Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Gmail: Nachrichten zeitversetzt senden

    Vor gut einem Jahr haben wir über ein Gerücht berichtet, dass es bald möglich sein wird, E-Mails per Gmail zeitversetzt zu versenden. Seit kurzem ist aus der Hoffnung Gewißheit geworden.

    Zeitverzögerter E-Mail-Versand

    Seit April 2019 ist es möglich, den Versand von bis zu 100 E-Mails zu planen.

    Zunächst erstellst du deine E-Mail wie gewohnt. Anstatt auf Senden, klickst du auf den kleinen Drop-Down-Pfeil neben Senden-Button und wählst die Option Senden planen aus.

    Gmail zeigt dir in einem Dialogfenster drei Zeitvorschläge an oder du klickst direkt auf die Option Datum und Uhrzeit auswählen um einen individuellen Zeitpunkt festzulegen. Mit dem Button Senden planen bestätigst du deine Zeitauswahl.

    Bis zum Zeitpunkt des Versandes wird deine Nachricht in dem Ordner Geplant gespeichert. In diesem Order kannst du die E-Mail(s) noch ändern oder gegebenenfalls den geplanten Versand abbrechen.

    Nachträgliches Ändern bis zum Sendezeitpunkt möglich

    Zum Ändern markierst du die betreffende Nachricht und klickst auf Sendevorgang abbrechen. Dadurch wird die E-Mail in den Ordner Entwürfe verschoben und kann dort geändert werden. Der Zeitpunkt muss dann aber wieder neu festgelegt werden.

    Die Option Senden planen ist für die Gmail-Desktop-Version ebenso verfügbar wie für Android-Smartphones und das iPhone. Darüberhinaus hat Google auch eine Hilfeseite zu diesem Thema erstellt.

  • Windows 10: Doppelte Buchstaben beim Tippen vermeiden

    Werden beim Tippen unbeabsichtigt doppelte Buchstaben angezeigt, muss das nicht immer an der Hardware liegen. Bei zu schnellem Drücken einer Buchstabentaste kann es vorkommen, dass der betreffende Buchstabe zweimal oder sogar öfter angezeigt wird. Mit der Anschlagverzögerung lässt sich das Problem schnell in den Griff bekommen.

    Die Funktion der Anschlagverzögerung muss manuell in den Einstellungen aktiviert werden. Dazu klickst du auf Start | Einstellungen | Erleichterte Bedienung | Tastatur.

    Aktiviere den Schalter bei Anschlagverzögerung verwenden, sowie das Feature Aktivieren Sie die Tastenanschlagfunktion, damit der Computer wartet, bevor er zusätzliche Tastenanschläge als solche erkennt, wenn Sie dieselbe Taste mehr als einmal drücken.

    Anschließend kannst du dann noch die Zeitspanne einstellen, wie lange der PC warten soll. Die Standardeinstellung liegt bei 0,5 Sekunden, die aber meistens ausreichend ist.

    Hinweis: Dieser Tipp funktioniert übrigens auch mit Windows 7.

  • Thunderbird: E-Mail mit Textbausteinen schneller verfassen

    Beim täglichen E-Mail-schreiben gibt es kaum etwas nervigeres, als sich wiederholende Formulierungen zu tippen. Mit selbst erstellten Textbausteinen kannst du deine Korrespondenz viel schneller erledigen.

    Für den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird gibt es das kostenloses Add-on Quicktext, dass die Erstellung und Verwendung von Textbausteinen sehr effektiv erledigt.

    Um das Add-on herunterzuladen, starte den Thunderbird und klicke auf Extras | Add-ons | Erweiterungen. Tippe in das Suchfeld oben rechts den Suchbegriff Quicktext ein und lade die Erweiterung herunter. Nach einem Neustart des E-Mail-Clients ist Quicktext einsatzbereit.

    Um Textbausteine zu erstellen, rufst du Extras | Quicktext auf. Über den Button Gruppe hinzufügen kannst du unterschiedliche Kategorien, wie beispielsweise Textbausteine, erstellen. Anschließend klickst du auf Vorlage, vergibst dem Textbaustein einen Titel (z. B. Anrede Kunde XY) und tippst in das große Eingabefeld den gewünschten Text ein. Abschließend legst du noch ein Schlüsselwort fest und speicherst den Textbaustein.

