Fragen Sie sich auch manchmal, wann das eine oder andere Word-Dokument ausgedruckt wurde, oder hat Ihnen jemand schon mal vorgeworfen, etwas nicht ausgedruckt zu haben? Eine wenig bekannte Funktion zeigt wann der letzte Ausdruck stattgefunden hat. Und das sogar mit Uhrzeit.
Der Ausdruck-Spion
Um das Datum des letzten Ausdrucks zu ermitteln, starten Sie Microsoft Word, rufen das entsprechende Dokument auf und wechseln in der Menüleiste zu „Einfügen“. Im Bereich „Text“ klicken Sie auf „Schnellbausteine“ und im Kontextmenü wählen Sie anschließend die Option „Feld“.
In den älteren Word-Versionen (200-2003) klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Feld“.
Im Dialogfenster „Feld“ stellen Sie im Aufklappmenü die Option „Datum und Uhrzeit“ ein, wählen den Feldnamen „PrintDate“ und legen das Datumsformat fest. Mit „OK“ bestätigen Sie die Einstellungen.
Nun wird das Druckdatum in den Dokumententext automatisch an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet.
Wurde das Dokument bisher noch nicht ausgedruckt, dann werden an der Stelle nur Nullwerte angezeigt.
Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.
Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.
Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen
Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.
Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:
1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.
2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.
3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.
4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden
Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3]. Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.
Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.
Textbausteine für alle Windows-Programme
Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.
Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen: http://www.phraseexpress.com/de/
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