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Blitzschnell Abkürzungsverzeichnisse für Word-Dokumente anlegen

Die deutsche Sprache ist voll von Abkürzungen für komplexe Wortgebilde. Egal ob Parteiprogramm, Dissertation oder andere wissenschaftliche Abhandlungen. Beim Erstellen von Texten, die nicht gerade allgemein bekannte Abkürzungen enthält, ist es empfehlenswert, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und in das Dokument einzufügen. Das hört sich kompliziert an, ist aber schnell und einfach erstellt.

Abkürzungsverzeichnis anlegen

Starte das Word Programm und rufe das betreffende Dokument auf. Markiere die erste Abkürzung und drücke die Tastenkombination [Alt][Shift][X].

In der Dialogbox Indexeintrag festlegen wird die Abkürzung im Textfeld von Haupteintrag angezeigt. Aktiviere nun die Option Querverweis, tippe in das Eingabefeld den ausgeschriebenen Begriff ein, und bestätige den Vorgang mit dem Button Festlegen. Wiederhole die Prozedur mit allen weiteren, im Text befindlichen Abkürzungen. Sind alle erfasst, kann die Dialogbox mit der Schaltfläche Schließen beendet werden.

Im Textdokument erscheinen jetzt die ausgeschriebenen Texte in geschweiften Klammern direkt hinter den Abkürzungen, sie sind jedoch im PDF-Format oder in der Druckversion nicht sichtbar.

Einfügen des Verzeichnisses

Zum Einfügen des Verzeichnisses in das Word-Dokument, positionierst du deinen Cursor an der vorgesehenen Stelle, zum Beispiel am Ende des Dokuments. Dann öffnest du in der Menüzeile das Register Einfügen und klickst auf Seitenumbruch.

Im Register Verweise klickst du auf die Schaltfläche Index einfügen, die sich in der Gruppe Index befindet. Im Dialogfenster kannst du bei Bedarf jetzt noch die Anzahl der Spalten oder ein anderes Format für das Abkürzungsverzeichnis einstellen. Der Button OK fügt das Verzeichnis in dein Dokument ein.

Jetzt musst du nur noch die Änderungen im Word-Dokument speichern, fertig!

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Microsoft Outlook: Absätze im Text formatieren wie bei Word

Beim Verfassen von E-Mails machen sich die wenigsten Menschen Gedanken über das Aussehen von Texten. Auch wenn die elektronische Nachricht für einen schnellen Informationsaustausch gedacht ist, so ist eine versendete E-Mail ein persönliches Aushängeschild wie auch ein „normaler“ Brief. Hier macht man sich eher Gedanken über Schriftbild und Gliederung des Textes. Nichts ist im Schriftverkehr ermüdender, wenn man lange Texte ohne Absätze lesen muss.  Auf diese (Word-) Funktionen muss man aber bei E-Mails in Outlook nicht verzichten. Das Menüband von Outlook enthält nahezu die gleichen Funktionen wie Word auch.

Möchten Sie also bei einer neuen Nachricht beispielsweise die Absätze formatieren, dann klicken Sie in der Menüleiste auf „Text formatieren“. Dann öffnen Sie in der Bearbeitungsleiste über den kleinen Pfeil der Rubrik „Absatz“ das gleichnamige Dialogfenster.

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In diesem Fenster finden Sie alle aus Word bekannten Funktionen vom Zeilenabstand, über Absatzformatierung, bis hin zum Zeilen- und Seitenumbruch.

Auch wenn die Funktionen wie Schriftgröße, -farbe, -abstand u.s.w. auch in früheren Outlook-Versionen bereits enthalten waren, die Absatzformatierung ist erst seit Outlook 2007 integriert.

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Word: Gezielter Seitenumbruch innerhalb einer Tabelle

Word bietet einfache Möglichkeit, um auch Tabellen einzufügen. Dabei ist es auch ohne Probleme möglich große Tabellen einzufügen, welche mehrere Blätter in Anspruch nehmen. Schwierigkeiten gibt es nur dann, wenn Sie beispielsweise vor einer Tabelle einen Zeilenumbruch einfügen möchten. Dies kann zum Beispiel dann erforderlich sein, weil in der betreffenden Zeile eine neue Gruppe von Tabellenträgern beginnt. Ohne Zeilenumbruch würde die Zeile alleine auf der vorderen Seite verbleiben.

