Tipps, Tricks & Kniffe

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  • In Word-Dokumenten Links zu Text-Passagen, Dateien und Webseiten anlegen

    Von E-Mails kennen wir sie alle: Hyperlinks, die im Text eingebettet wurden und beim Anklicken direkt zu einer bestimmten Webseite führen. Solche Webadressen-Verlinkungen können natürlich auch im Textverarbeitungsprogramm Word eingesetzt werden. Auf Wunsch lassen sich auch Verweise zu Dateien und zu bestimmten Textpassagen anlegen. Sogar die Verlinkung von E-Mail-Adressen ist problemlos möglich.

    Rufe in Office Word das betreffende Dokument auf, markiere den Text, in den die Webseiten-URL eingebettet werden soll, und öffne mit einem Rechtsklick dessen Kontextmenü. Hier wählst du dann die Option Link aus.

    Im Dialogfenster Link einfügen stehen dir vier Arten von Verlinkungen zur Verfügung. Die erste Option Datei oder Webseite verlinkt den markierten Text mit einer Internetseite oder einer Datei auf dem aktuellen Computer. In diesem Fall gibst du im Feld Adresse die URL oder den betreffenden Dateipfad an.

    Die zweite Variante; Aktuelles Dokument,  legt einen Querverweis zu einer bestimmten Stelle in der aktiven Word-Datei an. Dies ist besonders dann vorteilhaft, wenn der Leser vom Inhaltsverzeichnis direkt zu einem speziellen Kapitel wechseln will.

    Mit der dritten Schaltfläche (Neues Dokument erstellen) erzeugst du einen Link zu einem neuen Dokument, dass direkt im Anschluss erstellt werden kann.

    Die vierte und letzte Verlinkung ermöglicht die Verknüpfung mit einer E-Mail-Adresse. So kann der Leser direkt mit dem Verfasser oder einer anderen Person in Kontakt treten. Zur besseren Identifizierung solcher Antwort-Mails kannst du im gleichen Arbeitsschritt dem Email-Formular einen Betreff hinzufügen.

    Alle oben genannten Links und Verweise funktionieren auch dann noch, wenn sie als PDF gespeichert und per E-Mail versendet wurden.

  • In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

    Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

    Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

    Outlook-Regel anlegen

    Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

    Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

    Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

    Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

    Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

    PC eingeschaltet lassen

    Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

    Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    E-Mails über Exchange-Server

    Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.