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  • Excel: Druckbereich von Tabellen richtig einstellen

    Manchmal kann man beim Drucken von Excel-Tabellen schon verzweifeln. Tabellen und Grafiken werden nicht selten automatisch auf mehrere Seiten verteilt. Schuld daran sind die standardmäßigen Voreinstellungen. In den meisten Fällen sollte man vor dem Druckvorgang die Tabelle(n) entsprechend anpassen.

    Die Ansicht der Excel-Tabellenblätter ist in der Regel auf Normalansicht eingestellt. Damit du siehst welcher Bereich gedruckt wird, klickst du in der Statusleiste am unteren Bildrand auf die Schaltfläche Seitenlayout.

    Alles auf eine Seite

    Erstreckt sich deine Tabelle über mehrere Seiten, obwohl alles auf einem Blatt Papier gedruckt werden soll, dann wechselst du oben in der Menüleiste zum Register Seitenlayout und klickst in der Gruppe An Format anpassen auf Breite und Höhe.

    Hier legst du über das Aufklappmenü jeweils die Einstellung 1 Seite fest. Dadurch wird die Skalierung automatisch auf eine Papierseite angepasst. Je nachdem wie du deine Tabelle und/oder Grafik gestaltet hast, ist es vielleicht sinnvoller, zusätzlich vom Hochformat zum Querformat zu wechseln.

    Im Seitenlayout kannst du jetzt überprüfen, ob die neuen Einstellungen wie gewünscht umgesetzt wurden. Ist alles Ok, dann kann der Druckvorgang jetzt beginnen.

    Teilbereich einer Tabelle drucken

    Möchtest du nur einen bestimmten Teil der Tabelle ausdrucken, dann geht das auch recht einfach. Markiere den zu druckenden Teilbereich, wechsle in das Register Seitenlayout, und klicke im Menüband auf Druckbereich | Druckbereich festlegen.

    Im Druckmenü Datei | Drucken siehst du im Vorschaufenster, dass nur der markierte Tabellenausschnitt gedruckt wird.

  • Microsoft Excel: Kopf- und Fußzeilen direkt im Dokument erstellen

    Der normale Weg, in Excel Kopf- und Fußzeilen einem Dokument hinzuzufügen, führt über das Dialogfenster Seite einrichten. Dabei gibt es noch eine andere Alternative die ohne ein Dialogfenster auskommt.

     

    office-excel-kopfzeile-fusszeile-erfassen-blitzschnell-2007

    Diese Variante ist sogar ein wenig schneller.

    Öffnen Sie dazu in Excel das betreffende Dokument und klicken Sie in der Menüleiste auf Ansicht. Danach wechseln Sie im Menüband zum Seitenlayout. Nun können Sie direkt im Dokument den Text der Kopf- und Fußzeilen eingeben.

    excel-office-2007-seitenlayout-ansicht-kopf-fuss-zeile-ohne-dialogfenster

    Klicken Sie dabei im Bereich Kopfzeile oder Fußzeile anstatt in den mittleren Bereich, in den linken, oder in den rechten Bereich, dann wird der Text entsprechend linksbündig oder rechtsbündig positioniert.

    kopfzeile-office-excel-rechtsbuendig-linksbuendig-zentriert

    Um zur vorigen Dokumentansicht zurückzukehren klicken Sie im Menüband wieder auf die Schaltfläche Normal.

    text-eingeben-kopfzeile-fusszeile-excel-ansicht-normal-seitenlayout-wechseln

    Diese vereinfachte Bearbeitung von Kopf- und Fußzeilen ist erst seit der Office Version 2007 möglich.

  • Microsoft Word: Neue Kapitel bei beidseitigem Druck auf der Vorderseite eines Blattes beginnen

    Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.

    Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.

    Word 2003

    Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.

    bild-1-word-office-microsoft-2003-2007-2010-einfügen-manueller-umbruch-vorderseite-kapitel-beginnen-neu

    Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.

    bild-2-dialog-fenster-manueller-umbruch-wechsel-ungerade-seite-aktivieren-bestätigen-ok-leer-keine-fußzeile-kopfzeile

    Word 2007 und 2010

    Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.

    bild-1-seitenlayout-word-2007-2010-multifunktion-leiste-seite-einrichten-seitenlayout-umbrüche-ungerade

    Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.