    Zum Einfügen eines Textbausteins tippst du dann nur noch das Schlüsselwort ein und bestätigst mit der Taste [Tab]. Dann wird der entsprechende Text automatisch eingefügt.

  • Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Skype ist endlich da

    Viele Messenger haben sie schon integriert, die End-2-End-Verschlüsselung. Nun gibt es dieses Sicherheits-Feature auch bei Skype.

    Skype jetzt noch sicherer

    In der Funktion Private Unterhaltungen werden ab sofort Textnachrichten, Bilder/Dateien und Audioanrufe unterstützt.  Videoanrufe aber leider nicht. Ob die E2E-Verschlüsselung auch auf die Videoanrufe ausgedehnt wird, ist derzeit nicht bekannt.

    Offiziell wurde die Verschlüsselung am 15. August 2018 vom Director of Design for Skype and Outlook, Peter Skillman auf Twitter angekündigt.

    Startet ein Nutzer eine verschlüsselte Unterhaltung, dann muss der andere Teilnehmer diese Anfrage erst zustimmen.

    SMS Weiterleitung

    Weiterhin wurde in der Beta-Version der Skype-Android-App die Funktion SMS Connect entdeckt. Sie soll die Weiterleitung von SMS per Android-Handy auf Windows-Rechner und MAC (und umgekehrt) ermöglichen. Sehen kann man das neue Feature schon jetzt, aber noch nicht aktivieren.

  • Word druckt keine integrierten Bilder?

    Man macht sich mit der Erstellung eines bebilderten Word-Dokuments jede Menge Arbeit und am Schluß verweigert Word den Ausdruck von Bildern. Das ist ärgerlich und die Fehlersuche erfordert zusätzlichen Zeitaufwand. Wenn man weiß, wo man suchen soll, ist der Fehler aber schnell behoben.

    Word-Optionen kontrollieren

    Meistens liegt die Ursache in falsch eingestellten Word-Optionen. Klicke auf Datei | Optionen und wechsle in die Kategorie Anzeige.

    Im Bereich Druckoptionen kontrollierst du die beiden Einstellungen In Word erstellte Zeichnungen drucken und Hintergrundfarben und -bilder drucken. Sind die beiden Optionen deaktiviert, dann setze die Häkchen in die betreffenden Checkboxen und bestätige die Änderungen mit OK.

    Anderes Format wählen

    Wenn die Bilder beim Drucken immer noch fehlen, dann wiederhole den Speichervorgang und wähle ein etwas älteres Word-Format (z. B. Word 97-2003-Dokument *.doc) aus. Auch das Konvertieren der Bilder in ein anderes Format kann zur Lösung des Problems beitragen.

  • Google Docs unterwegs offline bearbeiten

    Google Docs, das Tool zum Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten, ist schon eine tolle Sache. Unterwegs lässt sich so die Arbeitszeit sinnvoll nutzen und die Korrespondenz ist erledigt, wenn man am Ziel ankommt. Doch leider ist nicht überall der Aufbau einer stabilen Internetverbindung möglich. Glücklicherweise enthält Google Docs eine Offline-Funktion, die standardmäßig aber deaktiviert ist.

    Zum Einschalten der Offline-Funktion rufst du in deinem Browser, zum Beispiel dem Chrome, Google Docs auf und meldest dich mit deinen Zugangsdaten an.

    Oben links klickst du auf das Drei-Balken-Icon und öffnest die Einstellungen. Anschließend aktivierst du den Schalter der Offline-Funktion und bestätigst die Änderung mit OK.

    In den Dokumenten die offline verfügbar sein sollen, klickst du auf das Drei-Punkte-Symbol und aktivierst dann die Option Offline verfügbar. Nun lassen sich die Dokumente offline bearbeiten und lokal auf dem Notebook speichern.

    Wenn zu einem späteren Zeitpunkt wieder eine Internetverbindung besteht, werden die Dokumente synchronisiert.

    Hinweis

    Google Docs offline ist auf 4000 Dokumente oder maximal fünf Gigabyte beschränkt. Je nachdem, welcher Fall zuerst eintritt.

  • Word Online: Kopfzeile nur für die erste Seite eingeben

    Du verwendest die Textverarbeitung von Office 365 (Word Online) und möchtest nur auf der ersten Seite deines Dokuments eine Kopfzeile einrichten? Kein Problem!

    Öffne das betreffende Dokument, klicke in der Menüleiste auf Einfügen, und dann auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile. Im Aufklappmenü der Optionen wählst du den Befehl Erste Seite anders aus.

    Word startet nun die Registerkarte Erste Seite, in dem du nun den gewünschten Kopfzeilen-Text eintippst. Das Register Restliche Seiten kann ignoriert werden, da die Kopfzeile nur auf der ersten Seite erscheinen soll.

    Anschließend lässt sich das geänderte Dokument mit den üblichen Print-Befehlen ausdrucken.

    Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch mit den anderen Word-Versionen.

  • Bei Gmail Standard-Antworten erstellen und verwenden

    Bei eingehenden E-Mails muss man sich nicht immer einen neuen Text ausdenken. Insbesondere dann, wenn die Antwort immer die gleiche ist. Bei Gmail lassen sich daher vorgefertigte Antworten anlegen und bei Bedarf mit wenigen Klicks versenden. Das spart viel Zeit und unnötige Tipperei.

    Die Funktion Gespeicherte Antworten ist in Gmail schon eingebaut, muss aber zuerst im Bereich Labs aktiviert werden.

    Funktion aktivieren

    Starte dazu dein Gmail-Account und klicke oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Einstellungen | Labs. Suche im Bereich Labs die Funktion Gespeicherte Antworten, aktiviere sie, und speichere die Änderung mit dem entsprechenden Button am Ende der Seite.

    Standard-Antwort erstellen

    Eine vorgefertigte Antwort zu erstellen ist genauso einfach wie das Schreiben einer E-Mail. Klicke bei Gmail auf den Button Schreiben (Neue Nachricht) und tippe in den Textbereich die betreffende Standard-Antwort ein.

    Anschließend öffnest du im Nachrichtenfenster unten rechts mit dem kleinen Pfeil die weiteren Optionen, wählst dann Gespeicherte Antworten | Neue gespeicherte Antwort aus. Im nächsten Dialogfenster gibst du der gespeicherten Antwort einen Namen und bestätigst mit OK.

    Wenn du mehrere Standard-Antworten benötigst, wiederhole diese Arbeitsschritte entsprechend oft.

    Gespeicherte Antwort senden

    Um eine gespeicherte Antwort zu verwenden, öffnest du im Posteingang die gewünschte E-Mail und klickst auf Antworten. Dann öffnest du mit dem kleinen Pfeil-Button unten rechts wieder die weiteren Optionen und wählst über den Eintrag Gespeicherte Antworten die passende Antwort aus. Dann nur noch mit Senden bestätigen, fertig.

    Handys und Tablets werden nicht unterstützt

    Leider ist das Erfassen und Versenden von gespeicherten Antworten nur mit der Desktop-Version möglich. In der Smartphone-App ist dieses Feature nicht vorgesehen. Für Android und iOS soll zukünftig SmartReply bei Gmail für einfacheres Antworten sorgen. Darüber werden wir aber in einem anderen Artikel berichten.

  • Microsoft Office: Texte diktieren statt selber schreiben

    Die Textprogramme von Microsoft Office sind immer noch die am häufigsten verwendeten Tools für die täglichen Schreibarbeiten. Nicht jeder beherrscht das Tippen auf der Tastatur gleich gut, oder ist durch eine Hand- oder Armverletzung in der Bewegung eingeschränkt. Trotzdem muss man E-Mails beantworten oder mal den einen oder anderen Brief schreiben. Eine gute Hilfe bietet für diese Fälle eine Diktiersoftware.

    Bei Smartphones und Tablets ist eine Diktierfunktion meist schon eingebaut und kann für WhatsApp & Co, SMS-Nachrichten und den Browser verwendet werden.

    Garage-Projekt-Entwicklung

    Aber auch für den Desktop-Computer oder das Notebook gibt es mittlerweile eine gute und kostenlose Alternative von Microsoft. Sie wurde vom Microsoft Garage-Projekt entwickelt und arbeitet mit der Cortana Spracherkennung.

    Das Tool, Microsoft Dictate, ist eine Erweiterung die sich nach dem Download und der Installation in Word, Outlook und PowerPoint einklinkt.

    Diesen Office-Programmen wurde eine zusätzliche Registerkarte Dictation hinzugefügt, über die man dann die Spracheingabe mit einem Mausklick startet.

    Mit eingebautem Translator

    Microsoft Dictate ist aber nicht nur ein ordinäres Spracherkennungsprogramm. Es enthält auch einen integrierten Übersetzer, der deinen gesprochenen Text sofort in die gewünschte Fremdsprache übersetzt.

    In der Gruppe Language Options findest du die Sprachauswahl. Im Feld From gibst du deine eigene Sprache ein, zum Beispiel Deutsch und im Feld To die Fremdsprache, in die übersetzt werden soll.

    Dann kann es schon direkt losgehen. Du klickst auf den Mikrofon-Button, sprichst deinen Text und Microsoft Dictate übernimmt die Schreibarbeit. Zum Beenden der Spracheingabe sagst du einfach Stop Dictation.

    Nachteil

    Und hier sind wir direkt beim Manko von Dictate. Absatz- und Interpunktionsbefehle werden nur in englischer Sprache erkannt und ausgeführt.

    Verfügbare Befehle:

    • New Line = Neue Zeile
    • Delete = Löscht die letzte gesprochene Zeile
    • Stop Dictation = Beendet die Spracherkennung
    • Full Stop oder Period = Setzt einen Punkt am Satzende (.)
    • Question mark = Setzt ein Fragezeichen (?)
    • Open Quote = Öffnet Anführungszeichen („)
    • Close Quote = Schließt Anführungszeichen („)
    • Colon = Setzt Doppelpunkt (:)
    • Comma = Setzt ein Komma (,)

    Fazit

    Trotz der englischen Befehle arbeitet Microsoft Dictation zuverlässig und kann eine erhebliche Hilfe darstellen. Wer gerne mal seine Finger schonen möchte, für den ist Microsoft Dictation die richtige Wahl.

    Tipp

    Arbeitest du häufig mit mehreren Computern/Notebooks auf ebenso vielen Monitoren gleichzeitig? Dann erfährst du in diesem Artikel, wie du alle PC`s mit nur einer Tastatur und Maus bedienen kannst. Das Tool nennt sich Mouse without Borders und stammt auch aus dem Microsoft Garage-Projekt.

  • Sprecher-Notizen: Der „Teleprompter“ für deine PowerPoint-Präsentation

    Bei einer Präsentation vor Publikum plötzlich den Faden verlieren ist der Albtraum jedes Redners. Selbst die Nachrichtensprecher oder Außenberichterstatter der Fernsehsender überlassen hier nichts dem Zufall. Sie nutzen zu diesem Zweck einen Teleprompter. Diese stehen dir in der Regel bei einer PowerPoint-Präsentation aber nicht zur Verfügung. Hier nutzt du am besten die für deine Zuschauer unsichtbaren Sprechernotizen.

    Sprecher-Notizen erstellen

    Starte dein PowerPoint-Programm und öffne die betreffende Präsentation oder starte eine neue Folie. In der Menüleiste wechselst du in das Register Ansicht und klickst in der Gruppe Präsentationsansichten auf die Schaltfläche Notizenseite.

    Dadurch öffnet sich im unteren Bereich das Notizenfeld. Gib hier deine Stichworte ein und formatiere den Text so, dass du ihn beim Vortrag problemlos lesen kannst. Dazu steht dir die übliche Textformatierung zur Verfügung.

    Hast du deine Stichworte alle erfasst und gut lesbar formatiert, dann klickst du im Register Ansicht auf die Präsentationsansicht Normal, um die Sprechernotizen an die PowerPoint-Folie anzudocken.

    Notizen für die Zuschauer ausblenden

    Damit die anderen Teilnehmer deine Stichworte nicht zu sehen bekommen, schließt du das Projektionsgerät (z. B. den Beamer) an dein Notebook an, drückst die Tastenkombination [Windows][P] und wählst den Modus Erweitert aus.

    Danach öffnest du deine PowerPoint-Präsentation und rufst das Register Bildschirmpräsentation auf. Klicke auf die Schaltfläche Bildschirmpräsentation einrichten und im nachfolgenden Dialogfenster stellst du im Bereich Mehrere Bildschirme die Option Anzeigen auf Bildschirm 2 ein und aktivierst noch die Einstellung Präsentationsansicht. Abschließend speicherst du nur noch die Änderungen mit OK.

    Wenn du jetzt deine PowerPoint-Präsentation startest, sehen die Zuschauer nur den Vortrag und auf deinem Laptop werden zusätzlich deine Stichworte eingeblendet.

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