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Office Word: Abbildungsverzeichnis für Bilder, Grafiken und Tabellen erstellen und einfügen

Für viele Manuskripte wie Doktorarbeiten oder Fachbüchern sind Inhaltsverzeichnisse ein wesentlicher Teil der Arbeit. Dazu gehört aber auch ein Abbildungsverzeichnis der verwendeten Fotos, Zeichnungen, Tabellen, Formeln, usw… In Word lässt sich dieses Abbildungsverzeichnis mit wenigen Mausklicks schnell einfügen.

Zuerst die Beschriftungen anfertigen

Die Voraussetzung für ein Abbildungsverzeichnis ist die vorherige Beschriftung aller Elemente. Dies kann während der Texterfassung und dem Einfügen der Elemente geschehen, oder auch nach Abschluss aller Arbeiten. Dazu öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Element dessen Kontextmenü und wählst die Option Beschriftung einfügen aus.

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Im nachfolgenden Dialogfenster trägst du im Feld Beschriftung einen beliebigen Text ein. Über das Aufklappmenü von Bezeichnung legst du die Kategorie des Elements fest. Eigene, neue Kategorien legst du über den Button Neue Bezeichnung an. Mit OK speicherst du die Bildbeschriftung. Bild und Bildbeschreibung können später noch an das Dokument-Layout angepasst werden.

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Wiederhole diesen Vorgang mit allen weiteren Elementen des Schriftstücks. Erst nach Abschluss der Beschriftungen kann das Abbildungsverzeichnis dem Dokument an beliebiger Stelle hinzugefügt werden.

Abbildungsverzeichnis einfügen

In den meisten Fällen erstellen Autoren ein solches Verzeichnis als Anhang auf den letzten Seiten. Wir sind diesem Beispiel gefolgt und erstellen es am Dateiende. Es kann aber auch direkt nach dem Inhaltsverzeichnis eingefügt werden.

Positioniere den Cursor an der gewünschten Stelle und wähle in der Menüleiste Verweise aus. Im Menüband öffnest du das Bearbeitungsfenster Abbildungsverzeichnis mit der Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen. Bei Bedarf lässt sich das Verzeichnis hier noch ein wenig bearbeiten. Die Bereiche Seitenansicht und Webvorschau zeigen das spätere Aussehen des Verzeichnisses im Dokument sowie im Internet.

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Der Button OK fügt das Abbildungsverzeichnis dem Dokument hinzu.

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Abschließend solltest du das Speichern der Word- Datei nicht vergessen.

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Outlook-Daten ausdrucken

Zugegeben, das Verwalten der Kontakte, Termine und E-Mails im Computer bietet zahlreiche Vorteile. Man denke nur an die umfangreichen Such- und Filtermöglichkeiten. Doch nicht immer ist die Darstellung der Daten auf dem Bildschirm optimal. Beispielsweise dann nicht, wenn Sie ohne Computer auf Reisen sind. In diesem Fall empfiehlt es sich, einzelne Daten oder gesamte Datenbestände, – etwa die gesamte Kontaktdatenbank – auszudrucken und in Papierform mitzunehmen. Outlook stellt hierzu zahlreiche Seitenformate zur Verfügung, so daß Sie die Ausdrucke direkt in einen klassischen Organizer einheften können.

Druckvorgang starten

Egal, ob Sie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journale oder Notizen drucken möchten: Die Vorgehensweise ist bei allen Outlook-Objekten stets gleich. Wechseln Sie – falls nicht bereits geschehen – mit dem Befehl „Wechseln Zu“ in das Register von Outlook, das die zu druckenden Daten enthält, beispielsweise in das Kontaktregister. Wählen Sie aus dem Untermenü „Ansicht -> Aktuelle Ansicht“ zunächst die gewünschte Darstellung der Daten. Das ist wichtig, da die gewählte Ansicht bereits im Vorfeld bestimmt, welche Optionen später im Dialogfenster zur Verfügung stehen.

Rufen Sie den Menübefehl „Datei -> Drucken“ auf, oder klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf die Drucker-Schaltfläche. Im Feld „Druckformat“ bestimmen Sie, in welcher Form die Daten auf dem Drucker ausgegeben werden sollen. Welche Formate hier zur Verfügung stehen, hängt von zwei Faktoren ab. Wichtig ist, welche Art von Daten (E-Mails, Termine, Kontakte usw.) Sie drucken möchten und in welcher Ansicht die Daten derzeit dargestellt werden. Besonders praktisch: Über die Schaltfläche „Seite einrichten“ stehen zahlreiche Optionen zur Änderung des Seitenlayouts zur Verfügung.

Bestimmen Sie im Feld „Druckbereich“, welche Daten der Ausdruck umfassen soll. Die zur Verfügung stehenden Optionen hängen auch hier vom gewählten Druckformat ab. Beim Karten-/Heft-/Telefonbuch-/Tabellenformat entscheiden Sie zum Beispiel, ob Sie alle Elemente oder nur die jeweils markierten Elemente drucken möchten.

Druck-Auslese

Wenn Sie nur einige Daten drucken möchten, z. B. nur ausgewählte Adressen, Termine oder Aufgaben, markieren Sie zunächst die gewünschten Daten. Rufen Sie erst dann den Drucken-Befehl auf.

Im Feld „Exemplare“ legen Sie fest, welche Seiten sowie wieviele Kopien gedruckt werden sollen. Standardmäßig druckt Outlook alle angegebenen Seiten auf einmal. Möchten Sie jedoch den Druckvorgang zunächst auf die geraden bzw. die ungeraden Seiten beschränken, wählen Sie den Eintrag „Gerade“ bzw. „Ungerade“.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Bevor Sie den Ausdruck starten, können Sie sich auf Wunsch von dem Bild überzeugen, das Ihr Dokument auf dem Papier abgeben wird. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Seitenansicht“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um wieder zum Dialogfenster „Drucken“ zurückzukehren. Starten Sie den Druckvorgang per Mausklick auf „OK“.

Das Journal von Outlook können Sie übrigens nicht komplett drucken. Hier müssen Sie zunächst in der jeweiligen Ansicht die gewünschten Journaleinträge bzw. Gruppierungen markieren. Erst dann steht der Befehl „Datei > Drucken“ zur Verfügung.