  • Word und „zusammengeklebte Seiten“ – Unteren und oberen Seitenrand wieder einblenden

    Eigentlich soll die Seitenansicht in Word die Seiten so anzeigen, wie sie später auch auf Papier erscheinen. Das ist nicht immer der Fall. Oft fehlen die oberen und unteren Seitenränder. Auf dem Bildschirm sieht es so aus, als seien die Seiten direkt aneinandergeklebt; lediglich getrennt durch eine schmale Linie. Wo sind die oberen und unteren Seitenränder geblieben?

    Word-Seiten wie aneinandergeklebt

    Der Grund für die verschwundenen Seitenabstände: Seit Word XP (Word 2002) gibt es eine Funktion zum Ausblenden der Leerräume zwischen den einzelnen Seiten. Die soll für mehr Übersichtlichkeit und Platz sorgen. Verwirrend nur, dass damit die Seitenansicht nicht mehr der wahren Druckansicht entspricht. In der Seitenansicht sieht das dann zum Beispiel so aus

    word-seitenabstaende-abstand-zwischen-seiten-zusammengeklebt-raender-oben-unten

    statt so:

    word-seitenabstaende-abstand-zwischen-seiten-zusammengeklebt-raender-oben-unten-2

    Um wieder zur Standardansicht (mit „echten“ Seitenrändern) zurückzukehren, klicken Sie doppelt auf die schwarze Trennlinie zwischen den Seiten. Word stellt die Seiten dann wieder mit korrektem Abstand dar. Alternativ können Sie auch in den Optionen („Datei | Optionen | Anzeige“ bzw. „Extras | Optionen | Ansicht)  das Kontrollkästchen „Leerraum zwischen Seiten in der Drucklayoutansicht anzeigen“ ankreuzen .

    word-seitenabstaende-abstand-zwischen-seiten-zusammengeklebt-raender-oben-unten-3

  • Microsoft Word: Texte im DIN A5 Format drucken

    Die Standard-Einstellungen bei Word sind auf das DIN A4 Format abgestimmt, da der Großteil des Schriftverkehrs in diesem Format erstellt wird. Es gibt aber auch eine Reihe von Dokumenten bei denen das halb so große Format DIN A5 vorteilhafter ist. Möchte man Flyer oder Handzettel erstellen, dann ist dieses Format besser geeignet.

    Einen Text an DIN A5 anpassen oder erstellen ist schnell erledigt und kein großes Hindernis. Jeder Drucker ist auch in der Lage diesen Text auf A5-Papier auszudrucken.

    Das eigentliche Problem ist aber das Papier selbst. In den meisten Büros und auch zu Hause findet man nur A4 Papier. Wenn man nicht regelmäßig das A5-Format benötigt, dann kann man sich mit Word 2007/2010 auch behelfen. Mit ein paar Einstellungsänderungen können die Texte dem Standardformat DIN A4 angepasst werden. Man erzeugt somit automatisch zwei DIN A5 Seiten gleichzeitig.

    Wenn allerdings in Ihrer Firma dieses Format häufig genutzt wird, findet sich bestimmt auch das richtige Papier in der Materialausgabe oder dem Kopierraum.

    Und so funktioniert´s:

    Öffnen oder erstellen Sie das benötigte Word-Dokument. Wählen Sie in der Menüleiste die Registerkarte „Seitenlayout“ und klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Bereich „Seite einrichten“.

    Im Dialogfenster „Seite einrichten“ wählen Sie im Register „Seitenränder“ die Option „Querformat“ aus. Im Drop-Down-Menü von „Mehrere Seiten“ ändern Sie die Einstellung auf „2 Seiten pro Blatt“ und bestätigen alle Änderungen mit „OK“.

    Die Dokumentendarstellung bei Word 2007 ändert sich nun entsprechend. Eine weitere Bearbeitung des Textes kann natürlich weiterhin vorgenommen werden.

    Danach drucken Sie das Dokument ganz normal auf DIN A4-Papier aus. Anschließend nur noch zuschneiden, fertig!

  • Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen

    Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.

    Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.

    Word 2003

    Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.

    Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.

    Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…

    …und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.

    In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…

    …und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

    Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.

    Word 2007/2010

    Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.

    Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.

    Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.

    Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

    Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.

    Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…

    …und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.

