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Mal wieder vergessen, den Rechner herunterzufahren? Oder der PC im Büro werkelt noch einige Stunden an einem Download und soll danach von Zuhause aus heruntergefahren werden? Kein Problem: Mit einem simplen Trick lässt sich Windows aus der Ferne herunterfahren. Und zwar mit einer einfachen E-Mail ans Outlook-Postfach. Hört sich verrückt an, funktioniert aber wirklich. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie’s geht.

Windows-Shutdown per E-Mail und Outlook-Regel

Im Netz gibt es zwar etliche Extra-Tools und Zusatzprogramme, mit denen sich PCs aus der Ferne herunterfahren lassen. Die sind aber gar nicht notwendig. Es geht auch mit Outlook, das sowieso auf vielen Rechnern bereits installiert ist. Der Trick funktioniert über eine bestimmte Outlook-Regel. Und zwar so: In Outlook legen Sie eine Regel an, die beim Empfang einer bestimmten E-Mail (Ihrer ganz persönlichen Shutdown-E-Mail) eine Batchdatei aufruft, die den Rechner sofort herunterfährt. Damit’s funktioniert sind zwei Schritte notwendig, die im folgenden ausführlich erklärt werden:

– Das Anlegen einer Batchdatei für den Shutdown

– Das Anlegen einer Filterregel zum Herunterfahren per E-Mail

Shutdown-Batch-Datei anlegen

Im ersten Schritt müssen Sie eine ausführbare Batchdatei anlegen, die den Befehl zum Herunterfahren enthält und diese als .BAT-Datei auf der Festplatte speichern. Das geht folgendermaßen:

1. Starten Sie den Windows Editor, indem Sie das Startmenü bzw. bei Windows 8 das Suchfeld (mit [Windows-Taste][Q]) öffnen, den Suchbegriff Editor eingeben und auf Editor klicken.

2. Geben Sie den folgenden Befehl ein in einer Zeile ein und achten Sie auf die Leerzeichen. Achtung: Das letzte Zeichen ist nicht der Buchstabe O, sondern die Ziffer 0 (Null):

%systemroot%\system32\shutdown.exe -s -f -t 0

Die Zeile bewirkt später, dass der Befehl shutdown.exe -s zum Herunterfahren des Rechners ausgeführt wird. Der Schalter -f bewirkt, dass Windows auch dann heruntergefahren wird, wenn noch Programme oder Dateien geöffnet sind (forced shutdown). Der Zusatz -t 0 (Ziffer Null) sorgt dafür, dass der Shutdown sofort (nach Null Sekunden) erfolgt.

3. Rufen Sie den Befehl Datei | Speichern unter auf, und speichern Sie die Datei auf der Festplatte, etwa im Dokumente-Ordner. Wichtig: Im Feld Dateityp wählen Sie den Eintrag Alle Dateien; als Dateinamen verwenden Sie shutdown.bat. Wichtig ist die Endung .bat, damit Windows die Textdatei als ausführbahre Batchdatei erkennt und später auch ausführen kann. Nach dem Speichern können Sie das Editorfenster schließen.

Outlook-Regel für den Remote-Shutdown aus der Ferne einrichten

Weiter geht es mit Outlook. Hier legen Sie eine Filterregel an, die bei der Ankunft einer bestimmten E-Mail die oben angelegte Batchdatei ausführt und den Rechner automatisch herunterfährt. Die Regel wird folgendermaßen angelegt:

1. Rufen Sie in Outlook den Befehl Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten auf.

2. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel, wählen im unteren Bereich den Eintrag Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden und klicken auf Weiter.

3. Jetzt kommt der wichtigste Schritt. Im nächsten Fenster legen Sie die Regeln fest, die für die Herunterfahren-E-Mail gelten müssen, damit der Shutdown-Befehl auch ausgeführt wird. Dabei gilt: die Regeln dürfen nicht zu lasch sein, damit nicht jedermann aus der Ferne per simpler E-Mail den Rechner herunterfahren kann. Wir empfehlen folgende Bedingungen:

– Mit bestimmten Wörtern im Betreff: Die E-Mail muss ein bestimmtes Schlüsselwort (z.B. „Herunterfahren“) im Betreff enthalten.