Eine Möglichkeit ist, mit der Tastenkombination [Strg][Eingabetaste] einen Zeilenumbruch zu erzwingen. Allerdings ist diese Variante nur bedingt geeignet. Zwar bringt sie rein optisch gesehen das gewünschte Ergebnis, jedoch wird dabei die Gesamttabelle in zwei separate Tabellen aufgesplittet. Der Effekt dabei ist, dass es anschließend nicht mehr möglich ist, die Breite einer Spalte durchgehend zu ändern. Dies kann dann nur noch für jede Tabelle getrennt erledigt werden, was einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Es gibt jedoch auch eine Möglichkeit einen Zeilenumbruch einzufügen, ohne die Tabelle dabei zu teilen.

Bewegen Sie hierzu den Cursor an den Beginn der Zeile, vor der ein Seitenumbruch eingefügt werden soll. Bei Word 2007 und 2010 gehen Sie anschließend auf „Start | Absatz“ und klicken Sie auf das kleine Pfeilsymbol. In früheren Word-Versionen rufen sie stattdessen den Befehl „Format | Absatz“ auf. Es öffnet sich anschließend ein Dialogfeld in welchem Sie auf das Register „Zeilen und Seitenumbruch“ wechseln. In Word 2000 lautet der Name des Registers „Zeilen und Seitenwechsel“. Aktivieren Sie hier dann die Option, dass der „Seitenumbruch oberhalb“ eingerichtet werden soll. Anschließend können Sie die Einstellungen mit einem Klick auf „OK“ schließen. Word verschiebt die aktuelle Zeile nun auf eine neue Seite, ohne dabei jedoch die Tabelle in zwei Teile zu reißen.

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Word Seitenzahlen: Eine separate Seitenzählung für Word

Wenn Sie umfangreiche Dokumente verfassen, ist neben dem Inhaltsverzeichnis in einigen Fällen eine besondere Nummerierung erforderlich. So soll die Nummerierung mit den Seitenzahlen oftmals erst nach dem Deckblatt beginnen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass Inhaltsverzeichnis separat mit römischen Ziffern zu versehen.

Bei Word besteht die Möglichkeit, ein Dokument in verschiedene Abschnitte einzuteilen. Diese können dann entweder eigene Nummerierungen erhalten oder die Nummerierung vom vorigen Abschnitt werden entsprechend fortgeführt. Die jeweilige Vorgehensweise ist bei fast allen Programmversionen ähnlich. Setzen Sie zunächst den Cursor innerhalb des Dokuments an die Begrenzung zwischen Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Bei allen Versionen ab 2007 wählen Sie im Menü „Seite einrichten“ die Option „Umbrüche“. Im anschließenden Menü können Sie dann unter dem Punkt „Abschnittsumbrüche“ den Punkt „Nächste Seite“ auswählen.

Bei älteren Word-Versionen gehen Sie im Menü „Einfügen“ auf den Punkt „Manueller Umbruch“. Im darauf folgenden Dialog erscheint dann je nach Version entweder die Option „Abschnittswechsel“ oder „Abschnittsumbruch“. Hierunter finden Sie dann die Option „Neue Seite“. Mit einem Klick auf „OK“ können Sie den Dialog schließen. Für den Fall, dass Sie bereits vorher Seitenumbrüche eingefügt haben, müssen Sie diese noch entfernen. Im Anschluss können Sie den genannten Vorgang wiederholen und so den Text vom Inhaltsverzeichnis trennen.

Setzen Sie den Cursor im Anschluss auf das Inhaltsverzeichnis und gehen Sie im Menü „Einfügen“ auf den Unterpunkt „Kopfzeile“ bzw. „Fußzeile“. In älteren Programmversionen finden sich diese Punkte unter dem Menü „Ansicht“. Word wechselt zunächst in die Kopfzeile. Mit der Option „Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln“ können Sie hin und her wechseln. Soll die Kopf- oder Fußzeile unabhängig von vorigen Passagen gestaltet werden, muss die Option „Mit vorheriger verknüpfen“ deaktiviert werden. Sie finden diese in der Multifunktionsleiste „Entwurf“ unter dem Punkt „Navigation“.

