Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

Outlook-Regel anlegen

Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

PC eingeschaltet lassen

Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

E-Mails über Exchange-Server

Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

Kategorien
Excel Hardware & Software Office

Excel: Automatische Farbmarkierung von Zellen erreichen

Mit Excel-Tabellen lassen sich sehr leicht Pläne für die eine Arbeitszeiterfassung oder auch für Warenbestände erstellen. Bei der Auswertung solcher Aufstellungen kann es sehr hilfreich sein, wenn man bestimmte Werte auf einen Blick erkennen kann. In der Regel erfolgt dies durch eine farblich markierte Zelle. Excel kann so konfiguriert werden, dass vorher festgelegte Werte automatisch eingefärbt werden. Auf diese Weise vergisst man gegenüber einer manuellen Auswertung keinen Wert zu markieren.

Das Zauberwort heißt hier bedingte Formatierung. Mit dem Anlegen einer entsprechenden Regel wird der benötigte Wert und die Farbe festgelegt. Pro Tabelle können auch mehrere bedingte Formatierungen angelegt werden, um unterschiedliche Farben darzustellen.

Zum Anlegen dieser bedingten Formatierung öffnest du die Excel-Tabelle und markierst durch Ziehen mit der Maus den betreffenden Bereich.

Anschließend klickst du im Register Start der Menüleiste auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Im Aufklappmenü befindet sich der Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen. Über dieses Untermenü werden weitere Optionen wie Größer als, Kleiner als oder Gleich zur Auswahl angeboten. Ein Klick auf die benötigte Funktion wählt sie aus und öffnet eine Dialogbox.

Gib hier den gewünschten Wert ein und wähle über das rechte Auswahlmenü eine Colorierung. Ist die passende Farbe nicht dabei, dann gelangst du über den Eintrag benutzerdefiniertem Format zum Dialogfenster Zellen formatieren. Im Register Ausfüllen findest du dann die Farbpalette mit allen verfügbaren Farben.

Nach der Farbauswahl bestätigst du mit dem Button OK, damit die neue Regel gespeichert wird und in Kraft treten kann.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2016: Weiterleitung von E-Mails anlegen

Eine Weiterleitung von E-Mail ist besonders dann praktisch, wenn man nicht immer Zugriff auf das betreffende E-Mail-Konto hat. Zum Beispiel auf die private Adresse, wenn man auf der Arbeit ist, oder umgekehrt. Bei Outlook von Microsoft konnte man auch schon in der Vergangenheit eine E-Mail-Weiterleitung einrichten. Diese Funktion ist zwar immer noch in den Regeln vorhanden, das Einrichten ist aber nicht mehr so versteckt und unübersichtlich gestaltet wie früher.

Bei Outlook 2016 gehst du für eine E-Mail-Weiterleitung wie folgt vor:

Im Register Start klickst du in der Bearbeitungsleiste im Bereich Verschieben auf Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Neue Regel erstellen

Im nachfolgenden Dialogfenster gelangst du über die Schaltfläche Neue Regel zur Dialogbox des Regel-Assistenten. Hier wählst du aus dem Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Klicke dann auf den Button Weiter.

Bedingungen festlegen

Im nächsten Fenster spezifizierst du, wann eine empfangene E-Mail weitergeleitet werden soll. Etliche Kriterien stehen hier zur Auswahl. Zum Beispiel kannst du einen Abwesenheitszeitraum definieren, oder nur bestimmte E-Mails per Stichwortfilterung weiterleiten. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Bearbeitungsschritt.

Was soll mit der Nachricht passieren?

In diesem Schritt legst du die Aktion fest, wie mit der eingehenden Mail verfahren werden soll. Du kannst sie weiterleiten oder beispielsweise auch automatisch beantworten lassen. Mit dem Button Weiter gelangst du zum vorletzten Arbeitsschritt.

Die Ausnahme(n) von der Regel

Nun kannst du noch Ausnahmen definieren, welche Nachrichten von dieser Regelung ausgenommen werden sollen.