  • Word 2007/2010: Minimale Seitenränder für problemlosen Druck herausfinden und festlegen

    Manche Drucker wollen einfach die Dokumente nicht randlos ausdrucken. Sie quittieren das bei jedem Druckversuch mit nervigen Fehlermeldungen. Jetzt gilt es, die Minimaleinstellungen bei Word-Dokumenten für den Randbereich herauszufinden und für das Dokument festzulegen. Das hört sich zwar kompliziert an, geht aber schnell und einfach.

    Minimale Seitenränder ermitteln

    Um die kleinstmöglichen Seitenränder herauszufinden und einzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Starten Sie Word, und rufen Sie das Dokument auf, das gedruckt werden soll. Natürlich können Sie auch ein neues erstellen.

    2. Klicken Sie im Menüband auf „Seitenlayout“, und danach wählen Sie „Seitenränder | Benutzerdefinierte Seitenränder“.

    3. Im Dialogfenster „Seite einrichten“ ändern Sie im Register „Seitenränder“ die Werte für „Oben“, „Unten“, „Rechts“ und „Links“ auf Null. Bestätigen Sie mit „OK“.

    4. Da Word keine Seitenränder mit dem Wert „Null“ kennt, folgt eine entsprechende Fehlermeldung:

    5. Klicken Sie nun auf „Korrigieren“, werden im Dialogfenster „Seite einrichten“ die Minimalwerte für die Seitenränder automatisch ermittelt und eingetragen.

    6. Mit „OK“ werden die neuen Werte der Seitenränder in das Dokument übernommen. Nun sollte keine Druckermeldung mehr erscheinen.

  • Microsoft Word: Eigene Wasserzeichen erstellen und ins Dokument einfügen

    Wer öfter in Word Dokumente mit Wasserzeichen erstellt, hat bestimmt schon mal festgestellt, dass die Vorlagen sehr begrenzt sind. Standardmäßig werden nur vier Wasserzeichen angeboten. Bei Office.com kann man sich aber auch noch weitere Vorlagen herunterladen. Das muss aber nicht sein, da man ganz einfach ein vorhandenes Wasserzeichen individuell anpassen kann.

    Eigene Wasserzeichen gestalten

    Um die vier Standard-Wasserzeichen um eigene Entwürfe zu erweitern, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Starten Sie Microsoft Word, und öffnen Sie das gewünschte Dokument.

    2. Klicken Sie auf „Seitenlayout“ und danach auf „Wasserzeichen“.

    3. Wählen Sie eine der angezeigten Vorlagen per Mausklick aus.

    4. Klicken Sie erneut im Menüband auf die Schaltfläche „Wasserzeichen“, und wählen Sie im Dialogfenster „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“ aus.

    4. Im neuen Fenster „Gedrucktes Wasserzeichen“ haben Sie nun die Möglichkeit, das Wasserzeichen nach eigenem Bedarf anzupassen. Im Eingabefeld neben der Option „Text“ können Sie einen eigenen Text erstellen, oder mit der Pfeil-Schaltfläche einen Standardtext auswählen.

    5. Haben Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf „OK“, um es ins Dokument zu übernehmen.

  • Office Word ab 2003: Bei Dokumenten ein Wasserzeichen lokal bei einzelnen Absätzen einfügen

    Word Dokumente lassen sich mit Wasserzeichen versehen. Das ist zwar nichts neues, aber die Dokumente lassen sich auch abschnittsweise mit lokalen Wasserzeichen versehen. Das wertet ein Dokument grafisch auf. Da können zum Beispiel bei AGB´s die einzelnen Abschnitte mit entsprechenden Wasserzeichen versehen werden (Gerichtsstand mit einem Paragraphen oder die Versandbestimmungen mit einem Paketsymbol, etc…). Auch Rezeptsammlungen können Hausfrauen und -männer mit diesem Tool anschaulicher gestalten.

    Die Integration von Wasserzeichen ist mit Word gar nicht so schwer und funktioniert mit allen Versionen ab 2003.

    1. Starten Sie Word und erstellen das gewünschte Dokument, oder rufen ein gespeichertes Dokument auf.

    2. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des gewünschten Abschnitts und aktivieren das Seitenlayout über die entsprechende Schaltfläche oder klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Seitenlayout“.

    3. Suchen Sie sich nun eine Grafik Ihrer Wahl mit Klick auf „Einfügen | Grafik | Aus Datei“.

    4. Klicken Sie  nun nacheinander auf die Grafik, dann auf den Button „Textfluss“ auf der Grafik-Symbolleiste. Sollte diese nicht aktiviert sein, können Sie die Leiste mit einem Rechtsklick in die Grafik und im Kontextmenü mit „Grafiksymbolleiste anzeigen“ aufrufen. Wählen Sie hier die Option „Vor den Text“.

