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Hardware & Software

Den Adobe Reader so einstellen, dass er sich die letzte angezeigte Position merkt

Jeder Computerbesitzer hat PDF-Dateien auf seinem Rechner. Sie gehören zu den am weitesten verbreiteten Dokumente im Internet. Egal ob Brief, eBook oder Doktorarbeit, überall findet man PDF-Dokumente unterschiedlicher Größe. Und damit sind wir bereits beim Thema. Beim Lesen von langen PDF-Dateien am Bildschirm gibt es ein kleines Problem. Schließt man das Dokument, um zu einem späteren Zeitpunkt weiterzulesen, muss man sich diese Seite merken und dann dorthin zu scrollen oder die gewünschte Stelle über die Seiten-Nummer aufzurufen. Wer für die Anzeige den Adobe Reader verwendet, der kann das Tool jedoch so einstellen, dass es sich beim Schließen automatisch die letzte Anzeigeposition merkt.

Die Änderung der Einstellungen des Adobe Reader sind blitzschnell durchgeführt. Starte deinen Adobe Reader, beispielsweise per Doppelklick auf ein PDF-Dokument.

Oben in der Menüleiste klickst du dann auf Bearbeiten | Voreinstellungen.

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Im Dialogfenster der Voreinstellungen wechselst du auf der linken Seite in die Kategorie Dokumente. Anschließend aktivierst du in den Öffnen-Einstellungen die Option Letzte Anzeigeeinstellungen beim erneuten Öffnen fon Dokumenten wiederherstellen. Mit dem Button OK speicherst du die Änderung.

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Ab sofort werden die PDF-Dokumente an der Stelle geöffnet, an der sie zuvor geschlossen wurden. Außer der letzten Position, merkt sich der Adobe Reader übrigens auch den Zoom-Faktor.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Durch Vorlagenerstellung blitzschnell E-Mails versenden

Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.

Die Erstellung von Vorlagen verschafft einem nicht nur einen Zeitvorteil, sondern erspart ebenfalls das immer neue Formulieren von Schriftstücken mit gleichem Inhalt.

Eigene Vorlagen ganz einfach erstellen

Möchten Sie nun eine E-Mail-Vorlage erstellen, dann starten Sie Outlook und erstellen eine ganz „normale“ E-Mail.

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Im nächsten Schritt wird die E-Mail noch nicht versendet. Zuerst muss sie noch als Vorlage gespeichert werden. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei den neueren Outlook-Versionen verwenden Sie den Office-Button gefolgt von der Option „Speichern unter“.

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Outlook findet den Vorlagenordner automatisch

Im nachfolgenden Speicherdialog des Windows-Explorers geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen im darunterliegenden Bereich „Dateityp“ das Format „Outlook Vorlage“ aus. Daraufhin wechselt der Windows-Explorer automatisch in den Ordner „Templates“ (Vorlagen). Mit dem Button „Speichern“ wird die Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.

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Eigene Vorlagen aufrufen und verwenden

Um eigene Vorlagen aufzurufen ist ein wenig aufwendiger als das Speichern von neuen Vorlagen. Aber trotz allem überwiegt der Zeitvorteil gegenüber der Erstellung einer neuen E-Mail und ist eigentlich nur Gewöhnungssache.

Zum Aufrufen einer Vorlage klicken Sie im Register „Start“ des Menübandes von Outlook (ab Version 2010) auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“. In älteren Versionen gelangen Sie mit „Extras | Formulare | Formular auswählen“ zum gleichen Ziel.

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Im neuen Fenster „Formular wählen“ ändern Sie die Einstellung im Bereich „Suchen in:“ über dessen Aufklappmenü und wählen „Vorlagen im Dateisystem“. Es werden nun alle selbst erstellten Vorlagen, die automatisch als „.oft“-Datei gespeichert wurden, angezeigt.

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Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“.  Die Vorlage wird nun geöffnet und kann vor dem Versand noch beliebig ergänzt oder bearbeitet werden.

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Hardware & Software Office Word Word 2000

Word-Druckdatum: Wann habe ich dieses Word-Dokument zuletzt ausgedruckt?

Fragen Sie sich auch manchmal, wann das eine oder andere Word-Dokument ausgedruckt wurde, oder hat Ihnen jemand schon mal vorgeworfen, etwas nicht ausgedruckt zu haben? Eine wenig bekannte Funktion zeigt wann der letzte Ausdruck stattgefunden hat. Und das sogar mit Uhrzeit.

Der Ausdruck-Spion

Um das Datum des letzten Ausdrucks zu ermitteln, starten Sie Microsoft Word, rufen das entsprechende Dokument auf und wechseln in der Menüleiste zu „Einfügen“. Im Bereich „Text“ klicken Sie auf „Schnellbausteine“ und im Kontextmenü wählen Sie anschließend die Option „Feld“.

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In den älteren Word-Versionen (200-2003) klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Feld“.

Im Dialogfenster „Feld“ stellen Sie im Aufklappmenü die Option „Datum und Uhrzeit“ ein, wählen den Feldnamen „PrintDate“ und legen das Datumsformat fest. Mit „OK“ bestätigen Sie die Einstellungen.

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Nun wird das Druckdatum in den Dokumententext automatisch an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet.

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Wurde das Dokument bisher noch nicht ausgedruckt, dann werden an der Stelle nur Nullwerte angezeigt.

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Hardware & Software Word

Microsoft Word: Schnelles Einschalten des Thesaurus für die Synonymsuche eines Begriffs

Beim Verfassen von Texten sollte eine übermäßige Wiederholung von Begriffen vermieden werden. Manchmal fehlen einem aber die Worte und man sucht krampfhaft nach Synonymen. Bei Word hilft hier die „Thesaurus“-Funktion. Da Thesaurus nur über ein Untermenü erreichbar ist, benötigt man mehrere Klicks um dorthin zu gelangen. Aber es gibt zwei schnellere Wege um Thesaurus aufzurufen.

Um schneller an Synonyme und ähnliche Begriffe zu gelangen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Im betreffenden Word-Dokument klicken Sie in den Begriff, für den Sie ein Synonym suchen.

2- Drücken Sie die Tastenkombination [Umschalt][F7].  Word öffnet daraufhin auf der rechten Bildschirmseite das Thesaurus-Fenster mit den alternativen Begriffen.

Die andere Möglichkeit ist das Drücken und Halten der [Alt]-Taste, gefolgt von einem Doppelklick auf das betreffende Wort. Auch damit erscheint die Thesaurus-Seitenleiste mit sinnverwandten Wörtern.

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Excel Hardware & Software Office Word

Word, Excel und Powerpoint 2003-2010: So erstellen Sie eine Dokumentenvorschau für eine bessere Unterscheidung im Windows-Explorer

Bei einer Vielzahl von gespeicherten Office-Dokumenten lässt sich mit der Zeit eine benötigte Datei immer schwerer finden. Selbst wenn man sich an einen Dateinamen erinnert, ruft man manchmal doch das falsche Dokument auf. Daher bietet Office seit der Version 2003 für Word, Excel und Powerpoint die Möglichkeit an, eine Dokumenten-Vorschau gleich mit abzuspeichern. Somit wird bei der Anzeige der Dokumente im Windows-Explorer außer dem Dateinamen auch die Vorschau angezeigt. Diese Ansicht wird auch in dem Ordner „Eigene Bilder“ verwendet.

Bitte mit Vorschaubildchen

Beim Speichern von Dokumenten sind nur ein paar zusätzliche Klicks nötig, um die Vorschau zu aktivieren. Die erforderlichen Arbeitsschritte werden hier anhand eines Word-Dokumentes beschrieben. Diese sind jedoch für Excel, sowie für Powerpoint identisch. So geht’s bei Word:

1. Starten Sie Word, und rufen Sie eine Datei Ihrer Wahl auf, oder Sie erstellen ein neues Dokument.

2. Bei Word 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Eigenschaften“.

3. Im Dialogfenster „Eigenschaften“ wählen Sie die Registerkarte „Zusammenfassung“ und aktivieren ganz unten im Fenster die Option „Vorschaugrafik speichern“, indem Sie das Häkchen in die Checkbox setzen. Mit „OK“ bestätigen Sie die Einstellungsänderung.

4. Um die Änderung im Dokument zu speichern, klicken Sie abschließend auf „Datei | Speichern“ oder bei Neuerstellung eines Dokuments auf „Datei | Speichern unter“.

Bei den Versionen 2007 und 2010 ist die Dokumentenvorschau bereits Speichervorgang integriert. Im geöffneten Dokument wählen Sie einfach nur „Datei | Speichern unter“ und aktivieren ganz unten die Option „Miniatur speichern“.

Nun wird im Windows-Explorer die Vorschau automatisch angezeigt. Achten Sie aber darauf, dass bei der Ansichtsoption des Explorers die Einstellung „Große Symbole“, beziehungsweise bei Office 2003 „Minaturansicht“ aktiviert ist.

Hinweis: Wer das Office-Paket 2007 oder 2010 in Kombination mit Windows XP nutzt, wird die in Arbeitsschritt 4 beschriebene Funktion „Miniatur speichern“ nicht finden. Hier ist der Weg ähnlich wie beim Office Paket 2003:

Bei geöffnetem Dokument klicken Sie auf „Datei“, ganz rechts auf „Eigenschaften | Erweiterte Eigenschaften“ und es erscheint das gleiche Dialogfenster wie in Arbeitsschritt 3.

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Office Software Windows 7 Windows 98 Windows Vista Windows XP Word

Word 2003, 2007 und XP: Häufig genutzte Textbausteine auf dem Desktop zwischenspeichern

Bei der täglichen Korrespondenz, die meistens mit Word erstellt wird, kommt es sehr häufig vor, dass bei Briefen, Angeboten etc. immer wiederkehrende Textbausteine genutzt werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Begrüßungs- und Schlussformulierungen. Diese kann man ganz einfach auf dem Desktop zwischenspeichern und für die spätere Verwendung in anderen Briefen sehr gut nutzen.

Es gibt zwar auch noch andere Möglichkeiten, wie Text markieren und in die Zwischenablage kopieren oder sich Abkürzungen für Textbausteine ausdenken und diese per Autokorrektur automatisch einfügen. Das hat aber auch Nachteile: Die Zwischenablage funktioniert nur so lange, bis das nächste Objekt dort abgelegt wird, die Autokorrektur-Funktion benötigt mehr Zeit, um Textbausteine anzulegen.

Die Speicherung auf dem Desktop ist daher ein sehr einfacher und schnell umzusetzender Trick. So gehen Sie dabei vor:

1. Öffnen Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.

2. Verkleinern Sie nun das Fenster mit dem Dokument auf eine Größe bis eine  Größe, dass ein freier Bereich Ihres Desktops zu sehen ist.

3. Markieren Sie den entsprechenden Textbaustein und ziehen ihn per Drag & Drop auf Ihren Desktop. Es wird eine neue Datei auf dem Desktop erstellt, mit Namen „Datenauszug aus Dokument…“ inklusive den ersten Begriffen aus dem Textbaustein.

Zur Kontrolle des kopierten Textbausteins, klicken Sie doppelt auf das Desktopsymbol.

4. Erstellen oder öffnen Sie das neue Dokument und gehen an die Stelle in das die gespeicherte Formulierung eingesetzt werden soll. Klicken Sie auf den gespeicherten Datenauszug und fügen ihn per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ein. Fertig!

Der Datenauszug auf Ihrem Desktop bleibt Ihnen erhalten, auch wenn Sie Word und Windows beenden.

Tipp:

Wenn es mit der Zeit zu viele Datenauszüge werden, ist der Desktop sehr unübersichtlich. Dann ist es hilfreich, im Windows Explorer ein eigenes Verzeichnis für diesen Zweck anzulegen.