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Word ab Version 2007: Für den schnelleren Einsatz von Funktionen eigene Tastenkombinationen anlegen

Viele der Funktionen die bei Word die Arbeit mit Texten vereinfachen, sind mit Tastenkombinationen bedienbar. Der Vorteil dieser Tastenkombinationen ist die Schnelligkeit, mit der man die Aufgaben der Textverarbeitung erledigen kann. Der Nachteil ist aber, dass die wenigsten Tastenkombinationen bekannt sind. Natürlich kann man sich im Web oder per Hilfe-Funktion die Shortcuts heraussuchen und sie dann auswendig lernen. Wenn das für Sie zu mühselig ist, dann gibt es auch eine andere Lösung: Erstellen Sie sich für Ihre Zwecke eigene Tastenkombinationen.

Bereits vorhanden oder nicht, eigene Tastenkombinationen lassen sich besser merken

Das Erstellen eigener Shortcuts hat auch noch den Vorteil, dass Word-Funktionen, denen werksseitig keine Tastenkombination spendiert wurde, noch nachträglich eine individuelle Tastenkombination zugewiesen werden kann. Das beste Beispiel ist das Einfügen von Querverweisen.

Verknüpfung mit der Schnellzugriffsleiste ist nicht so schnell, aber auch ohne Shortcut möglich

Zusätzlich lässt sich diese Funktion auch noch mit der Schnellstartleiste verknüpfen. Aber alles der Reihe nach.

Einrichten der Tastenkombination

Zum Einrichten der Tastenkombination starten Sie Word und klicken in der Menüleiste auf „Datei | Optionen“. Bei Word 2007 klicken Sie auf den Office-Button und anschließend auf „Word-Optionen“.

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Im Dialogfenster der „Word-Optionen“ klicken Sie im Register „Anpassen“ ganz unten bei  „Tastenkombinationen“ auf die Schaltfläche „Anpassen“.

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Im Fenster „Tastatur anpassen“ wählen Sie in den „Kategorien“ die Option „Alle Befehle“ und im Bereich „Befehle“ suchen Sie den benötigten Befehl heraus. In diesem Fall ist es der Befehl „EinfügenQuerverweis“.

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Im Feld „Aktuelle Tasten“ wird die eventuell bereits bestehende Tastenkombination angezeigt. Grundsätzlich lassen sich aber mehrere Tastaturkombinationen für einen Befehl anlegen.

Im Feld „Neue Tastenkombinationen“ legen Sie nun eine beliebige Tastenkombination fest. In diesem Beispiel haben wir uns [Alt][Q] ausgesucht. Achten Sie auf die Meldung „Derzeit zugewiesen an:“. Wird hier „[nicht zugewiesen]“ angezeigt, können Sie die Änderung mit dem Button „Zuordnen“ speichern. Wird dort aber ein Befehl angezeigt, müssen Sie sich eine andere Kombination aussuchen.

Verknüpfen mit der Schnellzugriffsleiste

Wenn Sie nun noch möchten, können Sie diesen Befehl in die Schnellzugriffsleiste integrieren. Schließen Sie zuerst das Dialogfenster „Tastatur anpassen“.

Zurück im Fenster „Word-Optionen“ stellen Sie im Aufklappmenü von „Befehle auswählen“ die Option „Einfügen Registerkarte“ ein. Markieren Sie dann „Querverweis einfügen“ und schieben den Befehl mit dem Button „Hinzufügen“ auf die rechte Seite, in den Bereich „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“…

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…dann wird in der Schnellzugriffsleiste von Word das entsprechende Befehls-Icon angezeigt.

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Natürlich funktioniert die vorher festgelegte Tastaturkombination weiterhin.