    5. Nun können Sie die Grafik an die gewünschte Position verschieben. Sollte die Grafik zu groß sein, kann man diese mit gedrückter Maustaste an den Ecken in die passende Größe skalieren.

    6. Im nächsten Schritt regeln Sie über die Grafik-Symbolleiste den Kontrast herunter und die Helligkeit herauf. Der Text sollte allerdings lesbar bleiben.

    7. Zum Fixieren klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen im Kontextmenü „Grafik formatieren“.

    8. Wechseln Sie zum Register „Layout“ und klicken unten rechts auf den Button „Weitere“.

    9. Im Dialogfenster „Erweitertes Layout“ im Bereich „Bildposition“ setzen Sie die Häkchen vor „Objekt mit Text verschieben“ und vor „Verankern“.

    Das Speichern der Änderungen bestätigen Sie mit „OK“.

    10. Als letzten Arbeitsschritt klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste in die Grafik und wählen im Kontextmenü erst „Reihenfolge“ und dann „Hinter den Text bringen“. Fertig!!

    Noch ein Tipp zur Positionierung der Grafik: Auch nach dem letzten Arbeitsschritt lässt sich die Position der Grafik noch korrigieren.

    Möchten Sie noch weitere Wasserzeichen in das gleiche Dokument einfügen, wiederholen Sie alle Arbeitsschritte mit den zusätzlichen Grafiken.

  • Word Formatwechsel: In mehrseitigen Dokumenten Seiten im Hoch- und Querformat-Seiten erstellen

    Manchmal ist es notwendig, in einem mehrseitigen Word-Dokument auch Seiten unterzubringen, die im Querformat erstellt werden müssen. Das beste Beispiel sind Seiten die Grafiken enthalten. Dazu müssen Sie die betreffende Seite einfach nur als eigenen Abschnitt definieren. Das ist aber nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt.

    So gehen Sie dabei vor:

    1. Starten Sie Microsoft Office Word und wählen die gewünschte, mehrseitige Datei aus.

    2. Gehen Sie zu der Seite, die als Querformat definiert werden soll, und klicken Sie an das Ende des Textes auf der davorliegenden Seite.

    Die nachfolgenden Schritte sind bei Word 2003 und 2007/2010 unterschiedlich.

    3. Bei Word 2003 klicken Sie auf der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ und wählen im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie mit „OK“. Fügt Word auf der folgenden Seite eine Leerzeile ein, löschen Sie diese mit der Taste [Entf].

    4. Am linken, unteren Bildschirmrand zeigt Word den aktuellen Abschnitt „AB2“ an.

    Klicken Sie nun wieder an das Ende der vorigen Seite. Jetzt wird wieder „AB1“ angezeigt.

    5. Am Ende der quer zu formatierenden Seite wiederholen Sie den Arbeitsschritt zum Abschnittswechsel, wie unter Punkt drei beschrieben. Danach klicken Sie wieder in die zu drehende Seite und wählen dann in der Menüleiste den Befehl „Datei| Seite einrichten“.

    6. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie dann die Einstellung „Querformat“.

    7. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und das Format ist geändert.

    Bei der Word-Version 2007/2010 gehen Sie wie folgt weiter vor:

    3. Wählen Sie die Befehle „Seitenlayout | Umbrüche | Nächste Seite“. Wenn Word hier eine überflüssige Leerzeile einfügt, können Sie diese mit der Taste [Entf] löschen.

    4. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Word-Symbol in der Leiste am unteren Bildrand und wählen im aufklappenden Kontextmenü die Option „Abschnitt“. Es wird der aktuelle Abschnitt „Abschnitt 2“ angezeigt.

    5. Klicken Sie wieder an das Ende der vorigen Seite. Jetzt zeigt Word „Abschnitt 1“ an.

    6. Jetzt klicken Sie wieder an das Ende der Querseite und wiederholen den Arbeitsschritt drei, um einen erneuten Abschnittswechsel durchzuführen.

    7. Abschließend klicken Sie nochmals in die zu drehende Seite, wählen „Seite einrichten“ und im neuen Dialogfenster klicken Sie auf „Querformat“. Mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen Sie die Änderung.