– Über Konto Kontoname: Die E-Mail muss an ein bestimmtes E-Mail-Konto geschickt werden, etwa an die Haupt-E-Mail-Adresse.

– Die nur an mich gesendet wurde: Die E-Mail muss direkt an Sie selbst geschickt werden.

– Mit bestimmten Wörtern im Text: Nicht nur im Betreff, auch im Text müssen bestimmte Schlüsselwörter auftauchen, um die Aktion auszuführen.

– Nur auf diesem Computer: Wenn Sie Outlook auf mehreren Rechnern mit derselben E-Mail-Adresse nutzen, stellen Sie mit dieser Bedingung sicher, dass der Shutdown-Befehl nur auf diesem Rechner ausgeführt wird.

Für noch mehr Sicherheit können Sie optional noch die Bedingung Die von einer Person/öffentlichen Gruppe kommt aktivieren. Die Shutdown-E-Mail muss dann zwingend von einem bestimmten E-Mail-Account aus abgeschickt werden. Allerdings funktioniert das Herunterfahren dann nur von diesem Account aus. Wir lassen bei uns im Büro diese Bedingung weg, damit wir von jedem Account aus den Shutdown-Befehl absenden können.

4. Sobald die Grundbedingungen angekreuzt sind, klicken Sie im unteren Feld auf die blau unterlegten Links und ergänzen die Details, etwa den Kontonamen und die gewünschten Schlüsselwörter, die im Betreff und Nachrichtentext erscheinen müssen, etwa so:

Die Regel lautet dann zum Beispiel:

Nach Erhalt einer Nachricht, die nur an mich gesendet wurde und über Konto meine@emailadresse.de und mit Herunterfahren im Betreff und mit Bitte den Rechner jetzt herunterfahren im Text und nur auf diesem Computer.

Sind alle Bedingungen festgelegt, fahren Sie mit Weiter fort.

5. Jetzt legen Sie fest, was passieren soll, sobald eine E-Mail eintrifft, die diese Bedingungen erfüllt. Hier kreuzen Sie Aktion Anwendung starten an und klicken unten auf Anwendung.

6. Im nächsten Fenster wechseln Sie in den Ordner, in dem die shutdown.bat-Datei liegt. Wählen Sie unten rechts den Eintrag Alle Dateien, markieren Sie die shutdown-Datei, und klicken Sie auf Öffnen.

Die gesamte Regel lautet jetzt zum Beispiel:

Nach Erhalt einer Nachricht, die nur an mich gesendet wurde und über Konto meine@emailadresse.de und mit Herunterfahren im Betreff und mit Bitte den Rechner jetzt herunterfahren im Text und nur auf diesem Computer shutdown.bat starten.

7. Nach einem Klick auf Weiter fragt Outlook nach Ausnahmen für die Regel. Diesen Schritt können Sie mit Weiter überpspringen.

8. Im letzten Schritt geben Sie der Regel einen passenden Namen wie Herunterfahren und speichern das Ganze mit Fertig stellen. Die Regel ist damit fertig und „scharfgestellt“.

Den Rechner per E-Mail herunterfahren

Jetzt können Sie den Rechner aus der Ferne mit einer Shutdown-E-Mail heruntergefahren; vorausgesetzt, auf dem Rechner läuft Outlook und ruft regelmäßig neue E-Mails ab. Sie müssen nur eine E-Mail mit den festgelegten Regeln an Ihren Outlook-Rechner schicken, etwa von einem anderen E-Mail-Dienst wie Gmail, Web.de oder GMX aus. Sie müssen nur penibel darauf achten, dass die Shutdown-Bedingungen erfüllt sind und im Betreff zum Beispiel „Herunterfahren“ und im Mailtext „Bitte den Rechner jetzt herunterfahren“ steht.

Sobald diese E-Mail vom Outlook-Rechner empfangen wird, startet Outlook – gemäß den Filterregeln – die Batchdatei shutdown.bat und fährt den Rechner ohne weiteres Nachfragen wie von Geisterhand herunter.

Videoanleitung

Alle Schritte zum Einrichten der Shutdown-Funktion per E-Mail und Outlook-Regel haben wir in einem ausführlichen YouTube-Video erklärt: