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Excel: Erledigte Tabelleneinträge durch ein Häkchen blitzschnell markieren

In einer Excel-Tabelle erledigte Einträge zu markieren, dient der Übersichtlichkeit und dem effizienten Einsatz von Arbeitszeit. Das einfachste Mittel ist das Setzen eines Häkchens hinter oder vor den betreffenden Tabelleneintrag. Die bekannteste Quelle für einen Haken ist die Zeichentabelle (Charmap), die sich aber recht umständlich öffnen lässt. Viel schneller und vor allem komfortabler ist die folgende Variante.

Am besten, du verwendest eine ganze Spalte, um dort die Check-Häkchen einzugeben. Markiere nun die betreffenden Zellen (oder gleich die ganze Spalte). Dann wählst du im Register Start die Schriftart Malett aus.

Um einen Tabelleneintrag als Erledigt zu markieren, tippst du in die soeben formatierte Zelle einfach den Buchstaben a ein. Die Schriftart Malett wandelt es automatisch in ein kleines Häkchen um.

Dieser Trick funktioniert übrigens auch mit Open Office Calc, der kostenlosen Alternative zu Microsoft´s Office.

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PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

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Excel Hardware & Software Office Software

In Excel-Tabellen blitzschnell doppelte Werte herausfiltern

Wer oft mit Excel arbeitet, der hat bestimmt schon des öfteren doppelte Werte eingegeben, die nicht beabsichtigt waren. Das daraus falsche Ergebnisse resultieren können, ist wohl jedem klar. Damit aber eine abschließende Kontrolle nicht zu zeitaufwendig wird, kann man sich mit drei Mausklicks alle doppelten Werte auf einen Schlag anzeigen lassen.

Starte Office Excel und rufe das betreffende Tabellenblatt auf. Dann markierst du den gewünschten Tabellenbereich oder direkt das gesamte Dokument.

Auf der Registerkarte Start klickst du in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung | Regeln zum Hervorheben von Zellen | Doppelte Werte. In der folgenden Dialogbox können bei Bedarf noch ein paar Einstellungen vorgenommen werden. Mit dem letzten Klick auf OK filtert Excel alle doppelten Einträge aus der Tabelle heraus und markiert sie mit der zuvor eingestellten Farbe.

Damit ist eine Abschlusskontrolle wesentlich einfacher durchgeführt, die zudem auch noch wertvolle Zeit spart.

Hinweis

Doppelte Werte werden nicht nur in Form von Zahlen herausgefiltert, gleiche Texte werden ebenfalls erkannt und angezeigt.

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Word 2013/2016: Individuelle Registerkarte im Menüband erstellen

Bei jedem Word-Nutzer kristallisiert sich nach einiger Zeit heraus, welche Befehle häufig verwendet werden. Das hängt natürlich sehr stark davon ab, für welche Tätigkeiten Word eingesetzt wird. Nicht selten sind die benötigten Funktionen über das ganze Menüband und neun Registerkarten verteilt. Das erfordert einen starken, gut trainierten Zeigefinger. Um solche Klick-Orgien zu vermeiden und das Arbeiten mit Word zu optimieren, kann man mit wenig Aufwand eigene Registerkarten mit individuell zusammengestellten Funktionen anlegen.

Grundstruktur erstellen

Über die Word-Optionen lässt sich in wenigen Minuten eine eigene Registerkarte erstellen und mit den Lieblingsfunktionen bestücken. Starte Word und klicke auf Datei | Optionen und im nachfolgenden Dialogfenster Menüband anpassen.

Im Aufklappmenü des rechten Anzeigebereichs stellst du die Option Hauptregisterkarten ein und klickst unten auf den Button Neue Registerkarte. Dadurch wird eine neue Registerkarte sowie eine neue Gruppe eingefügt. Markiere den Eintrag der neuen Registerkarte und gib ihr über die Schaltfläche Umbenennen einen passenden Namen. Wiederhole diesen Vorgang mit dem Eintrag Neue Gruppe.

Für eine übersichtlichere Gliederung von unterschiedlichen Funktionen, ist es empfehlenswert, über den Button Neue Gruppe weitere Gruppen zu erstellen. um die Werkzeuge thematisch zu bündeln.

Befehle und Funktionen einfügen

Das Grundgerüst ist jetzt erstellt und muss nur noch mit „Leben“ gefüllt werden.

Im linken Bereich der Hauptanzeige wählst du die benötigten Befehle aus. Über das Drop-Down-Menü kannst du beispielsweise nach häufig verwendeten Befehlen filtern. Der Button Hinzufügen befördert das markierte Tool in deine selbst erstellte Gruppe. Wiederhole diesen Vorgang bis alle benötigten Funktionen und Tools in den Gruppen der neuen Registerkarte vorhanden sind.

Die Reihenfolge ist erst einmal zweitrangig, sie kann per Drag and Drop noch geändert werden. Sind alle Arbeitsschritte abgeschlossen, dann bestätigst du mit OK und deine eigene Registerkarte wird dem Word-Menü hinzugefügt.

Extra-Tipp

Auch in Excel lässt sich auf diese Weise eine oder mehrere eigene Registerkarten im Menüband anlegen.

Fazit:

Für schnelles und effektives Arbeiten ist das Anlegen eigener Menüs in Word und Excel eigentlich unverzichtbar. Dieser ziemlich unbekannte Trick ist wohl einer der nützlichsten Anpassungsmöglichkeiten die Word und Excel zu bieten hat.

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Outlook 2016: Weiterleitung von E-Mails anlegen

Eine Weiterleitung von E-Mail ist besonders dann praktisch, wenn man nicht immer Zugriff auf das betreffende E-Mail-Konto hat. Zum Beispiel auf die private Adresse, wenn man auf der Arbeit ist, oder umgekehrt. Bei Outlook von Microsoft konnte man auch schon in der Vergangenheit eine E-Mail-Weiterleitung einrichten. Diese Funktion ist zwar immer noch in den Regeln vorhanden, das Einrichten ist aber nicht mehr so versteckt und unübersichtlich gestaltet wie früher.

Bei Outlook 2016 gehst du für eine E-Mail-Weiterleitung wie folgt vor:

Im Register Start klickst du in der Bearbeitungsleiste im Bereich Verschieben auf Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Neue Regel erstellen

Im nachfolgenden Dialogfenster gelangst du über die Schaltfläche Neue Regel zur Dialogbox des Regel-Assistenten. Hier wählst du aus dem Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Klicke dann auf den Button Weiter.

Bedingungen festlegen

Im nächsten Fenster spezifizierst du, wann eine empfangene E-Mail weitergeleitet werden soll. Etliche Kriterien stehen hier zur Auswahl. Zum Beispiel kannst du einen Abwesenheitszeitraum definieren, oder nur bestimmte E-Mails per Stichwortfilterung weiterleiten. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Bearbeitungsschritt.

Was soll mit der Nachricht passieren?

In diesem Schritt legst du die Aktion fest, wie mit der eingehenden Mail verfahren werden soll. Du kannst sie weiterleiten oder beispielsweise auch automatisch beantworten lassen. Mit dem Button Weiter gelangst du zum vorletzten Arbeitsschritt.

Die Ausnahme(n) von der Regel

Nun kannst du noch Ausnahmen definieren, welche Nachrichten von dieser Regelung ausgenommen werden sollen.

Fertig stellen und aktivieren

Unabhängig davon, ob du Ausnahmen festlegst oder nicht, führt dich der Weiter-Button zum letzten Dialogfenster. Im ersten Feld gibst du der Regel einen Namen, im zweiten Schritt aktivierst du die Regel und speicherst sie mit der Schaltfläche Fertig stellen.

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Hardware & Software

Defekten USB-Stick mit Bordmitteln reparieren

Bei längerem und intensiven Gebrauch von USB-Sticks kann es vorkommen, dass er vom Computer nicht mehr ausgelesen wird. Aber die Chancen stehen recht gut, dass der Stick gerettet werden kann.

Überprüfung und automatische Reparatur

Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Rechner den USB-Stick erkennt und ihn im Register Computer des Windows-Explorers anzeigt. Somit kann der Stick, wie eine Festplatte auch, einer Prüfung und einer automatischen Reparatur unterzogen werden.

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Reparatur-Tool in den Eigenschaften aufrufen

Klicke mit der rechten Maustaste auf den Eintrag des gewünschten Wechseldatenträgers und wähle im Kontextmenü die Eigenschaften aus.

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Im Dialogfenster Eigenschaften von Wechseldatenträger gelangt man über das Register Tools zum Button Jetzt prüfen im Bereich der Fehlerüberprüfung. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche…

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…öffnet man das Untermenü der Datenträgerprüfung. Aktiviere die Optionen

  • Dateisystemfehler automatisch korrigieren
  • Fehlerhafte Sektoren suchen/wiederherstellen

und klicke dann auf Starten.

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Überprüfung nicht möglich?

Wenn der Computer bereits auf den Datenträger zugreift, erscheint eine Meldung dass dieser Speicherstick nicht überprüft werden kann. Ist dies der Fall, dann klicke auf die Schaltfläche Aufhebung der Bereitstellung erzwingen.

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Je nach Größe des USB-Sticks kann die Prüfung und Reparatur einige Minuten in Anspruch nehmen. Das Tool repariert während des Überprüfungs-Vorgangs alle Sektoren- und Dateifehler, die auf dem Stick gefunden wurden.

Das Ergebnis

Nach der Überprüfung wird das Ergebnis angezeigt. Mit Details einblenden expandiert das Fenster und listet alle Einzelheiten der Fehlerbehebung auf. Steht im Text der Meldung der Satz…

Der Datenträger bzw. das Gerät kann jetzt verwendet werden. 

…dann ist das Ziel erreicht und der Stick kann wieder normal benutzt werden.

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Nicht nur für USB-Sticks

Mit diesem Tool können natürlich auch SD-Speicherkarten und externe Festplatten repariert werden.

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Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Positionieren Sie bei Bedarf die Taskleiste an einem anderen Bildschirmrand

Bei manchen Programmen wünscht man sich mehr Platz am unteren Bildschirmrand, um mehr Informationen sichtbar darzustellen. Manchmal gibt es auch nur einen ganz banalen Grund: Die Taskleiste stört einfach nur die Optik. Hier gibt es zwei Möglichkeiten diese vom unteren Bildschirmrand zu entfernen.

Taskleiste an eine andere Position schieben

Die Taskleiste kann von der Standardposition an einen der anderen Bildschirmränder verschoben werden. Dazu lösen Sie einfach nur die Verankerung am unteren Rand, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Taskleiste klicken und das Häkchen von der Option Taskleiste fixieren mit einem Mausklick entfernen.

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Danach ziehen Sie einfach die Taskbar mit gedrückter, linker Maustaste an die neue Position. Beispielsweise an den linken Rand.

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Danach können Sie die Taskleiste wieder über das Kontextmenü an der neuen Position verankern.

Taskleiste automatisch ausblenden

Wer aber die Standardposition beibehalten möchte, kann auch die automatische Ausblendung der Taskleiste nutzen. Öffnen Sie dazu erneut das Kontextmenü der Taskleiste und klicken Sie auf Eigenschaften.

Im Dialogfenster Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü aktivieren Sie auf der Registerkarte Taskleiste die Einstellung Taskleiste automatisch ausblenden. Speichern Sie die Änderung mit OK.

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Die Änderung wird sofort wirksam und die Taskleiste verschwindet nach einer Sekunde. Um sie wieder sichtbar zu machen, fahren Sie mit dem Mauszeiger an den unteren Rand des Bildschirms.

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Tipp:

Es können auch beide Möglichkeiten gleichzeitig verwendet werden. Und um bei der Einblendung der Taskleiste möglichst viel Platz zu sparen, aktivieren Sie in den Einstellungen zusätzlich noch die Option Kleine Symbole verwenden.

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Firefox Internet & Medien Internet Explorer

Browserfenster mit mehreren Tabs ohne Nachfrage schließen

Beim Schließen eines Browserfensters mit mehreren geöffneten Tabs, erfolgt bei dem Browser Microsoft Internet Explorer und dem Mozilla Firefox eine Sicherheitsmeldung. Die Browser Opera und Google Chrome schließen hier ohne Nachfrage. Zwar ist diese Meldung gegen versehentliches Schließen  gedacht, ist aber auf Dauer nervig. Wenn man sich wirklich sicher ist, kann diese Meldung recht einfach deaktiviert werden.

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Microsoft Internet Explorer

Die Abschaltung der Warnmeldung wird beim Microsoft Internet Explorer in den Internetoptionen vorgenommen. Klicken Sie dazu auf „Extras | Internetoptionen“.

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Im Dialogfenster der „Internetoptionen“ gelangen Sie über die Schaltfläche „Registerkarten“ zu den „Einstellungen für die Registernavigation“. Hier deaktivieren Sie die Option „Warnen, wenn mehrere Registerkarten geschlossen werden“. Anschließend bestätigen Sie in beiden offenen Dialogfenstern die Änderungen mit „OK“.

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Allerdings lohnt sich dieser „lange Weg“ nur, wenn Sie noch weitere Einstellungen ändern möchten. Schneller geht es über die Warnmeldung selbst. Setzen Sie dort nur das Häkchen in die Checkbox der Option „Immer alle Registerkarten schießen“. Danach beenden Sie den Browser über die Schaltfläche „Alle Registerkarten schließen“.

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Beim nächsten Beenden des Internet Explorers erscheint dann keine Warnmeldung mehr.

Mozilla Firefox

Die Deaktivierung beim Mozilla Firefox funktioniert ähnlich. Öffnen Sie die Einstellungen mit Mausklicks auf den Firefox-Button und wählen Sie im Kontextmenü „Einstellungen | Einstellungen“.

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Im Fenster „Einstellungen“ rufen Sie die Rubrik „Tabs“ auf und entfernen das Häkchen aus der Checkbox der Option „Warnen, wenn mehrere Tabs geschlossen werden“. Mit „OK“ bestätigen Sie die Änderung.

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Auch beim Firefox funktioniert die Deaktivierung direkt aus dem Fenster Warnmeldung heraus.

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Deaktivieren Sie die Option „Warnen, wenn mehrere Tabs geschlossen werden“ und schließen Sie den Browser mit der Schaltfläche „Tabs schließen“. Beim nächsten Mal erscheint auch hier die Warnmeldung nicht mehr.