach wird die E-Mail automatisch verschickt.

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Hardware & Software Word

Text fotografieren und anschließend ins Word-Format umwandeln

Texte aus einem Foto zu extrahieren ist ohne entsprechende Software sehr langwierig, da sie normalerweise abgeschrieben werden müssen. Man kann natürlich auch das Foto ausdrucken, aber so ein Fotodruck kostet im Durchschnitt viel mehr als ein Dokumentdruck. Eine professionelle OCR-Software kostet Geld und ist für Privatpersonen meistens nicht rentabel. Der Online-Dienst von „www.sciweavers.org“ ermöglicht dagegen kostenlos das Extrahieren von Texten aus Fotos.

In drei Arbeitsschritten ist der Text aus einem Foto extrahiert:

  1. Bild hochladen
  2. Konvertieren
  3. Text im Word-Format per Rechtsklick kopieren oder die Downloadfunktion nutzen

Und so wird’s gemacht:

1. Rufen Sie die Webseite http://www.sciweavers.org/free-online-ocr auf. Aktivieren Sie im linken Bereich „Image“ die Option „File“ wenn Sie ein Foto von Ihrem Computer hochladen möchten. Befindet sich das Bild auf einer Webseite, wählen Sie die Option „URL“.

2. Im mittleren Bereich „Language“ wählen Sie die Text-Sprache (in diesem Beispiel „German“) und klicken abschließend auf „Convert“.

Je nach Größe des Fotos (maximal 10 Megapixel), der Größe des Textes und der Uploadgeschwindigkeit kann es bis zu ein paar Minuten dauern, bis der extrahierte Text zur Verfügung steht.

3. Im linken Bereich unter der Schaltfläche „Download Text“ können Sie den aus dem Foto extrahierten Text mit der Rechtsklick-Funktion in den Zwischenspeicher kopieren und anschließend mit [Strg][C] in ein Word-Dokument oder eine E-Mail einfügen. Oder Sie klicken auf „Download Text“ und laden alles im Word-Format herunter.

Voraussetzungen, damit’s klappt

Für die Bearbeitung der Fotos müssen ein paar Voraussetzungen eingehalten werden. Es können nur Fotos mit maximal 10 Megapixeln hochgeladen werden. Außerdem lassen sich keine Screenshots verarbeiten, da die Auflösung nur um 72 dpi liegen. 200 dpi sind hier das Minimum.

Die unterstützten Bildformate sind:

  • TIF
  • JPEG
  • PNG
  • BMP
  • GIF
  • PBM
  • PGM
  • PPM

Da das Programm für englische Texte optimiert wurde, kann es vorkommen, das Schreibfehler vorkommen. Zum Beispiel wird manchmal der Buchstabe „r“ fälschlicherweise als „f“ interpretiert.

Aber dennoch ist dieses Online-Angebot eine wesentliche Arbeitserleichterung. Word hilft hier außerdem mit der automatischen Rechtschreibprüfung. Wenn Sie also mal beim Arzt warten müssen und in einer Zeitschrift einen interessanten Artikel oder ein Rezept finden, Kamera zücken, Text fotografieren und zu Hause als Word Dokument ausdrucken.

Eine weitere, nützliche Funktion steht auch noch zur Verfügung: Das extrahieren von Fotos und Text aus PDF-Dateien. Die Arbeitsschritte sind im wesentlichen identisch wie oben.

Rufen Sie für dieses Format die Seite http://www.sciweavers.org/pdf2x auf, wählen Sie den Speicherort des PDF-Dokuments sowie die Bearbeitungsoptionen aus,  und klicken Sie auf „Convert“.

Im übrigen gibt es hier keine Uploadbeschränkungen, eine Regristrierung oder das Eintragen einer E-Mail-Adresse ist auch nicht nötig.

Aufpassen bei privaten Texten

Eines sollten Sie beim Online-Konvertieren von Bild in Text allerdings bedenken: Da die Texterkennung auf den Servern des Anbieters Sciweavers stattfindet, liegen alle hochgeladenen Bilder auf einem fremden Server. Niemand weiß, wer die Fotos zu Gesicht bekommt. Sensible Dokumente wie Verträge oder Fotos mit privaten Texten sollten Sie daher nicht per Upload in Text umwandeln lassen.

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Excel Hardware & Software

Word: Die automatische Silbentrennung nach neuer Rechtschreibregel einstellen

Vielfach wünschen sich die Nutzer in Word eine automatische Silbentrennung. Wenn Sie Word 2007 oder 2010 nutzen, dann müssen Sie die automatische Silbentrennung zuerst aktivieren. Bei Word 2003 gibt es dagegen ein anderes Problem. Hier richtet sich die Silbentrennung nach einer Rechtschreibregel, welche nicht mehr gültig ist. Hier muss die Silbentrennung zunächst korrekt eingestellt werden.

Word 2007 und 2010

Bei Word 2007 und 2010 hat Microsoft die Funktion der automatischen Silbentrennung etwas versteckt. In der neuen Menübar findet sich diese nützliche Funktion leider nicht. Deshalb sind ein paar Schritte notwendig um die Silbentrennung zu aktivieren.

Öffnen Sie zunächst das betreffende Word-Dokument in dem Sie die automatische Silbentrennung nutzen möchten. Klicken Sie dann auf „Seitenlayout“. Hier finden Sie im Bereich „Seite einrichten“ die Schaltfläche „Silbentrennung“. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Seitenlayout“ geklickt haben, öffnet sich ein neues Menü. Wenn Sie hier auf „Automatisch“ klicken, wird die automatische Silbentrennung aktiviert.

Sie können hier auch noch weitere Einstellungen vornehmen. So können Sie zum Beispiel vorgeben, in welchen Bereichen Word die einzelnen Begriffe trennen soll. Sie haben so die Möglichkeit die Silbentrennzone auf 1 Zentimeter zu erhöhen. Diese Zone gibt den Abstand zwischen dem letzten Wort und dem rechten Seitenrand an. Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, können Sie diese mit „OK“ bestätigen.

Word 2003 und die alte Rechtschreibregel

Bei Word 2003 ist es so, dass einzelne Vokale wie etwa A-bend, nach dem Vokal abgetrennt werden. Dies geschieht aufgrund einer veralteten Rechtschreibregel. Es gibt jedoch einen Trick, mit dem Sie Word anweisen, können zu lange Wörter in zwei korrekte Teile zu trennen.

Öffnen Sie auch hier zunächst das betreffende Dokument. Gehen Sie dann zum Menü „Extras“ und hier auf „Sprache“ und anschließend auf „Silbentrennung“. Zuerst aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen bei „Automatische Silbentrennung“. Anschließend ändern Sie die Silbentrennzone von einem auf zwei Zentimeter. Zudem müssen Sie auch bei „Aufeinanderfolgende Trennstiche“ einen Wert eingeben. Dieser sollte nicht größer als 3 Zentimeter sein. Zum Abschluss bestätigen Sie die Änderungen einfach mit „OK“. Jetzt trennt auch Word 2003 nach der neuen Rechtschreibregel.