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Outlook-Regeln nicht automatisch, sondern manuell ausführen

Durch das Definieren von Regeln können Sie Outlook nach ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Nachdem Sie gewünschten Regeln im Dialog „Regeln und Benachrichtigungen“ eingetragen und aktiviert haben werden diese jedoch automatisch ausgeführt, sobald die festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Je nach Regel kann es in der Praxis jedoch sinnvoller sein, wenn diese nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung hin ausgeführt werden. Hierzu müssen Sie zunächst im Dialog „Regeln und Benachrichtigungen“ den Haken vor dem Regelnamen entfernen. Anschließend können Sie die Regel ganz gezielt anwenden.

So geht’s

Wechseln Sie in den Posteingang und öffnen Sie den Ordner, auf den die Regel angewendet werden soll. Wenn Sie eine Version ab Outlook 2003 verwenden wählen Sie nun den Befehl „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“; bei Outlook 2013 im Menüband „Start“ den Befehl „Regeln | Regeln und Benachrichtungen verwalten“. In früheren Versionen rufen Sie Extras | Regel-Assistent“ auf.

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Wählen Sie nun die Regeln aus, die Sie anwenden möchten. Über die beiden Buttons mit den Pfeilen können Sie die Befehle zudem in die richtige Reihenfolge bringen. Haben Sie alles wie gewünscht festgelegt klicken Sie auf „Regeln jetzt anwenden“.

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Im folgenden Dialog schalten Sie die benötigten Regeln nun nochmals ein. Unter dem Punkt „Anwenden im Ordner“ geben Sie den Ordner ein auf den die Regeln angewendet werden sollen. Je nach Bedarf können Sie die Option „Unterordner einbeziehen“ auswählen oder ausschalten. Zudem können Sie noch festlegen ob die Regeln auf alle Nachrichten oder nur die gelesenen bzw. ungelesenen angewendet werden sollen. Zum Abschluss klicken Sie nun einfach auf den Button „Jetzt ausführen“. Die festgelegten Regeln werden nun ausgeführt. Sobald dies erledigt ist, können Sie die geöffneten Dialoge wieder schließen.

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Outlook: Wichtige E-Mails automatisch ausdrucken

Wenn Sie öfters geschäftliche Mails empfangen, kann es durchaus Sinn machen, wenn diese zum späteren Archivieren automatisch ausgedruckt werden. Hierzu können Sie Outlook über den Regel Assistenten anweisen Mails direkt nach dem Eingang auszudrucken. Damit Sie nicht durch den unnötigen Ausdruck von Werbemails unnötig Papier und Tinte verbrauchen, können Sie für den Ausdruck bestimmte Kriterien festlegen.

E-Mails automatisch drucken

Um den Regel Assistenten zu starten, gehen Sie bitte auf „Extras | Regel-Assistent“. Für den Fall, dass Sie eine Version ab Outlook 2007 nutzen lautet, die Bezeichnung „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“, bei Outlook 2010 (im Register „Start“) „Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Im Anschluss klicken Sie auf „Neu“ oder alternativ auf „Neue Regel“. Danach wählen Sie die Regel „Regel ohne Vorlage erstellen“ aus und markieren im Anschluss die Option „Nachricht bei Ankunft prüfen“. Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, können Sie die Kriterien festlegen, bei denen das Programm eine eingehende Nachricht an den Drucker weiter leiten soll. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Bedingungen zu Verfügung, die Sie auch jederzeit miteinander kombinieren können. Möchten Sie beispielsweise alle E-Mails ausdrucken, die an einen bestimmten Empfänger gehen setzen Sie einfach ein Häkchen vor „mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse“. Sobald Sie ein Kriterium auswählen, wird die Regel im unteren Fenster um dieses ergänzt. Wählen Sie danach den Link „bestimmten Wörtern“ aus und geben Sie die entsprechende E-Mail unter „Text suchen“ ein. Möchten Sie dagegen alle Mails ausdrucken, verzichten Sie einfach auf das Eingeben einer Bedingung und klicken Sie direkt auf „Weiter“. Das Programm fragt dann nochmals nach, ob Sie tatsächlich alle Mails ausdrucken möchten. Dies können Sie direkt mit einem Klick auf „Ja“ bestätigen.

Auf der folgenden Seite müssen Sie dann nur noch den Eintrag „diese drucken“ auswählen und auf „Weiter“ klicken. Im Anschluss haben Sie dann noch die Gelegenheit bestimmte Ausnahmen zu definieren, bei denen kein Ausdruck erfolgen soll. Nach dem Festlegen klicken Sie auf „Weiter“ und geben der eben definierten Regel noch einen sinnvollen Namen. Die Bearbeitung wird dann dem Setzen eines Hakens vor „Regel aktivieren“ und einem Klick auf „OK“ abgeschlossen. Danach können Sie den Dialog schließen.

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Outlook 2003/2007/2010: Nie mehr wichtige E-Mails verpassen

In der täglichen Flut von E-Mails und Spam-Mails gehen schon mal wichtige Nachrichten unter. Egal ob privat oder beruflich, es ist sehr ärgerlich. Die Ausrede, „Ihre E-Mail ist leider im Spam-Ordner gelandet“, zieht auch nicht mehr. Outlook enthält eine Lösung für dieses Problem bereit: Den Regel-Assistenten. Der ist schnell und einfach eingerichtet.

Absender-Alarm

Mit dem Regel-Assistenten richten Sie eine spezielle Benachrichtigung ein, die dann erscheint, wenn eine Nachricht von dem vorher festgelegten Absender eintrifft. Bei Bedarf kann sogar noch ein zusätzliches, akustisches Signal eingebunden werden. So funktioniert’s:

1. Starten Sie Outlook, und markieren Sie eine E-Mail des betreffenden Absenders.

2. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen „Regel erstellen“. Bei Outlook 2010 wählen Sie „Regeln | Regel erstellen“.

3. Im neuen Dialogfenster „Regel erstellen“ setzten Sie ein Häkchen in die Checkbox vor dem Namen des Absenders. Möchten Sie auch akustisch benachrichtigt werden, dann aktivieren Sie die Option „Gewählten Sound wiedergeben“. Mit dem rechten Button „Durchsuchen“ legen Sie den gewünschten Sound fest.

4. Um ein zusätzliches Benachrichtigungsfenster zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“. Im nächsten Fenster „Regel-Assistent“ ist der richtige Absender schon markiert. Klicken Sie hier nur auf „Weiter“.

5. Scrollen Sie im Dialogfenster „Regel-Assistent“ ganz nach unten und aktiveren die Option „Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“. Im Bereich „2. Schritt: Regelbeschreibung“ klicken Sie auf den unterstrichenen Link „diesen Text“ und geben im neuen Fenster den Text ein, der im Benachrichtigungsfenster erscheinen soll.

6. Beenden Sie den Regel-Assistenten mit Klick auf „OK“ und „Fertig stellen“.

Zukünftig werden Sie dann beim Eintreffen von neuen Nachrichten dieses Absenders wie folgt benachrichtigt: