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Excel: Druckbereich von Tabellen richtig einstellen

Manchmal kann man beim Drucken von Excel-Tabellen schon verzweifeln. Tabellen und Grafiken werden nicht selten automatisch auf mehrere Seiten verteilt. Schuld daran sind die standardmäßigen Voreinstellungen. In den meisten Fällen sollte man vor dem Druckvorgang die Tabelle(n) entsprechend anpassen.

Die Ansicht der Excel-Tabellenblätter ist in der Regel auf Normalansicht eingestellt. Damit du siehst welcher Bereich gedruckt wird, klickst du in der Statusleiste am unteren Bildrand auf die Schaltfläche Seitenlayout.

Alles auf eine Seite

Erstreckt sich deine Tabelle über mehrere Seiten, obwohl alles auf einem Blatt Papier gedruckt werden soll, dann wechselst du oben in der Menüleiste zum Register Seitenlayout und klickst in der Gruppe An Format anpassen auf Breite und Höhe.

Hier legst du über das Aufklappmenü jeweils die Einstellung 1 Seite fest. Dadurch wird die Skalierung automatisch auf eine Papierseite angepasst. Je nachdem wie du deine Tabelle und/oder Grafik gestaltet hast, ist es vielleicht sinnvoller, zusätzlich vom Hochformat zum Querformat zu wechseln.

Im Seitenlayout kannst du jetzt überprüfen, ob die neuen Einstellungen wie gewünscht umgesetzt wurden. Ist alles Ok, dann kann der Druckvorgang jetzt beginnen.

Teilbereich einer Tabelle drucken

Möchtest du nur einen bestimmten Teil der Tabelle ausdrucken, dann geht das auch recht einfach. Markiere den zu druckenden Teilbereich, wechsle in das Register Seitenlayout, und klicke im Menüband auf Druckbereich | Druckbereich festlegen.

Im Druckmenü Datei | Drucken siehst du im Vorschaufenster, dass nur der markierte Tabellenausschnitt gedruckt wird.

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Excel Hardware & Software Office

Microsoft Excel: Kopf- und Fußzeilen direkt im Dokument erstellen

Der normale Weg, in Excel Kopf- und Fußzeilen einem Dokument hinzuzufügen, führt über das Dialogfenster Seite einrichten. Dabei gibt es noch eine andere Alternative die ohne ein Dialogfenster auskommt.

 

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Diese Variante ist sogar ein wenig schneller.

Öffnen Sie dazu in Excel das betreffende Dokument und klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht. Danach wechseln Sie im Menüband zum Seitenlayout. Nun können Sie direkt im Dokument den Text der Kopf- und Fußzeilen eingeben.

excel-office-2007-seitenlayout-ansicht-kopf-fuss-zeile-ohne-dialogfenster

Klicken Sie dabei im Bereich Kopfzeile oder Fußzeile anstatt in den mittleren Bereich, in den linken, oder in den rechten Bereich, dann wird der Text entsprechend linksbündig oder rechtsbündig positioniert.

kopfzeile-office-excel-rechtsbuendig-linksbuendig-zentriert

Um zur vorigen Dokumentansicht zurückzukehren klicken Sie im Menüband wieder auf die Schaltfläche Normal.

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Diese vereinfachte Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen ist erst seit der Office Version 2007 möglich.

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Microsoft Word: Neue Kapitel bei beidseitigem Druck auf der Vorderseite eines Blattes beginnen

Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.

Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.

Word 2003

Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.

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Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.

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Word 2007 und 2010

Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.

bild-1-seitenlayout-word-2007-2010-multifunktion-leiste-seite-einrichten-seitenlayout-umbrüche-ungerade

Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.

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Hardware & Software Word

Word und „zusammengeklebte Seiten“ – Unteren und oberen Seitenrand wieder einblenden

Eigentlich soll die Seitenansicht in Word die Seiten so anzeigen, wie sie später auch auf Papier erscheinen. Das ist nicht immer der Fall. Oft fehlen die oberen und unteren Seitenränder. Auf dem Bildschirm sieht es so aus, als seien die Seiten direkt aneinandergeklebt; lediglich getrennt durch eine schmale Linie. Wo sind die oberen und unteren Seitenränder geblieben?

Word-Seiten wie aneinandergeklebt

Der Grund für die verschwundenen Seitenabstände: Seit Word XP (Word 2002) gibt es eine Funktion zum Ausblenden der Leerräume zwischen den einzelnen Seiten. Die soll für mehr Übersichtlichkeit und Platz sorgen. Verwirrend nur, dass damit die Seitenansicht nicht mehr der wahren Druckansicht entspricht. In der Seitenansicht sieht das dann zum Beispiel so aus

word-seitenabstaende-abstand-zwischen-seiten-zusammengeklebt-raender-oben-unten

statt so:

word-seitenabstaende-abstand-zwischen-seiten-zusammengeklebt-raender-oben-unten-2

Um wieder zur Standardansicht (mit „echten“ Seitenrändern) zurückzukehren, klicken Sie doppelt auf die schwarze Trennlinie zwischen den Seiten. Word stellt die Seiten dann wieder mit korrektem Abstand dar. Alternativ können Sie auch in den Optionen („Datei | Optionen | Anzeige“ bzw. „Extras | Optionen | Ansicht)  das Kontrollkästchen „Leerraum zwischen Seiten in der Drucklayoutansicht anzeigen“ ankreuzen .

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Microsoft Word: Texte im DIN A5 Format drucken

Die Standard-Einstellungen bei Word sind auf das DIN A4 Format abgestimmt, da der Großteil des Schriftverkehrs in diesem Format erstellt wird. Es gibt aber auch eine Reihe von Dokumenten bei denen das halb so große Format DIN A5 vorteilhafter ist. Möchte man Flyer oder Handzettel erstellen, dann ist dieses Format besser geeignet.

Einen Text an DIN A5 anpassen oder erstellen ist schnell erledigt und kein großes Hindernis. Jeder Drucker ist auch in der Lage diesen Text auf A5-Papier auszudrucken.

Das eigentliche Problem ist aber das Papier selbst. In den meisten Büros und auch zu Hause findet man nur A4 Papier. Wenn man nicht regelmäßig das A5-Format benötigt, dann kann man sich mit Word 2007/2010 auch behelfen. Mit ein paar Einstellungsänderungen können die Texte dem Standardformat DIN A4 angepasst werden. Man erzeugt somit automatisch zwei DIN A5 Seiten gleichzeitig.

Wenn allerdings in Ihrer Firma dieses Format häufig genutzt wird, findet sich bestimmt auch das richtige Papier in der Materialausgabe oder dem Kopierraum.

Und so funktioniert´s:

Öffnen oder erstellen Sie das benötigte Word-Dokument. Wählen Sie in der Menüleiste die Registerkarte „Seitenlayout“ und klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Bereich „Seite einrichten“.

Im Dialogfenster „Seite einrichten“ wählen Sie im Register „Seitenränder“ die Option „Querformat“ aus. Im Drop-Down-Menü von „Mehrere Seiten“ ändern Sie die Einstellung auf „2 Seiten pro Blatt“ und bestätigen alle Änderungen mit „OK“.

Die Dokumentendarstellung bei Word 2007 ändert sich nun entsprechend. Eine weitere Bearbeitung des Textes kann natürlich weiterhin vorgenommen werden.

Danach drucken Sie das Dokument ganz normal auf DIN A4-Papier aus. Anschließend nur noch zuschneiden, fertig!

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Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen

Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.

Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.

Word 2003

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.

Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.

Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…

…und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.

In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…

…und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.

Word 2007/2010

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.

Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.

Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.

Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.

Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…

…und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.

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Word 2007/2010: Minimale Seitenränder für problemlosen Druck herausfinden und festlegen

Manche Drucker wollen einfach die Dokumente nicht randlos ausdrucken. Sie quittieren das bei jedem Druckversuch mit nervigen Fehlermeldungen. Jetzt gilt es, die Minimaleinstellungen bei Word-Dokumenten für den Randbereich herauszufinden und für das Dokument festzulegen. Das hört sich zwar kompliziert an, geht aber schnell und einfach.

Minimale Seitenränder ermitteln

Um die kleinstmöglichen Seitenränder herauszufinden und einzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Starten Sie Word, und rufen Sie das Dokument auf, das gedruckt werden soll. Natürlich können Sie auch ein neues erstellen.

2. Klicken Sie im Menüband auf „Seitenlayout“, und danach wählen Sie „Seitenränder | Benutzerdefinierte Seitenränder“.

3. Im Dialogfenster „Seite einrichten“ ändern Sie im Register „Seitenränder“ die Werte für „Oben“, „Unten“, „Rechts“ und „Links“ auf Null. Bestätigen Sie mit „OK“.

4. Da Word keine Seitenränder mit dem Wert „Null“ kennt, folgt eine entsprechende Fehlermeldung:

5. Klicken Sie nun auf „Korrigieren“, werden im Dialogfenster „Seite einrichten“ die Minimalwerte für die Seitenränder automatisch ermittelt und eingetragen.

6. Mit „OK“ werden die neuen Werte der Seitenränder in das Dokument übernommen. Nun sollte keine Druckermeldung mehr erscheinen.

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Microsoft Word: Eigene Wasserzeichen erstellen und ins Dokument einfügen

Wer öfter in Word Dokumente mit Wasserzeichen erstellt, hat bestimmt schon mal festgestellt, dass die Vorlagen sehr begrenzt sind. Standardmäßig werden nur vier Wasserzeichen angeboten. Bei Office.com kann man sich aber auch noch weitere Vorlagen herunterladen. Das muss aber nicht sein, da man ganz einfach ein vorhandenes Wasserzeichen individuell anpassen kann.

Eigene Wasserzeichen gestalten

Um die vier Standard-Wasserzeichen um eigene Entwürfe zu erweitern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Microsoft Word, und öffnen Sie das gewünschte Dokument.

2. Klicken Sie auf „Seitenlayout“ und danach auf „Wasserzeichen“.

3. Wählen Sie eine der angezeigten Vorlagen per Mausklick aus.

4. Klicken Sie erneut im Menüband auf die Schaltfläche „Wasserzeichen“, und wählen Sie im Dialogfenster „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“ aus.

4. Im neuen Fenster „Gedrucktes Wasserzeichen“ haben Sie nun die Möglichkeit, das Wasserzeichen nach eigenem Bedarf anzupassen. Im Eingabefeld neben der Option „Text“ können Sie einen eigenen Text erstellen, oder mit der Pfeil-Schaltfläche einen Standardtext auswählen.

5. Haben Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf „OK“, um es ins Dokument zu übernehmen.