Nun muss noch die Kopf- bzw. die Fußzeile gestaltet werden. Hierzu positionieren Sie den Cursor einfach an der Stelle, an welcher die Seitenzahl erscheinen soll. Gehen Sie nun in der Multifunktionsleiste „Entwurf“ zum Punkt „Navigation“ und wählen Sie hier bitte unter dem Punkt „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Seitenzahl“. Wählen Sie hier bitte die Layoutvorgabe „Einfache Zahl“ und wählen Sie anschließend erneut „Seitenzahl“ und danach „Seitenzahl formatieren“. Sofern Sie eine ältere Word-Version verwenden, müssen Sie noch den Befehl „Seitenzahl einfügen“ in der schwebenden Multifunktionsleiste ausführen.

Unter „Zahlenformat“ können Sie nun noch das Design der Seitenzahlen formatieren. Hier können Sie beispielsweise auswählen, ob Sie arabische oder römische Ziffern wünschen. Außerdem können Sie unter dem Punkt „Beginnen bei“ die Seitenzahl eingeben, ab der dann fortlaufend nummeriert werden soll.

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Word Formatwechsel: In mehrseitigen Dokumenten Seiten im Hoch- und Querformat-Seiten erstellen

Manchmal ist es notwendig, in einem mehrseitigen Word-Dokument auch Seiten unterzubringen, die im Querformat erstellt werden müssen. Das beste Beispiel sind Seiten die Grafiken enthalten. Dazu müssen Sie die betreffende Seite einfach nur als eigenen Abschnitt definieren. Das ist aber nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt.

So gehen Sie dabei vor:

1. Starten Sie Microsoft Office Word und wählen die gewünschte, mehrseitige Datei aus.

2. Gehen Sie zu der Seite, die als Querformat definiert werden soll, und klicken Sie an das Ende des Textes auf der davorliegenden Seite.

Die nachfolgenden Schritte sind bei Word 2003 und 2007/2010 unterschiedlich.

3. Bei Word 2003 klicken Sie auf der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ und wählen im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie mit „OK“. Fügt Word auf der folgenden Seite eine Leerzeile ein, löschen Sie diese mit der Taste [Entf].

4. Am linken, unteren Bildschirmrand zeigt Word den aktuellen Abschnitt „AB2“ an.

Klicken Sie nun wieder an das Ende der vorigen Seite. Jetzt wird wieder „AB1“ angezeigt.

5. Am Ende der quer zu formatierenden Seite wiederholen Sie den Arbeitsschritt zum Abschnittswechsel, wie unter Punkt drei beschrieben. Danach klicken Sie wieder in die zu drehende Seite und wählen dann in der Menüleiste den Befehl „Datei| Seite einrichten“.

6. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie dann die Einstellung „Querformat“.

7. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und das Format ist geändert.

Bei der Word-Version 2007/2010 gehen Sie wie folgt weiter vor:

3. Wählen Sie die Befehle „Seitenlayout | Umbrüche | Nächste Seite“. Wenn Word hier eine überflüssige Leerzeile einfügt, können Sie diese mit der Taste [Entf] löschen.

4. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Word-Symbol in der Leiste am unteren Bildrand und wählen im aufklappenden Kontextmenü die Option „Abschnitt“. Es wird der aktuelle Abschnitt „Abschnitt 2“ angezeigt.

5. Klicken Sie wieder an das Ende der vorigen Seite. Jetzt zeigt Word „Abschnitt 1“ an.

6. Jetzt klicken Sie wieder an das Ende der Querseite und wiederholen den Arbeitsschritt drei, um einen erneuten Abschnittswechsel durchzuführen.

7. Abschließend klicken Sie nochmals in die zu drehende Seite, wählen „Seite einrichten“ und im neuen Dialogfenster klicken Sie auf „Querformat“. Mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen Sie die Änderung.