Fertig stellen und aktivieren

Unabhängig davon, ob du Ausnahmen festlegst oder nicht, führt dich der Weiter-Button zum letzten Dialogfenster. Im ersten Feld gibst du der Regel einen Namen, im zweiten Schritt aktivierst du die Regel und speicherst sie mit der Schaltfläche Fertig stellen.

Kategorien
Hardware & Software Windows 10 Windows 7 Windows 8 Windows 8.1 Windows Vista

Einzelnen Programmen über die Windows-Firewall den Zugriff auf das Internet verbieten

Eine der grundlegenden Aufgaben von Firewalls ist nicht nur der Schutz vor äußeren Angriffen, sie soll auch verhindern, dass Programme ungefragt auf das Internet zugreifen. Die entsprechenden Einstellungsänderungen in der Windows-Firewall sind schnell vorgenommen.

Mit dem Befehl wf.msc rufst du über das Eingabefeld des Startmenüs die Konfiguration der Firewall auf.

windows-firewall-security-essentials-defender-zugriff-programm-internet-abschalten-verhindern

Im Fenster Windows-Firewall mit erweiterter Sicherheit klickst du auf der linken Seite auf Ausgehende Regeln und anschließend im rechten Bereich auf Neue Regel.

konfiguration-neu-regel-windows-firewall-7-8-9-10-vista-8.1-einwahl-internet-verhindern

Im ersten Schritt des Regel-Assistenten aktivierst du den Regeltyp Programm und klickst dann auf Weiter.

regeltyp-firewall-microsoft-windows-neu-regel-ausgehend-anlegen-zugriff-internet-programm

Im zweiten Schritt wählst du das betreffende Programm aus, dessen Internetverbindung blockiert werden soll. Aktiviere die Option Dieser Programmpfad und lege die Startdatei (*.exe) über den Button Durchsuchen fest. Mit Weiter geht´s zum nächsten Arbeitsschritt.

firewall-windows-pfad-explorer-programm-startdatei-exe-festlegen-durchsuchen-regelassistent

Im dritten Dialogfenster wählst du Verbindung blockieren und bestätigst auch diesen Schritt mit Weiter.

ausgehende-regel-windows-firewall-defender-verbindung-internet-blockieren-assistent

Lege in nächsten Bildschirm das Profil fest, wann die Blockade eintreten soll. Bist du dir nicht sicher, welche der Auswahlmöglichkeiten (Domäne, Privat, Öffentlich) die richtige ist, dann aktiviere alle drei Optionen. Der Weiter-Button bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt.

regel-profil-wann-blockade-starten-aktiviert-firewall-windows-security-essentials-

Hier gibst du der ausgehenden Regel einen Namen. Eine optionale Beschreibung der Regel ist ebenfalls möglich. Die Schaltfläche Fertig stellen legt die Regel an und aktiviert sie.

name-eingeben-regel-windows-firewall-konfigurieren-programm-blockieren-internet-zugang

Möchtest du weiteren Programmen die automatische Einwahl ins Internet verbieten, dann wiederhole die Arbeitsschritte entsprechend.

Alle Regeln werden auf der rechten Seite des Konfigurations-Fensters der Windows Firewall angezeigt. Hier hast du den direkten Zugriff auf die Regel und kannst sie bei Bedarf zum Beispiel deaktivieren, aktivieren oder auch direkt löschen.

defender-essentials-windows-firewall-konfigurieren-regeltyp-bearbeiten-direktzugriff-internet-verbindung-blockade

Das Blockieren des Internetzugriffs einzelner Programme funktioniert erst ab Windows Vista aufwärts. Nutzer des Betriebssystems Windows XP müssen auf Firewall-Software von Drittanbietern zurückgreifen, da der Support für XP eingestellt wurde. Empfehlenswert sind beispielsweise ZoneAlarm Free Antivirus + Firewall oder die Comodo Internet Security.

Kategorien
Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Eingehende E-Mails direkt an den richtigen Empfänger weiterleiten

Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.