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Office 2007, 2010 und 2013: Den Zugriff auf den Befehl „Speichern unter“ beschleunigen

In den Office-Programmen wie Excel, Word und PowerPoint wird der Befehl „Speichern unter“ in der Regel per Mausklick ausgeführt. Je nach Office Version sind dafür unterschiedlich viele Klicks erforderlich. Bis Version 2010 waren zwei Mausklicks nötig um den Windows-Explorer zu erreichen, bei Office 2013 sind es schon drei Klicks. Mit einer entsprechend konfigurierter Schnellzugriffsleiste oder der richtigen Tastenkombination geht das sehr viel schneller.

Öffnen Sie ein Office-Programm, beispielsweise Excel und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diskettensymbol. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“.

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Im Dialogfenster der Optionen markieren Sie in der Liste der häufig verwendeten Befehle den Eintrag „Speichern unter“ und schieben ihn mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ in den rechten Bereich „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“. Anschließend bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

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Ab sofort reicht ein Mausklick auf das „Speichern unter“ Symbol in der Schnellzugriffsleiste um den Windows-Explorer aufzurufen.

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Speichern Sie dann wie gewohnt Ihre Datei im gewünschten Ordner oder im SkyDrive.

Diejenigen die die Bedienung per Tastatur vorziehen, gelangen bei den Office-Versionen 2007 und 2010 mit der Tastenkombination [Alt][D][T] und bei Office 2013 mit [Alt][D][H] ebenfalls zur „Speichern unter“-Funktion.

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Mit den Zahlentasten gelangen Sie dann zum gewünschten Speicherplatz auf Ihrem Computer/SkyDrive.

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Microsoft Office 2007/2010: Häufig genutzte Funktionen in die Schnellzugriffs-Leiste übernehmen

Mit Einführung von Office 2007 und 2010 wurde das gesamte Aussehen von Word, Excel und Outlook  überarbeitet. Manchem Benutzer erscheint die Multifunktionsleiste (das Menüband) zu unübersichtlich. Etliche der Funktionen, wie man sie aus den Versionen 2000 oder 2003  kannte, wurden irgendwo ins Menüband integriert. Für viele User beginnt jetzt das nervige Suchen der häufig benutzten Funktionen. Doch es gibt auch etwas Gutes: Die Schnellzugriffsleiste, die standardmäßig ganz oben links angeordnet ist. Diese können Sie selbst mit den gewünschten Funktionen erweitern.

Standardmäßig enthält die Schnellzugriffsleiste die Funktionen „Speichern“, „Rückgängig“ und „Wiederholen“. Bis man sich einen guten Überblick über das neue Layout von Office verschafft hat, kann man sich mit dieser Leiste, die sich individuell anpassen lässt, sehr gut behelfen.

Die folgenden Arbeitsschritte zur individuellen Anpassung der Schnellzugriffs-Leiste sind für Word und Excel identisch. Nur Outlook 2007 verzichtet noch darauf.

1. Starten Sie Word oder Excel, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste oder das Menüband. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ aus.

Alternativ können Sie auch auf den kleinen Pfeil in der Schnellzugriffs-Leiste klicken und dort die Option „Weitere Befehle“ auswählen.

2. Im neuen Dialogfenster „Word-Optionen“ (bei Excel heißt es natürlich „Excel-Optionen“) wird im rechten Teilbereich der aktuelle Umfang der Funktionen in der Schnellzugriffszeile angezeigt. Im linken Teilbereich sind alle verfügbaren Funktionen aufgelistet.

Hier markieren Sie mit einem Mausklick linken Bereich die Funktion, die Sie dem Schnellzugriff hinzufügen wollen und klicken dann in der Mitte auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Nicht benötigte Elemente entfernen Sie aus dem rechten Bereich mit der Schaltfläche „Entfernen“.

3. Die Position der hinzugefügten Funktionen kann mit den Pfeiltasten rechts neben der Schnellstartleiste nach oben oder unten verschoben werden.

4. Mit der Schaltfläche „OK“ speichern Sie die Änderungen. 

Sofort wird die Schnellzugriffs-Liste aktualisiert und steht mit allen hinzugefügten Elementen zur Verfügung.