Outlook 2010 und 2013

Zum Aufrufen des Regel-Assistenten klickst du im Outlook-Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

outlook-2013-2014-regel-erstellen-weiterleitung-email

 

Im Dialogfenster von Regeln und Benachrichtigungen wählst du oben rechts das betreffende E-Mail-Konto aus und klickst auf den Button Neue Regel um den Regel-Assistenten zu öffnen. Hier wählst du im Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden aus. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

regel-assistent-outlook-neue-eingehende-nachrichten-email-weiterleiten

Im diesem Dialogfenster legst du die Bedingungen für eine Weiterleitung fest. Sollen alle eingehenden E-Mails weitergeleitet werden, dann wähle keine Optionen aus, klicke auf Weiter und bestätige die Warnmeldung mit Ja.

bedingungen-weiterleitung-email-kriterien-festlegen-outlook-regel-assistent

Im nachfolgenden Dialog aktivierst du im ersten Schritt die Einstellung diese an einer Person/öffentlichen Gruppe weiterleiten. In Schritt 2 klickst du auf den Link und gibst im neuen Fenster die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse an. Natürlich kann man hier auch eine Verteiler-Liste über das Adressbuch aussuchen.

nachricht-passieren-weiterleiten-adresse-festlegen-person-gruppe-outlook-email

Mit Weiter geht´s dann zum nächsten Arbeitsschritt, den Ausnahmen. Bei Bedarf definierst du hier Ausnahmeregelungen.

ausnahmen-festlegen-person-email-weiterleitung-posteingang-outlook

Mit Weiter kommst du nun zum letzen Arbeitsschritt. Hier vergibst du der Regel einen Namen und die Schaltfläche Fertig stellen aktiviert die neue Regel.

regel-festlegen-name-eingeben-fertig-stellen-assistent-outlook-urlaubsvertretung

Outlook 2007 und älter

Bei den älteren Outlook-Versionen gelangst du in der Menüleiste über Extras | Regeln und Benachrichtigungen

extras-outlook-regeln-benachrichtigungen-email-weiterleitung-einrichten

…zum Dialogfenster der Regeln und Benachrichtigungen.

alte-version-outlook-2007-2003-neu-regel-ankunft-pruefen-extras-menue-leiste

 

Auch hier öffnest du mit dem Button Neue Regel den Regel-Assistenten. Über die Option Nachrichten bei Ankunft prüfen legst du die Weiterleitung an. Die nachfolgenden Arbeitsschritte sind identisch.

Tipp:

Mit dem Regel-Assistent lässt sich ein Postfach gut strukturieren. So lassen sich eingehende Nachrichten zum Beispiel auch automatisch in die dafür vorgesehenen Ordner verschieben.

Kategorien
Excel Hardware & Software Office

Excel ab 2007: Zeilenwechsel zur besseren Lesbarkeit farbig markieren

Große Excel-Tabellen sind schwierieger zu Lesen, wenn die einzelnen Zeilen nicht farblich unterlegt sind. Ein Farbwechsel der Zeilen, zum Beispiel weiß-grün, verhindert, dass man beim Lesen aus Versehen in eine falsche Zeile rutscht. Der farbige Zeilenwechsel für umfangreiche Tabellen ist, auch nachträglich, schnell eingefügt.

Gleichzeitig ist der farbige Zeilenwechsel unabhängig von der zukünftigen Bearbeitung der Tabelle. Auch wenn später weitere Zeilen eingefügt oder entfernt werden sollten, passt sich die Farbmarkierung automatisch an.

Und so wird die neue Formatierung angelegt:

Starten Sie Excel und rufen Sie die betreffende Tabellendatei auf. Markieren Sie die gesamte Tabelle mit der kleinen Pfeilschaltfläche in der oberen, linken Ecke. Dann klicken Sie im Register Start auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung und wählen die Option Neue Regel.

office-excel-zeilenwechsel-farblich-markieren

Im Dialogfenster Neue Formatierungsregel wählen Sie den Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden aus. Geben Sie dann folgende die Formel ein – achten Sie dabei exakt auf die Klammern und Sonderzeichen wie Semikola:

=REST(TEILERGEBNIS(3;$A$1:$A1);2)=0

regel-excel-formatieren-farblich-markieren-formel-zelle-office-microsoft-lesbarkeit-besser

Wenn die erste Zelle Ihrer Tabelle nicht mit A1 beginnt, dann ersetzen Sie den Zellenwert A1 in der Formel durch die erste Zelle Ihrer eigenen Tabelle.

Mit der Schaltfläche Formatieren speichern Sie die neue Regel und gelangen direkt zur Farbauswahl.

Auf der Registerkarte Ausfüllen legen Sie über die Farbpalette die gewünschte Hintergrundfarbe fest. Bestätigen Sie anschließend beide offenen Dialogfenster mit OK.

formatieren-hintergrund-farbe-auswaehlen-teilergebnis-tabelle-excel-version-ab-2007

Vergessen Sie anschließend nicht, die Änderung in der Datei zu speichern.

Kategorien
Hardware & Software Windows 7 Windows 8 Windows 8.1 Windows 9

Windows-Firewall: Programme blockieren und verhindern, dass Daten übers Internet gesendet werden

Sobald der Rechner mit dem Internet verbunden ist, verschicken viele Programme Daten ins Internet oder empfangen Daten. Als normaler Windows-Anwender bekommt man davon nicht viel mit. Die Datenübermittlung erfolgt unbemerkt im Hintergrund. Wer das nicht möchte, kann gegen das „Nach-Hause-telefonieren“ etwas tun. In der Windows-Firewall lassen sich Programme so blockieren, dass sie keine Daten mehr ins Internet verschicken oder Daten von dort empfangen können.

Programme und EXE-Dateien blocken

Das Blockieren von einzelne Programmen kann zum Beispiel sinnvoll sein, um zu verhindern, dass Programme sich automatisch aktualisieren oder man einfach sicherstellen möchte, dass nicht unbemerkt Nutzerprofile oder sonstige Daten an den Hersteller geschickt werden. Das Blockieren einzelner Programme ist über die Windows-Firewall schnell erledigt. So funktioniert’s:

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung über den Befehl Start | Systemsteuerung oder ab Windows 8.1 per Rechtsklick auf den Startknopf und den Befehl Systemsteuerung.

2. In der Systemsteuerung folgen Klicks auf System und Sicherheit sowie Windows-Firewall.

3. Dann klicken Sie in der linken Spalte auf Erweiterte Einstellungen.

windows-firewall-einzelne-programme-apps-exe-blockieren-blocken

4. Klicken Sie in der linken Spalte auf Ausgehende Regeln und dann im rechte Fenster auf Neue Regel.

windows-firewall-einzelne-programme-apps-exe-blockieren-blocken-2

5. Im Regel-Assistenten wählen Sie den Eintrag Programm und klicken auf Weiter.

6. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen die EXE-Datei des Programms aus, das blockiert werden soll. Die Programmdateien finden Sie in den Unterordnern von C:\Programme und C:\Programme(x86).

windows-firewall-einzelne-programme-apps-exe-blockieren-blocken-3

7. Im nächsten Fenster wählen Sie die Einstellung Verbindung blockieren und klicken auf Weiter.

windows-firewall-einzelne-programme-apps-exe-blockieren-blocken-4

8. Bei der Frage, wann diese Regel angewendet werden sollen, kreuzen Sie alle drei Optionen Domäne, Privat sowie Öffentlich an und bestätigen mit Weiter.

windows-firewall-einzelne-programme-apps-exe-blockieren-blocken-5

9. Im letzten Schritt müssen Sie der Firewall-Regel nur noch einen passenden Namen geben und das Ganz mit einem Klick auf Fertig stellen speichern. Die neue Regel taucht anschließend in der Liste der ausgehenden Regeln auf. Dort lässt sie sich per Rechtsklick aus- und einschalten oder wieder aus der Liste löschen.

windows-firewall-einzelne-programme-apps-exe-blockieren-blocken-6